智能技術在再造結賬流程中的應用

魏婧 （上海傳興科技有限公司 上海 201203）

一、引言

隨著數字化發展，以人工智能為代表的新一代信息技術給財務管理帶來了新的發展契機，促使財務從信息化向智能化轉變。智能財務不僅是財務流程中部分環節的自動化，也不僅是某個財務流程的整體優化和再造，而是財務管理模式的重塑，它借助于人機深度融合的方式來共同實現前所未有的新型財務管理功能（劉勤、楊寅，2018）。智能財務平臺建設，需要抓好業務流程梳理、表單附件梳理、數據標準梳理、信息系統梳理和模型算法梳理五項重點工作（劉梅玲、黃虎、佟成生、劉凱，2020）。本文從應用層面出發，結合企業的具體業務場景，按照業務流程步驟，探討智能技術在企業財務結賬中的應用。

二、傳統財務的結賬流程現狀、弊端及改進

（一）傳統財務的結賬流程現狀

傳統財務業務處理方式受信息技術的限制，一般的業務都是靠流程傳遞數據，類似流水線，各個流程節點有先后順序，結賬必須按照順序步驟操作。因各個系統比較孤立，沒有很好的集成，財務月底結賬時，有很多業務需要手工處理。一般結賬流程要經過以下財務崗位或類似崗位進行月末處理工作，見表1。

表1 傳統財務月結需要處理的工作

（二）傳統結賬流程的主要弊端

傳統財務結賬流程受信息技術的限制，只能依賴人工來填補，主要存在的弊端有：一是財務人工成本高。一般中型生產企業都需要按照各崗位配置操作層的財務人員，僅基層的財務操作人員就要配置十位左右，財務人員需求量大，人工成本高。結賬工作主要集中在月初，月初財務工作量很大，月中相對工作量較少，工作量分布不均衡。二是財務報告及時性差。公司的實際經營數據每月才能看到一次，一般要到次月中下旬所有報告數據才能出來，經營問題會推遲更長時間，造成決策滯后性，不能實時對經營情況進行預警。三是大量的數據需要人工手工核對，工作效率很低。四是數據準確性差。由于數據量大，需要核對的系統較多，數據出口多，人工核對處理過程中，容易發生人為的錯誤，導致數據準確性問題。

（三）傳統結賬流程的改進

在智能財務階段，對財務結賬流程進行優化和再造，主要措施及步驟如下：一是結合公司業務特點以財務數據流轉的整個業務鏈為基礎，分析找出影響結賬慢的原因和痛點；二是規范公司管理機制，優化業務流程，明確責權，建立統一的基礎數據標準和財務核算流程，實現標準、流程統一；三是提高流程智能化水平，運用OCR智能識別、區塊鏈電子發票、RPA等智能技術，去斷點、去手工，實現全過程零基礎作業，全線上自動業財融合；四是建立財務大數據中心，運用數字化思維模式，不再沿用傳統財務的處理方式（通過業務流程將單據傳遞到財務），而是財務數據中心直接與交易事項連接，實時集成交易事項的多維度、多類型信息，形成財務的大數據中心；五是建立財務共享平臺，通過大數據分析、RPA技術、數據挖掘等，提升財務共享運營平臺的自動化水平，結合數據標簽技術，實現指標報表的實時查詢及源頭追溯，并實現形象化展示及多維度分析。

三、智能財務在集團企業的應用案例

（一）案例概況

C公司主要從事以手機為核心的智能終端的設計、研發、生產、銷售和品牌運營，公司自主研發智能終端操作系統，圍繞 OS 操作系統開發應用商店、游戲平臺、短視頻、廣告分發平臺以及手機管家等工具類軟件。在境外擁有多家運營主體，主要銷售區域覆蓋非洲、南亞、東南亞、中東和南美等 70 多個國家地區，公司下屬境內外子公司共計 89家。C公司采用以產定購的采購模式、以銷定產的生產模式，銷售方面主要以經銷商銷售為主，采用先收款后發貨的銷售模式。

（二）C公司在財務核算和結賬出報告中的主要痛點

一是集團公司采購、銷售批次較多，與供應商、客戶間結算工作量大，必須打通公司與供應商、客戶的上下游業務鏈，實現數據共享；二是資金安全是公司重要的管控點，集團擁有近百家國內外公司，眾多銀行賬戶，海量的收支數據，必須打通企業與銀行，實現自動收付并對賬；三是C公司多事業部、多項目、多法人主體運營，很多管理人在管理上有交叉，必須要統一審批流程與規則，建立標準的授權審批體系；四是各業務運營模式不同，運營管理有差異，不同地域也有文化差異，必須統一表單格式與數據取數標準；五是集團公司合并層級多，各類分析報表需要的數據維度不同，必須從最基層開始規范，對字段名稱、含義、取數規則等關鍵內容進行規范，采用云計算保存最原始數據，實現數出一門、數存一處和一數多用。

（三）C公司財務云信息系統總體架構

C公司結合公司運營管理方式，綜合運用現行的各項智能技術進行系統優化與再造，完善各項管理制度，規范管理標準，重塑財務管理理念。C公司建立了FOL財務云信息系統架構，包括業務層、核算層、管理層和決策層，如圖1所示。

