大數據環境下高校檔案管理信息化建設研究

賈秀芳

（內蒙古機電職業技術學院）

隨著互聯網技術的日漸成熟，人們的生活水平發生巨大的變化，互聯網技術在各行各業都發揮出越來越重要的作用。對于高校檔案管理而言，開展信息化建設可以有效地發揮檔案本身的相關價值，同時，能夠使檔案管理工作更便捷、更高效，這也是檔案管理工作隨著時代發展的具體表現。

對于大數據環境下高校檔案管理信息化建設的背景而言，關于檔案管理信息化的深入研究，目的是使高校工作人員的工作效率以及學生的學習效率能夠得到改善。想要實現這一目的，就不可避免地會受到傳統管理模式的限制與影響。特別是在最初階段引入信息化技術時，信息產業的非標準化現象非常常見，其規范性以及真實性也非常容易受到質疑。信息化管理模式中的重復性問題使得資源浪費現象十分嚴重。在這樣的背景之下，高校檔案管理信息化就顯得更為重要。另外，無紙化辦公的實行，對于高校內辦公效率的提升有著極大的積極作用。而無紙化辦公的最主要元素就是對于電子文件的歸檔、管控。高校信息化檔案管理模式的實行更是使得辦公效率顯著提升。故而，高校應當將紙質辦公的必要性改為選擇性，并在不影響效率的情況下最大限度地節約資源。對于本該存儲紙質檔案的空間，也能夠發揮出更有意義的作用。同時，節省下來的勞動時間也能夠創造更多的價值，進而提升高校內的工作與學習效率。

一、大數據環境下高校檔案管理信息化建設的優勢

（一）有利于檔案存儲管理

相比于傳統的紙質化檔案管理模式，信息化檔案管理能夠存儲更多信息，而且管理難度大大降低。隨著時代的發展和高校的不斷建設，檔案信息數量不斷增加，傳統紙質檔案管理模式的缺點逐漸顯露。紙質檔案不僅占用空間較大，而且會因為周圍環境的影響發生發黃和發霉等現象，導致檔案信息記錄不夠完整。在大數據環境下，數字化檔案管理模式逐漸受到了高校的青睞和歡迎，通過信息技術能夠將以往紙質保存的檔案信息數字化，不僅存儲時間更長而且能夠保證高校檔案信息的完整性，避免檔案信息發生丟失或者損壞情況。

（二）有利于檔案信息查詢

在傳統的檔案信息管理模式中，如果想要查詢一份檔案，不僅需要經過煩瑣的申請流程，還需要檔案管理人員憑借記憶和之前的分類在眾多檔案資料中仔細尋找。這種人工操作的方式不僅耗費大量的時間和精力，還會導致工作效率大大降低。在大數據環境下，高校可以通過檔案管理信息化建設，運用信息技術管理檔案，這樣檔案管理人員可以直接通過信息管理系統來分類和查詢檔案資料，極大地節省了檔案資料的查詢時間，同時，減輕了檔案管理人員的工作負擔。

（三）有利于檔案信息共享

隨著網絡技術發展，高校的信息設備越來越先進，實施檔案管理信息化建設能夠促進高校各個部門的合作，建立良好的信息交流平臺，各部門、各機構可以通過信息平臺實現檔案信息數據的及時共享，大大提升了檔案管理效率。除此之外，高校可以通過網絡系統的建設來連接辦公室系統和檔案管理系統，從而使各個部門的工作人員能夠不必到檔案管理室，通過智能終端設備就能夠隨時查閱檔案信息，實現了資源的共享，促進了高校檔案管理工作質量的提升。

（四）有利于提升工作效率

在傳統的紙質檔案管理模式中，一般是由檔案管理人員手動對檔案信息進行收集和整理，并將其放置在規定的位置，妥善保管以便之后利用這些檔案信息。這樣的管理模式不僅需要耗費管理人員大量的時間和精力，還需要持續性耗費資金，工作效率也不高，不利于檔案信息的利用。隨著大數據技術的發展，傳統紙質檔案管理的弊端越來越明顯，越來越多的高校開始更新自己的檔案管理模式，充分運用大數據技術來實現檔案管理信息化建設。如今檔案管理工作舍棄了大量不必要的人工操作，使檔案管理人員能夠使用計算機設備實現檔案信息的快速查詢，而且工作效率也大大提升。高校需要充分發揮檔案管理信息化建設的優勢，節省檔案管理人員的費用支出，提升管理效率。

