供應鏈訂單結算數智化實現方法研究

程建寧 王靜 徐芳瑜

【摘要】中國移動通信集團某公司在供應鏈系統協同方面，已經實現與供應商采購、下單、物流等業務環節的高效協同和信息共享，但在供應商結算付款方面仍存在手段傳統、效率不高等情況，影響了供應鏈協同效果。本文對該公司現狀與問題進行了分析，提出通過供應鏈訂單結算場景標準化、流程電子化、單據無紙化、審核智能化等四大舉措的思路和方法，將IPA（智能化流程機器人）等新技術運用于供應鏈付款結算流程，搭建訂單結算全流程數智化機器人，增強供應鏈系統整體效能。

【關鍵詞】供應鏈；訂單結算；數智化；實現方法

國家“十四五”規劃提出，加快數字化發展，建設數字中國，全力推動企業數字化轉型。近年來，區塊鏈、大數據、IPA（智能化流程機器人）、AI（人工智能）、OCR（文字識別）等信息技術發展迅猛，越來越多的新技術運用到供應鏈領域，推動供應鏈管理能力不斷增強。

中國移動通信集團在“十四五”發展規劃指出，要推動數智化技術在生產運營全領域全環節的應用，加強精益化管理，助力企業提質增效。中國移動通信集團某公司（以下簡稱“公司”）積極響應集團發展戰略，經過多年的建設和管理提升，在供應商協同生態建設方面，提高供應鏈信息化水平，系統實現了與供應商采購、下單、物流等業務環節的高效協同、信息共享，但在供應商結算付款方面仍存諸多管理難點和痛點，影響了供應鏈協同效率和效果，亟需盡快疏通堵點，進一步增強協同效能。

現狀與問題

目前公司供應鏈協同方面，尤其是在合同訂單結算和付款環節仍然存在一些問題，主要表現為報賬機制優化不足、報賬資源存在浪費情況以及報賬付款流程過度依賴人工操作，結算付款效率較低，影響了供應鏈協同整體效果。

結算場景標準化不足。訂單結算相關的合同付款條款格式化、結構化不足，報賬所需資料清單未實現標準化，報賬付款電子化和自動化基礎薄弱。

結算流程電子化不夠。公司建有供應商協同門戶，但報賬交互在線化程度不足。尚未實現需求、采購、供應、使用全流程系統貫通，系統間數據共享能力不足，存在無法實時在線對賬、資金支付預算難控制等問題。

結算資料管理手段原始。各合同條款中對各結算資料的要求未進行體系化規整結算資料以紙質為主，整體運作成本高且效率低，電子簽章、電子簽名、電子發票、IPA等新技術和新應用使用不充分。

結算審核智能化低。公司報賬系統與合同系統尚未打通接口，報賬流程各環節審核人員無法實時、高效地獲取合同結算條款信息，結算資料完整性、真實性審核主要依靠人工，費時費力，審核難度大、審核強度高，影響報賬單據的審核質量。

思路與方法

上述問題嚴重影響了合同及訂單的結算和報賬工作效率，報賬付款周期較長，一定程度上影響了中國移動企業和品牌形象。同時，低效的人工報賬模式增加了報賬雙方的溝通成本和管理成本，加大了社會總交易成本，供應鏈總體效能受限，亟待通過數字化和智慧化的方式解決，達到提速增效的目的。

在對公司現有供應鏈系統（S C M）、電子招標采購系統（ES）、計劃建設管理系統（PMS）、ERP系統、合同管理系統、報賬系統等相關系統流程和功能進行全面評估，以及對存在的短板痛點認真分析的基礎上，公司供應鏈管理部門提出構建基于IPA技術的供應鏈訂單結算智能化的總體目標，打造供應鏈訂單結算全流程數智化機器人，推動訂單結算由人工向全流程數字化和智能化模式轉變。基于供應商采購訂單結算付款場景，梳理和整合供應鏈、報賬、ERP、合同、PMS等系統流程與數據，運用區塊鏈、IPA、電子印章、增值稅電子發票管理等技術，通過供應鏈訂單結算場景標準化、流程電子化、單據無紙化、審核智能化等四大舉措，打造供應鏈訂單結算全流程數智化機器人，增強供應鏈系統整體效能。如圖1所示。

