原材料核算及供應鏈管控能力提升業財融合信息化的探索與實踐

董嘯塵 柯然 王玉 王沙婷

摘要結合自控所原材料核算及供應鏈管控能力提升的迫切需要，中國航空工業集團公司西安飛行自動控制研究所本著“業務主導、業財融合”的原則，整合業務與財務信息系統功能，開展了原材料核算及供應鏈管控能力提升業財融合信息化項目的探索與實踐，實現了原材料核算由計劃價向實際價的轉變，創建了高效、集約、精細的供應鏈管控工作環境，促進了數據、流程、系統、規則的共享融合，極大地提升了原材料核算效率與采購供應效率，深化了業財協同，助力自控所高質量可持續發展。

關鍵詞 原材料核算；供應鏈管控；業財融合；系統規劃

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2022.01.008

一、項目實施背景

中國航空工業集團公司西安飛行自動控制研究所（以下簡稱自控所）是航空工業機載系統GNC事業部實體化運營的牽頭單位，是多家主機單位非常關鍵的系統級供應商，為幾乎所有機型和機載武器直接配套，承載著協調一致、共同進步的集團化發展的重大組織使命，屬于典型的“多品種、小批量”生產類型。隨著經營規模的擴大和生產任務的持續高位跨越式增長，原材料采購規模呈現逐年攀升趨勢，這對自控所供應鏈管控效率提升和原材料采購成本控減提出了更高更迫切的要求。原材料（元器件、金屬原材料、非金屬原材料）作為重要的生產配套物資，是支撐自控所科研生產系統高效運轉的重要資源。“多品種、小批量”的生產特點致使采購物料種類繁多，戰略儲備類物資采購周期長，“儲備型”庫存管理模式面臨過度占用流動資金的風險。準確及時、高效敏捷的原材料核算與供應鏈管理系統是保障自控所科研生產系統敏捷供應的基本前提，也是財務報表編制、經營指標測算、事業部考核的基礎，對提升供應鏈與資金使用效率、降低存貨成本占用，改善EVA指標意義重大。

信息化時代，業財融合在網絡、數據庫、軟件平臺等構成的IT環境下，將企業經營中的業務流程、資金運動過程和數據流程有機融合，建立基于業務活動驅動的業財一體化信息收集、處理、分析流程，使財務數據和業務信息融為一體[1]。“業財融合”早期時被認為是業務數據與財務管理結合在一起的簡稱，是讓財務人員掌握財務目標的同時了解企業的運作狀況，與經營者同一目標，將財務職能、管理制度、流程梳理與業務融合得更加緊密，財務部門在對業務實施管控的同時，也要向業務部門提供服務并支持業績目標達成、挖掘業務增長潛力，推動財務管理從“管控型”向“經營型”轉變[2]。

企業在實現業財融合的過程中，從數據采集、業務處理、信息輸出，到完成決策、實現管控，這個過程離不開高度整合的信息化平臺[3]。通過加強業財融合管理，能夠打破傳統業務與財務壁壘，獲取多樣化、多維度的管理會計信息數據[4]，實現業財信息共享，進行事前預測、事中控制、事后反饋，為企業實現資源整合優化[5]。而基于業財融合的一體化管控模式，能夠提升管理決策能力，降低管控風險，提高會計信息質量[6]。財務部門與業務部門通過信息技術實現數據共享，共同實現企業價值目標[7]。

自控所主動順應業財融合信息化建設趨勢，結合原材料核算及供應鏈管控能力提升的現實需要，成立跨部門聯合工作團隊，開展了全面而深入的原材料核算及供應鏈管控能力，提升業財融合信息化探索與實踐。

二、項目實施方案

自控所以優化業務模型為先導，本著“業務主導、業財融合”的原則，以原材料實際價格核算為目標，遵循“問題分析、流程梳理、功能整合與規劃”的路徑，展開原材料核算及供應鏈管控能力提升的業財融合信息化項目的探索與實踐。流程梳理與功能整合是整個項目的關鍵環節。在流程梳理階段，自控所動態模擬業務場景，對原材料核算業務流、信息流、財務流與月末結賬供應鏈管理流程進行全面梳理，重點在于識別業財信息斷點；在功能整合階段，自控所整合供應鏈跨系統功能，重點在于識別系統功能重復點。

（一）問題分析

從系統功能層面看，供應鏈管理系統（Supplychain management以下簡稱SMS）是自控所自主開發的，管理原材料備料請購、采購訂單、采購合同、到貨入庫、配送出庫、原材料庫存管理等業務的供應鏈管理信息系統；用友U8系統是自控所引進的成熟存貨管理系統，浪潮GS系統是原材料存貨核算的賬務系統。SMS與用友U8系統在合同結算、庫存管理、付款審核等環節存在跨系統功能重復問題；尤其在原材料月末結賬環節，用友U8系統結賬步驟冗長、耗時較長，結賬結束后，需要對SMS、浪潮、用友U8三個系統的數據進行一致性校對、差異原因排查、數據統一實現等工作，工作量較大。

