淺談公共就業人才服務機構檔案管理工作的模式優化

王兵

摘 要：在就業、創業成為民生熱點的新形勢下，提升公共就業人才服務機構檔案管理規范化、科學化、信息化、市場化水平，打破傳統格局，明確創新方向，擴大業務范疇，實現檔案管理、代理、招聘資源體系和就業服務平臺數據資源共享，做好適應需求、高效率發展、精準和創新服務，解決人才供需矛盾，是公共就業人才服務機構檔案管理工作的有效優化途徑。故本文就公共就業人才服務機構檔案管理工作的模式優化進行探討。

關鍵詞：公共就業人才服務? ? 檔案管理? ? 信息化服務? ? 數據庫建設

市場經濟不斷發展，信息化網絡應用突飛猛進，新形勢下就業、創業成為民生關注熱點，人事檔案的重要性和意義凸顯，并受到越來越多的重視。特別是近幾年，畢業生人數持續高升，在國家政策扶持、各種利好消息支持的同時，人才流動頻繁、人事檔案管理規模擴大等不確定因素對公共就業人才服務機構檔案管理工作提出了更多新要求和新挑戰。

要做好“六穩”“六保”工作，適應市場需求、高效率發展、精準化服務，人事檔案管理工作必須不斷改革創新，優化工作模式，抓住公共就業人才服務機構檔案管理工作的新機遇，迎接新挑戰。

一、人事檔案的重要性和意義

人事檔案作為個人信息的重要載體和依據，可以系統、完整、準確地記錄個人從高中起的成長經歷、政治面貌、教育背景、獎懲情況、獲得學歷學位情況、參加工作情況等基礎信息，能客觀、綜合、全面地反映出個人在各成長階段、各發展環節的品德表現和綜合素養能力。

人事檔案是“雙向選擇、自主創業”的重要依據，對用人單位篩選、錄用人才以及人事代理人員求職、創業具有重要意義，也是人事代理人員規劃職業發展、繳納社會保險、享受社會福利待遇、辦理退休手續、避免勞動糾紛和維護個人權益的有利依據。

依托公共就業人才服務機構開展的人事檔案代理工作，能夠有效地為用人單位和人事代理人員提供延伸服務，是實現雙方共贏的有力保障。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理存在隱患，規范性弱化

高校畢業生因檔案意識弱化、計劃繼續攻讀更高學位、未找到理想的工作、臨時就業、待業等原因造成“棄檔”現象;流動人員受外部環境影響靈活就業、頻繁變換工作、離職后沒有辦理檔案交接手續等，都增加了高校畢業生、靈活就業人事代理人員檔案管理的難度。

隨著時間的延長、檔案庫存量增多、人員流動性變大，只在原始檔案的基礎上進行編號入庫入系統的方法，給檔案信息查詢、查找、瀏覽等工作帶來不便。人事代理人員在參加工作、評聘崗位、單位調整時，也會出現檔案反復交接、多人經手、轉遞手續不規范的現象，檔案原始內容和有效數據不能規范、正確保存，存在丟失、遺漏的隱患。

（二）人事檔案管理模式落后，操作單一

目前，一些單位或人才服務機構在接收檔案時仍用單一、傳統的模式，只是簡單地將接收、轉交信息錄入電腦立卷歸檔，操作方法落后，不能適應工作需要。不少單位和人才服務機構使用的檔案管理系統，在長期的頻繁工作過程中累積了不少垃圾信息和無效數據，雖不影響日常工作的正常使用，但容易因經手人疏忽，在操作過程中出現漏、錯、延遲、做無用功的現象。

這種模式不能對檔案進行有效分類，無法使檔案管理工作有序開展，無法實現真正的資源遠程共享和交叉使用，影響了工作效率和服務質量。

（三）檔案管理工作人員“窗口”服務意識差，業務操作不規范

因檔案管理單位機構整合、工作調整、人員配置更換等原因，常出現檔案管理工作人員剛調整到新崗位，沒有經過系統、正規的培訓就上崗工作，業務流程不熟練，辦事操作不規范的情況。

部分檔案管理工作人員面對人事代理人員的詢問“一問三不知”，甚至對人事代理人員態度較惡劣。沒有表現出“窗口”服務工作人員應有的基本素質和專業素養，不能滿足檔案調閱者、人事代理人員的需求，甚至會因服務意識不強出現工作失誤，導致人事代理人員和人才服務機構雙方矛盾激化，偏離了檔案管理工作的服務初衷。

（四）人事檔案管理信息化、數據庫建設還處在起步階段

隨著信息化檔案管理工作的推行，數據庫建設受到越來越多的重視，很多人才服務機構啟用了電子檔案數據庫，但因服務機構操作人員工作思想和方法固化、服務意識和工作態度轉變較慢，出現了實際使用頻率不高、數據庫開發功能落后、操作過程涉及網絡風險、工作人員缺少專業性的技術支撐等現實情況。電子檔案數據庫目前還不能滿足不斷變化的市場需要，不能實現隨時隨地的信息調閱，制約了人事檔案管理信息化的全面建設和提升。

