試論基層醫院檔案信息化建設

摘 要：數字時代信息社會，信息化發展已與各行各業發展深度融合。一場新冠肺炎肆虐全球之際，更加凸顯信息化建設在疾控、醫療、護理等領域的重要作用。與此同時，醫療機構檔案信息化作為信息化建設的重要一環，作用也日益凸顯。目前，我國大中型醫療機構檔案信息化建設起步早，發展較成熟，但基層醫院受到多種因素影響檔案信息化建設普遍滯后，嚴重阻塞我國醫療衛生事業檔案信息化發展的最后一公里。本文就基層醫院如何開展檔案信息化建設進行討論分析。

關鍵詞：基層醫院；檔案信息化；共享資源體系建設

中圖分類號：G270.0文獻標識碼：Ａ 文章編號：１００９ — ２２３４（２０22）１2 — ０11３ — ０4

信息化技術的發展，推進了醫療機構的管理、診療、康復、服務、科研等各領域管理手段的變革，使醫療機構的運轉更加高效、綠色、便捷，互聯互通作用更加凸顯。檔案信息化作為醫療機構信息化發展中的最后一環，在醫院管理，病人信息管理、病例信息管理等方面都發揮了重要作用。我國醫療衛生系統檔案信息化建設啟動較早，但大中型醫療機構檔案信息化發展較為成熟，而基層醫院受到以下多種因素的影響檔案信息化普遍滯后，嚴重阻塞我國醫療檔案信息化發展的最后一公里。

一、基層醫院檔案管理突出問題

（一）基層醫院檔案信息化意識不足

一是基層醫療機構受限于發展理念等因素，著重于醫療救治業務的發展，由于檔案工作不能產生短期效益，對檔案信息化建設工作不重視，不能將檔案信息化建設納入全年業務目標中加以開展和推動。二是基層醫院檔案信息化人員缺乏工匠精神，認為檔案工作枯燥乏味，監督檢查不到位，主動降低了檔案錄入掃描等工作的質量，常常出現檔號編寫、組盤、分類、排序等錯誤。三是基層醫院在發展過程中，普遍將有限的資源向主要業務傾斜。對醫院檔案信息化認識不足，專業人員和資金、設備投入較少，使基層醫院檔案信息化發展質量較低，不能最大化發揮醫療檔案信息化管理高效、利用便利、存儲成本低等作用和優勢。

（二）基層醫院檔案資源體系意識不足

信息時代檔案的信息資源屬性越發凸顯。醫療檔案最為一類重要的信息資源，也應該受到廣泛關注。基層醫院信息化建設已經普遍推開，但醫院檔案信息化建設相對滯后，數字醫療檔案資源體系并未形成。主要原因是基層醫院檔案資源體系意識淡薄，將電子病例和電子檔案，以及數字化加工副本當做電子圖片看待，數字檔案產生之始并未賦予資源屬性，數字檔案成果不符合資源體系建設標準，導致基層醫院數字檔案價值被嚴重低估。

（三）基層醫院檔案制度落實不到位

一是基層醫院檔案相關制度制定不科學。一些基層醫療機構檔案管理水平低，根本原因是檔案制度不健全、缺失或者不科學。不能根據自身發展實際，制定切合本院實際需要，符合檔案管理各項法律法規、地方規章要求的制度體系。二是基層醫院檔案制度落實不到位。醫院檔案管理沒有按照制度標準規范執行，院內檔案在收集、整理、立卷、歸檔、保管、上架、接待利用等各個環節沒有落實檔案管理制度，造成制度虛設，不能發揮檔案管理制度優勢。

（四）基層醫院檔案人才配備不足

檔案管理技術含量較低，是較為普遍的錯誤觀念。受這種觀念的影響，有些基層醫療機構在配備檔案管理人員時，不考慮檔案專業要求、不能適應醫療檔案現代化管理的時代需要，沒有對檔案管理工作者適時開展業務培訓，人員新老斷層問題嚴重。在基層醫療機構，普遍存在檔案數據化、知識化要求高與人員專業水平低之間的矛盾。現存紙質醫療檔案數字化是趨勢，因此新時代基層醫院檔案工作者必須具備一定的專業檔案業務指導能力，能夠審計、跟蹤、處理醫院數字檔案室系統異常操作，以上都對基層醫院檔案室工作者專業水平提出更高要求。

