大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，高校教育發(fā)展速度飛快，落實(shí)好高校檔案管理工作非常重要。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理模式能夠創(chuàng)新管理技術(shù)，有助于提升高校檔案管理工作的智能化程度，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理水平的提高。本文將探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革，并提出具體的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校檔案;管理模式;優(yōu)化措施

一、引言

檔案能夠記錄高校發(fā)展、改革的歷史，不僅可以滿(mǎn)足高校檔案管理的需求，還可以為相關(guān)工作的開(kāi)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)。在高校管理工作中檔案管理占據(jù)著重要位置，所以要確保工作管理的水平，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)行變革和優(yōu)化，不斷提升高校檔案管理工作的信息化和數(shù)字化。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作的開(kāi)展將面臨新的挑戰(zhàn)，所以要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)分析數(shù)據(jù)、科學(xué)研究等，以此來(lái)為學(xué)生提供有價(jià)值的就業(yè)指導(dǎo)。因此，高校需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，加快檔案管理模式的變革速度，并且要優(yōu)化管理方式，保證檔案信息管理工作水平能夠得到有效提高，繼而增強(qiáng)檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)主要是指數(shù)據(jù)量龐大，僅僅依靠常規(guī)數(shù)據(jù)軟件是無(wú)法進(jìn)行處理的。因此，大數(shù)據(jù)具有海量性、多樣性等特點(diǎn)，相較于其他類(lèi)型來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度飛快，所以在處理方面有一定的難度和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國(guó)科技水平不斷提升，再加上信息化建設(shè)速度飛快，促使越來(lái)越多的技術(shù)也衍生出來(lái)，包括云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等。對(duì)于高校檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，每天所要接觸和處理的信息數(shù)據(jù)也在持續(xù)增長(zhǎng)，這對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展來(lái)說(shuō)有著很大的挑戰(zhàn)，為了滿(mǎn)足信息處理的需求，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)管理方式的創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到其中，以此來(lái)推動(dòng)高校檔案管理朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，有助于推動(dòng)檔案管理模式的變革和優(yōu)化，進(jìn)而為檔案管理工作提供有價(jià)值的參考依據(jù)。相較于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化技術(shù)層出不窮，能夠?yàn)楦咝n案管理工作提供更多的便利，如高效處理數(shù)據(jù)信息、減少人為操作失誤等，以此來(lái)推動(dòng)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[1]。

三、高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代所面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)檔案管理觀念下，高校檔案管理工作一般是檔案收集、整理、存儲(chǔ)和保存，這就對(duì)檔案價(jià)值有一定的要求，需要事先做好對(duì)檔案價(jià)值的判斷，但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，這一工作的開(kāi)展就面臨著很大的難題，主要是檔案管理難度增大，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是無(wú)法處理好的，必須要加強(qiáng)對(duì)管理觀念的創(chuàng)新，并借助新的管理方式來(lái)改變?cè)鹊墓芾韮?nèi)容，確保能夠發(fā)揮出管理工作的價(jià)值，以此來(lái)提升高校管理工作的整體水平，這對(duì)推動(dòng)高校教育有著積極影響。

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是非常重要的，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下更強(qiáng)調(diào)檔案的電子化管理，注重對(duì)檔案的利用和服務(wù)功能，這就要求高校檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，以此來(lái)適應(yīng)時(shí)代的變化和要求[2]。

（二）對(duì)檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

人工方式作為傳統(tǒng)的高效檔案管理技術(shù)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)前有著廣泛的應(yīng)用。但根據(jù)實(shí)際管理情況來(lái)看，人工方式不僅效率低、質(zhì)量不高，還容易發(fā)生操作失誤等情況，致使檔案管理工作失去了應(yīng)用價(jià)值。而大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作更加注重智能化，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理工作朝著電子化的方向發(fā)展。受傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的影響，檔案管理工作需要具備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)作支撐，要求檔案管理的信息化水平能夠滿(mǎn)足實(shí)際應(yīng)用的需求，繼而為高校管理工作提供有力的支撐[3]。

（三）對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要是從三個(gè)方面來(lái)著手檔案防護(hù)，即“人防、物防和技防”，通過(guò)實(shí)施這三層防護(hù)來(lái)提升檔案保護(hù)的安全性，從而保證檔案管理的質(zhì)量。但大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)、分析都應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展，這就使得傳統(tǒng)檔案管理方法無(wú)法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)作用，不利于維護(hù)檔案管理的安全性，致使檔案數(shù)據(jù)信息面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)。

首先來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備主要是電子化設(shè)備，長(zhǎng)時(shí)間使用會(huì)受多種因素的影響，致使檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全性不高，容易造成丟失、損壞的情況發(fā)生。其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代下客戶(hù)端也會(huì)受到黑客的攻擊，從而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全性不高，致使高校檔案管理陷入發(fā)展瓶頸。所以說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下需要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的重視，通過(guò)制定防范措施來(lái)降低安全隱患發(fā)生的可能性，這樣有利于提升高校檔案管理的現(xiàn)代化水平，繼而更好地推動(dòng)高校教育工作的開(kāi)展[4]。

