“科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定”修訂背景下對科研檔案管理工作的思考

張 晗

（中國飛機(jī)強(qiáng)度研究所，陜西 西安 710000）

0 引言

隨著科技體制改革的深化和創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略的實施，我國科技實力不斷提升，科研檔案管理工作也不斷發(fā)展。2020 年 9 月 11 日，國家檔案局、科技部對《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱 《暫行規(guī)定》）進(jìn)行了修訂，以第15 號令發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。 該規(guī)定的修訂，符合當(dāng)前科研工作的管理現(xiàn)狀和科技體制改革的要求。同時，也對科研院所檔案部門的實際工作帶來巨大的影響。 筆者認(rèn)為，檔案部門應(yīng)該根據(jù)《規(guī)定》的最新要求，根據(jù)工作實際情況進(jìn)行思考，調(diào)整科研檔案管理方法，提升檔案工作服務(wù)科研活動的能力，從而促進(jìn)科技發(fā)展和創(chuàng)新。

1 科研檔案管理工作中存在的問題

1.1 科研檔案管理各主體職責(zé)界限模糊

《暫行規(guī)定》 對科研部門及其人員的權(quán)責(zé)規(guī)定較為模糊，這造成部分科研人員對自己在檔案工作中的責(zé)任不夠明確，往往在項目前期不注重資料的收集歸檔，臨近檢查驗收節(jié)點時才發(fā)現(xiàn)資料缺失。 對于合作完成的科研項目，項目牽頭單位和參加單位科研人員有時不能夠準(zhǔn)確劃分自己需要收集和歸檔的文件范圍，容易造成管理的混亂。 此外，《暫行規(guī)定》在檔案的鑒定銷毀工作方面也沒有明確職責(zé)劃分，在實際工作中容易產(chǎn)生爭議，不利于檔案工作的開展。

1.2 科研檔案的歸檔范圍有待優(yōu)化

《暫行規(guī)定》 是按照科研準(zhǔn)備階段、 研究試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應(yīng)用階段對歸檔內(nèi)容進(jìn)行列舉的[1]，與現(xiàn)在的科研項目管理流程、形成文件內(nèi)容不完全相符，對檔案收集工作的指導(dǎo)性不強(qiáng)。 同時，在科研項目中歸檔內(nèi)容偏重于結(jié)論性文件，對過程性文件資料收集不足，不能夠反映科研項目實施的全流程，也很難在未來對項目或試驗的復(fù)現(xiàn)提供有效依據(jù)。 此外，科研檔案的歸檔載體比較單一，歸檔的內(nèi)容以文字、照片形式的資料為主，對實物、數(shù)據(jù)等科研文件收集較少，不符合檔案收集齊全、完整的要求。

1.3 科研檔案的開發(fā)利用不足

在以往的工作中，科研檔案大多面臨著“重藏輕用”的問題。 一方面，由于檔案人員對科研專業(yè)知識掌握不足，開發(fā)有深度的編研產(chǎn)品難度較高。 另一方面，由于保密和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等因素，科研檔案開發(fā)利用涉及的問題較多，編研產(chǎn)品稍有考慮不周就會被束之高閣，容易影響檔案人員開發(fā)利用的積極性。 在此背景下，科研檔案的利用仍是以借閱為主，大多數(shù)檔案的開發(fā)利用也僅限于為本單位的科研人員提供服務(wù)，檔案資源的共享存在很大困難。

1.4 科研電子文件單套制管理推行困難

單套制管理將是未來科研檔案管理的重要趨勢，然而目前推行單套制仍存在諸多困難。 一是部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺少檔案接口，很多文件、數(shù)據(jù)形成后不會直接以電子文件的形式歸檔。 二是缺乏配套的科研電子檔案驗收制度。 部分科研單位檔案數(shù)字化的步伐較快，文件已經(jīng)可以在網(wǎng)上完成審簽發(fā)布，實現(xiàn)對電子文件的有效控制，初步具備了單套制管理的條件。 然而在一些科研項目驗收時， 仍需要檔案原件作為檢查依據(jù)。 檔案部門為了服務(wù)科研工作，只能采用雙套制歸檔。 三是電子文件可用性掣肘檔案的長期保存。 由于科研電子文件格式多樣，部分格式的文件脫離其原始的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，后續(xù)是否能再次復(fù)原其功能進(jìn)行利用需要逐一試驗考證。 基于當(dāng)前的科研電子文件管理水平，這些問題有礙于單套制管理模式的實施和推廣。

