新時期加強醫院計劃生育檔案管理的對策

張愛紅，張潔，劉育新

鄭州大學第二附屬醫院計劃生育辦公室，河南鄭州 450014

醫院的計劃生育檔案管理是以育齡婦女為主，記錄著育齡婦女和其丈夫的相關資料。 該檔案的建立，能在計劃生育服務工作中，為其提供便捷、準確、迅速的服務計劃，并能為基層計劃生育工作的順利開展提供管理和服務依據。因而在醫院的實際管理工作中，一方面，保障了計劃生育工作的正常實施，另一方面，對醫院保存和查考具有利用價值的真實歷史記錄。在新時代的計劃生育工作轉型發展中， 為確保醫院檔案管理的高效化、嚴謹化、準確化提供了精準管理依據。 對于醫院計劃生育檔案管理者而言，在生育全面放開的新時期，對比以往的管理工作，在內容上有所調整，但同時也面臨著檔案管理工作中存在的思想不重視、制度不完善、缺少專業人才等問題[1]，這也對檔案管理人員的素養提出了更高的要求。現就新時期加強醫院計劃生育檔案管理的對策闡述如下。

1 計劃生育檔案管理概述

在我國計劃生育管理制度日趨深化的今天，重視計劃生育檔案管理工作，能快速獲得第一手資料，也更能引起醫院重視，如此才能更好地服務人民群眾[2]。 因而，在優化生育政策的新時代，對于醫院而言，除了加強和重視計劃生育檔案管理外，還要深入落實計劃生育政策最終為其提供堅實的保障。加之社會層面維權意識的提高，社會保障制度日趨完善，人們參與保險的積極性也隨之增強。計劃生育檔案作為民眾辦理保險環節的重要理賠資料，可滿足育齡期婦女，讓流動人口的婚姻及生育資料更加詳盡，讓其深刻認識到建立流動人口計劃生育檔案的重要性，并為滿足其生殖健康的需求提供了佐證資料[3]。

2 計劃生育檔案管理現狀

①計劃生育檔案管理工作者的責任意識淡薄，原因與其未充分認識到檔案管理工作的重要性相關，因該問題導致信息資源開發不足，無法發揮利用效率。因而，對于管理人員而言， 在管理層面暴露出來一定的管理問題，另外人員配備環節的隨意性、流動性較大，這也造成了轉崗而來的檔案管理人員， 實際工作技能尚待改進。在其工作中受客觀環境、基礎條件、思想觀念、管理體制等因素的影響，在實踐中還存在一些不足，制約了醫院檔案管理的發展；還因重視對行政人才的培訓，卻忽略了對檔案管理人員的培訓，甚至未留充裕的時間賦予其充足的進修和實習機會[4]。 因而重視對系統檔案知識的培訓，在以往的經驗之中，有待提升相關人員的思想觀念和管理水平。 唯有此才能真正跟上時代發展要求，并提升管理人員的工作積極性。

②受管理制度不健全影響，導致檔案管理涉及的制度、職責、考核標準等少之又少，在不完善的管理制度下，導致許多有價值的文件材料重視度不足，也無形之中造成了檔案收集效率低下；信息管理和檔案管理中存在的部分問題，導致檔案信息的完整性不足以匹配當今新形勢下的要求，因而管理失當直接暴露出了計劃生育目標管理考核無法達到預期的目標中，同時也造成了目標考核中生育檔案管理不齊全[5]。

③受計劃生育檔案管理在手段層面的落后，因而在檔案工作觀念、資源利用、信息開發上，形式過于簡單，導致應用條件的落實度略顯不足。 除此之外，受檔案管理工作的不規范性，尤其是基礎管理設施和技術更新升級上遜色，尚無法滿足新時期對檔案保管環節的標準化要求。 計劃生育檔案管理的信息化發展要與時俱進，手工操作的信息整合和應用尚待改進。

④在新時期醫院計劃生育檔案管理中，數字化技術盡管有所涉及，但受電子文檔不受載波限制影響，引發數字化信息的內容和位置變化，導致信息化管理中存在一定的安全隱患。加之我國在醫院計劃生育檔案管理環節的法律不健全，尤其是網關、防火墻、防病毒軟件等檔案室建設不合理，導致電子文件維護難，信息數字安全性低等風險[6]。