（四）對(duì)檔案數(shù)據(jù)使用的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理工作一般會(huì)使用紙質(zhì)檔案來(lái)提供查詢(xún)服務(wù)，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下這一查詢(xún)服務(wù)缺乏效率，已經(jīng)變?yōu)樵嫉姆?wù)方式，難以滿(mǎn)足用戶(hù)的實(shí)際需求?，F(xiàn)階段，高校檔案管理工作更應(yīng)該重視檔案數(shù)據(jù)的制作、傳播和加工，加強(qiáng)對(duì)多樣化功能的開(kāi)發(fā)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，以此來(lái)深入挖掘檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，有利于提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（五）對(duì)管理人才的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理模式的運(yùn)用下，一般需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的能力和知識(shí)技能，并且要有積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，而大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案人員提出了更高的要求，不僅要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，確保具有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，這樣才能為高校檔案管理工作提供有力的支持。所以說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理正面臨著檔案人才匱乏的挑戰(zhàn)，只有培養(yǎng)出更多復(fù)合型人才才能滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需求，因此要重視對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)管理人才的培養(yǎng)，目的是滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的需求[5]。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式的變革

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，從傳統(tǒng)管理意識(shí)中脫離出來(lái)，這樣才能建立起大數(shù)據(jù)的思想意識(shí)，進(jìn)而緊跟時(shí)代潮流，有利于推動(dòng)高校檔案管理工作朝著電子化的方向發(fā)展。

對(duì)此，需要加大先進(jìn)管理觀念的宣傳，不斷激發(fā)管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)，使其能夠創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理的方向，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升檔案管理工作的智能化水平，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的二次轉(zhuǎn)變。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、應(yīng)用與高校多個(gè)部門(mén)有著密切關(guān)系，為了能夠充分發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，避免產(chǎn)生因溝通不及時(shí)而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降的情況出現(xiàn)，所以高校應(yīng)該建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，以此來(lái)為檔案存儲(chǔ)和使用提供有力的支撐。對(duì)此，高校需要成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并與學(xué)校人事處、學(xué)生處和財(cái)務(wù)處等建立協(xié)調(diào)機(jī)制，目的是提升資源的管理水平，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，有利于提升部門(mén)之間的溝通效率，從而為高校檔案管理工作帶來(lái)積極影響。

（三）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

在高校檔案管理工作中，檔案數(shù)據(jù)加工占據(jù)著重要位置。而對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的加工，應(yīng)該重視其工作的開(kāi)展質(zhì)量和效率，這對(duì)高校發(fā)展有著重要意義。對(duì)此，高校需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，確保檔案數(shù)據(jù)具有利用價(jià)值，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的二次使用，減少檔案資源浪費(fèi)的情況發(fā)生，從而為發(fā)揮高校檔案管理作用帶來(lái)技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)[6]。

（四）檔案大數(shù)據(jù)采集、分析處理

對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)該做好檔案大數(shù)據(jù)采集、分析和處理工作，這樣才能確保檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。首先，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)高校各部門(mén)數(shù)據(jù)的電子化處理，當(dāng)整理之后再進(jìn)行保存。其次，還要將不規(guī)范、有錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行去除，仔細(xì)分辨信息的真?zhèn)危欣谔嵘龜?shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)價(jià)值。最后，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的應(yīng)用，借助專(zhuān)業(yè)技術(shù)來(lái)分析數(shù)據(jù)，例如，聚類(lèi)分析法就是專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)軟件，符合當(dāng)前時(shí)期下對(duì)數(shù)據(jù)分析的需求。

（五）數(shù)據(jù)歸檔和保存

檔案數(shù)據(jù)的歸檔需要著重注意數(shù)據(jù)信息的分類(lèi)，并且要考慮檔案數(shù)據(jù)的使用期限，在確保無(wú)誤后進(jìn)行保存，從而為數(shù)據(jù)歸檔及時(shí)提供保障。同時(shí)，在選擇數(shù)據(jù)保存時(shí)可以運(yùn)用電子存儲(chǔ)介質(zhì)，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、穩(wěn)定，如云存儲(chǔ)技術(shù)的使用，以此來(lái)減少檔案管理工作上的失誤，避免產(chǎn)生檔案信息泄露、損壞的情況，這樣才能達(dá)到新時(shí)期下檔案管理工作的要求。

五、優(yōu)化策略

（一）建立現(xiàn)代化檔案管理理念

現(xiàn)階段，檔案管理模式發(fā)生了很大的變革，為了能夠更好地適應(yīng)時(shí)代變化，需要及時(shí)創(chuàng)新檔案管理理念，通過(guò)建立現(xiàn)代化檔案管理理念來(lái)落實(shí)相關(guān)工作，以此來(lái)更好地配合工作改革。首先，高校應(yīng)該做好宣傳工作，加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的宣傳力度，重點(diǎn)是對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行宣傳，使更多人能夠認(rèn)識(shí)到高校檔案管理模式優(yōu)化的重要性。其次，還要普及現(xiàn)代化檔案管理理念，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)積極應(yīng)對(duì)，并結(jié)合實(shí)際工作的情況來(lái)制定管理方案，確保管理計(jì)劃科學(xué)、合理，從而為高校檔案管理工作的開(kāi)展提供有力支持。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)

