通過PDCA循環理論淺析石油化工工程EPC總承包項目中采購計劃管理的重要性

作者簡介：張軼，（1989.4-），男，河南省洛陽市，工程師，碩士研究生，供應鏈管理。

摘要：石油化工工程類EPC總承包項目作為EPC項目極具特色的一個領域對采購管理水平有著極高要求。采購計劃管理作為石油化工EPC項目采購管理中一項極具貫穿性、規劃性及實施性的管理工作直接影響項目質量。本文通過引用PDCA循環理論并結合石油化工工程EPC項目采購計劃管理的特點就采購計劃管理工作對于石油化工工程EPC項目的重要性進行討論，并得出循環的采購計劃管理起到了促進石油化工工程類EPC項目管理水平的積極作用。

關鍵詞：PDCA循環;石油化工工程EPC項目;采購計劃管理;JIT采購;4C管理;循環發展

1前言

EPC總承包工程項目（簡稱EPC項目）管理模式是當前工程建設的常用模式，石油化工工程EPC項目作為EPC項目中一個極具特色的領域，具有投資大、技術要求高、管理難度大、進度要求緊等特點。在此類工程實施中，設備和材料采購相關費用占投資比例高——石油化工工程總承包項目所需采購的設備、材料不僅很高比例的需要根據項目的特殊要求單獨定制與制造，而且種類多、數量大、涉及范圍廣、技術要求強、采購頻次高，并對采購物資的質量、價格和進度都有著極高的要求。因此，采購管理為石油化工工程EPC項目建設提供了物質基礎，對項目的順利實施起到了至關重要的作用，而采購計劃管理作為EPC項目采購管理的首要環節，不僅在EPC項目管理流程上起到了承上啟下的作用，而且能有效的作用于控制項目的質量、進度、成本等方面。本文通過PDCA管理循環理論，討論采購計劃管理在石油化工工程EPC總承包項目管理中的重要性。

2PDCA循環理論簡述

PDCA循環是由美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由美國的戴明博士采納、總結、宣傳后獲得普及，因此也稱作戴明環。PDCA循環的含義就是將質量管理分為四個階段，即計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Act），按照這樣的順序進行質量管理并循環持續改進的管理控制方法，PDCA循環不僅適用于質量管理體系，也適用于其他一切循序漸進的管理活動[1]。隨著社會的發展，現代觀點在戴明博士原有的理論基礎上把PDCA循環延伸成以下四個階段：

計劃階段（Planning）——包含：目標（goal）、實施計劃（plan）、收支預算（budget）;

設計布局實施階段（Design layout）——包含：設計與布局;

檢查與控制階段（4C管理）——包含：檢查（check）、溝通（communicate）、清理（clean）、控制（control）;

處理階段（2A）——包含：執行（Act），對總結檢查的結果進行處理;目標（Aim），按照目標要求行事，進行改善和提高。

3通過PDCA循環分析采購計劃管理在石油化工工程EPC項目管理中的作用

石油化工工程EPC項目物資采購計劃管理就是對采購行為的規劃、組織、協調和控制的全流程把控。采購計劃管理通過對EPC項目的特點及所需采購物資的特點進行充分的策劃，并在執行計劃過程中結合實際情況進行合理的調整，從而形成EPC項目采購質量管理中的一個關鍵環節。

PDCA循環作為一個科學的管理方法，不僅客觀反映了EPC項目采購計劃管理活動的規律，而且它也能在運用過程中起到推動采購計劃管理工作、發現采購計劃管理問題和解決采購計劃管理問題的作用。通過結合PDCA質量循環管理理論分析EPC項目采購計劃管理活動，可以更加清晰的體現出石油化工工程EPC項目中采購計劃管理的重要性及貫穿性。

3.1計劃階段

PDCA循環中計劃階段（P階段），即制定目標和計劃。在石油化工工程EPC項目物資采購計劃制定階段，通過基礎設計內容、項目概算、施工分包、合同內容、工期要求、市場調查、物流管理等工作分析，摸清并制定項目對采購物資的質量技術要求、交貨進度等內容，確定項目物資采購的計劃目標與管理策略[2]。

