信息化技術在醫院檔案管理中的應用探討

陳忠杰

摘 要：隨著我國社會經濟不斷發展，很多醫院在發展中以檔案信息化管理為主要核心內容。本文主要討論了醫院在管理和發展過程中，對于醫院檔案信息化技術的處理，提供了有效的管理措施和應用策略，并對醫院檔案管理信息化的應用提出了新的討論方案，進一步加強醫院的規劃管理。

關鍵詞：信息化技術;醫院檔案管理;應用探討

隨著社會不斷進步，我國政府為了促進各行各業的發展加大了對檔案管理信息化技術的建設，為數據網絡信息提供更加寬廣和全面的發展平臺。其中，醫院在管理和應用過程中，涉及方面比較廣泛，檔案信息化數據比較龐大，存在著安全隱患問題，阻礙了醫院檔案管理信息化建設。醫院管理人員應根據實際發展狀況規劃檔案管理制度，使其發展越來越順利。

一、醫院檔案管理信息化建設的意義

隨著社會的快速發展，傳統的檔案管理已經無法適應現在的醫院發展要求。傳統檔案管理制度由于管理模式不健全，使醫院人力、物力資源無法得到合理應用。工作人員對醫院檔案管理的一些相關資料進行查找和驗收時，會出現數據不精確或者找不到的現象。隨著我國科學技術不斷進步，醫院檔案管理在進行建設和發展的過程中，都會注重自身的信息化、數字化管理，也會根據實際發展狀況制定詳細的策略方案和管理制度，同時構建專業化的信息網絡平臺。檔案管理信息化數據的建設在社會發展中，具有非常重要的作用。快速的計算機網絡、精準度高的信息化技術，便于檔案管理人員對檔案信息及其相關資料進行查閱和分析，提高了工作人員的工作效率，還會降低失誤的產生。傳統的檔案管理制度需要醫院投入大量的人力、物力及資金成本，傳統的檔案管理是利用紙質載體進行記錄，不僅需要大量的空間，同時由于保存時間過長，檔案經過長時間的借閱和保存，會出現缺失和損壞的現象。利用信息化的檔案數據信息管理，通過使用光盤或優盤對其進行儲存，不僅空間大，而且也便于存放，查找的時候更為快捷。

二、信息化技術在檔案管理中存在的問題

1.缺乏專業的管理人才

在醫院檔案管理中應以人為本，將人才管理作為醫院檔案管理的核心。在當前的醫院檔案管理中，缺乏專業人才是主要問題，有些檔案管理人員缺乏檔案理論知識和信息化綜合能力。醫院檔案管理人員的專業知識、能力和工作水平，都是影響檔案信息化管理的基礎。但是，醫院在實際信息化技術發展過程中，也缺乏對檔案專業人才培養的重視，檔案管理人員沒有經過嚴格的選拔，也沒有受過專業技術培訓，導致信息化技術在檔案管理中出現一系列的問題。如果檔案管理人員缺乏專業知識和工作能力，將會導致信息化技術在檔案管理的發展和運行過程中出現安全隱患。

2.檔案管理機制不健全

醫院檔案管理人員很多都認為信息化管理就是簡單的計算機接發文件，并沒有真正認識到信息化管理的意義。由于我國檔案管理信息化建設起步較晚，其在國內實施得還不夠全面，有些醫院在檔案管理機制方面還有很大的不完善。醫院要想在競爭激烈的環境中脫穎而出，就必須進行各方面的人才培養，以滿足醫院發展多元化的要求。應該以醫院發展為基礎，健全檔案管理機制。醫院管理人員應該根據實際要求建立合理的規章制度和管理策略方案，對醫院檔案管理信息化提出重視。同時，對今后醫院檔案管理信息化開展提前做好風險評估方案，避免導致醫院檔案管理信息化建設中人力、物力資源過度消耗，給醫院帶來不必要的經濟損失。在醫院檔案管理信息化中也會存在一些風險，管理人員要根據實際要求不斷強化協調組織工作，加大對人力、物力資源的合理調配。另外，還應該實行獎罰制度，將全新的管理方法運用到現在檔案管理信息化建設中。

3.檔案管理信息化缺少規范性

有些醫院在對檔案信息化管理的過程中，缺少相關部門間的有效溝通和交流，使檔案信息化管理工作無法進行有效實施和開展，工作人員在開展工作過程中缺少統一標準的管理制度，影響醫院檔案管理信息化數據的準確性，使工作的難度有所增加，檔案信息化管理無法科學、理性地開展。網絡數據信息平臺在數據化信息技術管理的過程中，也缺少規范力度，這些都會使資源共享的難度增大，準確度不高，影響后期醫院檔案管理信息化的有效開展。