二、基層醫院檔案信息化有何意義

（一）進一步拓寬“智慧醫療”覆蓋面

隨著“智慧醫療”建設的深入，作為面向人民群眾提供醫療服務最為密切的基層醫院，患者受眾面最廣，病例積累量巨大，是“智慧醫療”構建體系里非常重要的一環。“智慧醫療”背景下的檔案信息化建設，對基層醫院檔案信息化管理提出了更高的要求。傳統基層醫療檔案只注重保管，內生動力不足，看堆守攤、無過即功的想法偏重，不注重利用服務的模式急需轉型升級。檔案信息化為“智慧醫療”異地查檔、移動設備查檔、快速查檔的實現打下了堅實基礎。

（二）打破數字醫療檔案資源信息壁壘

在信息化飛速發展的今天，即使是信息化、智能化程度較高的大中型醫療機構，數字檔案資源依然不能很好的融通互聯，形成了一個個醫療檔案資源信息孤島。基層醫療機構規模普遍較小，信息化程度低，更應大力推進醫療檔案信息化，打破數字醫療檔案資源的信息壁壘，共建共享互聯互通醫療檔案信息資源將為基層醫療機構開拓更廣的發展空間。通過病例檔案資源共享，學習先進的醫療救治技術，為更廣大人民群眾的生命安全提供保障，也能大大縮減對大中型醫院資源的消耗和浪費。

（三）病例檔案管理進一步提速增效

病例檔案的信息化管理，能夠打通醫療科室與檔案室全生命流程，從病例資料的形成、收集，到救治結束病例資料歸檔、整理、立卷，全程自動化程度高，人力資源成本大大降低。病例檔案的日常管理和統計更加快捷，相較于紙質檔案的存儲更加安全，通過智能檢索系統病例檔案的查閱和利用效率能夠大大提高。

（四）筑牢“醫療大數據”資源基礎

如果把全體醫療檔案資源看作一個池塘，那么基層醫療機構檔案室則是匯入這個海量池塘的千千萬萬條支流。只有支流的水源不竭，池塘才能水源豐沛。做好基層醫院的檔案信息化工作正是在暢通醫療檔案資源池的終端支流，為“醫療大數據”的實現筑牢堅實基礎。在“醫療大數據”的基礎上，通過檔案學、管理學、統計學和概率論等多學科交叉研究手段，深入挖掘病例檔案資源，能夠為疑難雜癥的診療提供更多方案，積累更多經驗，為各大醫學院校、生物信息研究機構、醫學科研院所開展醫療基礎研究提供病例訓練集合，開展更加深入的醫學科研。

三、制約基層醫院檔案信息化發展主要因素

（一）基層醫院現存檔案數字化任務重

1．基層醫院原始紙質檔案存量巨大

隨著我國基層醫療事業的全面發展，產生了海量的醫療檔案，包括醫院事務管理檔案、病例檔案、財務檔案、人事檔案等。這些檔案多以紙質形式存儲，采用案卷級管理，積壓在檔案室內，數量巨大，開展檔案數字化的任務非常重。甚至有些由于檔案室保管條件不達標，導致保存時間較久的醫院檔案成為“檔案磚”，白白占用存儲資源，但已經不具備保存價值，無法開展檔案數字化加工。

2．基層醫院紙質檔案不規范

受限于早期基層醫院對檔案作用發揮認識不足，檔案工作者專業水平不高，以及檔案管理指導檢查制度不健全，督促檢查力度不足等歷史因素，基層醫療單位現存的紙質載體檔案在形成之初就存在不規范問題。有些檔案資料只注重保管，不考慮未來查檔利用，出現檔案要素收集不全，歸檔章加蓋不規范，檔號編制有不統一、重復、跳碼等現象，檔案裝訂、排序、立卷、上架不科學，導致醫院早期紙質檔案在數字化過程中出現困難。