根據基礎設計內容，采購計劃管理活動要在項目執行的準備期對石油化工工程EPC項目所需物資的種類及數量進行基礎統計及預判。通過調查及分析市場供需、價格行情、工程物資特性等在結合物資采購經驗的基礎上制定合理的采購方式策劃并按照物資種類進行合理采購分包。

根據施工計劃需要，采購計劃管理不僅需要客觀分析物資采購成本對EPC項目成本的影響，而且需要結合采購設備與材料的供貨周期及物流條件為施工現場的總體規劃及進度安排提供依據[3]。一方面，通過客觀分析根據項目設備、材料采購相關費用對實際工程成本的影響，并對工程項目的招標文件、承包合同進行分析和研究，結合市場現狀，為施工管理做好風險預測;另一方面，根據EPC項目的進度安排及施工現場的總體規劃，為施工計劃管理提供依據。

根據項目物資屬性，采購計劃管理需要詳細掌握工程所需物資的潛在供應資源情況。通過對EPC項目所需物資的供貨資源進行全面的市場調查分析，詳細掌握項目主要物資的潛在供應商的生產資質、供貨能力、產品質量、產品價格、運輸條件等內容，為EPC項目做好供應資源保障。

結合項目對物資采購的整體要求，采購計劃環節也需要做好“JIT采購”[4]規劃。現代石油化工工程EPC項目的JIT采購需要采購計劃管理充分利用計算機網絡技術，全面規劃好EPC項目供應鏈采購管理環節的物流、信息流、資金流、人力流等，并進行組織、協調與控制，從而實現JIT采購的供應鏈管理優勢。

制定科學的物資采購計劃是EPC項目物資管理的核心，采購計劃的編制直接影響到工程進度、采購質量與成本控制。結合石油化工工程EPC項目特點，采購計劃適宜采用倒排工期法編制，并按照進度管理要求分批次編制，從而使采購計劃更加貼合EPC項目實施階段的工期及進度要求。物資計劃的價值是實實在在存在的，對控制工程成本與質量有著舉足輕重的作用，只有科學地編制EPC項目采購策略，才能在實施階段體現時間與質量成本價值。

3.2實施階段

在石油化工工程EPC項目采購執行階段，要根據采購實施計劃（或采購策略）所規劃的內容進行物資采購的采買、檢驗、監造與催交、物流運輸、倉儲管理等各環節管理。石油化工EPC項目的特性造成采購計劃階段的實施策略需要根據詳細設計內容變化、現場施工情況變化、市場變化等進行可實施性合理調整，這就要求采購計劃管理在執行過程中不斷結合實際情況進行合理的調整并實時作用于采購管理各環節。

3.2.1采購計劃管理相關責任人員需要在EPC項目采購執行階段與設計部門進行深入的信息交流及專業配合

設計是石油化工工程EPC項目的龍頭，是制約后續采購、施工的重要因素，也是工程費用投資控制的關鍵[5]。采購計劃管理人員應與設計人員密切配合，就設計變更導致的設備材料的規格型號、技術參數、供貨范圍、數量及請購時間等會引起設備材料商務價格的變動且會對采購進度產生影響的因素盡早預警并就相關問題合理調整實施計劃，從而避免或減少設計變更造成的費用增加、工期延誤等不利影響。

3.2.2采購計劃管理相關責任人員需要在實施階段與EPC項目施工管理組及施工分包商有效銜接與溝通

通過公開招標、詢比價等采購方式確定完項目相關設備、材料的供應商后，采購計劃管理相關責任人員需要及時與EPC項目施工管理組或施工分包商密切協作，做好設備、材料到貨前的規劃與準備工作。采購計劃相關管理人員需要根據設備、材料的供貨周期與催交狀況進一步根據施工實際情況及時細化和改進計劃階段的到貨計劃，為施工的工期安排提供有力的支撐。隨著工程的進展，由于施工現場各種不可預見因素的存在，會出現漏訂貨、追加設備材料的情況，為保證施工建設的正常進行，采購管理組應根據計劃階段所制定的采購策略建立應急采購程序，積極采取各種應急采購的有效措施，加強與施工管理組及施工分包商信息的溝通，避免因信息不暢造成設備材料采購延誤，影響了整個項目的工期。

