“放管服”背景下高校試劑耗材采購平臺的管理與思考

邵靜 中國科學技術大學財務處

引言

近年來，國家陸續出臺文件為科研人員營造相對寬松自由的報銷環境以激發創新潛力，加速科技發展。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》提出要推進簡政放權、放管結合、優化服務，堅持“放管服”結合；2018年，國務院印發《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》提出進一步推進科技領域“放管服”改革，建立完善以信任為前提的科研管理機制。啟用試劑耗材采購平臺是落實“放管服”改革的一種新思路，一方面，由平臺專員對采購商品進行驗收、配送、報銷等工作，優化了服務，給科研人員“減負”；另一方面，試劑耗材采購平臺全流程電子化、透明化，規范了試劑耗材的采購行為，發揮了財務監管的職能。隨著試劑耗材采購平臺的迅速發展，越來越多的高校啟用平臺進行采購管理。例如，2017年，暨南大學發布了《關于啟用暨南大學低值易耗品采購平臺的通知》，南方醫科大學發布了《關于“喀斯瑪商城”試劑耗材采購財務報銷有關事項的通知》；2019年，華南農業大學發布了《關于教學科研材料、低值品、易耗品電商平臺上線的通知》；2020年，中國科學技術大學發布了《關于進一步加強試劑和耗材采購管理有關事項的通知》，中南民族大學發布了《關于正式啟動喀斯瑪商城采購科研所需物資的通知》。高校通過啟用試劑耗材采購平臺減輕了科研人員的財務報銷負擔，落實了“放管服”改革。

一、高校試劑耗材采購方式

高校采購業務具有普遍性，在財務報銷業務中占據較大比例，是進行科研活動必不可少的環節之一。同時，采購業務具有重要性，是內控管理、審計監察的重點關注對象之一。加強采購管理對保證經費合理有效使用、科研活動順利進行具有重要的作用，為此高校也制定了一系列管理條例以保證采購業務合規化，例如，在采購業務進行前需履行申請審批手續，科研人員在采購前登陸采購系統中填寫包含商品信息、經費來源、采購方式等信息的采購申請單，經過各部門層層審批通過后方可購買；對于超過一定金額的采購業務需簽訂購銷合同，以法律形式確保科研經費的安全使用；辦公設備和辦公家具需要按照數量、價格、使用年限等標準配置；符合固定資產登記標準的資產要填寫固定資產登記單，并確定資產領用人以便于資產后續管理。

多數高校還針對試劑耗材采購業務制定了專門的管理條例。鑒于試劑耗材的采購業務細小瑣碎，采購次數頻繁且涉及金額較小，如果事事審批，那么需要耗費科研人員大量的時間精力去填寫各類采購申請，在審批流程上花費了過長的時間，耽誤科研活動的正常進行。為積極響應“放管服”改革，為科研人員“減負”，高校優化試劑耗材采購業務流程，將事前審核制改為科研人員承諾采購商品是用于科研的承諾制，通過適當簡化采購流程，兼顧了監管的謹慎性和操作的靈活性。試劑耗材原則上應通過中央國家機關政府采購電子賣場和高校公開招標的試劑耗材采購平臺采購，或者通過其他線上平臺采購，特殊情況下需要申請線下采購的商品，在審批通過后據實報銷。

二、高校試劑耗材采購平臺操作流程

試劑耗材采購平臺的操作流程與其他線上平臺類似，但在其他線上平臺的基礎上增加了平臺審核、平臺驗收、平臺報銷等環節，而且在用戶登錄、訂單結算、發票開具的環節上與其他線上平臺的操作略有區別。采購平臺的操作流程體現了平臺的嚴謹性和便捷性，為方便用戶購買商品、科研經費的合理使用，以及后續的財務報銷奠定了基礎，見圖1。

圖1 高校試劑耗材采購平臺操作流程圖

（一）用戶登錄

與其他線上平臺匿名登錄不同，試劑耗材采購平臺需要用戶實名制登錄，而且采購平臺要準確且快速地認證用戶的身份信息，實現平臺與用戶身份信息的關聯。有的高校會事先為每位科研人員分配好用戶名（例如：高校+工號），科研人員再使用分配好的用戶名登錄采購平臺，有的高校會讓科研人員先用校內身份登陸高校的信息系統，再從高校信息系統點擊進入采購平臺。采購平臺通過與簽約高校人員庫對接，驗證用戶身份的真實性，以方便后續訂單結算與財務報銷的順利進行。

（二）商品選購

與其他線上平臺操作類似，在采購平臺上用戶通過搜索商品名稱或者廠商名稱選購商品，通過查看商品詳情判斷商品是否滿足科研需求，最后將選購好的商品加入購物車等待訂單結算。

（三）訂單結算

采購平臺上用于訂單結算的不是貨幣資金，而是科研經費。采購平臺通過與簽約高校財務系統對接，判斷出用戶輸入的用于結算的經費卡號是否正確、是否有權使用，以及經費余額是否充足。如果平臺判斷通過，則凍結經費卡上相應金額的經費并提示訂單結算成功，反之則提示無法完成交易，平臺將把訂單返還給用戶修改直至結算成功。