3．基層醫院紙質檔案鑒定銷毀不規范

基層醫院早期紙質檔案的鑒定銷毀工作普遍存在問題。一是保守主義，完全不鑒定、不銷毀。主要原因在于不敢承擔鑒定銷毀責任，或者沒有檔案鑒定專業團隊支撐鑒定銷毀工作，導致大量沒有保管價值的醫院檔案搶占存儲資源。而有價值的醫院檔案卻因為保管不善，后期無法進行數字化加工。二是盲目主義，草率開展鑒定銷毀工作。在專業指導和專業力量不足，鑒定工作開展不充分的前提下，由于搬遷或者機構改革等客觀原因盲目開展銷毀工作，致使醫院檔案永久性丟失，不能開展數字化加工。

（二）基層醫院檔案管理軟硬件系統陳舊

1．基層醫院檔案管理軟件落后

醫療衛生系統管理軟件的改革進化幾乎與信息技術的發展是同步的。從以人工為主到半人工管理系統，再到全自動管理軟件，醫院管理系統的自動化、集成化程度越來越高。基層醫療系統的管理軟件更新相對滯后，多處在半人工管理水平，工作效率不高，而且軟件設計需求已經不能滿足新時代基層醫療機構各項業務的發展，存在歸檔模塊設計不科學、不符合新修訂《檔案法》以及醫療衛生行業檔案管理要求，歸檔后檔案標準不統一，質量不高等問題。

2．基層醫院信息化硬件設施陳舊

基層醫院檔案的信息化進程中，高度依賴于硬件基礎設施的建設水平。包括醫院數字檔案資源中心機房建設是否合規；隨著數字檔案資源數量的增長，是否能夠安全有效的進行擴容；系統以及網絡能否保障檔案數據在流轉過程中的信息安全；是否具備充足的檔案數據備份設施設備以及科學合理的備份策略；是否能夠及時應對突發的系統安全應急事件，這些因素都對基層醫院信息化的硬件提出較高的要求。目前，國內基層醫院的檔案信息化硬件配套往往不健全。

（三）基層醫院已有數字檔案質量不高

1．基層醫院已完成數字檔案標準不統一

基層醫院緊跟時代發展，大膽探索檔案數字化、智能化建設，取得了顯著的成果。但基層醫院在檔案數字化過程中，數字化成果的標準往往不統一，存在著存儲格式多樣，數字檔案元數據范圍不同、數字檔案管理系統不考慮擴容和互聯互通等問題，使跨醫院間的數字檔案資源的互通和共享成為了難題。

2．基層醫院已完成數字檔案質量較低

紙質檔案數字化成果的質量需要符合行業標準。但行業標準只能起到倡導和建議的作用，設定了數字化掃描的清晰度范圍。實際基層醫院在進行數字化加工的過程中，在掃描、著錄等方面多存在不達標現象，更有質檢流程虛化、弱化等現象普遍存在，數字化成果監督檢查制度并沒有得到有效落實，降低了基層醫院檔案數字化的整體水平，后期難以進行質量檢測和技術補救，只能重新進行加工，大大浪費人力和物力資源。

3．不同時期開展醫院檔案數字化建設成果不能共用

隨著信息技術的發展，基層醫院檔案數字化進程也在逐步升級。從初始的人工檢索軟件，到簡單的有全文檔案管理軟件，再進化到包含管理、查檔、利用、科研等全流程的數字檔案管理系統，直到現在的數字檔案室，智能化水平越來越高，檔案管理的效率大大提升。但是各個時期，醫院紙質檔案數字化成果由于標準不同，管理系統的封閉性，以及缺乏專業技術人員的融合加工，導致不同階段的檔案數字化成果無法有效共用和共享，甚至出現多套檔案管理系統被迫需同時運行和維護的情況，浪費人力資源的同時，失去了在一個檔案數據資源池中進行檢索的優勢。

