2021年蘇州美博會管理問題及優化對策分析

郝興娜 張秋芳

摘 要：社會經濟的發展促進了各行各業的迅猛發展，會展業借助新時代、新政策和新技術，呈現出較成熟的發展態勢。然而，會展業和其他產業形態存在較大差異，會展活動從策劃、招商、招展、營銷，直到組織執行的整體過程，都體現出高度配合性、嚴密組織性和科學規劃性的特點。其中，展會現場的執行及管理水平直接影響了參展者和觀眾對展會的最終評價和認可。本文深入分析了2021年蘇州國際美容化妝品博覽會，發現該展會在運行過程中存在現場導向標識不全、入出場管理混亂、應急防疫物資缺乏等問題。因此，從展會主辦方角度提出了增加現場導向標識;采用分流入場形式，加強出場安保力量;增放防疫物資三方面改進策略，希望能促進蘇州美博會形成更完善的管理流程、取得更高效的展會質量。

關鍵詞：美博會;現場管理;導向標識;出入口管理;問題及對策

本文索引：郝興娜，張秋芳.<標題>[J].商展經濟，2022（07）：-006.

中圖分類號：F713.83 文獻標識碼：A

1 概述

1.1 展會現場管理概述

展會現場管理，指展會主辦方對各展會參展方，如場館方、參展商、展位搭建商、物流商等服務供應商以及參展觀眾進行全程管理、監督和引導的全過程，貫穿于展會的展前布展、展中展出、展后撤展整個流程，主辦方的管理內容范圍廣、管理對象數量多、管理規定嚴格、管理手續繁瑣，稍不注意就很容易出現各類問題。展會現場各環節工作直接面向全體參展商、參展觀眾，展會現場管理能力和服務水平的高低一目了然。因此，展會現場管理的效果成為評價一個展會主辦方運營展會能力和服務水平高低的重要指標，對展會主辦方的行業影響力和品牌知名度推廣具有重大影響。展會現場管理工作的重要性不言而喻。

1.2 2021年蘇州國際美容化妝品博覽會概況

蘇州國際美容化妝品博覽會（以下簡稱2021年蘇州美博會）是一個以美容、化妝品、美發等相關行業企業的制造商、批發商及零售商共同參與的專業展會，既是各類企業集中進行新產品市場推廣、維系老客戶、拓展新客戶的良好契機，又是關聯企業推廣產品品牌、提高企業市場影響力的重要平臺。2021年蘇州美博會于2021年11月7日—11月9日在蘇州國際博覽中心D1E1館舉行，展會現場設置了600個國際標準展位，展出總面積達3萬平方米。3天展期內，來自國內外的參展商有800多家，專業觀眾超過30000人次，現場匯聚了超過4000個國際品牌。展會主辦方及參展商精心策劃了多種現場活動及美業新產品，本地及長三角地區的專業買家帶來了一場精彩紛呈的展覽展示活動。

然而，這場專業化運營、針對性強的蘇州美業盛會在現場觀眾引導、出入口管理等方面存在較明顯問題。因此，本文擬深入調查研究，針對存在的問題進一步探求解決對策，以期提升蘇州美博會今后的現場管理水平和服務質量。

2 2021年蘇州美博會現場管理問題

2.1 現場導向標識不全

展會現場導向系統是會展參與者與展會環境溝通的媒介，也是展會成功舉辦的重要因素和重要組成部分，在展會現場起著“無聲向導”的重要引導作用。然而，很多展會主辦方出于各種因素會忽略現場的導向標識系統，導致無法發揮“無聲向導”的多方面積極引導作用。

2021年蘇州美博會現場的導向標識主要設置在展館D1和E1展廳外的入口、兩個展廳入口通道處，導向標識包括用來指示展會舉辦展廳的標識立牌、介紹美博會簡介及舉辦展廳的海報，以及指明展覽方向的箭頭地標。從導向標識形態來看，包括了立牌、張貼在墻上的海報及箭頭地標。但調研發現，該展會在兩個展廳中并沒有設置參觀指南、消防器材的安放標識、衛生間方向標識、緊急出口標志。且D1和E1兩個展廳總體展出面積較大，對初次進入展廳參觀的觀眾而言，方向引導標識的缺失容易導致參展觀眾在剛進入展會內場時出現迷茫、無所適從的“螞蟻綜合癥”心理。特別是對一些趕時間的專業觀眾來說，不能迅速準確地找到想參觀的參展商展位，在很大程度上會浪費他們寶貴的參展時間，從而影響其對展會主辦方組織和管理展會能力及水平的好感度。由此可以看出，現場導向標識不全面、不完善會使會展參與者對展會產生不良的參展體驗，最終導致各類參與者對展會主辦方產生展會組織能力不佳的心理判斷。

