科學管理和現代化技術在檔案管理中的應用

郭未艾

摘 要：我國檔案管理現代化發展雖然已經取得了較大成就，但是依然存在著一定問題，制約著檔案管理的現代化發展。因此，本文結合當前檔案管理現代化發展取得的成就、存在的問題進行分析，從中探討科學管理和現代化技術在檔案管理中的具體應用，借此更好地提升檔案管理的質量，進一步發揮檔案信息的利用價值。

關鍵詞：科學管理;現代化技術;檔案管理;現狀;意義;措施

檔案記錄了人們日常生產生活中重要的信息，內容類型包括有文字、圖片、表格等，對于人們的生產生活決策制定起到了重要的輔助作用。隨著我國經濟水平和科學技術的發展，檔案在生產生活中的作用也越發重要，加強對檔案信息的充分利用是檔案管理未來的發展趨勢。隨著社會發展，檔案信息數量不斷增加，使檔案管理的工作內容不斷增多，工作更加復雜、煩瑣，因此對于檔案管理的工作要求也不斷提高。為了進一步促進我國檔案管理的現代化發展，加強科學管理和現代化技術在檔案管理中的應用至關重要。

一、當前檔案管理的現狀

1.檔案管理現代化發展取得的成就

隨著檔案管理在我國的發展，當前檔案管理現代化技術水平也得到了較好的提高。近年來，我國檔案管理在現代化發展中取得了較多的成就。首先，目前我國關于檔案管理的技術比較成熟，應用也比較廣泛，功能較為強大，對提升我國檔案管理整體質量和效率都起著重要作用。其次，目前我國的檔案數據管理操作也比較規范，為進入檔案管理自動化階段奠定了重要的基礎。計算機技術在檔案管理中的應用也較為普及和成熟，對于促進檔案管理現代化發展起著重要作用。最后，我國檔案管理現代化發展不僅取得了較好成績，關于現代化理論知識的研究也在不斷發展。隨著檔案管理的現代化發展，我國已經在大量培養現代化技術水平高的專業人才，越來越多高素質的年輕專業人才加入了檔案管理行業，使得檔案管理人才隊伍更加年輕化。

2.檔案管理現代化發展存在的問題

雖然我國檔案管理在現代化發展階段中取得了較為優秀的成績，但是在實際工作中，依然存在著許多問題，從而制約了檔案管理進一步科學化和現代化發展。首先，部分檔案管理技術依然水平落后，雖然大部分檔案管理部門都建設有信息管理系統，但是關于系統功能的開發和利用水平不高，無法充分發揮信息系統的積極作用。此外，由于檔案管理部門使用多個系統，部分系統接口標準不統一，導致檔案信息得不到及時交流和共享，甚至容易造成檔案信息的丟失，從而影響檔案信息的安全性。其次，部分檔案管理部門依然沒有建立現代化的管理體系，在日常工作中依舊是以人工管理方式為主，缺乏對信息管理系統的應用，進而導致檔案管理的工作效率和質量得不到有效提升。再次，目前對于檔案信息數據的利用效率并不高，檔案利用意識也不高。因為接口標準不統一等各種問題，導致檔案管理各個信息系統之間的連通性不高，容易出現信息孤島現象，不僅影響信息交流效率，也會影響檔案信息的價值利用，不能充分發揮檔案信息在決策制定中的輔助作用。最后，當前的檔案管理服務觀念不高。檔案管理為廣大用戶提供信息服務，但由于多種因素，在服務過程中設置了較多流程，使得檔案信息服務流程較為煩瑣，服務效率得不到提升，影響了檔案信息價值的發揮。目前，關于現代化的檔案管理人才還是比較缺乏的，許多檔案管理部門的人員年齡較大，綜合素質不高，對于現代化信息技術的掌握和運用不夠充分，進而影響了檔案管理的現代化發展步伐。

此外，部分檔案管理人員并非專業人員，無法使用專業的業務知識開展工作，容易出現工作錯誤，不僅無法提升檔案管理工作效率，還影響管理質量。

二、加強科學管理和現代化技術在檔案管理中的應用意義

1.是社會時代發展的需求

加強科學管理和現代化技術在檔案管理中的應用，提高檔案管理的科學化水平和現代化水平，是當前社會時代發展的需求。隨著時代發展，我國的科學理論水平和現代化技術水平也不斷提升，當前檔案管理的信息量不斷增加，實現檔案管理的現代化發展，可以有效解決當前檔案管理存在的各項問題，提高管理效率。

2.是當前檔案發展的需求

隨著我國社會的發展，我國檔案管理也取得了一定成就，管理效果也逐步提升，但是依然存在著部分問題，制約著檔案管理的發展。因此，加強科學管理和現代化技術在檔案管理中的應用，也是當前檔案發展的急切需求。