（五）人事檔案與人才檔案管理體系整合度不高，不能發揮最大功效

原有的人事檔案管理理念，只是把代理人員檔案管理作為簡單、具體、不用深入交流思考、便于標準化操作的流程性工作和單純的存放、代理、委托、服務業務，忽視了挖掘其現階段人事檔案與人才檔案體系結合能促進就業、創業服務的功能，沒有有效利用檔案管理的優化模式，整合人事檔案和人才檔案的有效資源，為求職者提供靈活就業的途徑，為招聘單位提供獵取高端人才的平臺。

三、優化措施

（一）與高校建立合作，提升檔案管理意識

人才服務機構應和高校建立長期穩定的合作，定期對學生進行創業就業指導、職業生涯規劃、就業心理疏導、面試技巧培訓。在學生畢業前用科普宣傳、宣講等方式，讓畢業生了解檔案的重要性，原始檔案包含的內容、作用、使用價值，檔案去向，調取檔案、保障自身權益的方法。使高校畢業生群體明白檔案的存在意義，了解檔案交接手續和過程，減少“棄檔”“失檔”現象的發生。進而保障人事檔案原始內容和數據的真實性、有效性，保護人事代理人員就業、創業時的根本利益，逐漸提升高校畢業生就業率。

（二）研發線上服務系統，逐步完善功能模塊

積極探索、研發人才服務機構檔案管理日常業務的線上服務系統，實現部分工作開展目的明確、網上預約減少等待時間、操作流程簡便、使用方法簡單的目標，逐步推進線下、現場檔案管理服務向線上、不到場服務的進程轉變和延伸。改變人事檔案管理模式落后、操作單一的現狀，簡化、優化操作流程，統一平臺、統一標準，完善工作體系。

實現人才服務機構無論何時、何地都能為人事代理人員提供快速、便捷的服務，部分資源實現遠程共享、交叉使用，加深和拓寬檔案管理工作的服務深度和廣度。

（三）強化“窗口”意識，大力創優服務環境

改變機構設置重疊、工作職能不清晰、任務分配不明確的現狀，針對檔案管理工作人員進行專業培訓和素質考核，時刻關注服務質量評估，明確崗位職責，加強綜合管理，強調服務質量，強化公共服務意識。

做好制度建設和管理，確保檔案管理工作人員在工作過程中遇到各類實際問題、突發事件時能積極應對。實施多項服務模式，開展跟蹤、跟進等相應工作。

強化服務本能，檔案管理工作人員應時刻以嚴謹、高效、熱情、認真的態度立足本職崗位，為人事代理人員提供優質、高效的服務。

（四）加快人事檔案數據庫的建設，降低工作成本

推動公共就業人才服務機構檔案管理信息化、數據化發展，檔案管理數據庫全面使用;開啟云端服務項目，將檔案材料依據人員類別、存儲性質等進行分類存儲管理;進一步細分功能模塊，使常規性的檔案查閱、調閱、使用等功能半自動化，以改變現有半人工半自動化操作管理費力、費時的現狀。使工作人員能夠高效、快速、準確地開展信息查詢、分類、統計、分析等工作，并生成有效、有用的檔案信息材料，提高工作效率和服務質量。

（五）適應就業、創業需求，整合檔案管理模式

深入調研人事代理人員、代理單位需求，充分利用公共就業人才服務機構管理平臺，實現人事檔案管理、人才服務代理、招聘資源體系、就業服務平臺數據資源信息共享，催化檔案服務模式變革和優化改革。

調用信息資源，匹配相應數據，為人事代理人員提供優先就業的信息;為企業、事業單位提供優秀的、適合崗位的管理人才和專業技術人才，降低單位傳統招聘模式運行成本和運轉周期;為待業擇業者、招聘單位雙方簽訂雙向保障協議，滿足就業者、招聘方的需要。做到服務標準統一、效果保障有力、職能充分體現，實現公共就業人才服務機構、人事代理人員、代理服務單位三方合作共贏。

四、小結

在新形勢下，公共就業人才服務機構檔案管理服務體系應打破固化模式，構建標準規范統一、功能齊全完善的服務平臺，做好新形勢下的檔案信息化、數據庫基礎建設工作，滿足公共就業服務日益增長的社會發展、市場需求，幫助有就業、創業愿望和具備相應能力的人員盡快達到就業、創業的目的，解決人才供需矛盾，有效優化公共就業人才服務機構檔案管理模式，助力招才引智和小微企業發展。

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（作者單位：濟寧市公共就業和人才服務中心）