2.2 入出場管理混亂

展會參與者參加一場展會，首先接觸的就是展會入場。因此展會的入場管理是展示展會主辦方管理水平和服務能力的“第一面鏡子”。2021年蘇州美博會參展人次創歷年新高，體現出良好的展會行業號召力的同時，展會現場的入場和出場也因參展人員過多而問題頻出。

2021年蘇州美博會入場處因檢票工作人員安排不夠充分，導致部分入場人員沒有經過入場證件的驗證或掃描二維碼驗證身份就直接進入展廳。

周六及周日上午參加展會的觀眾數量眾多且人員情況較為復雜，既有來自本地的普通參展觀眾，又有來自異地的專業觀眾，主辦方卻沒有根據客流量變化在入口處分配相應的工作人員，而是機械地從早到晚安排了2批次工作人員換崗進行入口安檢。實際上，周六上午10點～下午2點和周日上午10點～12點，入場觀眾數量特別多，工作人員數量卻沒有增加，導致觀眾入場速度緩慢，甚至排起了隊，部分觀眾還引發了插隊糾紛，安檢工作人員卻疲于工作無法維持現場基本秩序。

此外，盡管展會主辦方提前通知所有入場觀眾關注展會微信公眾號、登錄公眾號后進行線上實名登記獲取電子碼，以電子碼作為參展證入場。但仍有部分參展觀眾沒有提前關注展會微信公眾號并獲取電子碼參展證，他們來到展會入口處時因需現場關注微信公眾號、登錄個人信息，導致無法流暢地進入展廳。人流在入口處出現了一定程度的積壓、排隊入場隊伍秩序混亂等情況，既降低了觀眾入場觀展的效率，又容易使排隊入場的觀眾因情緒過激產生語言或行動上的沖突，引發部分參展觀眾人身安全事故的發生。24E08CEB-6782-443D-81EE-D862E46CC8DF

2021年蘇州美博會的出口安全管理不太到位。開展的3天時間里，前兩天主辦方在出口處安排了2名安保人員進行全天候執勤，檢查是否有走錯入口、走錯展廳的觀眾從出口進入展廳，展期最后一天卻沒有安排任何安保人員對參展人員進行安全守護工作，最后一天甚至有部分未申請展位進行和展會主題無關產品推銷的營銷人員從出口進入了展廳，利用部分參展商提前撤展后空著的展位進行和展會主題無關的產品推銷，給展廳內參展觀眾造成了較大困惑。有不少外地參展商因急于返程，且出口無人值守，他們能很順利地提前撤展離開展館，導致展期第3天時，部分標準展位上沒有展品展具和工作人員，空空如也的展位給參展觀眾留下了“這個展會展位銷售不佳”“展會管理水平不行”等不良印象。

2.3 應急防疫物資缺乏

新冠疫情自2020年1月在全世界開始蔓延，至2021年蘇州美博會已經有1年多的時間。疫情常態化的防控要求越來越普遍，會展活動在短期內匯聚了大量的人員，嚴格做好各項疫情防控措施尤為重要。然而，2021年蘇州美博會在疫情防控方面明顯存在不當之處。

該展會現場主要出入通道及服務點附近缺少防疫物資。2021年蘇州美博會展會入場處及參展觀眾接待處沒有放置備用的醫用口罩、消毒噴劑、溫度檢測儀器、酒精免洗手液;展廳內幾個公共衛生間洗手臺上也沒有放置酒精洗手液。疫情常態化管理要求任何公共場地、政府政務管理場所均應放置上述防疫物資，以備他人不時之需。有大量人員聚集的會展場地卻沒有放置這類常規防疫物資，極容易因部分參展觀眾或缺乏公共衛生安全意識不佩戴口罩、因感冒咳嗽而傳染其他參展人員、在前來場館前接觸到不明細菌而感染他人，造成更加嚴重的公共安全事件。