圖1 FOL財務云信息系統架構圖

整個系統架構由業務層、核算層、管理層、決策層四個層次構成，利用在線智能信息采集系統從員工、供應商、客戶三個業務相關系統把基礎業務信息數據采集出來，經過電子影像系統、報賬系統、收款管理系統及共享運營系統等共享核算系統的加工處理，自動生成會計核算系統數據；會計核算系統自動向資金管理系統發送付款指令，會計核算系統對接稅務管理系統自動進行認證、自動開具銷售發票、自動生成納稅申報表。通過核算層的數據收集、加工和發布，為管理層的預算管理、成本管理、績效管理、內控風險管理提供數據和信息資源，從而為決策層決策提供依據。在制度規范方面，通過合規要求統一、業務流程統一、單據附件統一、信息系統統一、數據標準統一、集成方式統一、會計科目統一、核算規則統一、管理模式統一等九個統一為財務云信息系統架構的落地保駕護航。

（二）具體各主要業務的對應方案

1.日常費用報銷流程再造。（1）公司費用APP利用電子發票、OCR智能信息采集、移動化辦公等技術實現智能報銷。（2）費用APP將微信卡包的電子發票或利用拍照OCR智能采集各類發票的數據，并與稅務管理系統集成自動完成發票的驗真和驗重，員工只需簡單勾選需要報銷的發票即可自動提交報銷單。（3）審批層各級領導可以通過移動端查看單據，并能隨時隨地進行審批。（4）移動端流程審批與財務內網共享運營系統同步共享，通過會計引擎，自動生成會計核算系統的會計憑證。（5）會計核算系統與銀行管理系統自動對接，通過銀企直連系統完成自動付款及付款會計憑證的生成，并實現銀企自動對賬。借助智能技術，對日常費用報銷流程改造后，實現公司報賬數據與外部商旅平臺數據對接，提高數據的完整性、準確性、真實性；各業務數據從最基礎的數據開始，自動集成，實現數出一門，提高了共享運營系統數據的及時性；公司內各系統一鍵對賬，并實時校對，提高了數據處理效率，減少月結對賬的工作量。

2.采購環節的流程再造。在供應商采購及結算環節，利用供應商協同平臺、電子影像系統、銀企直連、進項發票管理系統等，通過 MRP 邏輯運算實現從銷售訂單、下采購單、供應商結算等的全自動線上運行。（1）由客戶銷售訂單觸發采購系統的訂貨指令，依據單位標準用貨量及銷售訂單，計算安全庫存、生產材料需求；依據現有庫存、安全庫存及生產需求，自動計算采購需求。（2）利用供應商協同平臺，跟蹤供應商發貨信息、倉庫實際庫存入庫記錄。（3）實現供應商結算實時對賬，自動生成結算單；智能采集供應商發票信息導入金稅三期，發票管理自動驗真、驗重、認證。（4）供應商對賬完畢，自動生成會計憑證，依據付款賬期，通過銀企直連自動付款，付款后反饋實付信息，實時清賬，銀企實時對賬。供應商采購環節流程經過智能再造后，實現訂單與結算、發貨與驗收、開票與認證等各業務閉環；各系統數據從最基礎的數據開始，自動集成，實現數出一門，各系統間一鍵對賬并實時校對，實現了數據的準確性和可追溯性，減少了采購會計大量手工對賬的工作，減少了稅務會計月末處理認證發票的工作量，可隨時查看各訂單的完成狀態。

3.銷售環節的流程再造。（1）在銷售環節，利用客戶協同平臺、稅務管理系統、銀行管理系統、智能會計引擎等系統，通過 RPA和機器學習，實現從銷售訂單、預收款、發貨控制、客戶結算、自動開票等的全自動線上運行。（2）客戶需要在客戶協同平臺下客戶的采購單，客戶協同平臺的訂單自動推送到銷售系統。（3）資金管理系統將對應訂單的實際收款反饋到銷售系統。（4）銷售系統把已收到款的訂單，自動推送到庫存系統，生成發貨請求。（5）庫存系統發貨后，向銷售系統推送發貨反饋，客戶收到貨物后，在客戶協同平臺登記實際收貨，并將收貨信息實時反饋給銷售系統。（6）實現客戶一鍵對賬結算，自動生成結算單；對賬完畢的訂單，自動推送發票管理系統開票。銷售環節流程經過智能再造后，實現訂單與收款、發貨與驗收、結算與開票等各業務閉環；實現預收風險控制，只有實際收款才推送發貨請求，系統進行了風險管控。各系統自動推送，減少銷售會計大量手工對賬的工作，減少稅務會計日常開票工作及月末納稅申報工作量；系統的可追溯性，可隨時查看各訂單的完成狀態。

4.成本及其他環節流程再造。在生產環節，采用以銷定產的模式，依據標準成本，自動推送標準領料單。成本系統可以按單個商品歸集生產成本、分攤制造費用，利用RPA、機器學習等技術，自動歸集生產成本，自動生成半成品、產成品等的驗收入庫，實時跟蹤產品狀態，并與會計核算系統實施集成同步。集團內關聯交易，可以由一個公司發起交易的原始數據，另一公司自動接收，核對確認、審批后，自動生成會計憑證，并推送金稅系統開票、認證，依據集團內結算賬期，推送集團內資金自動調撥清賬。

經過以上智能再造過程，資金會計的收款確認、付款發起及月末資金對賬，完全可以由系統替代；采購會計、銷售會計、費用會計需要手工處理的發票開票、確認、供應商/客戶對賬、供應商/客戶結算，可以通過系統自動集成，對應的財務人員可以只專注異常單據，并可以騰出時間做數據分析、成本優化、費用控制等業務；稅務會計和總賬會計需要手工處理的發票、報表、對賬可以通過系統自動生成，他們可以把重點放在對政策、法規的研究，稅收籌劃、核算規則制定、報表分析等業務。經過智能財務管理系統的再造，實時數據集成，實時對賬，以實現財務處理的全流程自動化，降低成本、提高效率、減少人為差錯，提高財務數據準確性和財務報告的及時性。