文書檔案、科技檔案、會計檔案的分析與對比

袁文婭，鄭艷燕

(內蒙古電力科學研究院 電力技術情報所，內蒙古 呼和浩特 010020)

內蒙古電力科學研究院(以下簡稱“電科院”)電力技術情報所綜合檔案室面積116 m2，庫藏文書檔案、科技檔案、會計檔案等16萬余(卷)件。文獻資料直觀地記錄了1958年到現今的管理、發展、生產、科研、基建、設備、安全、財務、人資、監察、審計、組織、干部、工會、團青等工作的日常軌跡，體現了電科院改革與發展的歷史軌跡，顯現了內蒙古自治區電力工業科學發展的歷史脈搏，展示了歷史文獻檔案資料的參考價值，是電科院為電力技術監督和技術服務提供服務的有力保障。

1 各類檔案的標準定義及特性

1.1 文書檔案

1.1.1 應用標準。DA/T 22-2015歸檔文件整理規則；《電力工業企業檔案分類規則》(0-5大類)。

1.1.2 定義和特性。①文書檔案:反映行政管理、黨務等活動的檔案。②特性：企業在管理過程中產生，反應本單位工作活動的全貌，具有普遍性。

1.1.3 文書檔案、會計檔案的檔號章。①檔號章：涵蓋檔案館(室)全部檔案，檔號章大于歸檔章。②文書檔案、會計檔案的檔號章式樣見圖1，加蓋于歸檔文件首頁上端居中空白位置。

圖1 文書檔案、會計檔案檔號章

1.1.4 提供利用。本單位員工填寫《檔案借閱登記表》均可借閱與利用，資質檔案主管領導批準簽字；外單位人員查閱與利用檔案需持單位介紹信，寫明提供利用的內容和目的，主管領導批準簽字，不得帶離檔案室。

1.2 科技檔案

1.2.1 應用標準。GB/T 11822-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求；《電力試驗研究所企業檔案分類表》(6—9大類)。

1.2.2 定義和特性。①科技檔案：反映科學技術、生產、基建、建設等活動的檔案。②特性：保存備查的直接記錄，包括檢測、調試、技術措施；檢測、調試、技術報告，其中各專業技術報告是職稱評審的主要參評依據，重點是專業性強。

1.2.3 科技檔案的檔號章。①歸檔章：機關單位檔案室，歸檔時蓋在歸檔文件居中或右上角的檔號章。②科技檔案的檔號章式樣見圖2，加蓋于技術報告首頁上端居中或右上角空白位置。

圖2 科技檔案檔號章

1.2.4 提供利用。本單位員工填寫《檔案借閱登記表》均可借閱與利用，專業技術報告職稱評審是撰寫人；科研成果檔案征得課題負責人同意后利用；產權檔案主管領導批準簽字，審批填寫《檔案利用審批表》。

1.3 會計檔案

1.3.1 應用標準。DA/T 39-2008會計檔案案卷格式；《電力工業企業檔案分類規則》(0—5大類)。

1.3.2 定義和特性。① 會計檔案：是會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。②特性：范圍構成廣泛，獨立會計核算單位、社會各領域均普遍產生會計檔案，紙質檔案實體數量較大。檔案內容類別穩定及形成共性，易于整理分類，管理制度規范統一。外在形式多樣，會計賬簿有訂本賬、活頁賬、卡片賬；會計憑證外形大小不同，長短不齊。

1.3.3 會計檔案的檔號章。會計檔案的檔號章式樣與文書檔案檔號章和蓋章位置相同，參見圖1文書檔案檔號章式樣。文書檔案包括0—5大類，會計檔案是文書檔案其中的4大類——財務審計。

1.3.4 提供利用。會計檔案只限財務人員借閱利用，檔案不得借出查閱室，因工作需要需經財務部長批準，非本單位工作人員調閱需由分管領導批準。

2 文書、科技、會計檔案的相同點和不同點

文書檔案反映行政管理，把握政策引導；科技檔案反映科學技術，體現生產創新；會計檔案反映經濟業務，展示勞動價值；檔案之間既緊密聯系又有所不同。文書、科技、會計檔案攜手共同展示檔案庫藏資源的歷史及精華。

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；科技生產的不斷創新，需要扎實的專業技術支撐，專業性強的特質尤為凸顯；會計專業的性質決定會計檔案形式的多樣化，真實、準確、完整地記錄各項經濟業務，維護國家財政、財務制度，專業性門檻比較高。

2.1 相同點

檔案交接，相關部門的兼職檔案管理人員，檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整，電子、紙質版文件一并向檔案室移交，同時填寫《檔案歸檔文件目錄》《檔案移交目錄清單》一式兩份，交接雙方簽字、蓋章；歸還檔案，必須核實、注銷，借閱人員填寫《檔案利用效果登記表》。

文書、科技、會計檔案整理歸檔的程序、份數相似；案卷文件目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄、檔案借閱登記表基本相似；卷內備考表、案卷封面、案卷脊背填寫方式大致相似。

2.2 不同點

保管期限、歸檔時間、歸檔份數，依據文書檔案(10年、30年、永久)、科技檔案(長期、永久)、會計檔案(10年、30年、永久)，劃分的特性和專業設置略有不同；文書檔案以件為單位、科技檔案以卷為單位、會計檔案以件和卷為單位統計保管。

3 文書、科技、會計檔案突發應急事件處理

應急處置工作的準備，根據DA/T 42-2009《企業檔案工作規范》,檔案庫房配置必要的安全防護設施，安裝監控、自動報警裝置，配置滅火、消毒、除蟲等必要的檔案安全保護設備和器材。每個季度由檔案管理員對檔案庫房的安全情況進行常規檢查，由安全質量處進行抽查并對不符合要求的消防器材進行更換。

應急搶救的重點，檔案庫房為特級應急處置的區域，其他檔案管理場所為一級應急處置的區域，按檔案的重要程度進行應急搶救。工程檔案包括土地證、立項批復文件、工程專項驗收證書、合同、協議及竣工圖紙； 財務檔案包括會計憑證、明細賬、總賬、月報；科技檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案均在應急搶救的重點范圍。

應急處置的措施：及時報警，對突發事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處置預案。

4 結束語

文書檔案、科技檔案、會計檔案是庫藏文獻具有憑證作用的主要信息資源，為電力技術監督、技術服務提供利用和法律參考的有效依據。

筆者從事檔案工作30多年，面對文書、科技、會計檔案逐年遞增的庫藏資源有好多想表達的話語。庫藏文獻是文化底蘊的積累和延續，放眼未來，電科院人不忘初心，牢記使命，面對新時代發展的歷史機遇，堅持“以人為本，技術為先，務實鉆研，創新發展”的理念，為展示檔案歷史概況，共圓偉大中國夢，行穩做好，立業建功。