談電子檔案與紙質檔案的優化管理

鄭磊

隨著信息技術水平的不斷提升，我國檔案管理也逐漸向信息化方向發展，其中電子檔案管理的發展十分迅速，且已經進入到各行業當中。但是，在具體落實方面還存在一定問題，再加上原本的紙質檔案管理并沒有被去除，依然還會持續較長的時期，這也導致電子檔案管理的發展受到了阻礙，如何加強對兩者的優化管理也成為當前各行業非常重視的問題。所以說，本文將從電子檔案與紙質檔案之間的差異分析角度出發，然后對分別對兩者在管理方面存在的問題進行了探究，最后提出了合理化的優化建議。

檔案是人們生活中非常重要的資料，雖然平常并不會接觸到自己的檔案，但其存在的意義非常大。以往的檔案多以紙質形式保存，而隨著時間的推移，逐漸向電子檔案發展，兩者都有優點和不足，想要更好地提高檔案管理的整體效率與質量，就必須還要持續加強對兩者的整合管理研究，只有將他們各自的優勢充分發揮出來，并將不足地方進行互補，方可促進我國檔案管理事業的發展更上一層樓。

歸檔的方式不同

通過相關調查分析可以得知，電子檔案與紙質檔案之間存在的最大差異就在于，兩者在檔案歸檔時的方式是不一樣的。紙質檔案的歸檔方式相對比較繁瑣，通常是按照“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，在這個過程中需要注意各種細節，比如文件分類、文件來源標注、文件時間記錄等等，一旦某個部分出現問題，都會造成嚴重的損失。而電子檔案相對來說沒有那么復雜，可以在網絡中完成移交、歸檔等工作，但因為電子文件采用電子編碼技術，所以想要辨別憑證真偽就會變得比較困難，而且在電子文件傳輸途中也很容易出現問題，使得信息資料的完整性、真實性得不到保障。

鑒別方法的不同

對電子檔案和紙質檔案而言，在進行價值鑒定時，兩者的方法也存在較大的差異。一方面是對紙質檔案的價值鑒定，該環節大致需要經過三個程序，每個程序都必須嚴格遵循相關規定，首先是資格審查，也就是對檔案的真實性及完整性進行全面審核與檢查；其次是確定生存期，主要是指對檔案生成時間的考察，確保檔案的真實有效；最后是價值復查，主要是對整個鑒別過程進行全方位的審查，以便進一步提高紙質檔案的存在價值。而電子檔案相對而言沒有那么復雜，但因為電子文件信息內容不穩定，且對技術要求較高，所以也必須要提高重視，加強對這兩方面的鑒別，以防檔案流失或遭受病毒侵害。

保管方法的不同

電子檔案與紙質檔案的保管方法也存在較大的差異，具體來說，紙質檔案通常由專門的檔案室進行統一管理，為確保工作人員后續更準確地查找，會對放置檔案的柜架進行序號及類型的劃分，并將檔案分門別類的歸置好，另外紙質檔案保管對場地面積、環境等有較高的要求。而電子檔案則不需要有很大的場地，因為所使用的是磁性材料，且體積很小，因此對場地面積要求不高，但是由于電子檔案載體容易老化變質，所以對環境的要求很高，一旦載體受溫度、濕度等的影響，就會導致其外部出現腐蝕，進而造成內部文件的丟失或損毀，因此必須要在電子檔案儲存室設置溫濕度控制器、除塵、防紫外線等設施。

電子檔案管理問題

通過相關研究可以發現，電子檔案管理的問題大致有以下幾點：首先是檔案管理人員的問題，通過相關的的了解可以發現，有一部分工作人員對電子檔案技術的了解不夠全面，也沒有充分認識到這一技術的重要價值，因此在工作中很少運用電子檔案管理技術，再加上他們有的人綜合素養也比較低，因此就更難以適應新技術與新環境，導致電子檔案管理工作效率低下。其次是相關的制度體系不夠健全，仍有大部分企業使用的是紙質檔案管理制度，導致制度內容與電子檔案管理不相符合，進而影響整個管理工作的有效開展。最后是對數字化的檔案設備應用不夠充分，相關的專業網絡系統也未開發出來，這些都會影響電子檔案的應用效率，難以為企業發展帶來幫助。

紙質檔案管理問題

就現階段實際情況來看，紙質檔案仍是主流，雖然看似紙質檔案管理的相關制度體系已經十分完善，人員工作經驗也非常豐富，但是實際上存在的問題依然不能忽視。具體而言，包括如下幾個方面：首先，紙質檔案具有易損性和唯一性的特征，也就是說如果檔案損壞則信息修復需要耗費很大的精力，且意味著原始信息的丟失，所以對紙質檔案的管理非常重要；其次，歸檔范圍不夠明確，在進行紙質檔案管理時，有些人員本身的責任意識就不強，因此極易忽視對檔案數據信息收集的審核，導致檔案的真實性受到影響，難以為企業提供有利保障；最后，紙質檔案管理職責不明確，工作人員之間相互推卸責任的事時有發生，嚴重影響了紙質檔案管理的質量。