4.信息化水平低下

目前，有些公立醫院的檔案管理信息化軟件技術開發不夠成熟，缺乏一定的實踐性，影響了管理質量。我國的很多醫院對檔案信息化建設還不夠重視，建設水平還比較低下。醫院依然以傳統的紙質檔案管理為主，收藏難度增大，使檔案得不到有效保存。與先進的信息化軟件相比，傳統檔案管理方式存在著很大差距，醫院檔案管理信息化技術必須根據實際工作進行全面改革和創新。醫院檔案管理信息化水平低下，簡接影響醫院的經濟效益，導致人力、物力資源調配不夠合理，影響了醫院的健康發展。因此，醫院應不斷引進先進的軟件技術，將最符合醫院的檔案管理信息化技術研發出來，使醫院檔案管理能夠開展得更加順利。

5.信息技術所需要的硬件設施不齊備

醫院檔案管理工作中，硬件設施齊備是非常重要的。如果管理人員不能對軟硬件設備進行維護和管理，將會導致其在使用過程中發生問題。不健全的軟硬件也會對網絡環境產生很大的安全隱患，影響醫院檔案管理信息化技術的管理和應用。

三、醫院檔案管理信息化的特點

1.精確性特點

傳統的檔案管理工作往往是以紙質形式來存儲的，雖然能夠保障提供資料的清晰，直接進行查閱，但是需要將檔案信息存儲在固定場所，具有不可移動性。隨著醫院發展不斷提升，醫院的規模也越來越大，科室的增多使得檔案管理的資料越來越多，如果采用傳統紙質檔案管理方法的話，不僅需要一定的空間來儲存，同時也妨礙了我國現代化進程。通過信息技術在醫院檔案中的運用，利用多媒體掃描技術、數據庫技術，將檔案信息以電子文件的形式存儲，能夠對檔案進行反復利用，不僅能夠節約場地，同時也能夠強化對醫院檔案的數字編碼和分類，使得醫院檔案精準性的特點發揮出來。

2.及時性特點

傳統的醫院檔案管理中所形成的檔案資料，需要交給專門的檔案管理部門進行保存，各職能部門對檔案歸檔工作的重視度并不高，在檔案管理部門經常存在著工作人員效率低、壓力大等多種情況。出現了檔案不能夠快速歸檔的情況。隨著現代醫院發展規模的不斷提高，醫療技術也在不斷地完善，通過制定相關的制度，能夠有效地保障工作流程的科學性，實現了檔案管理的及時性。通過信息技術的應用，各部門能夠對自身檔案文書進行信息化處理，并將相關檔案以電子文件方式傳給檔案管理部門，不僅能夠緩解檔案管理人員的工作壓力，同時也能夠極大地保障檔案信息的歸檔率，彰顯信息技術的特點。

3.共享化的特點

由于傳統的紙質檔案管理形式是以文書的形式呈現，具有歷史悠久、跨度時間長等特點，而且其中所涉及內容比較煩瑣，分類比較多，在固定的檔案室進行保存。有關人員如果需要查找相關資料的話，還需要專門跑到檔案室進行查找和借閱，同時還需要開展一系列復雜的操作，同時還容易出現檔案丟失或破損的情況。根據檔案的性質特點不同，使用的頻率并不相同，有一些檔案長期沒有人翻閱，而有些檔案查閱的頻率比較，又不能夠多人同時查閱，這極大地影響了檔案信息的使用價值，降低了工作效率。而利用信息技術將紙質檔案轉化成電子檔案進行保存，能夠有效地通過網絡空間進行傳輸和共享，充分發揮出了檔案信息庫的作用。而且也不需要專門跑到檔案室去查閱，隨時隨地就可以查看相關信息，節省了更多的時間和精力，保障了醫院運行的效率。

四、信息化技術在醫院檔案管理中的應用措施

有關人員要充分認識到醫院檔案信息化建設的重要意義，從而更好地保障醫院檔案信息化管理的重要效果。相關人員還需要及時了解信息化技術運用過程中存在的問題，從而更好地提高檔案管理水平的提升以下針對存在的主要問題進行分析。

1.加強軟硬件設施建設

醫院的檔案管理信息化在發展過程中具有特殊性，而且機密性比較高，專業性也比較強。做好檔案管理信息化，就要將醫院各部門的各類型數據信息進行保存和完善，這樣才可以做好后期的數據信息管理和整體的發展戰略。在現在的發展階段，一般醫院的檔案管理信息化采用的都是建立計算機區域網，以實現數據信息共享。有些信息軟件由于更新換代較快，使用壽命比較短，因此檔案管理人員要對軟硬件設備進行維護、更新和管理，使檔案管理信息化質量有所提高。另外，在對檔案管理人員進行操作技術培訓時，要保證其能夠掌握正確的專業知識。為了避免人員錯誤操作給計算機軟硬件帶來損傷，應在軟硬件和網絡維護的過程中，對計算機網絡數據進行不定時調整和分析，加大網絡環境的安全性和穩定性。同時，管理人員要對計算機、文件資料等設置訪問權限，增強計算機儲存檔案數據的安全性和穩定性，避免非法人員盜取檔案資料，提高工作效率。