從工作環境層面看，原材料核算及供應鏈管理異構系統信息孤立，數據集成度與關聯度不高；采購合同執行情況與預付材料款沖銷情況無法準確掌握；原材料報賬計劃與采購付款資金計劃申報缺乏及時、可靠的數據支持。

從業財管理規則層面看，原材料核算采用實際價核算，供應鏈采用計劃價管理，業財規則不一致，考核數據不統一；從財務核算規則層面看，原材料領用出庫采用計劃價與材料成本差異核算，原材料入庫報賬采用計劃價與材料成本差異核算，暫估入庫采用計劃價核算，入庫已報賬與入庫未報賬的物料領用成本核算規則不明確，暫估入庫與領用出庫核算方法公允性與一致性有待提升。

從審核和賬務處理方式層面看，手工逐條錄入輔助分錄方式差錯率高、效率不高；原材料報賬入庫單手工貼制量大，審核環節逐條加總工作量大、準確率不高；計劃價核算模式下，原材料報賬單據逐筆計算成本差異也增加了核算難度；大量的國外元器件采購涉及美元結算，產生運費、匯兌損益、稅金與代理費，更加深了原材料核算的復雜度，對核算精準度提出了更高的要求。此外，往來單位核銷、采購合同核銷準確度待提升。

（二）流程梳理

貨幣資金、預付賬款、原材料是資產負債表中重要的經營性流動資產，三者的運營轉化能力直接影響自控所的經營周期與成本控制能力。自控所全面梳理了原材料核算業務流、信息流與財務流（以下簡稱“原材料核算三流模型”）。原材料核算三流模型以業務流為驅動，觸發信息流與財務流。原材料采購業務流為采購合同簽訂、提請預付材料款審批、采購材料到貨驗收入庫、提交發票與采購品入庫單報賬、提請應付材料款審批。在信息流層面，伴隨著采購合同簽訂業務，生成SMS合同號，計劃員提請預付審批業務產生U8付款單號，原材料到貨驗收入庫業務產生SMS入庫單號與U8入庫單號，計劃員提交發票報賬業務產生U8合同結算單號、U8電子發票號、U8付款單號，提請應付審批業務產生U8應付單號。在財務流層面，計劃員的預付材料款審批通過后，生成資金計劃，賬務處理為預付材料款增加，貨幣資金減少；原材料到貨驗收入庫后，生成報賬計劃，賬務處理為原材料增加，預付材料款減少，如果采購發票大于預付材料款，多出部分會產生應付材料款；計劃員的應付材料款審批通過后，生成資金計劃，賬務處理為減少應付材料款，減少貨幣資金。

如圖1所示，自控所梳理了“采購-報賬-付款”全鏈條業務流程，識別出業財信息斷點。在預付材料款掛賬環節，輸出采購合同號與預付材料款浪潮業務號，尚無實時信息反饋，業財信息存在斷點與不一致問題，導致原材料報賬計劃申報與預付沖銷無準確可靠的信息；在應付材料款掛賬環節，輸出采購合同號與應付材料款浪潮業務號，尚無實時信息反饋，業財信息存在斷點與不一致問題，導致應付材料款資金計劃申報與應付核銷無準確可靠的信息。

原材料三系統結賬及核算流程如圖2所示：原材料月末結賬前，存貨核算主管對SMS期初原材料余額、U8期初原材料余額與浪潮賬務系統原材料科目期初余額進行核對，輸出三系統核對表，確保賬實一致；SMS系統每月末將庫存核算信息導入U8系統，U8系統進行采購管理月末結賬、原材料庫存管理月末結賬、存貨核算月末記賬與結算成本處理，輸出原材料暫估入庫表、原材料領用出庫表、原材料領用出庫成本差異分攤表；審核會計以手工逐條錄入的方式在浪潮GS系統中根據原材料暫估入庫表進行原材料暫估入庫賬務處理，同時進行上期暫估沖銷賬務處理，根據原材料領用出庫表進行原材料領用出庫成本核算，根據原材料領用出庫成本差異分攤表進行原材料差異分攤成本核算。

（三）功能整合與規劃

自控所全面梳理了原材料核算與供應鏈管理系統功能。從原材料核算系統功能層面看，SMS系統的付款申請與付款審批功能與用友U8重復；從供應鏈管控系統功能層面看，SMS的采購合同管理和原材料出入庫管理功能與U8采購合同管理與原材料收發存管理功能重復。