場景標準化

影響訂單報賬最根本的原因之一是合同付款條款標準化程度不高，不利于系統自動處理。故此，首先要優化合同條款，提出結構化訂單結算的要求，梳理各類訂單的付款場景，明確各類場景訂單常規結算流程和特殊結算場景的處理方式，通過場景策略固化和系統功能支撐，在防范支付風險的基礎上，實現付款全流程在線化，縮短付款周期。

1.構建付款場景樣本庫。按照工程、貨物和服務等不同的合同類型，從付款類型、付款條件、付款比例、付款資料要求等進行標準場景梳理，搭建訂單付款場景樣本庫。對近三年共計約600余份合同的付款類型進行了整理和分析，梳理出28種典型付款場景，形成了付款場景樣本庫。如圖2所示。

2.付款要素系統結構化。在付款場景梳理成果的基礎上，提取各類付款要素，包括付款方式、付款比例、報賬條件、付款資料、付款資料觸發條件、履約金繳退條件和方式等，將合同付款要素結構化，開發合同付款要素結構化工具，為后續訂單結算全流程電子化打下基礎。

具體實施流程如下：管理員維護各類場景合同付款模板 -> 將合同付款條款本文導入 -> 管理員隨機或指定整理人 -> 整理人比對付款要素 -> 保存合同付款要素。如若發現無適合模板，支持通知管理員新增模板。

3.合同結算標準化。按照新簽合同、存量合同分類制定處理方案，逐個匹配合同結算場景，特殊結算形式的合同暫時不做標準化處理，按照原有流程執行。對于新簽訂合同結算場景標準化，新增付款要素結構化功能，新簽的采購合同在維護采購結果時，要求采購經理明確付款要求，選擇相應付款模板，并結構化至系統中。對于存量合同，采用1+1備份梳理和采購經理審核方式，將付款要素信息整理初始化入系統中，確保存量掛賬合同均實現付款要求的結構化。

合同結算標準化是全流程訂單報賬數智化的基礎工作，存量合同分兩個階段進行梳理，將開展梳理工作的第一天設為D日。第一階段：提取截止D日前存量已列賬合同開展梳理工作。第二階段：提取D日至上線當天的存量合同，確保一階段梳理后增量新增的合同結構化的全覆蓋。

單據無紙化

公司目前結算資料管理手段較為原始，各類單據資料多以紙質為主，電子簽章等新技術暫未開始應用，報賬單據無紙化要求迫在眉睫。擬通過資料整合規范化、資料流程線上化、推進電子簽章全面應用等舉措進行改善。

1.資料整合規范化。協同合同業務相關方，對付款資料整合、分類，明確各類付款資料命名規范、責任部門、提供方式、出具條件、簽章要求等，做到各類付款資料規范、合規、便捷、高效開具。根據業務需求，制定一套文件命名規則，形成標準統一的文件類型名稱庫；根據各階段報賬所需材料，對材料模板內容、格式等進行研究、確認，最終形成面向各個環節應用的標準化模板。以各部門職責為依據，對報賬所需的標準化模板進行職責界定，構建模板管理權責矩陣，確保責任清晰化。如圖3所示。

目前除到貨證明、采購訂單外，其他付款資料均為線下出具、紙質文檔，沒有合規、閉環的復核體系，存在合規和審計風險，同時也是全面在線化的攔路虎，須投入精力加以解決。通過類別規整，對內外部資料分階段進行流程在線化梳理，推進標準資料全面在線化。

2.資料流程線上化。明確現已具備在線條件的各類付款資料的電子化實施方案，通過付款資料系統流程在線化，徹底解決付款資料來源不統一、格式不規范、審核有風險等問題。協同法務部門，推進全省各級組織、各供應商的電子簽章認證，實現各類結算資料由紙質單據為主向電子單據為主的“無紙化”轉變，推動報賬付款資料綠色、環保、節能、高效。拉通業務全流程，從階段維度梳理目前付款資料類別，明確資料來源、資料開具部門和單位，推進付款資料在線化。

針對企業內部資料，與資料開具單位規范資料系統生成流程及規范。針對外部資料，推動供應商進行業務線上協同，通過信息化流程驅動供應商付款資料在線化，如付款申請單、電子發票等。