二、當前高校檔案管理信息化建設的常見問題

（一）缺乏足夠重視

在高校檔案管理工作中，信息化建設正在不斷地推進，但對于大多數高校而言，此方面的工作仍舊有很大的改進空間。例如，領導層對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視。這個問題一方面源于信息化建設需要耗費大量的資金，日常維護管理需要雇傭更為專業的人員；另一方面在于信息化建設會帶來一定的安全隱患，如果處理不好，容易導致重要檔案資源的泄露。因此，對于領導層而言，在此方面的嘗試需要一定的動力。面對信息化建設在各行各業展開應用的現狀，大多數高校仍舊帶著嘗試性的心態展開對于檔案信息化管理的實踐。而對于為了保障其安全性與使用效果所需的高投入，高校的管理層仍舊展現出不愿支持的態度。此外，對于檔案管理工作，各高校大多缺乏對其價值的認可，這也導致各高校的數字化檔案管理工作混亂無序，無法表現出大數據管理的實際價值。

（二）缺乏高素質的專業人才

高校檔案管理工作的有關工作人員大多不具備相應的專業特長與職業素養，他們更多的是安置性工作人員，從越來越多樣化的信息管理過程中可以看出他們缺乏足夠的專業素養。一些年長的員工往往會表現出無所適從的狀態。部分檔案管理人員習慣傳統的檔案管理模式，因此，即便配備了信息化管理的相關設施，在使用上仍舊無法充分發揮其作用，使用的水平也相對比較低。工作人員對于信息化管理系統中有關儲存、文檔編輯、搜索規律等常規操作缺乏足夠的掌握，導致信息化管理的功能無法有效展現。由于領導層不重視，部分工作人員在檔案管理工作上會缺乏上進心，流于形式，或者頻繁地出現馬虎大意的狀態，對于數字化檔案管理的落實起不到關鍵性作用。

（三）網絡安全問題

信息化管理在高校檔案管理中應用的時間并不長，在信息化管理過程中網絡安全問題也無法完全避免。在解決舊的網絡問題后，往往又會有新的網絡安全問題等待處理。因此，檔案信息化管理工作始終會受到網絡安全威脅的沖擊。當下的網絡使用日益頻繁，與檔案管理有關的數據庫也更容易與外界產生連接，這種情況的發生有時是因為工作人員的操作不當，有時是因為有關工作人員不遵守信息保密的規則與專業的系統操作，進而導致檔案信息風險發生。與此同時，網絡上的許多信息盜取技術都能對檔案管理系統發起沖擊，如若檔案管理工作人員缺乏專業的網絡安全技術，檔案管理系統會很容易受到影響。

（四）資金缺乏

檔案信息化管理需要大量的資金支持，而且需要持續性的維護管理。有的高校會用資金購買與信息化建設有關的軟件與硬件設施，有的則會聘用專業的信息化建設團隊，以提升學校的信息化建設工作水平。但總體來說，各高校在整體的資金投放上相對不足，所需經費仍然呈現短缺現象，這也使得檔案管理信息化成果無法達到預期。

三、基于大數據的高校檔案管理信息化建設策略

（一）領導層加強重視

要做好高校檔案管理信息化建設，并使信息化管理發揮出更大價值，就必須讓學校領導與工作人員對此項工作高度重視。不僅要讓領導層意識到這一工作的重要性，同時，要讓每個部門的工作人員認識到積極配合信息化建設能夠有效地讓高校內各工作崗位獲得更專業的技術支持，進而提升日常工作的便捷性。通過專業信息化建設，高校學生以及工作人員能夠輕松地獲取學習、工作所需的檔案資料，避免在實體空間中耗費過多精力去尋找資料。工作人員予以重視，并提供支持，能夠為檔案管理信息化建設鋪平道路。同時，領導的認可也可以有效地促使高校內的工作人員配合有關工作的開展。

（二）注重人才的培養

要多選用專業的機構團隊，并在學校內部組建專業團隊，以此使得信息化建設能夠更加順暢、專業化。在崗位人員安排上，一方面要盡可能選擇專業對口的工作人員；另一方面需要注重對于在崗人員的培訓。對此，可以讓相關工作人員參與培訓班，并通過進修來提升專業素養。培訓可以分為在線培訓與實體課程培訓，具體開展形式則應當依據工作人員的時間、精力狀況進行改動，以確保培訓的有效性。在崗培訓與崗前培訓需要配合進行，這也能夠有效確保工作人員掌握實際工作所需，并使其工作能力隨著工作需求的變化不斷地增強。