3.2.3采購計劃管理相關責任人員需要在EPC項目實施階段根據進度控制要求合理做好階段性規劃及設備材料交付進度管控

總承包項目設備與材料及時交付是項目順利實施、按期投產的重要保障。從采購計劃的制定階段就需要根據項目整體進度規劃好采購進度，并在執行階段根據實際進度情況做好偏離狀況下的采購計劃調整。在實施階段，采購計劃管理尤其需要關注影響設備交付進度的設計請購進度、采購進度、付款進度、供應商生產制造進度、檢驗狀態等關鍵節點的執行情況。在實施階段會因為一些不可控的因素出現不可避免的設計請購進度滯后、采購進度滯后、供應商生產制造進度滯后等情況出現，采購計劃管理相關人員需要發現實際采購進度較計劃的偏差并及時處理偏差，確保項目就相關實際情況及時調整設計、施工進度。

3.2.4采購計劃管理相關責任人員需要在EPC項目實施階段加強供應商管理

目前大部分石油化工EPC總成包商已建立豐富可靠的實時供應商數據庫，但EPC項目的采購計劃管理仍要加強供應商管理工作。采購計劃管理需要根據執行階段中設計、采購、進度、監造、分包商、文檔資料、安全質量、財務等全鏈條對供應商進行全面綜合評價[6]。尤其是在國有石油化工工程企業大力推進公開招標采購的大環境下，更需要做好中標供應商評審、供應商考察及執行狀況評價管理，動態維護供應商數據庫，并建立供應商項目過程評價和信息反饋機制，從而實現在實施階段中淘汰履約能力差、設備性能不符合要求、服務差的供應商，確保中標供應商的供貨產品質量及供貨進度。

實施階段中，采購計劃管理相關人員不僅要關注供應商產品性能指標的滿足程度、交貨狀態、外購及分包要求及交貨進度安排等因素外，還要重點關注供應商質保體系和方案、質量控制計劃的合理性與可行性及運輸方案，從而保證供應商能夠按照采購計劃管理的規劃順利進行相關工作。

在設備材料制造階段，采購計劃管理也應高度重視質量檢驗相關工作的執行情況。目前，國內仍有部分供應商質量意識不強，部分監造單位“為了完成監造而監造”，這就要求在采購執行階段不斷完善質量管理體系，優選產品質量控制嚴格的供應商，加強設備、材料制造過程中的監造與檢驗，依照采購規劃階段制定的質量目標實行全過程控制、分級管理，嚴格執行ITP計劃，并加強監造分包商的管理。

3.2.5執行階段與業主之間的溝通協調也是必不可少的

采購計劃管理工作中要充分尊重業主意見，詳細了解EPC總承包合同中業主對物資采購的要求及規定。雖然業主已經將整個石油化工工程EPC項目管理工作委托給總承包公司，但對于項目投資效益、項目進度及項目建設中的風險而言，業主仍擁有著諸多重大問題的決策權。因此在執行階段采購計劃管理人員既有定期向業主提供項目采購管理策略執行情況分析報告的責任，同時也有對業主提出的意見及建議進行工作改進的義務。

3.3檢查階段

在檢查與控制階段，主要就是檢查物資采購執行是否按照計劃執行，是否達到了采購計劃的預計目標與效果。對于EPC項目中的采購計劃管理的檢查工作不僅要在EPC采購工作結束后，而且要在實施過程中不同階段進行階段性效果分析。正如當代PDCA管理循環理論中對檢查階段的4C管理（檢查、溝通、清理、控制）要求，采購計劃管理在檢查階段也需要發揮其作用。