3 新時期加強醫院計劃生育檔案管理的對策

3.1 加強培訓，創新手段

醫院計劃生育檔案管理環節，重視對相關管理人員的崗前培訓，并向其廣泛宣傳檔案工作的重要性，重點培訓檔案人員?；蛟跇I務培訓、外出參觀、現場學習中，深入檔案知識指導，進一步提升管理人員的業務水平。培訓重點上，制訂檔案達標升級工作實施方案，明確工作人員，分解落實責任。 組織有關人員學習檔案管理的有關文件、法律法規、廣泛宣傳檔案等級的目的和意義。制訂和完善檔案管理辦法，各項制度及歸檔范圍，分類大納、保管期限表。 完善和添置檔案的硬件設施，如調整實物檔案陳列室、空調防塵、防鼠、防蟲設施和檔案盒等[7]。

重視檔案工作，充分了解檔案工作的內容、性質和任務，并在社會化、個性化、系統化、專業化的檔案事業發展中，做好對卷宗的收集立卷、歸檔、鑒定、保管等工作。 唯有讓其主觀意識上認識到檔案管理工作的重要性， 才能在計劃生育方案管理及其信息資源開發中，進一步提高檔案利用效率[8]。

3.2 健全制度，統籌管理

在醫院管理中，將計劃生育檔案管理納入醫院的綜合管理事項中，并將其地位與醫院的醫療、人事、行政、后勤管理制度相等同。 而在檔案管理內容上，除了建立明確、統一的管理制度和標準模式外，還要在立卷歸檔制度上，實現對檔案資料的集中管理，確保資料保存、信息管理和檔案管理的統一[9]。

還要求檔案管理人員全面掌握科學管理現代檔案的多項綜合技能， 并在醫院檔案管理的人員文化素質中，經系統化、專業化培訓，予以其充足的專業理論指導，并在海量的信息歸納中，順應時代發展要求。領導層要從宏觀層面做好對檔案管理工作的把控，以完善的職責體系，確保各項工作均能落實到人，在檔案管理工作的開展及其責任追究中，嚴格做好本職工作，真正尋求與之相符合的醫院實際管理模式， 并在信息檔案科中，施以嚴格的準入制度[10]。

檔案管理各項規章制度的完善上，還要循證《檔案法》的要求，建立完善的檔案利用、保管和保管期限等制度，并將該類制度納入醫院的綜合管理事項中。 或在不同醫院門類、載體中，讓檔案管理工作實現可持續發展。還要成立信息檔案部門，拓展檔案歸檔范圍，實現對檔案管理課題的有效開發。 為發揮檔案的效益，通過搞好檔案信息的開發利用，在醫院領導中實現檔案管理的與時俱進；在醫院業務建設與規劃布局中，強化對相關人員的宣傳，最終在完善的檔案法律法規學習中，提升其經濟和社會效益。 提升檔案管理人員的管理技術，多渠道（文書、專業、病案、基建、設備、財會、音像等）開發檔案資源；教會其運用各種檢索工具，實現對科研成果的有效編排，在崗位職責上，進一步提升其考核力度，并為醫務人員提供有效參考依據[11]。

3.3 壯大隊伍，善用技術

新時代計劃生育檔案的管理技術中，通過更新檔案保護設備（去濕、空調、滅蟲、滅火）以提高現代化技術水平。 引進計算機管理和現代化多媒體設備及其“電子檔案”，并及時查找、閱讀，利用電子計算機實現檔案信息的收集、傳遞、開發利用。

新時期，為壯大計劃生育檔案管理隊伍，通過不定期開展專題講座，或在培訓過程中，組織檔案人員面對面“研討交流”。 或在計劃生育檔案知識競賽開展中，通過“以賽促學”的方法，引進更優質的人才參與學習。 并潛移默化地發揮榜樣的力量， 最終在先進理念影響下，大幅度提升業務素養和專業技能。 對于醫院而言，強化在培訓檔案人員層面的資金支持力度，采用靈活多樣的學習、教育或培訓形式，讓人才隊伍在業務知識上的鉆研更“精益求精”。 或在檔案管理的綜合技能掌握中，以新方法、新思路等為其提供優質、高效的服務。

建立完善檔案管理制度，具體落實責任，明確專人，強化管理，實現計劃生育檔案工作管理系統網絡化。 要建立完善計劃生育檔案管理的領導機構， 形成由上而下、縱橫交錯、配合聯動的關系網絡，各縱向線要相互影響、相互作用、相互監督、相互制約。 各地區成立人口和計劃生育管理領導小組， 全面領導地區內檔案管理工作；人口和計劃生育局科室是關鍵，要多途徑收集、整理計劃生育檔案；各鄉鎮和行政村的計劃生育管理人員要明確責任，統計好第一手資料，做好計劃生育檔案的基礎工作。各級要分工協作，嚴明責任，切實管理好計劃生育檔案。 檔案硬件設施投入環節，還通過引進現代化管理技術，最終在檔案文件的采集、著錄、檢索、傳輸等工作細節上，讓人員編制及其病例檔案、圖書資料的管理操作朝著智能化、數字化、網絡化方向邁進[12]。