2.健全檔案管理信息化機制

檔案信息化管理，實際上就是對數據信息的整個流通和操作進行有效的提升和管理。為了達到這一目標，醫院檔案管理信息化應該根據實際發展情況和具體要求，建立完善的管理機制和發展策略，使各部門更加配合協調以及數據信息共享，使醫院檔案管理信息化得到有效管理。信息化技術在醫院檔案管理發展和應用過程中，應該建立健全管理機制。另外，在數據信息共享和發展的過程中，還要建立集中、開放型的辦公結構，為各部門的檔案信息資料提供更加安全、保密的存儲環境。檔案管理人員將檔案數據更加系統化和整體化，提高醫院檔案管理工作效率，提高醫院整體的工作效果。

3.提高員工的信息化技術水平

信息化技術與人們的生活和工作聯系比較緊密。醫院檔案管理人員不僅要具備醫學專業知識，還要具備一定的檔案管理信息化技術，能夠在檔案管理中進行正確操作，以加強對其有效控制和管理。為了提高醫院員工的信息技術，管理人員應該從多方面入手，通過開設信息化技術培訓，提高工作人員的計算機網絡水平，提高他們工作的熱情和積極性，保證檔案管理隊伍的整體信息技術水平。

五、醫院檔案管理信息化建設的幾點策略

1.保證檔案管理的標準化、規范化

我國醫院在運行過程中，檔案信息的記錄依舊采用紙質載體，管理人員根據實際發展要求，合理的方案、制度，保證單位檔案管理建設的安全性。隨著如今計算機網絡平臺技術不斷改進和創新，檔案信息化在管理中逐漸向機械化、智能化的模式發展。同時，為了提高工作效率，減少人力、物力資源的浪費，醫院管理人員應根據實際發展要求和工作的規范性，全面構建自動化檔案管理機制，應用國家檔案管理規范標準進行合理和科學的處理。檔案數據信息在錄用的過程中應該嚴格遵守國家法律，規范性使用所涉及的數據、信息內容的文字和符號，進一步提高檔案查找效率和儲存質量。

2.構建專業化信息平臺

醫院檔案在建設和發展過程中，主要用于服務廣大人民。檔案管理人員要順應時代的發展潮流對不同的檔案做好規劃和管理，對數據信息做好定位處理，這樣才可以更好地提高醫院檔案管理的服務水平。在檔案管理信息化平臺建設過程中，醫院管理人員要提前做好規劃，制定相應的管理制度，加大對檔案信息管理的宣傳力度。醫院管理人員要結合檔案數據的真實情況，制定合理的管理制度，滿足醫院檔案管理需求，還要提高檔案的使用效率，加強檔案信息的管理力度，提高其管理質量。

3.健全相關服務設施

醫院管理人員為了更好地檔案信息落實管理，會借助一些設備對檔案數據信息進行共享。隨著計算機網絡信息技術不斷發展和應用，醫院管理人員也逐漸將計算機網絡設備接入到檔案信息化管理。通過對系統設備進行升級和調整，將數據信息最大化利用，可以提高檔案管理數據信息的安全性，也更加保證了信息存儲和使用的一體化管理工作。

4.提高檔案信息的利用率

醫院管理人員要想更好提高檔案信息的利用率和質量，就要在檔案分類和規劃管理之前做好數據整理，對每個數據信息做好目錄編輯，同時借助計算機網絡信息技術將檔案數據信息進行融合和調整，這種有效的方法可以使工作人員在查閱數據信息的時候更加方便，也可以節省人力、物力資源的使用。醫院管理人員對檔案信息進行共享和處理，也提高了檔案管理信息建設的安全性和準確性。同時，檔案數據信息進行儲存和查閱時，管理人員對檔案信息進行編號處理可以提高檔案管理的工作效率。同時，技術管理人員要做好查閱工作，這樣可以更好地提高醫院的檔案管理水平，提高服務質量。醫院要加強工作人員的培訓管理工作，提高其專業知識、工作素養和管理能力，更好地為醫院的檔案信息化建設和管理提供基礎保障。

六、結語

綜上所述，隨著計算機、網絡信息技術不斷發展和改進，醫院的檔案管理信息化建設工作也受到了政府等相關管理部門的重視，醫院為了更好地滿足自身發展需求，提高工作效率，就應以檔案管理信息化建設為核心，控制人力、資金成本的投入，合理分配管理力度，科學調整人力、物力資源的使用，利用信息化技術提高檔案管理建設，使醫院未來發展更加健康、持久。

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