對基于大數據時代下的電子檔案管理的幾點探討

吳秀霞

◆摘? 要：大數據技術為檔案管理提供了新的機遇，但是也為其帶來了一些挑戰，要想提升電子檔案管理的有效性，就需要對大數據技術進行科學分析與應用，并構建完善的管理措施。基于此，就圍繞這一方面內容進行了分析與探究，總結大數據技術為檔案管理帶來的機遇與挑戰，并結合實際情況提出一些電子檔案管理的措施。

◆關鍵詞：大數據;電子檔案管理;機遇;挑戰;措施

一、引言

大數據技術推動了檔案管理的智能化發展，滿足了很多人員的檔案需求，也實現了檔案信息的高效傳遞與輸送，對檔案管理中所面臨的傳統風險進行了解決，但也為電子檔案管理帶來了新的挑戰。在新時代下，地勘單位要辯證看待大數據技術，充分結合單位檔案管理的現實情況，對先進技術進行運用，并進一步健全和完善檔案管理體系，以促進電子檔案整體管理效率和質量的提升。

二、大數據時代下電子檔案管理所面臨的機遇

（一）檔案資源能夠得到綜合運用，提升管理效果

在大數據時代下，各種數據信息出現了幾何式增長態勢，單位檔案信息的數量和種類也日益增加，導致檔案管理者面臨著較大的工作壓力，傳統的紙質檔案管理模式已經難以符合現實需要，所以如何對檔案管理模式進行創新成為了重要問題。通過運用先進的互聯網技術，對檔案進行電子化、數字化管理，則能夠幫助管理者降低工作壓力，提升檔案管理的有效性。在大數據時代下，檔案管理者還可以運用新技術對檔案信息進行高效傳輸、歸檔、查閱、檢索等，各個信息需求主體都能夠在短時間內對檔案信息進行調取和運用，滿足了個性化發展需要，也使檔案信息的價值得到了最大化發揮。此外，通過大數據等先進技術的運用，還能夠對單位中的各項檔案信息資源進行整合，實現對各種資源的集中處理，特別是通過構建數據庫，能夠一站式對單位檔案信息進行管理、共享、運用等，構建新的數字化、共享化的電子檔案管理格局，將過去傳統的信息孤島效應打破，大大提升了電子化檔案管理的時效性。

（二）檔案管理成本被降低，保存年限無限期延長

在大數據時代下，電子檔案管理模式逐漸開始向智能化、科技化以及信息化等方向發展，打破了傳統狀況下紙質檔案管理的局限性。第一，電子檔案信息通過數據化、數字化等方式呈現出來，能夠便捷地保存至硬盤中、U盤中或者計算機終端上，這就能夠使檔案管理的成本得到降低，不用再花費較多的資金設置專門的檔案儲藏室，適應力未來檔案事業的發展需求;第二，在傳統模式下采用紙質方式對檔案進行管理，受諸多客觀因素影響，對溫度、濕度、防火等工作要求較高，需要降低化學或者物理變化的影響。很多時候因為受到這些環境因素的影響，檔案容易受到損毀，無法確保檔案信息的安全性。但在科技發展下，這些問題可以有效應對，且還可以降低環境上的投資，使保存年限被延長;第三，將大數據技術應用到檔案管理當中，可以實現信息的有效存儲、共享，有助于單位更好地開展各項工作，特別是在現有情況下辦公自動化過程中，電子檔案管理更可以適應信息化辦公的需求，使整體工作流程得到縮短，促進檔案傳輸效率和質量的全面提升。

（三）實時更新，提升檔案信息的完整性

紙質檔案管理較為繁雜，完全利用人工進行管理，通常需要耗費大量的時間、精力，而且無法實現信息的及時更新、完善，且任何一個環節出現問題，均會影響到最終的檔案管理質量。大數據時代下，檔案信息化建設有效解決了這些問題，系統可以自動化對檔案信息進行搜集、分類、存檔等，且還能夠根據各個部門的實際發展情況對檔案信息進行實時更新，確保檔案庫中的檔案信息都是最新的，使整體檔案信息的完整性得到保護。

三、大數據時代下電子檔案管理面臨的挑戰

（一）法律規范挑戰

大數據時代下電子檔案管理工作的有效開展，離不開科學的法律規范做指導，但當前我國有關的電子檔案管理法律規范卻并不完善，缺乏對電子檔案管理的有效支持。現行的《檔案法》中很多內容都是與紙質檔案管理有關的，這些內容較為滯后，已經不適應新時代下電子化檔案管理的需求。雖然其中有部分信息是針對于電子檔案管理的，但是這些信息并沒有對電子檔案的法律效力進行明確，且沒有對電子檔案的開放利用、存放標準等進行規定。現實中電子檔案開放的需求不斷提升，很多工作都需要涉及到檔案查閱，但因為缺乏明確的法律規范，所以電子檔案安全問題、秩序問題等無法得到保障。未來隨著大數據技術的快速發展，這一方面問題會更為凸顯，這也是電子檔案管理所面臨的重要挑戰。

