數字化背景下醫院檔案數據管理路徑研究

燕華

摘 要：互聯網技術的普及，在全球范圍內各個行業領域掀起了一股信息化浪潮，在這樣的形勢下，醫院的檔案管理工作即將面臨一場“暴風雨式”的變革。檔案管理是醫院重要信息數據集中管理的一個工作環節，正是因為其信息的集中性和重要性，此環節才受到了社會各界的關注和重視。然而，隨著社會經濟技術水平的不斷進步和發展，傳統的檔案管理已經不能滿足當前醫院檔案管理工作的需要，結合大數據時代的到來，以及大數據技術在醫院檔案管理工作中的實踐應用，人們對于各醫院檔案信息數據管理工作開始提出了更高要求，且正在逐步邁上一條探索數字化背景下醫院檔案數據管理方式方法的路徑。本文概述了當前數字化時代背景下醫院檔案管理工作開展的主要特點和進展情況，分析了當前工作中存在的主要問題，并有針對性地提出了幾點建議，僅供參考。

關鍵詞：數字化背景;醫院檔案;大數據技術;管理路徑

在當前各大醫院系統性的管理工作中，檔案管理當屬一項比較具有挑戰性的工作，原因在于檔案能夠以記錄憑證的方式將醫院的發展留存下來，且其所有的數據均屬于原始記錄。鑒于醫院自身結構的特殊性質，其檔案室對于檔案類型的劃分往往也比較多，其中比如文書文件檔案、病歷檔案、財務檔案、設備檔案、科研檔案等，然而，檔案是醫院展開相關管理工作中的重要內容，它見證了醫院的發展。以往的醫院檔案管理工作人員通過交接——保存——歸納——統計等一系列流程便可以完成所有的工作環節，當然此過程既耗時又費力，又因為檔案數量比較多的緣故，實際工作中經常會出現檔案損壞或遺失的問題。21世紀將我們帶入了一個信息化時代，大數據技術的出現和應用使得當前醫院的檔案管理工作逐步朝數字化開始發展，且有利于提高檔案管理的質量和效率。

一、數字化環境中醫院檔案管理工作應具備的特征

近年來，隨著互聯網、物聯網、大數據等信息技術在醫療衛生行業的應用日益深入，醫院信息化建設進入了智慧化建設新階段。在智慧化發展大勢的推動下，醫院檔案的信息化建設也在不斷發展和進步，在提升醫療質量和效率、優化區域間醫療資源配置、改善人民群眾看病就醫感受等方面都發揮了積極作用。醫院在借助信息化實現業務開放、連接、共享、協同的同時，面臨的云安全、數據安全、物聯網安全等風險明顯增多，同時也引發了人們關于醫院檔案信息化安全管理問題的思考。

1.檔案信息處理具有高效性特征

不管是從具體的管理范圍思考，或者是從管理內容進行分析，在當前醫療事業不斷發展的時代背景下，其醫院檔案管理工作的各個方面均表現出了一個非常明顯的特征即寬泛性，對此不僅要求醫院內部的各職能部門均必須共同參與其中，而且還必須兼顧到醫護人員或者患者以及其他醫療機構等諸多要求。顯然在這樣的形勢下，醫院對于檔案管理工作的質量和效率均有了更高要求。數字化時代下的醫院檔案管理工作要求要以多元化的方式來開展，在此過程中則實時完成了醫院檔案管理網絡化與數字化的建設，并且提高了醫院檔案信息處理工作的時效性。

2.檔案信息存儲具有數字化特征

傳統的醫院檔案管理都是以紙質檔案記錄形式開展的，然而隨著信息技術的發展和應用，智能化的檔案管理手段慢慢取代了傳統工作量大且浪費率高并且效率低下的紙質檔案管理工作，并且也使得當前的醫院檔案管理工作方式更靈活。

3.檔案信息資源具有多元化特征

數字信息時代的醫院檔案管理工作寄托于信息共享平臺，將所有類型的信息全部收集起來，繼而盡最大可能滿足當前醫院檔案管理工作的需求。另外，基于信息多元化特征影響前提下的檔案信息管理也將會彰顯出多元的工作特征。然而，欲進一步提升醫院檔案管理工作的實質效率和工作水平，并將工作推向更高層次，勢必要將諸如大數據技術等一些現代化的數字技術應用到醫院檔案管理工作中去，借此在強化各方面信息交流和管理工作的同時，保證醫院信息共享平臺的信息化建設能夠達到實質性管理目標。

二、當前醫院檔案管理面臨的問題

1.不重視醫院檔案管理工作

現階段大部分醫院都把工作的重點置于醫療衛生方面，忽視了檔案管理工作的進程，未能從根本上意識到此項工作的重要性。一般來說，醫院檔案管理工作均是交由行政人員完成，并未對此設置相應的崗位和工作部門。甚至一些醫院把此項工作交由部分科室來安排或管理。如此，所有的檔案基本都是由各科室來管理，如此松散的管理方式顯然無法發揮出檔案管理工作的實質作用，而其中的原因則主要體現在對工作不夠重視上面。