三、加強科學管理在檔案管理中的應用措施

1.樹立科學的檔案管理觀念

加強科學管理在檔案管理中的應用，有利于提升其科學化管理，提升管理效率。在開展檔案管理工作時，工作人員必須要樹立科學的檔案管理觀念，學習科學的檔案管理知識，用更加科學的思想和知識來指導檔案管理工作的開展。此外，建立完善的科學管理體系也十分重要，工作人員在完善檔案管理體系時，要注重完善檔案信息的收集、歸檔、使用和管理制度以及相關的獎罰制度，借助制度來確保檔案管理工作的規范化。在檔案管理工作中，必須要明確責權，明確領導、主管、專人的具體責任和工作內容，保證檔案管理工作的有效落實。

2.加強檔案管理信息化建設

要提升檔案管理的科學化水平，提升管理的信息化水平至關重要，因此在開展檔案管理中，工作人員應當加強對信息化工具的運用。在傳統的檔案管理中，我國大部分的檔案材料是紙質版的，但是隨著信息化技術的發展和應用，開始采用電子記錄，因此實現檔案管理的信息化建設十分重要。隨著社會的發展和進步，人們對于信息的需求不斷提升，信息質量要求也不斷提升，因此要為人們提供更高質量的檔案管理服務，必須要提升檔案管理的信息化水平，借助信息搜索能力為人們提供更有價值的檔案信息。因此，檔案管理部門要加強對信息化技術的運用，如加強對大數據技術的運用，建立完善的檔案信息化平臺，用戶可以在平臺隨時搜索自己想要的檔案信息，有效滿足自身的檔案信息需求。

3.提高檔案管理人員的工作素質

檔案管理人員的工作素質直接影響著管理效率和科學化水平，因此要實現檔案管理的科學化發展，必須要提升管理人員的工作素質。特別是當前檔案管理要求不斷提高，檔案管理的工作范圍不斷擴大、管理技術不斷提升，對于工作人員的綜合素質要求也不斷提升，因此提升工作人員的工作素質十分重要。當前檔案管理，不僅要進行紙質版的檔案管理，也要進行電子化的檔案管理，檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，也要具備較高的計算機技術和信息化技術，從而開展更加高效的工作。檔案管理具有很強的服務性質，需要為用戶提供優秀的服務，而管理人員的工作質量直接決定了服務質量，因此檔案管理部門要重視對管理人員的專業培訓，進一步提升管理人員的綜合素質。

4.完善檔案管理方法

隨著信息社會的發展，用戶對于檔案信息的需求類型和需求量不斷增加，因此檔案管理的復雜性也隨之增加，要保證檔案管理的服務質量，提高檔案管理的科學化發展，必須要完善當前的檔案管理方法。檔案管理不再只是簡單地為用戶提供信息查詢，而是轉變為信息咨詢服務，所以在開展工作中可以嘗試將部分檔案管理權限進行下放，減少檔案管理的工作壓力，提升工作效率。

四、加強現代化技術在檔案管理中的應用措施

1.加強對檔案保管環境控制技術的應用

為了進一步促進檔案管理的科學化和現代化發展，加強現代化技術在管理中的應用十分重要。首先，工作人員要加強對檔案保管環境控制技術的應用，該技術內容主要包含兩方面，分別是環境溫濕度控制和安全防范控制。第一，要加強對檔案管理環境的溫度和濕度控制。一般的檔案資料室包含有紙質資料和電子資料，工作人員將室內的溫度控制在14℃～24℃，有設備的房間要保證溫度日變化不能超過2℃。關于資料室的濕度控制，要將相對濕度控制在45%～60%，設備房間要將每日的濕度變化幅度控制在5%以內。為了加強對檔案管理室的溫度和濕度控制，可以采用增減溫度、增減濕度、密閉、通風等方式進行調整，一般采用的調整設備有空調、加濕機、去濕機等。第二，要加強對檔案保管環境安全防范技術的使用，因為檔案資料在保管中，由于受到多種因素影響，容易造成安全危害。比如，紙質資料檔案在保管過程中，容易受到蟲咬、水災、火災、盜竊等因素影響，從而對紙質資料造成損害，進而影響檔案信息資料的完整性。因此，為了進一步保證檔案信息的安全性，工作人員要采取各種安全防范措施。例如，應對霉變，可以通過加強對室內溫濕度的控制，營造良好的室內環境，避免霉變問題的發生。也可以選擇在檔案管理室放置防蟲藥劑，如常見的樟腦丸等，避免昆蟲的滋生。針對水災、火災危害，必須要做好預防措施，工作人員需要在檔案管理室安裝火警自動報警器和滅火器，及時檢查和更新滅火器等消防設備，并制定火災應急方案，切實保護檔案信息安全。此外，工作人員還要加強對檔案資料室的排水管、通風口的檢查，加強對濕度的控制，盡量構建一個較為干燥的室內環境，減少潮濕對紙質檔案資料造成的影響。