3 完善蘇州美博會的管理對策

3.1 增加現場導向標識

2021年蘇州美博會聚集了全國各地的美業人，主要包括各年齡段的中外觀眾，主辦方可以在進入展廳的門口安排些許工作人員發放紙質參觀指南（多種語言版），若人流量較多，則采取在室內多個指定方位張貼參觀指南專欄并在旁邊放置多個裝有紙質參觀指南（多種語言版）的架子。消防器材標識的安放、衛生間方向標識的安放、緊急出口標志的安放也是必不可少的，為了方便簡潔，展會主辦方可以將這三個現場導向標識放置在一個平面上并張貼在室內多個指定方位。通過以上措施，可使參展觀眾在剛進入展會內場時快速對此次展會各個展位方位及內容有大體的了解，避免產生迷茫的狀態。并且，對一些趕時間的觀眾來說，可以迅速準確地找到位置，節省了尋找展位的時間，在一定程度上大大提高了會展參與者的體驗感。

3.2 采用分流入場形式，加強出場安保力量

為有效解決蘇州美博會入場管理混亂的問題，采用分流入場的方式能讓入場觀眾獲得更佳的參展體驗。美博會于周五上午正式開始，前來參加開幕式的嘉賓及參展商數量較多;周六是休息日，城市居民成為參展觀眾的主要力量，因此周六全天前來展館參展的觀眾人數會達到一個峰值。這兩天，可以預先在展館前設置專門檢驗參展觀眾健康碼、健康行程碼及身份證驗證的檢查處，再在展廳入口處增加電子檢票口的數量和對應的工作人員，并且設立一個專門用于問題咨詢的獨立窗口，以應對大量入場觀眾。分流入場形式能有效緩解人流壓力，提高展會現場入場流速;多種不同的檢票方式有助于對會展參與者流量數據的細化管理與分析，并助力展會主辦方進行展會后期的客流量數據變化統計。

此外，出口處安保力量也應加強，嚴格管控展會出口。第一，在展期內全天候設置專門安保人員監管出口處，更要求每位進入出口處安保崗位的安保人員牢記出口處觀眾管理的嚴明紀律，同時嚴格監督并規勸部分想要少走路而從出口進入展廳的觀眾，提高安保人員對出口處安全管理的重視和警醒。第二，展會主辦方和場館方也應派專人對出口處安保人員的工作情況進行“不通知、不定時、不定人”的巡查和檢查，確保出口處安保人員以最佳的工作狀態面對所有出展廳的參展觀眾和參展商，從側面展示展會主辦方良好的展會管控能力。

通過對入場采取“分流入場”、對出口采取“三不”措施，美博會入場和出場管理一定能保持井然有序、安全流暢的現場秩序。

3.3 增放防疫物資

蘇州美博會現場應增加醫用口罩、消毒噴劑、溫度測量儀、酒精免洗手液等必備防疫物資的投放，并在投放點附上各類防疫物資的正確使用方法，以防會展參與者使用錯誤。在公共廁所的洗手臺上放置酒精洗手液，避免病菌的沾染。在新冠疫情中，佩戴口罩是預防細菌和病毒傳播的重要手段之一，對細菌和病毒的抵抗能力相對較強。由于蘇州美博會的展會活動現場人流量較大且空間具有密閉性，展會主辦方更應嚴格要求各個會展參與者在參展全程佩戴口罩，并在展會舉辦過程中不定時利用廣播提醒全體人員佩戴好口罩（除體驗項目需要），若口罩弄濕或弄臟，要及時更換。

新型冠狀病毒的傳播并未停止，隨著毒株的不斷變異，疫情防控工作仍壓力重重。會展活動人員密集程度較高，因此主辦方應采取多種嚴密措施，保持高度警惕，牢牢抓緊疫情防控安全底線不松懈，確保展會活動順利有序安全運行。

4 結語

2021年蘇州美博會舉辦以來，一直以高端、精品、品質作為展會口號和宗旨，對各美業參展商品牌而言，參加該展會雖能較大程度地提高自身品牌在業界的口碑和認知度，但上述問題會嚴重影響該展會進一步高質量發展。為此，主辦方有必要采取針對性措施，切實解決存在的問題，以進一步提高參展商的滿意度和觀眾的好感度，最終提高該展會的品牌知名度和影響力。

參考文獻

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