2.部分數據難以收集存儲

大數據時代背景下的信息以爆炸式速度不斷增長，且各種數據類型也多以其基本特征表現為主，在這樣的環境下，醫院若想順利完成相關的數據信息錄入及收集工作，不僅要花費大量的物力財力和人力來處理錄入的數據，同時又要以多元的信息統計方式及數據處理方式確保實時收集信息的準確性或時效性。然而如此龐大的信息體系勢必要占據存儲系統的大半部分，而同時我們必須要考慮到的問題是，其數據存儲系統安全與否，或者信息存儲當中是否存在諸多風險。

3.信息化平臺建設力度不夠

大數據時代背景下的醫院信息化檔案管理平臺的建設實則是一個慢慢滲透的過程，對于醫院而言，往往需要以各種各樣有效的途徑來轉換檔案管理工作人員的思想觀念，提高相關工作意識的同時，又提高工作效率。在此過程中，部分工作人員不具備較高的網絡技術應用意識，致使這些人對網絡信息化平臺認識不到位，如此，檔案信息化管理工作在行進的過程中便反映出了一系列問題，又何談利用先進的數字化信息檔案管理技術的應用。此外，相當一部分醫院其管理階層均對此項工作的開展沒有給予足夠重視，繼而以陳舊的管理理念來管理醫院內部的各類檔案，也有一些管理人員由于年事已高，對于網絡計算機技術的應用更是認識淺薄，認識不到位，何談操作？

4.檔案信息安全存在諸多隱患

信息化時代到來之后我們從未停止過對網絡安全問題的探討。而對于醫院方而言，檔案信息管理中的信息安全也成了首要問題。鑒于檔案的保密性，當下一旦檔案信息數據被泄露出去，必將給醫院和工作人員造成不可估量的損失。為此要求醫院方面必須特別注意做好相關檔案信息的維護和測評工作，另外工作人員在實際工作中也應該特別注意保證操作的安全性，究其原因在于任何一個操作環節都有可能由于某種失誤或病毒入侵而造成信息泄露。

三、醫院人事檔案數字化管理的基本要求

1. 醫院人事檔案管理者的數字化

俗語言：事在人為。倘使醫院配置了現代化的檔案管理設備卻并未配備專業的管理人員，則管理效果可想而知，如此就要求醫院方面必須保證檔案管理與人員改革工作同步進行。現階段我國醫院在檔案管理工作開展過程中存在一個非常嚴重的問題，即工作人員老齡化問題相當嚴重，且受年齡問題的影響，這些工作人員當中，普遍計算機操作水平比較低甚至不會，顯然，不能緊跟時代發展的老齡化人群已經不能適應當前的工作需要，為此，醫院需要及時更新一批能夠與時俱進的復合應用型技術管理人員。

2.醫院人事檔案設備的數字化

相較于人為的數字化來說，設備的現代化似乎更容易實現，實則不然。以目前的社會發展速度來看，科學性高、系統軟件優質的現代化技術究竟有多重要，我們有目共睹。所以，現代化技術管理設備的引入以及各環節醫院檔案管理工作條件、工作內容的實踐也就勢在必行。

3.醫院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統一化

然而，對于數字化信息的高效及綜合性利用必須要在統一的標準體系的基礎上來完成。例如形成建立統一的各科室與各部門及各院所之間完整的數據體系;采用統一的技術標準體系更有助于提升醫院檔案管理工作的嚴密性;另外統一化的標準體系同樣有助于促進醫院檔案管理工作各系統之間的溝通和交流;統一的標準體系能更進一步地提升醫院檔案管理工作的質量及效率。

四、大數據時代做好醫院檔案管理的有效策略

1.樹立正確管理觀念，改變故步自封理念

加強組織管理，建立全面的管控體系：一是檔案信息化系統的安全管理應實行醫院領導負責制，將檔案信息化系統安全管理工作列為醫院安全保密工作范疇，明確主管領導，指定系統安全管理人員負責醫院檔案信息化系統各項安全措施的落實和日常管理;二是引入先進的信息安全技術和制度體系，對檔案信息進行全方位的監管，依照有關安全保密和檔案工作的要求及標準，對檔案信息化系統安全管理工作情況進行定期檢查。基于當前信息化時代背景下的醫院檔案管理工作的優質化，首先第一步要做的就是要優化管理人員的思想層次，并且幫助他們樹立起比較全面的檔案管理價值理念，使其能從思想上真正重視檔案管理，繼而充分發揮出醫院檔案管理的價值，提高工作效率，確保能夠更好地服務于人民。其次，要指導醫院內部的檔案管理人員必須樹立起動態管理的思想意識，以新的管理思路來革新傳統的管理思想，并將各種先進的現代化技術實踐到工作中去。

