企業(yè)采購需求管理研究及實踐

孔曉明

【摘要】企業(yè)的競爭，本質(zhì)上就是成本的競爭。改進(jìn)采購需求管理是維持企業(yè)正常生產(chǎn)秩序，提高資金使用效率、減少庫存積壓的有效途徑，對降低成本，提高競爭力，保障企業(yè)健康發(fā)展具有重大意義。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度日益健全，改進(jìn)企業(yè)采購需求管理引起廣泛重視。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)采購；需求管理

采購需求是采購工作的前端和基礎(chǔ)，采購計劃是供應(yīng)鏈管理的引擎。伴隨著企業(yè)發(fā)展的腳步，采購需求的增長是必然。為實現(xiàn)低成本、高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)采購，企業(yè)必須加強(qiáng)對采購需求的管理，利用技術(shù)手段收集相關(guān)信息，通過對信息的系統(tǒng)分析，制定科學(xué)合理的采購計劃，保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性，降低運營成本，提高管理水平，使資產(chǎn)利用率、收益率達(dá)到最大化。

改進(jìn)企業(yè)采購需求管理的意義

企業(yè)正常生產(chǎn)秩序的保障

生產(chǎn)材料和服務(wù)及時有效的供應(yīng)是維持企業(yè)正常生產(chǎn)運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而企業(yè)生產(chǎn)所需的所有材料、設(shè)備、服務(wù)都要有采購的支持。離開了采購，企業(yè)將無法正常運轉(zhuǎn)，更無法保障生產(chǎn)經(jīng)營，而且采購物資和服務(wù)的質(zhì)量直接影響企業(yè)生產(chǎn)的質(zhì)量。采購需求管理水平直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營秩序和經(jīng)濟(jì)效益，是加強(qiáng)企業(yè)管理各環(huán)節(jié)中的重中之重。

企業(yè)利潤提升的保障

企業(yè)的生產(chǎn)能力與采購供應(yīng)能力密不可分。對于生產(chǎn)類企業(yè)而言，生產(chǎn)原材料的成本至少占產(chǎn)品成本的一半以上。降低原材料采購費用是提高企業(yè)利潤的重要舉措。采購需求管理的目標(biāo)就是在較少的庫存下利用較低的采購成本保證企業(yè)的生產(chǎn)活動有序運行。采購管理人員有責(zé)任詳細(xì)了解庫存情況、預(yù)算使用情況等現(xiàn)狀，平衡需求計劃，優(yōu)先平庫利庫，嚴(yán)控成本目標(biāo)，優(yōu)化采購組織形式，保障企業(yè)利益最大化。

企業(yè)響應(yīng)速度的保障

企業(yè)生產(chǎn)是一個連續(xù)的過程，整個流程環(huán)環(huán)相扣?！扒蓩D難為無米之炊”，企業(yè)生產(chǎn)離不開原材料采購供應(yīng)的支持。在一定程度上，企業(yè)生產(chǎn)能力受采購供應(yīng)能力制約。只有采購需求按計劃完成，才能滿足產(chǎn)品交貨期。市場千變?nèi)f化，企業(yè)生產(chǎn)模式也需要及時調(diào)整。當(dāng)企業(yè)生產(chǎn)與市場需求不同步的時候，企業(yè)生產(chǎn)成本和采購成本就會增加。因此，采購需求管理要做到及時收集信息，迅速依據(jù)信息作出市場預(yù)測，完善采購計劃。具有前瞻性的采購需求管理，能夠最大程度保證供應(yīng)鏈的靈活性，保證企業(yè)對市場的響應(yīng)速度。

企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營的保障

企業(yè)作為市場主體要嚴(yán)格依法依規(guī)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動。在企業(yè)生產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)中，采購需求管理越來越引起高度重視，因為改進(jìn)采購需求管理不但能夠保證企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的順利實施，也能夠?qū)ζ髽I(yè)采購活動中的不法行為起到監(jiān)管和約束的作用。例如，很多企業(yè)已實現(xiàn)在線提報采購需求，提高了采購信息的透明度和采購效率。

企業(yè)采購需求管理中存在的問題

采購需求計劃準(zhǔn)確性不高

一些企業(yè)采購部門責(zé)任心不強(qiáng)，有時用上一次的實際需求作為下一次的預(yù)測依據(jù)。在生產(chǎn)性企業(yè)中，這些遲緩、被動的預(yù)測最終導(dǎo)致產(chǎn)能利用率降低，使得運營成本升高。有的企業(yè)對于需求計劃的重要性意識不夠，在提報需求計劃時經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)算不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。有的對于庫存數(shù)量把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致重復(fù)提報，庫存積壓。這些都使得統(tǒng)計結(jié)果與實際需求發(fā)生嚴(yán)重偏離。