2 《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的新要求

2.1 科研檔案管理職責(zé)更加明確

在檔案管理部門和人員的職責(zé)方面，在《暫行規(guī)定》提出的“對本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”的基礎(chǔ)上，《規(guī)定》還補(bǔ)充了以下三點：一是“集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案[2]”；二是“協(xié)助科研人員做好收集、整理、歸檔及項目結(jié)題驗收等工作”；三是劃定了科研檔案鑒定的職權(quán)， 即檔案部門牽頭，有關(guān)部門共同進(jìn)行。 在科研部門和人員的職責(zé)方面，《規(guī)定》 明確了科研項目承擔(dān)單位對所承擔(dān)科研項目的檔案工作負(fù)總責(zé)，同時應(yīng)由專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、審核。 對于分工合作形式的科研項目，應(yīng)以書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項，避免給檔案實際工作造成不便。

2.2 科研文件資料的歸檔范圍大幅調(diào)整

《規(guī)定》 在多處修訂中調(diào)整了科研檔案管理的范圍。 一方面，將科研檔案定義中，將“具有保存價值的數(shù)據(jù)、標(biāo)本、樣本”納入歸檔范圍，完善和拓展了“科研檔案”概念的內(nèi)涵。 另一方面，《規(guī)定》按照現(xiàn)有科研項目管理過程增補(bǔ)了應(yīng)納入歸檔范圍的科研文件材料，如研究實施及過程管理階段的“實驗、探測、測試、考察等的原始記錄、整理記錄”，以及“設(shè)計文件、圖樣等過程記錄性文件資料”。 此外，還有“項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)的調(diào)整變更、已使用經(jīng)費(fèi)”等財務(wù)類文件材料。

2.3 強(qiáng)調(diào)科研檔案的開發(fā)共享

《規(guī)定》 的實行進(jìn)一步鼓勵了科研檔案開發(fā)利用工作，提出：“建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)”。 此外，對于合作完成的科研項目規(guī)定中，提出了“應(yīng)當(dāng)以書面形勢明確約定利用共享事項”。 這些條款為科研檔案有序開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)， 也為檔案資源的共享勾畫了藍(lán)圖。 同時，規(guī)定還強(qiáng)調(diào)了“科研檔案的開發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按制度執(zhí)行，符合知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，遵守保密規(guī)定”，并指出了未來科研檔案開發(fā)工作中的重點問題。

2.4 細(xì)化電子文件的管理要求

隨著科研管理信息化的趨勢日漸顯著，《規(guī)定》中進(jìn)一步明確了科研檔案電子文件管理的要求。 一是對科研項目管理系統(tǒng)中電子文件歸檔接口做出了規(guī)定：“建設(shè)科研項目管理系統(tǒng)時，應(yīng)考慮檔案管理需要，設(shè)置電子文件歸檔管理接口。 ”這一舉措能夠減少科研人員歸檔的工作環(huán)節(jié)，提升電子文件利用效率。 二是首次提出了符合指定條件，科研文件可僅以電子形式歸檔保存。 規(guī)定對電子文件單套制管理合規(guī)性的確認(rèn)，將促進(jìn)檔案部門單套制管理的探索，給科研檔案管理工作帶來了更多可能。

3 科研檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 梳理科研檔案歸檔范圍，調(diào)整檔案收集重點

基于《規(guī)定》對歸檔范圍的調(diào)整，檔案部門應(yīng)該結(jié)合本單位科研工作實際， 對歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化，修訂單位內(nèi)部的科研檔案管理規(guī)定。 一方面，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與科研部門進(jìn)行溝通，必要的可以成立規(guī)定編制小組，共同梳理各科研部門的業(yè)務(wù)流程及形成的資料形式，結(jié)合最新規(guī)定，共同確定新歸檔范圍。 歸檔范圍既要能夠完整地反映科研項目的過程，又要確保符合科研人員的工作實際和利用需求。 另一方面，在調(diào)整歸檔范圍時要有所側(cè)重。 例如，《規(guī)定》中增補(bǔ)了“研究實施及過程管理階段”的材料。 在調(diào)整歸檔范圍的過程中，要加強(qiáng)對過程文件的梳理。 此外，也要關(guān)注科研數(shù)據(jù)、實物檔案、軟件等新形式的文件資料，確定其歸檔的具體內(nèi)容、形式及保管期限。