2.合理運用信息資源，確保檔案管理時效

想要實現醫院檔案信息管理工作的現代化建設，使其能緊跟時代發展的步伐，對于醫院而言，必須特別注重相關檔案信息資源的開發和利用，并將此作為重要環節，原因是其除了會影響到社會以及醫院的進步和發展以外，還關乎衛生體制改革。第一，要為工作人員樹立起檔案管理為醫療服務的標桿，特別重視檔案管理工作。與此同時還必須全面提升醫院檔案管理的信息化建設和智能化管理水平，確保工作能夠可靠、靈活、及時、有效地開展，盡最大限度實現醫院各種資源信息的有效利用和共享，全面提升醫院的服務水平。第二，作為醫院方面來說，需要在鑒于對數據管理工作特別重視的基礎上，引入各種科學合理的基于大數據分析的技術成果，并將一系列先進的技術應用到檔案管理工作中去，全方位提高醫院檔案信息數據處理和存儲水平，并且保證檔案信息資源的利用和管理工作能夠不斷朝著現代化的方向發展。

3.落實信息平臺搭建，實現信息數據共享

首先，對于醫院信息化管理平臺的建設，除了要求要配備專業技術人員以外，還要求其滿足既定的專業條件，比如能夠熟練地應用計算機，借此來保證信息化管理平臺的高效建設，同時建構起科學的信息化管理系統。

其次，醫院方面需要嚴格督促對應的檔案管理工作人員對信息資源數據庫的實時更新，且必須要在持續性探索的過程中，找到合理有效的管理方法，即時將相應的信息排查及監督工作做到位，并且及時發現錯誤，及時糾錯。

最后，要求相關技術人員必須采取有效的措施全面強化對應的智能化信息管理系統的性能，便于后期檔案資料的靈活調取。工作人員又要利用網絡平臺將一些信息資源共享出去，為后續病患及工作人員的方案遷移提供便利。

4.重點加強安全建設，監測凈化網絡環境

增強檔案信息化安全管理的技術保障，引進多樣化、多元化、實用性強的信息化安全防護技術，如電子文件封裝、指紋（面部）識別、條形碼等物理方面的安全技術手段，可以為檔案信息安全建立重要的防護墻。還可通過數據加密和備份、權限控制、監控技術、防寫技術等有效、直接、有力的防護措施來保障檔案信息的安全。為保證醫院檔案管理工作能夠安全有效地展開，特別要求醫院方面需采取既定的措施來提升計算機防火墻及對應安全技術的開發力度。

首先，在收集資料階段就要做好相應的檔案安全管理預防工作，避開一些因計算機系統漏洞導致的安全隱患問題。

其次，科學運用一些效率較高的防火墻及高性能殺毒軟件，兼并開發高效的網絡防火墻，采用這些軟件來規避病毒入侵并及時對網絡中存在的漏洞問題進行仔細排查，不僅如此，還能對系統進行優化，清理掉系統中的各種隱患問題，對網絡環境做凈化處理，實現信息技術在醫院檔案管理工作中的合理利用。

五、利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作需注意的問題

1.與時俱進，不斷進步

大數據技術背景下的醫院檔案管理工作的開展表現出明顯的延伸性、進步性以及長期性的特點。這就要求我們必須持續跟進學習，擅長發現各種先進技術，在不斷探索的過程中勇于突破。認真研磨現階段時代下信息化技術產生的發展成果，并將其合理化實踐到實際醫院檔案管理工作中去。在此過程中，環境在不斷更新，工作人員也在不斷學習，這就為醫院后續的檔案管理工作的開展奠定了良好的背景支撐。當然，對此也需要有關部門給予一定程度的政策及財力支撐。

2.牢記根本，不忘初心

運用先進的數字化信息技術開展醫院檔案信息數據管理工作必須要遵循此項工作內容的基本要求，不管醫院的檔案管理邁進信息化建設與否，此項技術的應用最終目的都是為了便于檔案管理工作的展開，同時提高檔案管理時效。而如果實際工作中應用數字化技術其發揮的作用恰恰相反，那么必定是與我們最初應用大數據技術或其他先進技術手段的初衷相違背的。然而，當前在我國各大醫院的管理工作中，正在慢慢掀起一場改革，以數字化、智能化、信息化的管理手段來替代傳統的檔案管理，繼而在共同探索的過程中，開創出一個醫院檔案信息數據管理的新時代。

六、結語

綜上所述，在面對當前的醫院檔案數據信息管理改革的大勢時，各大醫院開始特別給予各自檔案數據信息管理工作足夠的重視。然而，大數據時代的醫院檔案管理工作必須首先改善以往陳舊的思想觀念，對其具體的管理系統和管理手段進行優化創新，并且利用現代化的管理技術來不斷加強醫院檔案信息管理工作的安全性建設，深入挖掘數據，提升工作效率，使管理質量達到最優，并且推進我國整體醫療服務水平的全面提升。

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