（四）平臺審核

一般線上平臺會將結算完成的訂單提交給廠商處理，但是在采購平臺上，結算完成的訂單還需要平臺專員審核，審核通過的訂單將提交給廠商處理，審核未通過的訂單將返還給用戶修改。增加平臺專員審核的環節可以提高后續財務報銷的準確性，通過將審核環節前置達到事半功倍的效果。

（五）發票開具

廠商收到平臺發送的結算完成的訂單后，將為訂單開具發票用于后續財務報銷。為確保發票的真實性和準確性，廠商需按照實際購買的商品名目、單價、數量開具發票，發票的抬頭默認是高校的名稱，如果廠商無法在發票上列明所有購買的商品，那么需要再出具一份購貨清單以補充信息。

（六）廠商發貨

與其他線上平臺操作類似，廠商收到平臺發送的結算完成的訂單并開具發票后，將有序安排商品發貨，將商品運送給用戶。

（七）平臺驗收

一般線上平臺會將商品直接配送給用戶，但是在采購平臺上，商品在配送給用戶前先由平臺專員驗收，平臺專門在高校內設立“驗貨處”進行到貨商品的驗收，對商品的質量、數量、包裝等狀態進行檢驗，平臺驗收后將聯系用戶進行配送。增加平臺驗收的環節不僅可以確保用戶收到質量完好、數量準確的商品，而且加強了商品驗收的管理。

（八）用戶收貨

與其他線上平臺操作類似，平臺專員驗收后，將聯系用戶在約定的時間段送貨。對于需要安裝的商品，平臺專員將安排廠商的安裝人員在約定的時間段上門服務，確保商品的正常使用。

（九）平臺報銷

平臺專員定期將已完成的訂單生成財務報銷單，再進行財務報銷。在報銷完成后，廠商收到高校匯出的貨款，科研人員在訂單結算環節被凍結的經費轉為實際支出費用，從經費卡中扣減。

三、高校試劑耗材采購平臺的優點

（一）平臺對廠商監管嚴格

隨著近年來試劑耗材采購平臺不斷發展完善，吸引了大量優質廠商入駐平臺，平臺對申請入駐的廠商的審核也更加嚴格，以保證售賣商品來源正規可靠，無假冒偽劣產品。不僅如此，廠商入駐后，平臺繼續履行監管工作，確保采購流程的規范化，并且商品價格優惠不高于其他正規購買渠道。通過平臺的嚴格監管，節約了科研人員用于篩選廠商的時間，提高了經費使用效率。

（二）平臺服務細致全面

科研人員只需完成商品選購和訂單結算，之后的驗收、配送、報銷等工作均由平臺專員完成。在高校啟用平臺之前，科研人員需要獨立完成這些工作，現在只需登錄平臺采購與結算，后續工作可以移交給平臺完成。平臺細致全面的服務極大地減輕科研人員財務報銷負擔。

（三）訂單結算流程優化

在高校啟用平臺之前，科研人員都是用貨幣資金結算訂單，一般是使用公務卡支付，或者通過辦理借款業務向廠商對公轉賬支付貨款，然而公務卡支付有還款時間限制，對公轉賬又需要辦理借款業務，可能會延遲廠商收到貨款的時間，影響采購進度，給科研人員帶來極大的困擾。而在平臺中可以通過科研經費結算解決這一難題。由于平臺已與高校財務系統完成對接，科研人員可以直接輸入經費卡號用于結算，結算后平臺將凍結經費卡上相應金額的經費以免挪作他用，并把訂單發送給廠商，由廠商安排發貨。如果后期訂單取消、退貨，預凍結的經費將自動解凍。平臺通過對訂單結算流程優化，提高了結算的靈活性和便捷性。

（四）加強經費使用管理和財務風險防控

為避免只有發票作為報銷憑據無法確保采購業務真實性的情況發生，平臺通過對全流程電子化，實現了采購業務全程記錄，步步留痕，發揮了經費使用過程中財務監管的職能。并且平臺作為獨立的第三方機構，杜絕了虛假交易等套用科研經費情況發生的可能性，不僅證明了采購業務的真實可靠，而且確保了經費的合理使用，降低了經費使用過程中的財務風險。

四、高校試劑耗材采購平臺在實際中遇到的問題

（一）平臺購買的商品無法即刻送達

試劑耗材采購平臺操作便捷，特別適用于計劃性采購或者批量采購。但是對于零星的急需商品，平臺因為物流運輸時間限制而無法即刻送達，物流的延遲會影響急需商品的使用，所以對于急需商品，科研人員常常會在線下采購。近年來，線下采購發展迅速服務完善，線下采購不僅可以快速結算即刻送貨，而且會匹配線上平臺報價并保證商品質量，這些服務吸引了不少科研人員在采購急需商品時選擇線下采購。