3.2 明確各方權(quán)責(zé)關(guān)系，加強(qiáng)溝通協(xié)作

科研檔案管理工作中的各主體應(yīng)按照 《規(guī)定》明確具體權(quán)責(zé)關(guān)系。 作為檔案管理人員，一是要積極發(fā)揮自己在檔案管理工作中的作用，協(xié)助科研人員完成文件材料收集、整理及項目結(jié)題驗收等任務(wù)。 二是要厘清本單位各科研項目的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理流程，督促科研部門收集相關(guān)檔案。 三是要積極開展檔案宣傳、培訓(xùn)，宣貫《規(guī)定》的最新要求，使科研人員了解自身在檔案管理各環(huán)節(jié)中的職責(zé)。

科研人員要承擔(dān)起文檔管理的責(zé)任，提升檔案意識， 明確科研項目實施的全過程中需要?dú)w檔的資料。在合作的科研項目中，更要把握好自身角色對應(yīng)的文檔管理責(zé)任。 若為項目承擔(dān)單位，除負(fù)責(zé)所承擔(dān)課題形成的檔案外，還負(fù)有對本單位所承擔(dān)課題的子課題所形成檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和驗收職責(zé)[3]。 此外，科研部門應(yīng)指定專人擔(dān)任“資料員”，成為科研部門和檔案部門之間溝通的橋梁，協(xié)助檔案部門做好歸檔工作。

3.3 加強(qiáng)科研檔案資源開發(fā)，促進(jìn)信息共享

科研檔案資源是寶貴的科研財富，檔案部門要進(jìn)一步深入挖掘科研檔案資源，發(fā)揮其重要價值。 一方面應(yīng)了解科研部門對檔案編研的需求，然后結(jié)合工作重點，利用檔案館藏優(yōu)勢，提供精準(zhǔn)的檔案編研產(chǎn)品。另一方面可以通過合作檔案編研等方式，達(dá)到檔案部門與科研部門優(yōu)勢互補(bǔ)的效果，深化科研檔案編研成果的專業(yè)度。 此外，在檔案資源開發(fā)的過程中，要重點關(guān)注保密問題。 對涉密檔案進(jìn)行開發(fā)利用時，要根據(jù)原檔案的情況對編研產(chǎn)品標(biāo)明密級，嚴(yán)格執(zhí)行保密要求，明確劃定不同密級人員的利用權(quán)限，在保證安全的前提下讓科研檔案資源得到更好的開發(fā)和利用。

3.4 提高電子文件管理能力，助力科研檔案“單套制”管理

單套制管理將是未來科研檔案工作的重要趨勢。《規(guī)定》對科研電子文件管理提出了要求，也為科研檔案單套制歸檔提供了具體依據(jù)。 現(xiàn)階段應(yīng)該在政策、軟件、硬件等層面充分提升科研項目的電子文件管理水平， 為推行科研電子文件單套制管理工作打好基礎(chǔ)。 第一，在建設(shè)科研項目管理系統(tǒng)時，就要嚴(yán)格按照《規(guī)定》要求，充分考慮檔案工作的需要，配置電子文件歸檔接口，提升電子文件歸檔效率。 第二，政府相關(guān)部門應(yīng)該積極協(xié)調(diào)，制訂配套的科研項目管理制度和電子檔案驗收方案，支撐檔案單套制管理的推行。 第三，要加快探索數(shù)據(jù)等載體的電子檔案管理方案。 做好科研檔案單套制管理，核心的問題是確保歸檔電子文件長期安全可用。 因此，針對科學(xué)數(shù)據(jù)、虛擬模型等載體的歸檔和長期保管等難題，建議檔案部門與信息化部門聯(lián)合組建研究團(tuán)隊來攻關(guān)解決，發(fā)揮檔案部門和信息化部門在電子科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理中的優(yōu)勢，實現(xiàn)多元共治[4]。

4 結(jié)語

在科研事業(yè)不斷發(fā)展和變革的背景下，科研檔案的形式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大變化。 檔案機(jī)構(gòu)和工作人員應(yīng)該以此為契機(jī)， 創(chuàng)新和優(yōu)化科研檔案管理工作，準(zhǔn)確把握新時期科研檔案管理的特點，比照國家和行業(yè)層面對于科研檔案管理的最新要求，分析自身工作存在的問題，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善歸檔方案、理順檔案部門與科研單位間的權(quán)責(zé)關(guān)系、促進(jìn)檔案資源開發(fā)共享、提高電子文件管理能力，面向政策機(jī)遇和時代風(fēng)向，實現(xiàn)科研檔案管理工作的優(yōu)化提升。