3.4 加強防范，保障安全

如在醫院的局域網中，系統化地以信息在線檢索和歸檔服務功能來實現信息資源的公關，并在信息查詢的渠道建設中，讓檔案的數字化發展更有序。同時，在醫院的計算機網絡系統結構化布線中， 建設完善的內部設施，并在信息的輸入乃至利用中，加強硬件設施、保障信息安全。采用適當的信息安全技術，如防火墻、防病毒軟件、認證和認可技術等優勢，讓數字管理的靈活性、直觀性更強。 而在醫院查詢文件中，可以直接將遺漏人員的信息輸入電腦進行閱覽[13]。

充分認識計劃生育檔案的重要作用， 加大資金投入，解決購置設備經費問題，改善檔案工作環境。各級計劃生育檔案管理人員應切實轉變觀念， 樹立責任意識，推動計劃生育檔案工作向法治化、規范化、制度化發展。維護安全穩定的數據庫環境，對電子信息檔案的安全運行環境提供保證。 運作環節，確保數據庫等設備遠離磁場，防范因干擾造成的破壞。 還要求電子檔案管理中配備有獨立的電源室， 避免由于突然斷電造成的數據損壞。

同時，在網絡信息技術的安全上，要求對所有電子信息進行備份， 確保電子檔案即使丟失損壞也可恢復。善用本地與異地兩種備份操作形式； 針對加密檔案信息，善用軟件加密、硬件加密、混合加密等方法，確保通過用戶認證、身份密碼及權限分配等方法來保證數據的安全。

4 經驗借鑒和思考

醫院檔案管理工作規范化理念的有效落實，一方面能夠為醫院診療工作的開展提供更全面的資料參考，通過完善的管理制度與信息平臺， 降低臨床醫療潛在風險；另一方面，憑借規范化的管理流程，便于管理人員素質的提升， 以便為后續先進技術的落實提供承接平臺。針對性改善措施上， 通過推行電子檔案向個人開放，其未來發展的方向包括健康提醒、醫患溝通、自我管理等，意義在于改善醫療結局，以患者為中心提升患者滿意度等。通過規范、科學和標準的記錄方法，以居民個人健康為宗旨，對居民的身心健康、醫療診治、生命安全等相關內容進行記錄，貫穿居民完整生命過程，覆蓋身體狀況、醫療等相關因素，滿足居民健康管理需求的一種信息資源[14]。 社區全科醫生對轄區居民衛生、醫療服務的動態記錄，全面反映了社會基層醫療體系在全民健康、就醫體系中的作用和功效，并為構建更加立體、全面、科學和規范全民健康醫療體系提供重要的數據信息支持。引入知識管理能夠實現對醫院檔案的開發和進一步利用?，F代信息技術能夠處理大數據， 實現數據的無線傳輸，在醫院的知識化檔案管理體系中引入信息化技術能夠將信息數字化，有利于知識信息的儲存和管理。 管理重點上，從檔案資料收集情況、檔案管理重視程度、檔案管理相關制度完善及實施、檔案管理人員業務水平、檔案的價值發揮、醫療檔案服務作用等著手，大幅度提高其管理效率。運用“互聯網+”時代的理念、技術和手段推動醫院檔案管理信息化，實現檔案科室與醫院其他科室的互聯互通，建立完整、高效的檔案管理體系，為深化醫療衛生體制改革奠定基礎。計劃生育部門應多派業務骨干人員參加檔案業務培訓班及外出參觀，現場學習，還可以邀請檔案行政管理部門的領導來講解檔案知識，具體指導業務工作，提高業務水平。 在醫院計劃生育檔案管理中，要重視其水平，并將其作為醫院基礎工作中的關鍵一環加以重視。 同時，還需將醫院的檔案管理工作列入到醫院的具體日程中去， 并以此達到保障管理人員安全，規范檔案管理工作的效果[15]。

綜上所述，在醫院計劃生育檔案管理中，醫院的管理者應重視檔案發展的重要性，并在醫院資源共享的大背景下，為醫院的改革發展提供高效的服務。同時，對促進醫院的計劃生育檔案管理工作順利實施，提升管理質量等提供了有效依據。