為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，高校應(yīng)該加快檔案管理信息化建設(shè)，并且還要不斷提升信息化建設(shè)的水平，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化。一方面，高校需要加大資金技術(shù)方面的投入，不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)，并加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的引入，所以高校要重視檔案管理模式的優(yōu)化，尤其是做好預(yù)算管理，及時(shí)更新檔案管理的相關(guān)設(shè)備，從而為推動(dòng)高校檔案管理模式的優(yōu)化提供保障。另一方面，高校要積極建設(shè)檔案的信息源，保證高校檔案管理的信息化水平有所提升，進(jìn)而落實(shí)好檔案信息管理工作。

除此之外，高校應(yīng)該注重檔案服務(wù)端的信息化建設(shè)，做好檔案資料的二次加工，這對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展有著積極意義。

（三）落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化和電子化是關(guān)鍵內(nèi)容，通過(guò)提升檔案管理的電子化和標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)達(dá)到優(yōu)化檔案管理工作的目的。首先，高校應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，不管是檔案歸檔、接收，還是電子信息的交換、存儲(chǔ)、查詢(xún)等都需要標(biāo)準(zhǔn)的制度作支持，以此來(lái)提升高校檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。其次，高校還應(yīng)該制定電子化的檔案源，根據(jù)高校的實(shí)際情況來(lái)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，注重培訓(xùn)檔案管理工作人員，從而更好地實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理工作。

（四）建立現(xiàn)代化檔案安全保障系統(tǒng)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最為重要的就是安全保障，因此要建立現(xiàn)代化檔案安全保障系統(tǒng)，避免檔案管理工作受到各種因素的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作面臨著新的安全挑戰(zhàn)，這就需要為檔案管理提供安全保障，所以高校要及時(shí)建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)。第一，高校還要繼續(xù)重視物理安全保障，雖然傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不適用，但仍存在人為損害的行為，致使高校檔案信息面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)實(shí)體、有形的安全保障，高?？梢詼p少檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中有意或無(wú)意的人為破壞，從而提升檔案管理的安全性。第二，加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障，這是為了應(yīng)對(duì)電子化的檔案管理形式，借助網(wǎng)絡(luò)安全軟件來(lái)達(dá)到這一目的，有助于降低黑客攻擊或病毒侵襲的可能性。第三，重視檔案服務(wù)端的網(wǎng)絡(luò)安全，高校需要可以加強(qiáng)管理保障，通過(guò)成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)管部門(mén)、使用專(zhuān)門(mén)的安全管理軟件等，一旦監(jiān)管人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就可以及時(shí)上報(bào)，進(jìn)而將安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性降到最低。

（五）做好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)檔案管理工作中，人才資源是非常重要的，所以要做好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)工作。現(xiàn)階段，高校面臨著專(zhuān)業(yè)管理人才匱乏的情況，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，致使檔案管理工作無(wú)法得到人才資源作支持，嚴(yán)重影響了檔案信息管理的質(zhì)量。根據(jù)高校檔案管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看：一方面，原有的檔案管理人才面臨著新的挑戰(zhàn)，即知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，而另一方面，高校檔案管理部門(mén)也需要吸收更多年輕的專(zhuān)業(yè)人才，從而為檔案管理工作提供充足的人才資源作支撐。對(duì)此，高校應(yīng)該注重對(duì)原有管理人員的培養(yǎng)，使其能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以此來(lái)提升檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。需要引入專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，確保檔案管理隊(duì)伍具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，這樣對(duì)挖掘數(shù)據(jù)信息的價(jià)值有著積極影響。另外，檔案管理工作還需要展開(kāi)及時(shí)的交流，各部門(mén)之間應(yīng)該注重合作、溝通，并依照實(shí)際情況來(lái)制定適合的管理計(jì)劃，進(jìn)而為提升檔案管理水平帶來(lái)有力支持。

六、結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在這一時(shí)代背景下，應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理工作的理念，并制定嚴(yán)格的管理制度，這樣才能減少檔案管理問(wèn)題發(fā)生，從而有效提高檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。現(xiàn)階段，高校普遍存在缺乏管理人才、管理觀念落后等問(wèn)題，這些問(wèn)題都為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了阻礙，難以滿(mǎn)足新時(shí)期下檔案管理工作的開(kāi)展需求。對(duì)此，應(yīng)該及時(shí)采取有效的措施來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升檔案管理工作的水平，不斷增強(qiáng)檔案信息的利用價(jià)值，同時(shí)要加快高校檔案管理工作的變革，這樣才能推動(dòng)高校教育的進(jìn)一步發(fā)展。

作者單位：莫?jiǎng)? " 岳蓓寧夏大學(xué)信息工程學(xué)院

參" 考" 文" 獻(xiàn)

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