（三）注重資源的合理運用

高校本身擁有大量的社會資源與人才資源，若想要減少信息化建設中的經費消耗，則可以運用多種資源來提供幫助。在信息化建設的有關系統設計以及日常維護工作中，可以運用教師團隊資源或其他相關的社會資源作為輔助，以此將費用降到可以承受的范圍。同時，這也能保證系統的安全性與有效性。在經費的運用上應當保持節約型管理策略，避免鋪張浪費，以實用性為主，同時，要避免制定過高的脫離實際的標準。此外，信息化技術的高速發展與進步，以及大數據、云算法、數據加密及電子簽名等信息技術的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索工作能夠得到堅實的技術保障。而高校要做的便是活用這些高新信息技術，以此構建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統。

（四）搭建信息化檔案管理的保障架構

首先，要做好前端業務系統的完善工作。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業務處理系統。其次，對高校的各相關部門及學生組織的電子文件管理也應當做好相關的工作，對于電子文件的源頭管理則需要制定出具備科學性及實用性的計劃。對于電子文件流動過程中產生的紙質文件，更要做好介入工作及確認工作。

（五）筑牢信息化檔案管理的安全保障

信息化檔案管理模式下的電子文件的真實性，能夠直接體現出信息化檔案管理模式的有效性，故而其重要性不言而喻。在計算機信息技術運用十分廣泛的當下，電子文件的安全性面臨一定的風險隱患。各種各樣的病毒以及無孔不入的黑客，都對信息化檔案管理模式的運用帶來了不可預料的影響。故而，高校信息化檔案管理模式就需補足漏洞。首先，要提升電子文件歸檔的安全性，要依照不同的文件格式，如文檔、圖片以及音頻等，采取對應的收集方式，并使其存儲的流程更加科學高效。其次，要確保以電子形式儲存的文件足夠安全。電子文件一般是放置于光盤、磁盤中的，對這些電子文件的儲存要開展經常性的保養工作，尤其是防磁、溫度濕度的控制以及對于物理刮擦的防范都要做到位。再次，要做好相應的抽查工作。針對電子文件檔案，需要定期展開隨機抽取檢查。最后，要提升網絡信息安全水平。對此，要對電子文件的版權技術以及數字印刷技術進行完善。在登錄高校電子文件的系統時，也要使身份認證的過程規范化。另外，某些電子文件的涉密程度較高，需要由專業人士使用獨特的加密手段進行保護，以使得電子文件的數據能夠保持安全狀態。

（六）強化信息化檔案管理的思想保障

電子檔案的管理仍然是新興的管理模式。信息化檔案管理模式的推行與使用能否獲得成功的關鍵之處，在于高校管理人員是否能夠在思想上認同這一管理模式。一旦有了足夠的認同態度，就能展開思想認識的轉化。而將電子文件的地位與紙質文件的地位擺放在同一水平線，就是培養思想認同的第一步。為了實現這一轉變，首先應由高校中的管理層作出表率，由他們表達出電子文件與紙質文件地位等同的看法，并在規章制度層面真正地提升電子文件的效力。其次，高校要對電子文件的元數據規范給予足夠的重視。在電子文件的生成流程之中，不斷地做到規范化處理，讓生成、流動、使用以及歸檔的過程更加的真實可靠。最后，要對電子文件的真實性進行塑造。相關工作人員可以主動使用電子簽名以及時間戳技術，將信息化檔案管理模式的技術效力提升，讓高校中的檔案使用者對電子文件做到真正放心。但總而言之，信息化檔案管理模式的應用還是要依靠高校內的學生及工作人員思維的轉化。尤其是傳統文件管理模式向信息化檔案管理模式的轉變，更需要校方工作人員的理解與認可。高校內相關的電子檔案工作人員與校內學生也能借助這個轉變逐漸由“單一型”人才變為“復合型”人才。

四、結語

在大數據環境下，高校檔案管理信息化建設可以更好地使有關工作得到改進。但是在實際的處理中，也會因為多種多樣的阻力使得工作無法正常開展，進而使得資源閑置，造成不必要的浪費。對此，要充分調動各方面人員的配合主動性，使信息化建設能夠以更低成本，實現更好的管理效果。