（四）基層醫院檔案信息安全風險挑戰大

1．基層醫療機構從業人員信息安全意識不強

相較于紙質檔案的安全問題易于發現和處理，數字檔案資源的信息安全問題卻往往存在其隱秘性。諸如檔案管理人員權限劃分不科學，權責不配套，密鑰管理意識單薄，密鑰定期更新制度落實不到位，在數字檔案管理系統的管理過程中隨意使用移動存儲設備，電腦病毒在檔案管理系統中隱蔽存在，信息安全應急預案缺失，涉密存儲設施設備的管理不符合規定，涉密人員的管理不規范，涉密人員保密教育和保密協議簽訂等不合規等檔案信息安全隱患普遍存在。

2．基層醫療機構沒有信息安全防護設施設備

要保證數字檔案信息安全，配套硬件防護設施是必不可少的，基層醫療機構往往缺少這些硬件。保護檔案數據的絕對安全，需要開展異質備份、實時備份和異地備份等備份工作。數字檔案管理系統在網絡上運行過程中，也要加強網絡安全設施設備的建設。這些工作都對基層醫療機構在備份設備、網絡安全設備等方面提出了更高的硬件要求。

3．基層醫療機構不具備專業的信息安全保障團隊

檔案數據信息安全的保障除了需要依賴軟硬件設施設備，還需要專業技術團隊的支撐。基層醫院信息技術專業人才普遍短缺，外包信息安全服務團隊需要長期的資金保障，這些對基層醫院開展檔案信息化建設，保障數字檔案信息安全都產生了較大的挑戰，需要探索成本更低、保障效果更好的服務模式，來守住基層醫療機構的檔案信息安全底線。

四、基層醫院如何開展檔案信息化建設

（一）開展院藏檔案數字化攻堅行動

1．強化頂層設計，統籌構建檔案信息化標準

檔案數字化是檔案信息化、智能化建設的基石。但不能盲目地開展檔案數字化建設。之前必須做好頂層設計，保證基層醫療機構和各大醫療系統的數字檔案數據能夠互聯互通。醫療衛生行政管理部門要針對醫療衛生系統檔案信息化建設開展深入的調查研究，強化頂層設計之“長”，避免重復建設之“短”。科學統一建設標準，精準對接區域平臺、對接各大公共服務平臺，做到事半功倍，避免重復建設，節約人力、財力、物力建設成本。

2．打造經濟適用基層醫療機構的檔案信息化機房范本

基層醫療機構建設高水平“造價高昂”的數字檔案中心機房不符合現實情況。那么怎么破除基層醫院硬件設施難完備這個障礙呢，筆者認為要打造更加經濟適用、小而精、小而專的數字化機房范本。由信息化建設走在前列的基層醫院主辦，醫療衛生管理部門協調，同國內符合網絡安全要求的設施設備廠商合作，針對基層醫院現實需要，量身定制檔案信息化機房。按照創新引領，試點先行的原則，打造基層醫療機構檔案信息化機房范本，經過試運行檢驗、修改、升級后，形成一套成熟的基層醫療機構檔案信息化機房運行模板，在區域內進行推廣使用，大大降低基層醫院的技術壓力和經費壓力。

3．多渠道創新開展院藏紙質檔案的數字化建設

針對基層醫療機構人員緊缺與院藏大量紙質檔案數字化建設難的主要矛盾，要解放思想、積極探索多種渠道創新開展現存紙質檔案數字化工作。探索“自主加工+外包服務+院校共建”相結合的方式，搭建共建、共享平臺，大幅提高數字化加工效率，全力克服基層醫院院藏紙質檔案數字化建設時間緊、任務重、人手缺的難題。

4．筑牢醫院檔案信息安全保護屏障

始終堅持安全為第一要務，進行科學管理。基層醫療機構要科學制定檔案信息安全制度體系，嚴格落實各項安全保密制度要求。對數字化加工場所、設備、人員安全保密進行管理，對加工過程中檔案流轉程序進行規范，提高處理突發事件的能力，使檔案數字化建設工作有章可循。采用總量備份與增量備份同步，手動備份與自動備份同步，同質備份與異質備份同步，探索開展重要醫療檔案數字資源異地備份工作，從時間、空間和技術手段三方面確保檔案實體和信息安全可用。