3.推進電子簽章全面應用。協同法務部門，推進全省各級組織、各供應商的電子簽章認證，實現各類報賬依據性資料由紙質單據為主向電子單據為主的“無紙化”轉變，推動報賬付款資料綠色、環保、節能、高效。

對于報賬所需的資料清單仍需手工簽字、簽章的資料，可通過在全流程結算資料清單中全面應用電子簽章、電子簽名等新技術，推進公司內部各部門、地市分公司實現電子簽章全面應用，提升雙方簽字、蓋章流程效率，提升公司內協同效率。經梳理，可以應用電子簽章的單據包括：設備運行穩定報告、終驗證明、初驗證書、割接上線報告等。上述單據使用電子簽章后推送供應商，由供應商辦理在線電子簽章手續，減少線下人為等待時間，提升雙方流程效率。

流程電子化

基于采購訂單結算場景化管理需求，整合供應鏈系統、報賬系統、ERP系統、合同系統、工程建設系統等業務流程和業務數據，充分運用電子印章、電子簽名，打造一個供應鏈訂單結算全流程數智化機器人，增強供應商一站式自助報賬體驗，提升審核準確性和效率。

1.在線自動對賬。搭建在線對賬機器人，依托結構化采購付款條款，基于業務需求與預設規則，自動完成一系列數據查驗、匯總、稽核、預警等操作，生成臺賬、看板或報告，實現全流程自動采集、實時清洗、智能匹配、自動關聯、自動對賬、風險監測等相關場景應用。建設對賬可視化看板，可視化采購訂單付款資料準備情況、資金計劃申報情況、報賬結算付款情況，輔助供應商、采購人員、財務人員高效處理定期查賬、對賬等工作，提升對賬效率，降低操作風險。構建業務風險監控機制，建立關鍵指標風控庫，實現對采購訂單執行、付款資料準備、資金計劃申報、報賬金額申報等異常動態監控預警，實現一站式風險預警，閉環跟進報賬全流程合規。形成數據采集與清洗能力，抽取報賬系統、ERP、PMS、供應鏈、電子檔案等關聯系統數據，基于結構化付款條款，實現業務數據智能匹配、自動關聯。

2.資金計劃智能填報。依托訂單結算全流程數智化平臺，基于自動對賬結果，針對滿足結算條件的合同，系統自動觸發資金計劃填寫、協同待辦，實現資金計劃申報流程由人工輸入、人工核驗，轉化為系統整合數據后自動填單，自動檢查。對于在線對賬結果，對符合條件的合同實現資金計劃申報自動提醒、自動填單，“傻瓜式、自助式”操作體驗，降低供應商學習成本，降低運維支撐壓力。開展稽核自動化，依據填報策略、預警策略及預設校驗規則，通過比對稽核，實現對資金計劃填報信息的真實、準確、可靠性校驗，預警風險前臺化提醒，提高資金計劃填報準確性。另外，還可建設一站可視化看板，基于合同維度，提供可視化看板，實現付款條件、付款情況、報賬條件等一站可視化看板，并嵌入業務待辦、提醒等，助力供應商精準開票。

3.一紙清單式自助報賬。依托訂單結算全流程數智化平臺，實現報賬申請單由人工輸入、人工核驗，轉化為系統整合數據后自動填單，自動檢查，一紙清單式自助報賬。基于審定資金計劃，實現報賬單中的合同、訂單、金額等信息、數據的自動填充。

通過OCR識別發票真偽，確保金額準確；提供在線開票服務，推進發票電子化。基于結構化付款資料及管控策略，實現各類付款資料自動調取填充，自動輸出一紙資料清單，確保報賬信息的完整性、準確性、真實性、合規性。實現報賬填報智能管控，與負面行為數據銜接，并針對存在負面行為等供應商進行報賬管控。

建立報賬策略管控機制，支持通過合同、月份等方式限制或鼓勵供應商報賬次數。報賬填報時，利用IPA技術，實現報賬單、發票、結算材料等信息真實、準確、可靠性稽核，如付款賬號與合同簽訂賬戶不一致問題、付款資料是否真實有效的問題等。