加快雙套歸檔制度的建設與完善

想要實現電子檔案與紙質檔案的優化管理，則首先需要加快雙套歸檔制度的建設與完善，俗話說“沒有制度的管理就沒有執行力”，只有加強雙套歸檔制度的建立健全，才能更好地促進兩者的有效融合。基于此，在具體的實施過程中，相關企業應當結合企業內部檔案管理的實際情況來合理制定雙套歸檔制度，對于需要永久長期保存的文件，可以借助計算機進行儲存，并做好相應的防護措施，防止病毒入侵。與此同時，還需要將部分重要的電子文件拷貝成紙質文件，再根據以往的紙質檔案管理制度進行監督與管控，以確保檔案的完整性，從而更好地為發揮其價值作用。除此之外，電子檔案與紙質檔案雙重歸檔備份時，還應當將紙質檔案和光盤制成雙重備份，以避免原始元件的丟失，對于使用頻繁且可公開的檔案資料，則可以將其儲存到企業平臺中，以實現資源共享。

創建高質量、高水平的人才團隊

在當前時代背景下，人才建設是各行業發展的重中之重，想要促進電子檔案與紙質檔案的優化管理，也必須要加強優秀人才隊伍的建設，從而促進相關工作的高效落實。基于此，在具體的實施過程中，應當從以下幾個方面展開：其一，加強對人員的專業技能培訓，確保他們能夠正確看待兩種檔案管理的優缺點，從而更好地在檔案管理工作中保持公平公正，避免出現只重視某一個檔案管理的情況，切實保障兩者的優化發展；其二，需要持續學習新技術和新工藝，無論是電子檔案還是紙質檔案管理，其實都離不開對新技術的運用，當工作人員具備一定的信息技術能力以及信息素養后，才會促進他們使用更加先進的技術方法，以保證檔案管理效果。

加強信息安全管理機制的有效建立

通過對當前社會發展形勢的分析研究，信息安全問題已成為各企業發展中最為突出的問題，對于檔案管理而言更是如此，無論是紙質檔案還是電子檔案，實際上在管理時都會存在信息安全的困擾。雖然兩者的發展不可兼容，但其實所起的作用都是一致的，即記載企業歷史和重要信息，所以說加強信息安全管理機制的建設，對電子檔案及紙質檔案的發展都十分重要。基于此，在具體的實施過程中，應當從以下幾個方面進行：其一，需要制定全面的信息安全管理制度，對人為惡意破壞或損毀檔案資料的人員進行嚴懲，并通過不同的信息安全保障措施來分別對電子檔案和紙質檔案進行管控，以保證檔案管理的嚴肅性；其二，需要制定合理有效的監管機制，安排專門的人員對檔案資料的使用與存儲進行管理，盡可能地優化電子信息技術系統，以及降低紙質檔案損壞概率。

注重電子檔案與紙質檔案互動發展

在大數據時代，數據信息之間的傳播速度越來越快，檔案管理也愈發的簡便快捷，我國在這方面的發展也逐漸朝高效、共享的方向前進。為了進一步加強與時代的有效連接，還必須要重視對檔案技術的深入研究，并持續加強對數據信息的挖掘，這樣才能更好地實現電子檔案與紙質檔案的優化管理，促進企業的長遠發展。為此，在具體的實施過程中，應當把檔案檢索效率放在首位，無論是電子檔案還是紙質檔案，只有提高檢索效率，方可保證整體工作的高效完成。所以，需要加強紙質檔案的電子化建設，將一些新的技術手段應用到其中，切實提高數據信息管理的實效性。此外，由于電子檔案與紙質檔案共存的時間還比較長，因此還必須要建立一個良好的互動機制，將兩者結合起來運用，以此來提高檔案管理的可靠性。

在當前經濟飛速發展的背景下，加強對電子檔案和紙質檔案的深入研究，有著非常突出的作用與價值，不僅有助于我國檔案管理工作的良性發展，而且對整個社會的穩定建設也意義重大。因此，相關負責人必須要提高重視，充分意識到檔案管理的重要性，同時還要正確看待電子檔案與紙質檔案的優勢與不足，積極采取有效措施促進兩者的共同發展，這樣才能更好地發揮檔案管理的價值，促進我國社會的穩定前進。

（山東省鄒城市疾病預防控制中心）

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