（二）科學定制電子病例電子檔案全周期系統

1．深入調研醫院業務流轉需求，定制檔案管理軟件

文件歸檔是文件生命周期的末端。基層醫院要開發建設檔案管理軟件不能孤立、封閉的開發，更不能閉門造車。要充分調查研究醫院各醫療業務、行政管理等科室的文件資料流轉需求，撰寫成熟的需求調研報告，充分結合研究成果，定制適合基層醫院的檔案信息化管理系統。全流程模塊化管理能夠大大推動終端業務科室的歸檔管理更加規范、更加專業，也能夠降低檔案管理人員的管理壓力，發揮文件全流程全周期管理的高集約化、高自動化的最大優勢。

2．合理分配全生命周期角色訪問權限

要切實將推進基層醫院檔案信息化與醫院管理信息化深入融合。制定醫生、護士、患者、行政管理人員、后勤保障人員、檔案管理人員在文件全生命周期管理系統中的角色和權力分配。堅持安全第一原則，做到權責統一，不能超額分配權力，也不能使權責分配不到位，要同時保證全生命周期自動化運行的有序暢通，和文件檔案資料的全程留痕和信息安全。

（三）夯實醫院間數字檔案資源共享平臺建設

1．打造醫院間互聯互通協議和接口

基層醫院檔案數字化、信息化建設不是終點。要在數字化建設之初就要全面考慮醫院間的檔案資源互聯互通接口預留問題，制定數字化標準協議，要求各醫療衛生機構在統一協議的框架下開展數字化、信息化建設工作。在基本實現信息化的基礎上，暢通醫院間的開放接口，在安全可控的基礎上，對可開放醫療檔案開展資源共享。

2．建設區域性醫院間檔案資源共享平臺網絡

探索由醫療衛生管理部門牽頭，各大中小型醫療機構、疾控機構、康養機構多方共建的區域融通的醫療衛生機構間的專用互聯網絡建設，打造去中心化、分布式的醫療檔案信息資源網絡結構，使有價值的檔案信息能夠在網絡上暢通運行，保證醫療檔案信息在網絡上的準確、完整、高效、安全流轉，徹底打破醫院間的信息孤島，讓線上診療、線上查檔、線上醫療科研成為現實，充分發揮信息資源共享的最大優勢，促使醫療信息資源產生最大收益。

3．主動融入多元化便民醫療檔案服務平臺

醫療檔案的信息化建設，要緊緊圍繞以人民為中心這一發展理念。醫院間的互聯互通和資源共享，是為了向人民群眾提供更好的醫療衛生服務。基層醫療機構要提高政治站位，強化為人民服務的意識，合理謀劃盈利與公益事業的平衡，主動服務，融入多元化的便民醫療檔案服務平臺，探索開展線上查檔、移動設備APP、小程序查檔、異地查檔等醫療服務，主動融入地區社會公共服務“一網通辦”體系，進一步發揮醫療衛生事業的服務屬性。

〔參 考 文 獻〕

［1］鐘巧琴.云時代醫院檔案信息化發展面臨的挑戰［J］.蘭臺世界，2017（20）：3.

［2］戴月.醫院檔案信息化建設存在的問題與策略探析［J］.蘭臺內外，2019（15）：3.

［3］路倩.醫院檔案信息化管理工作探析［J］. 蘭臺世界，2021（09）：3.

［4］李淑春.醫院檔案信息化管理初探［J］.蘭臺世界，2016（S1）：1.

［5］丁希毅.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用研究［J］.蘭臺內外，2020（10）：2.

〔責任編輯：楊 赫〕

收稿日期：２０22 — １2 — 12

作者簡介：魏小林（1986—），女（錫伯族），黑龍江富裕人，副主任（館員），研究方向：檔案學。