（1）檢查

石油化工EPC項目的物資采購不是簡單的通過公開招標、詢比價等采購方式比質比價的購買到工程項目所需的設備與材料，而是追求從工程設計、現場施工、采購實施等各方面多環節綜合考慮爭取在保證質量要求的前提下實現成本最低及效益最大化。這就要求石油化工工程EPC項目采購計劃管理相關人員在單項物資采購或階段性物資采購結束后，對物資采購、施工進展、設計變化、物資使用、成本核算、工程計量等每一個環節結合計劃階段所制定的策劃進行經濟效益、執行狀況、存在問題等進行檢查。

（2）溝通

采購計劃管理人員根據檢查結果形成總結及匯報材料，并定期同業主、設計、施工等歸口管理部門或相關負責人員進行溝通，以便于EPC項目設計、采購、施工與業主及時根據采購執行階段所體現的問題及時做到處理與調整。

（3）清理

根據階段性檢查結果，石油化工EPC項目采購計劃管理人員要協同項目各環節責任部門要做好問題分析及問題處理，尤其是做好階段性采購計劃成本費用與實際成本費用及采購計劃進度與實際進度的差異的問題處理。

（4）控制

采購計劃管理責任人員通過分析與總結采購實施階段所反應出來的實際問題，協同項目各管理組實現采購質量的控制及采購進度的控制。

3.4處理階段

采購計劃是需要靠資源來保障的，沒有資源的采購計劃是沒有實際意義的。對于石油化工EPC項目的采購計劃管理來說，資源不僅僅指的是供應商資源、人力資源、技術資源等，每一階段、每一個項目采購管理經驗也是一個不可忽視的資源。采購計劃管理在處理階段通過檢查階段總結出的經驗改進不足，把經驗與教訓形成下階段的或下一個項目的管理重點注意點。

（1）具有指導意義的經驗與方法標準化

對于階段性或整體項目性的方法與經驗進行標準化推廣，保持固定成績，以便于后續階段或后續項目的推廣運用[7]。標準化是石油化工EPC項目的積累經驗的最好方式，是EPC項目采購計劃管理水平不斷提高的重要手段。

（2）對于暴露出來的問題不要規避而是要及時總結與處理

對于物資采購計劃管理環節出現的問題，不要怕暴露，而是要積極尋找問題、積極處理問題。在項目階段性工作完成后要及時總結，實現項目采購管理的滾動向前。在項目結束后，也要總結項目整體性的采購計劃管理問題，并制定整改措施，為后續EPC項目提供管理經驗與預警。存在的問題在一個項目循環中無法徹底解決的，要在下一個項目循環中特別關注，并不斷發現新問題解決新問題，如此循環處理，才能促進石油化工EPC項目采購計劃管理的工作的螺旋提升。

4石油化工EPC項目的采購計劃管理工作不是階段性工作，而是循環進行地持續性工作

PDCA循環質量管理理念之所以被廣泛推崇是因為其本質在于持續發展與改進，這也正切合了石油化工工程EPC項目的采購計劃管理的特點與作用。抓住采購管理工作的源頭——采購計劃管理工作，對EPC項目采購管理及采購實施質量進行嚴格的控制，是確保最終石油化工EPC項目質量的重要措施。通過把控石油化工工程EPC項目采購計劃管理，并把采購計劃管理持續作用在項目采購工作各階段，采購管理才能實現更強的控制性與預警性。全面的采購管理活動運轉，離不開相關管理工作的循環轉動，而采購計劃管理作為可以作用于EPC項目采購各環的管理活動，通過其對采購其他環節的糾偏監控及自身管理質量的持續改進，有效地提高了采購質量的持續發展，推動了EPC項目采購工作的有序、可控地循環進行，從而保證了EPC項目采購工作的質量。

5結束語

通過運用PDCA質量管理循環理論分析石油化工EPC項目采購計劃管理相關工作，可見采購計劃管理工作不僅貫穿于EPC項目建設的全過程也貫穿于石油化工工程類企業業務鏈條的循環發展。在石油化工EPC項目采購計劃管理工作中不斷總結經驗、完善制度，積極探討采購計劃管理工作的新思路、新方法，對提高石油化工工程EPC總承包項目采購管理水平與保證該類項目采購管理質量有著重要的意義。

參考文獻

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