（二）技術挑戰

技術挑戰也是大數據時代下電子檔案管理所面臨的一個重要挑戰，由于電子檔案管理將大數據技術、互聯網等作為基礎，所以對檔案管理者提出了較高的技能要求，其只有具備先進的互聯網技術，能夠運用多種途徑對檔案信息進行管理，才能夠使電子檔案管理取得理想的成效。但當前我國很多單位檔案管理者都面臨著互聯網技術技能不足的問題，他們雖然能夠運用簡單的互聯網技術，但是缺乏對這一技術的鉆研和分析，難以掌握更為先進的技術，這導致電子檔案管理工作無法被深入推進，現有的工作僅僅是將傳統的紙質化管理搬到了電腦上，無法取得理想的效果。

（三）安全挑戰

電子檔案管理雖然相比于傳統的紙質檔案管理具有諸多優勢，但是因為其將互聯網技術作為基礎，且涉及到互聯網檔案信息系統的運用，而互聯網具有較高的開放性特征，所以也面臨著較大的安全隱患，如果在實際管理中難以提升安全管理意識，構建科學的安全管理體系，那么很容易導致檔案信息被盜用、篡改等。當前我國很多單位雖然開展了電子檔案信息管理工作，但是工作者卻存在明顯的安全意識薄弱問題，他們難以運用科學的技術對檔案信息進行管控，單位缺乏安全管控體系，導致電子檔案信息處于“弱保護”狀態，安全隱患層出不窮。

四、大數據時代下應對電子檔案管理挑戰的措施

（一）構建科學的法律規范

法律規范是電子檔案管理的基礎，為了提升電子檔案管理的有效性，我國政府應當對這方面的法律規范進行完善和健全，使之符合現有企業單位的發展情況。第一，可以在現有的《檔案法》中增加電子檔案管理有關的內容，明確規定電子檔案管理的流程、思路、方向等，且還要對電子檔案管理行為進行鼓勵，推動這種管理方式的普及。立法部門還要對電子檔案管理工作進行詳細分析，總結其中所面臨的常見問題，并采用立法的形式對這些問題進行匯總，提供指導。第二，構建獎懲機制，對于電子檔案管理成效顯著，作出突出貢獻的單位進行獎勵，而對于電子檔案管理不完善，不能嚴格依據規范約束行為的單位進行懲罰，促進電子檔案的開放和運用，切實對其作用進行發揮。

（二）加強技術創新

大數據時代下對電子檔案進行管理，需要檔案管理者有較高的技術水平，這就需要加強學習，不斷進行創新。第一，單位要對檔案管理者定期開展培訓，主要培訓內容為電子檔案管理有關的內容。例如，可以聘請經驗豐富的互聯網技術人員到單位中為檔案管理者開展培訓，為其傳輸大數據技術的運用知識，講解電子檔案系統的功能，包括先進的電子化信息技術等，幫助檔案管理者不斷提升自身的技術水平，更好地對系統進行挖掘。第二，檔案管理者定期自主利用業余時間進行學習。在新時代下，各個行業都處于不斷變化的過程中，檔案管理工作也處于變動中，檔案管理者如果不能及時進行創新，那么就會滯后于時代的發展變化，所以要充分運用業余時間開展學習，多鉆研新技術、新系統，不斷推動檔案管理水平的提升。第三，單位構建科學的激勵措施。為了推動檔案管理者創新工作，提升其檔案管理的水平，單位要構建激勵措施，鼓勵檔案管理者自主開展學習，或者為其提供機會，將其送往有關的機構中參與學習，并定期對其知識技能進行考核，根據考核結果進行獎懲。如此能夠使各位檔案管理者都形成競爭意識，更好地開展學習，提升大數據時代下電子檔案管理的水平。

（三）構建安全管理體系

大數據時代下還要對電子檔案管理提升安全意識，構建科學的安全管理體系，這也是適應電子檔案管理需要的重要途徑。一方面單位要構建科學的安全管理體系，對電子檔案管理系統進行加密，或者構建防火墻，采用多種途徑做好安全屏障;另一方面強化檔案管理意識，樹立檔案信息安全管理理念，在實際工作中從多方面出發開展安全管理工作，不放過每一個細節，切實使電子檔案管理更為高效，降低不和諧的因素。除此之外，明確崗位職責，完善崗位細則，確保每一位檔案管理者都能夠在合理的任務下開展工作，避免出現責任劃分不清晰、崗位安排不合理等問題。只有如此，才能夠使檔案管理者提升滿意度和忠誠度，更好地對電子檔案管理工作進行規劃，切實降低檔案管理的風險。

五、、結語

大數據時代下檔案管理與傳統模式下檔案管理存在很多區別，這種區別不僅僅表現在檔案管理方式、技術、流程等方面，同時還表現在檔案管理結構上和責任分配上。為了應對大數據時代下檔案管理的新需求，不斷提升電子檔案管理的效果，相關單位應當對檔案管理者加強培訓，提升其對電子檔案管理的責任心，樹立安全管理意識，構建完善的檔案信息化管理體系。科技發展下，網絡信息技術已經實現了與檔案管理之間的有效融合，為檔案管理注入了生命力，作為檔案管理的新方式，未來這一檔案管理方式將會發揮更大的作用，得到更多單位的青睞，因此，在檔案管理方面，必須要與時俱進、開拓創新，積極構建現代化檔案管理體系，完善檔案法規，營造良好的檔案管理環境，推動檔案現代化發展。

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