采購需求計劃及時性不強(qiáng)

一些企業(yè)采購需求計劃的提報周期不規(guī)范，采購部門面對大量緊急采購和計劃外需求措手不及。為滿足生產(chǎn)需要，只能加緊采購，甚至啟動應(yīng)急采購，增加成本和風(fēng)險。

采購需求計劃設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，企業(yè)采購需求計劃設(shè)計還沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，填報信息的缺漏影響后續(xù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的結(jié)果。經(jīng)過層層填報、匯總、整合后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性沒有保障。因為采購需求計劃格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等問題，直接影響了采購活動的時效與質(zhì)量。

采購需求計劃分工不合理

采購需求計劃的填報審批與多個部門密切相關(guān)，除采購部門外，設(shè)計部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財務(wù)部門等均有涉及。表面上看，原材料和服務(wù)都是由采購部門完成的。本質(zhì)上，采購需求是在生產(chǎn)部門的需求引導(dǎo)下產(chǎn)生的，采購需求也需要由生產(chǎn)部門確定。但實際中很多企業(yè)沒有設(shè)置專職的需求計劃崗位，而兼職人員沒有足夠能力、時間來編制需求計劃，使需求和供應(yīng)之間未實現(xiàn)有效對接，需求計劃人員變成了跟單員、催貨員。

改進(jìn)企業(yè)采購需求管理的途徑

建立科學(xué)合理的采購需求管理體系

要把改進(jìn)采購需求管理納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，企業(yè)管理層要高度重視，完善組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立并不斷完善采購需求管理制度。企業(yè)要在采購部門設(shè)立專門的需求計劃管理部室，加大投入，配備專業(yè)的信息數(shù)據(jù)軟件，提高采購需求管理信息化水平，使各類數(shù)據(jù)分析、計劃編制和需求計劃審批更便捷、更可靠，不斷提升采購需求計劃管理水平。

制定合理的采購需求提報周期

采購需求計劃的提報周期過短，可能會放大需求的變動性，導(dǎo)致庫存積壓；提報周期過長則會掩蓋需求變量，導(dǎo)致安全庫存不足。因此，采購部門中的需求計劃管理部室應(yīng)牽頭組織生產(chǎn)單元共同制定關(guān)鍵備件和常用物料的合理采購周期，并有計劃地提報。對于未按照約定采購周期提報的需求和計劃的要嚴(yán)格監(jiān)督考察。

制定合理的采購需求標(biāo)準(zhǔn)

采購需求計劃部門要利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，對現(xiàn)有物料需求進(jìn)行梳理，明確統(tǒng)一的需求標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。采購部門要整合供應(yīng)渠道，減少個性化需求，協(xié)同生產(chǎn)部門，建立健全企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化采購工作機(jī)制，制定常用物料和關(guān)鍵物料標(biāo)準(zhǔn)化需求。企業(yè)管理層要加強(qiáng)對標(biāo)準(zhǔn)化采購的考核，尤其對新項目更應(yīng)從設(shè)計階段就加強(qiáng)需求標(biāo)準(zhǔn)化的考核，為后續(xù)物料標(biāo)準(zhǔn)化采購打好基礎(chǔ)。

建立完善的采購需求管理協(xié)同機(jī)制

采購需求管理是一項跨部門協(xié)同合作的任務(wù)，僅靠采購部門對采購成本的控制是有限的。采購部門既負(fù)責(zé)需求預(yù)測，又負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇，還承擔(dān)了合同談判和合同管理工作，不但易造成效率低下，還易使采購活動缺乏監(jiān)督，加大貪腐風(fēng)險。采購部門要會同設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、會計部門，對生產(chǎn)所需的物料進(jìn)行價值分析，依據(jù)生產(chǎn)需求日期，保證有足夠的采購提前期，并結(jié)合市場變化的信息，合理選用材料數(shù)量和種類。在采購程序設(shè)計上，采購結(jié)果要反饋回各相關(guān)部門，由相關(guān)部門對材料成本差異進(jìn)行分析，對采購工作提出改進(jìn)建議。

結(jié)語

改進(jìn)采購需求管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中必須做好的一項功課，是提高企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。要把改進(jìn)采購需求管理納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，完善組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立并不斷完善采購需求管理制度。要制定合理的采購需求提報周期和采購需求標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的采購需求管理協(xié)同機(jī)制。通過改進(jìn)企業(yè)采購需求管理，降低企業(yè)成本，提高企業(yè)競爭力，保障企業(yè)健康發(fā)展。

〔作者單位：中海石油（中國）有限公司天津分公司天津濱海新區(qū)〕

參考文獻(xiàn)：

[1]程克.淺談海洋石油工程物資的采辦管理[J].中國石油化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量，2019，39（11）.

（責(zé)編：彭淑榮）