針對業務流程與系統功能梳理的結果，本著原材料由計劃價向實際價變更的核算要求，自控所按照“梳理基礎數據、集成業務功能、整合系統模塊、設計綜合報表”的步驟，完成了原材料核算及供應鏈管理業財融合信息化方案的設計，業財融合信息化方案的具體設計如圖3所示。自控所搭建了原材料核算及供應鏈管控平臺，實現“采購合同-預付材料款-材料報賬-掛應付款-資金計劃-付款”原材料核算全鏈條業財信息融合共享，原材料暫估入庫資產確認、領用出庫成本歸集環節的業財信息集成貫通。

如圖4所示，在原材料核算方面，自控所將浪潮系統每筆預付材料款掛賬生成的采購合同號及業務號與SMS預付材料款查詢報表關聯，進行實時更新；將浪潮系統每筆材料報賬單及預付材料款沖銷、應付材料款掛賬與SMS預付材料款查詢報表、應付材料款查詢報表、材料報賬統計報表關聯，進行實時更新；將浪潮系統的每筆應付材料款核銷與材料報賬統計報表及應付材料款查詢報表關聯，進行實時更新。

在原材料月末結賬與供應鏈管控方面，自控所系統設計了原材料核算方式變更前的原材料成本差異分攤處理方案，將累計材料成本差異等比例分攤到差異產生的結存物料中；在原材料暫估入庫核算與管理方面，自控所重點就原材料暫估功能的歸并遷移問題，詳細設計了SMS原材料暫估入庫功能遷移方案。

如圖5所示，自控所以浪潮GS往來單位代號為業財融合點，將其添加至SMS暫估入庫報表中，實現暫估入庫憑證與暫估沖銷憑證的批量導入與原材料流動資產科目的自動歸集；在原材料領用出庫核算與管理方面，自控所設計了“入庫已報賬物料按實際入庫價計算領用成本、入庫未報賬物料按暫估價計算領用成本”的規則，以浪潮GS核算課題代號、核算課題類別為業財融合點，將其添加至SMS原材料領用出庫報表中，實現原材料領用出庫憑證的批量導入，科研成本、生產成本、管理費用-技術開發費、技術成本、專款支出、管理費用、研制費用等成本類科目的批量自動歸集。

三、項目實施成效與實踐價值

（一）實施成效

原材料核算及供應鏈管控能力提升業財融合信息化項目，搭建了高效化、集約化、透明化、精細化的原材料核算及供應鏈管理動態集成平臺，實現了橫向流程貫通、業務財務一本賬，縱向信息穿透、業務財務一套表，實現數據、流程、系統、規則的共享融合。

一是實現了業財融合的一體化流程。自控所完成了業務流程整合，搭建了貫通采購-報賬-付款全鏈條的業財流程，實現采購合同執行狀態、預付材料款、應付材料款、材料報賬的關聯與顯形，實現了基于往來單位與采購合同進行預付材料款與應付材料款核銷的準確性，為預付材料款和應付材料款資金計劃申報提供了實時、可靠的數據基礎。

二是實現了業財統一的規范化標準。自控所統一原材料暫估入庫與領用出庫核算方式，將采購物料暫估入庫進行實際價計價方式處理，實現物料出入庫核算規則的統一，提升了原材料出入庫核算的公允性，為業務部門與財務部門考核與決策奠定了統一的數據基礎，降低了審計風險，提升了合規管理水平。此外，在采購物料領用成本核算方面，自控所明確了“入庫已報賬物料按實際入庫價計算領用成本，入庫未報賬物料按暫估價計算領用成本”的規則，降低了以暫定價確認成本帶來的潛盈及潛虧風險，提升了實際成本歸集的準確性。

三是實現了業財共享的工作環境。自控所整合系統功能，實現了SMS系統在原材料供應鏈管控方面的跨系統數據繼承與功能歸并，解決了SMS與用友U8系統在合同結算、庫存管理、付款審核等環節存在跨系統功能重復問題，實現了U8系統原材料暫估入庫功能的遷移，減少了業財系統結賬前后信息一致性核對的工作量，提升了原材料月末結賬與供應鏈管控的工作效率。

四是實現了核算與管控的效率提升。自控所將財務信息融入SMS暫估入庫報表與領用出庫報表，財務報表與業務報表依據業務信息自動生成，改變了以往手工逐條錄入輔助分錄方式，實現了成本與流動資產科目的批量導入與自動歸集，提升了原材料月末結賬及供應鏈管理工作效率與準確性。此外，自控所重新設計了原材料紙質入庫單的形式，實現紙質入庫單由“一摞紙”向“一張紙”的轉變，極大減輕了業務員手工貼報紙質入庫單的工作量，改變了存貨核算會計逐條匯總入庫單金額的工作模式，提升了審核工作效率與準確率。