報賬全流程進展可視，整合合同訂單所有單據，包括資金計劃單、報賬申請單等，支持一鍵獲取報賬全過程流程節點信息，實時呈現進度節點。開發訂閱與推送功能，基于合同、訂單、報賬單等緯度訂閱信息，訂閱后相關合同、訂單、報賬單等進展推送主動推送方式通知到用戶。

4.付款單據電子化檔案管理。在結算資料檔案電子化管理方面，供應鏈系統與電子檔案系統對接，獲取全量報賬電子檔案，整合報賬全流程報告數據，統一納入本地系統集中管理，實現結算單據檔案由“紙質單據為主”向“電子單據為主”“無紙化”轉變，促進綠色、節能，可控、可查、不可篡改。還可以配置檔號規則，系統可按配置好的編號規則，為電子檔案自動生成檔號、自動編目，實現結算檔案電子化自動管理。開發一鍵檢索查閱功能，由用戶自定義索引結構（索引庫）、外掛詞庫、物理跨庫及全文目錄組配檢索配合條目檢索及全文檢索，同時提供檢索結果展示、處理、統計和檢索條件管理。

在電子檔案安全管控方面，用戶在調閱文件時，系統支持根據調閱人、調閱時間以及使用目的不同為文檔增加不同的動態水印，保護電子文件使用時的安全性，確保報賬文件的不可篡改性。日志記錄調閱人、調研時間、IP等相關信息實時記錄，可查詢、審計、分析、追溯。

審核智能化

建立報賬業務規則庫和風控預警中心，明確審批關鍵要素，并針對可能發生的業務風險逐一梳理，建立自動稽核監控服務，在業務執行、單據審批等環節嵌入，實現結算單據由人工查驗、人工審核，向系統智能識別、智能審核轉變，減少人為參與，提升審核準確性和審核效率。審批關鍵要素規則庫化，結構化報賬/資金計劃等審批關鍵要素，建立報賬業務規則庫和風控預警中心。實現審批智能化，基于審批關鍵要素，實現由系統自動讀取報賬資料等數據進行合規性預審，如針對報賬申請單增加多重復核校驗，針對最大可報賬金額情況、發票真實性、資料的完整性等重點信息顯示系統校驗結果并給與審批建議。

實現一鍵輸出報賬審批關鍵風險預警信息，基于一紙清單實現報賬資料的審核要點和風險一鍵輸出，審批人僅需針對要點及風險點進行重點審核，提高審核工作的針對性與效率。

難點與展望

實施供應鏈全流程訂單結算數智化平臺的主要難點有以下四個方面：

1.協同方面：報賬付款流程鏈條長，公司內部涉及采購、工程建設、財務、法務等部門，外部涉及集團公司、供應商、稅務部門等，內外部協同難度高，工作量大。

2.流程方面：訂單結算全流程數智化的基礎是，對報賬付款涉及的業務流程進行全面梳理，對各部門、相關角色的職責進行重新定義，需要公司各部門參與，工作協調難度較大。

3.數據方面：基礎數據不規范，不同類型合同付款要素結構化工作量大。另外，不同訂單場景報賬模式，所需報賬資料差異很大，現有基礎數據結構化不足，實施難度大。

4.系統方面：涉及的信息化系統接口多，包括供應鏈系統、投資系統、ERP系統、計劃建設管理系統、供應商門戶等，開發難度大，且需要多方協同才能順利開展。

全流程訂單結算數智化平臺建設雖然存在諸多困難，但是對于增強公司供應鏈管理能力至關重要。訂單結算實現在線化、數字化與智能化后，可以大幅度降低付款報賬流程各節點人員工作量和工作強度，提高工作效率，在縮短報賬付款周期的同時，防范企業業務風險。經測算，訂單結算數智化平臺上線使用后，可以提高工作效率70%，縮短付款周期50%，報賬審核準確率100%，推動公司供應鏈管理邁上一個新的臺階。同時，預計每年可節約紙張20萬張，減少供應商差旅成本約30萬元，為踐行低碳環保，降低社會交易成本，承擔企業社會責任，營造優質的營商環境做出企業應有的貢獻。

基金項目：中國物流學會課題研究“供應鏈訂單結算全流程數智化研究”（2022CSLKT3—203）

（作者單位：程建寧，中國移動通信集團陜西有限公司；王靜、徐芳瑜，中國移動通信集團浙江有限公司）

（責編：梁晉）