（二）平臺出售特殊商品的廠商有限

試劑耗材采購平臺的商品品類齊全，可以滿足絕大部分科研需求。但是對于特殊商品，例如實驗用的試劑，出于嚴謹性和實驗一貫性考慮，需要在實驗中使用同一廠商的試劑以規避不同廠商生產的試劑存在的差異，而平臺出售特殊商品的廠商有限，所以這種情況下科研人員難以在平臺上采購。

（三）平臺報銷及時性問題

平臺為高校科研人員提供試劑耗材采購服務，商品銷量多且經濟業務復雜，難以及時報銷。通常平臺專員是定期（例如月結）進行財務報銷。如果報銷順利則報銷完成與實際購買的時間間隔較短，反之則因為要補充報銷材料，導致報銷完成與實際購買的時間間隔延長。報銷完成與實際購買時間的錯位，影響了經費執行率的統計。對于經費結題等需要緊急報銷的業務，科研人員需要及時查看網上報銷進程，聯系平臺專員加急處理或者向平臺申請自行報銷，增加了科研人員的財務工作量。

（四）報銷單質量問題

由于財務制度繁復，報銷單出現問題的概率較高。而平臺生成的報銷單匯總了廠商一段時間的總銷量，可能涉及多項經濟業務，以及多張經費卡拼卡結算的情況，如果其中任何環節出現問題，整份報銷單都將無法報銷。而且，出現問題后平臺專員需要聯系科研人員協助解決報銷事項，報銷與實際購買時間間隔過長，增加了報銷難度。

五、高校試劑耗材采購平臺改進方案

（一）增加平臺中本地廠商的比例，提高送達速度

隨著物流行業的迅速發展與不斷提速，線上平臺的商品送達速度越來越快，例如：天貓超市的“半日達”、京東的“隔日達”，甚至達到了媲美線下采購的送達速度。通過增加平臺中本地廠商的比例，可以縮短商品運輸時間，增加平臺采購的靈活性、便捷性，避免因為平臺運輸時間過長而延誤科研需求的情況發生。

（二）吸引更多的優質廠商入駐平臺

平臺需要吸引更多的廠商入駐平臺，特別是吸引科研人員長期合作的優質廠商，這不僅能讓科研人員在平臺上購買到所需商品，而且增加了購買時商品的選擇性，平臺中廠商之間的良性競爭使得商品物美價廉，進一步節約了科研經費。但需要注意的是，大量廠商的入駐也加大了平臺監管工作的難度，一方面平臺需要嚴格控制廠商售賣商品的品質和價格，避免出現假冒偽劣和價格高昂的情況；另一方面平臺需要督促廠商完善售后服務，保障科研人員退換貨、質保等配套服務，減少科研人員的后顧之憂。此外，平臺還需要確保廠商投訴渠道通暢，平臺客服可以快速應答、處理問題，對不良廠商及時采取有效的監管措施，保證平臺更好地為科研人員服務。

（三）按照業務類型制作報銷單，提高平臺報銷及時性

由于平臺銷量多且經濟業務復雜，平臺專員一般定期匯總每個廠商的銷量后生成對應的財務報銷單進行報銷。按照同一廠商制作報銷單可以保證一份報銷單只支付給一個廠商貨款，避免轉賬錯誤的情況發生，提高報銷成功率，但是這種分類方法也會帶來許多問題，比如當期銷量多的廠商生成的報銷單可能會非常復雜，常常因為各類財務問題而無法順利報銷。而如果把當期銷量大的廠商按照辦公費、材料費、設備費等業務類型再度細分，將同一類型的業務制作成一份報銷單，就可以把一份復雜的報銷單拆分成多份簡單的單據報銷，這樣有助于加快報銷進程，提高平臺報銷及時性。

（四）對平臺專員定期財務培訓，提高報銷單質量

目前平臺報銷單完成質量主要依靠科研人員財務判斷以及平臺審核，但是財務規則繁復，還需提高平臺審核的財務專業性以減少報銷時出現問題單的概率，從而盡可能早地發現問題，從源頭著手減少問題單出現的概率。由此看來，對平臺專員進行定期財務培訓必不可少，通過財務培訓幫助平臺專員了解最新的財務制度，熟悉財務報銷中容易忽略或者遺漏的地方，掌握更加專業的財務技能，從而在訂單審核環節中發揮更有力的作用。通過對平臺專員定期開展財務培訓，可以有效提高報銷單質量，減輕科研人員的財務報銷負擔。

結語

高校啟用試劑耗材采購平臺是落實“放管服”改革的一種新思路。近年來，越來越多的高校啟用采購平臺以優化服務、方便經費管理和風險防控。然而，當前采購平臺也存在著一些不足之處，后續可從加快物流速度、增加廠商容量，提升報銷單質量等方面優化，以提高采購平臺的接受度和使用率，在落實“放管服”改革中發揮更大的作用。