2.加強對檔案復制技術的應用

要做好檔案管理工作，不僅要加強對檔案信息的利用，更要做好檔案信息的保管，因此要促進檔案管理的現代化發展，必須要加強對檔案復制技術的應用。目前，檔案復制技術主要有靜電復印、縮微攝影技術和光盤，加強對這些技術的運用，可以有效提升檔案信息的收集、整理和保管效率。首先，工作人員要加強對靜電復印技術的運用，在進行紙質檔案的調閱和使用中，盡量選擇復制件，減少對原件的使用，進而保護好原件，保護好檔案的信息源，避免由于使用不當導致檔案原件出現損壞或丟失現象，而影響檔案信息的完整性。其次，工作人員要加強對縮微攝影技術的運用，在進行檔案收集保管中，可以使用該技術來對體積較大的檔案資料進行復制保管。通過使用專門的縮微攝影機，對體積較大的檔案原件進行影像縮小，然后投影到縮微膠片上，從而完成檔案原件的復制。最后，工作人員要加強對光盤技術的應用，光盤的儲存量較大，能夠儲存大量的檔案信息，檢索也較為方便快捷，因此在進行檔案信息儲存時，可以選用光盤進行儲存，也可以充分實現檔案原件的全文儲存，為提高檔案信息的交流和共享提供重要基礎。通過借助光盤技術，可以將檔案的原貌進行恢復，因為工作人員可以將檔案原件用光盤的形式進行保存，在使用過程中能夠直接通過光盤方式來再現檔案的原貌，也可以通過光盤方式使用檔案原件，充分發揮檔案的利用價值。工作人員也可以通過使用光盤方式來建立檔案數據庫，因為光盤的信息儲存量極大，可以結合原始檔案的特點形成不同類型的檔案數據庫，對于提升檔案信息的收集、整理和使用等都起到了重要作用。

3.加強對計算機技術的應用

要促進檔案管理的現代化技術發展，工作人員就要熟練應用計算機技術，主要加強對檔案計算機管理前處理技術、局域網技術、因特網技術、微機應用技術。第一，檔案管理人員要借助計算技術進行檔案信息的收集、整理和編輯，然后按照檔案保存的格式來進行檔案目錄和檔案全文的儲存，可以將檔案信息儲存在計算機磁盤和光盤中，并且利用計算機一次輸入和多次輸出功能，進行自動化的資料整理，減少不必要的人工勞動，在減少工作人員勞動量的同時也可以提升工作效率。第二，工作人員要借助計算技術來實現檔案信息的檢索功能，從而為用戶提供更加方便快捷的信息查找服務，有效滿足用戶的信息需求。比如，工作人員可以借助聯機方式來進行檔案檢索，借助計算機網絡來實現不同部門之間的檔案聯機檢索，進而實現檔案信息的交流和共享。第三，要加強對計算機管理前處理技術的應用，做好檔案信息數據管理的準備工作，也就是做好檔案的目錄標引。第四，工作人員要加強對微機應用技術的應用，通過借助微機技術來構建信息化檔案應用系統，包括檔案信息的收集、整理、保管、信息加工、信息傳遞和輸出環節等，因此檔案管理部門要加強對數據庫技術的應用，加強對相關應用軟件的開發和應用。第五，要加強對計算機局域網技術的運用，通過局域網技術的幫助來連接一定范圍內的計算機硬件和軟件，從而實現信息共享。因此，檔案管理部門要加強局域網建設，并且將不同類型的檔案信息轉變為計算機可識別的數字信息儲存到網絡系統中，從而實現檔案信息數據的信息化管理。通過借助計算技術的幫助，復雜的檔案信息收集和處理環節都會得到一定簡化，有效提升檔案信息的收集和整理效率。第六，檔案管理人員要做好計算機的安全管理工作，加強對計算機硬件和軟件的安全控制。在日常工作中，要定期做好計算機硬件、通信線路和其他設備的檢查，保證各項設備的正常運轉。對于檔案管理計算機軟件也要采取相應的安全控制措施，必須要嚴格按照操作步驟來進行，避免錯誤操作，確保系統操作的準確性。在應用計算機技術過程中，要盡量減少人為因素的影響和破壞，特別是人為因素破壞計算機硬件、黑客非法入侵計算機、盜竊檔案信息等，這些行為不僅會威脅到檔案信息的安全，也會影響檔案管理整體的質量，不利于促進檔案管理的現代化發展。

綜上所述，為了進一步促進檔案管理的科學化發展和現代化發展，檔案管理部門要正確認識當前檔案管理存在的問題，加強科學管理觀念和方法在工作中的應用，積極運用各項現代化技術來提升檔案管理的工作效率。加強對先進現代化設備和現代化技術的運用，保證檔案管理工作的高效開展，為進一步挖掘檔案信息利用價值奠定重要的基礎。

參考文獻：

[1]王琳琳，樸文遠.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析[J].辦公室業務，2021

[2]羅 南.檔案管理信息化的科學發展路徑與創新研究[J].參花（下），2021

[3]李 軍.檔案科技助推檔案管理現代化[J].辦公室業務，2021

[4]丁麗雙.計算機技術在檔案管理現代化中的運用探討[J].蘭臺內外，2021

[5]丁潤峰.新時期檔案現代化管理數字化策略和探析[J].科技資訊，2021

[6]田樹青.如何提高檔案現代化管理與利用水平辦法研究[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2020