（二）實踐價值

如圖6所示，原材料核算及供應鏈管控能力提升業財融合信息化項目，以自控所自主研發的SMS供應鏈管理系統為信息平臺，搭建了面向生產計劃、采購執行以及財務核算的業財一體化管控集成平臺：在計劃層面，以主生產計劃（Mater Pro‐duction Schedule，MPS）作為獨立需求計劃輸入，以物料清單（Bill of Material，BOM）、在途原材料、在庫原材料為基礎信息，以物料需求計劃（Material Requirement Planning，MRP）為相關需求分解輸入進行備料計劃和采購訂單的下達；在執行層面，由外向內搭建了供應商管理、合同管理、原材料到貨管理、原材料入庫管理、原材料配送管理等業務模塊；在原材料日常核算及供應鏈出入庫核算層面，實現了原材料暫估入庫資產確認、原材料暫估沖銷、原材料領用出庫成本歸集、預付材料款申請及審批、應付材料款申請及審批、預付材料款單據審核、應付材料款單據審核、原材料電子發票審核等功能的集成歸并，實現了業務流、財務流、信息流的動態實時共享，為縮短采購供應周期，提升原材料供應鏈效率，控減原材料采購成本占用，提高客戶滿意度，加強與供應商的關系，助力自控所高質量可持續發展提供了有力的業財數據與信息平臺支持。希望自控所基于SMS信息系統的原材料供應鏈管控能力，提升業財融合信息化探索與實踐成果，對于工業企業的原材料供應鏈體系建設具有一般性推廣價值與借鑒意義。

四、對策與建議

結合原材料核算及供應鏈管控能力業財融合信息化提升的重點方向，自控所提出以下對策與建議：

（一）在SMS系統中建立采購物料入庫報賬提醒功能

由于科研生產的需要，自控所采購物料中，國外元器件占比較大，采購物料以合同暫估價入庫，國外元器件受運費、稅金、匯率、代理費的影響，實際入庫金額與合同暫估價存在一定程度的差異。若采購物料報賬不及時，將會影響原材料、預付材料款、應付材料款等流動資產與流動負債科目的確認及時性、準確性與完整性；此外，若采購物料未及時報賬就被各研發制造部門領用出庫進行產品研制及加工，各類成本將會以合同暫估價確認，將會影響成本確認與在制品存貨的準確性。在實務中，存在“采購物料在以前年度會計期間被領用出庫、在后續會計期間以實際價進行入庫報賬處理”的現象，在這種情況下，暫估價與實際價之間形成的采購物料領用成本差異會被調整至后續會計期間的產品研發制造成本中，采購物料實際領用出庫期段與實際成本調整會計期段不一致，會影響產品實際成本的準確歸集，致使潛在盈利和潛在虧損的風險出現；在極端環境下，存在“產成品在以前年度會計期間已銷售出庫、采購物料在后續會計期間以實際價進行入庫報賬處理”的現象，在這種情況下，產成品銷售發貨導致采購物料實際成本與領用成本差異無法調整歸集至相應產品，只能通過期間費用進行賬務處理，這將會影響“成本費用按照實際發生經濟業務活動的類別進行配比歸集”的準則執行。因此，在SMS系統中建立采購物料入庫報賬提醒功能，明確采購物料入庫后的報賬期段，降低采購物料因入庫報賬與領用出庫期間錯位造成的經營性流動資產確認不及時、成本歸集不準確風險，提升會計信息質量，為運營決策提供更加可靠的業財信息支持。

（二）在SMS系統中開發采購物料退庫業財同步流程。

目前，SMS系統尚未針對采購物料退庫業務建立明確的逆向物流業財管理流程，存貨核算主管只有通過“月度暫估賬務處理為負值”的途徑來識別潛在的采購物料退庫業務，進而通過與采購計劃員事后溝通的方式進行采購物料退庫業務的賬務處理。從業務層面看，采購物料退庫業務流程不明確會致使“采購物料退回、預付賬款無法回收”的風險；從財務層面看，采購物料退庫業務流程不明確會致使“高估原材料賬面價值、低估貨幣資金賬面價值”的風險。因此，在SMS系統中開發采購物料退庫業務流程，明確采購物料退庫業務流程與浪潮GS原材料入庫紅沖賬務處理的業財信息同步的管理流程與邏輯，是進一步提升原材料核算及供應鏈管控業財融合信息化水平的重點改進方向。AFA

參考文獻

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（審稿：劉春奇編輯：馮金玉）