大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

摘要：隨著大數據時代的發展，高校教育發展速度飛快，落實好高校檔案管理工作非常重要。將大數據技術應用到高校檔案管理模式能夠創新管理技術，有助于提升高校檔案管理工作的智能化程度，從而實現高校檔案管理水平的提高。本文將探討大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革，并提出具體的優化措施。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案;管理模式;優化措施

一、引言

檔案能夠記錄高校發展、改革的歷史，不僅可以滿足高校檔案管理的需求，還可以為相關工作的開展提供有價值的參考依據。在高校管理工作中檔案管理占據著重要位置，所以要確保工作管理的水平，借助大數據技術的優勢來進行變革和優化，不斷提升高校檔案管理工作的信息化和數字化。

在大數據時代下，高校檔案管理工作的開展將面臨新的挑戰，所以要借助大數據技術來分析數據、科學研究等，以此來為學生提供有價值的就業指導。因此，高校需要堅持與時俱進的理念，加快檔案管理模式的變革速度，并且要優化管理方式，保證檔案信息管理工作水平能夠得到有效提高，繼而增強檔案管理工作的開展質量。

二、大數據概述

大數據主要是指數據量龐大，僅僅依靠常規數據軟件是無法進行處理的。因此，大數據具有海量性、多樣性等特點，相較于其他類型來說，大數據產生速度飛快，所以在處理方面有一定的難度和挑戰。現階段，我國科技水平不斷提升，再加上信息化建設速度飛快，促使越來越多的技術也衍生出來，包括云計算、物聯網等。對于高校檔案管理部門來說，每天所要接觸和處理的信息數據也在持續增長，這對高校檔案管理工作的開展來說有著很大的挑戰，為了滿足信息處理的需求，應該加強對傳統管理方式的創新，將大數據技術應用到其中，以此來推動高校檔案管理朝著現代化的方向發展，有助于推動檔案管理模式的變革和優化，進而為檔案管理工作提供有價值的參考依據。相較于傳統檔案管理技術來說，大數據時代下的信息化技術層出不窮，能夠為高校檔案管理工作提供更多的便利，如高效處理數據信息、減少人為操作失誤等，以此來推動高校檔案管理工作的進一步發展[1]。

三、高校檔案管理工作在大數據時代所面臨的挑戰

（一）對檔案管理觀念的挑戰

在傳統檔案管理觀念下，高校檔案管理工作一般是檔案收集、整理、存儲和保存，這就對檔案價值有一定的要求，需要事先做好對檔案價值的判斷，但隨著大數據時代的到來，這一工作的開展就面臨著很大的難題，主要是檔案管理難度增大，僅僅依靠傳統的檔案管理方法是無法處理好的，必須要加強對管理觀念的創新，并借助新的管理方式來改變原先的管理內容，確保能夠發揮出管理工作的價值，以此來提升高校管理工作的整體水平，這對推動高校教育有著積極影響。

在傳統檔案管理工作中，紙質檔案管理是非常重要的，而大數據時代下更強調檔案的電子化管理，注重對檔案的利用和服務功能，這就要求高校檔案管理人員要及時轉變傳統的管理觀念，以此來適應時代的變化和要求[2]。

（二）對檔案管理技術的挑戰

人工方式作為傳統的高效檔案管理技術，在大數據時代到來前有著廣泛的應用。但根據實際管理情況來看，人工方式不僅效率低、質量不高，還容易發生操作失誤等情況，致使檔案管理工作失去了應用價值。而大數據時代下，檔案管理工作更加注重智能化，將信息化技術應用到檔案管理中，以此來推動檔案管理工作朝著電子化的方向發展。受傳統檔案管理技術的影響，檔案管理工作需要具備專業的技術作支撐，要求檔案管理的信息化水平能夠滿足實際應用的需求，繼而為高校管理工作提供有力的支撐[3]。

（三）對檔案數據安全的挑戰

在傳統檔案管理工作中，主要是從三個方面來著手檔案防護，即“人防、物防和技防”，通過實施這三層防護來提升檔案保護的安全性，從而保證檔案管理的質量。但大數據時代下，檔案存儲、分析都應該朝著信息化的方向發展，這就使得傳統檔案管理方法無法發揮出實質作用，不利于維護檔案管理的安全性，致使檔案數據信息面臨著安全風險。

首先來說，檔案數據存儲設備主要是電子化設備，長時間使用會受多種因素的影響，致使檔案數據的存儲安全性不高，容易造成丟失、損壞的情況發生。其次，大數據時代下客戶端也會受到黑客的攻擊，從而導致網絡安全性不高，致使高校檔案管理陷入發展瓶頸。所以說，大數據時代下需要加強對檔案數據安全問題的重視，通過制定防范措施來降低安全隱患發生的可能性，這樣有利于提升高校檔案管理的現代化水平，繼而更好地推動高校教育工作的開展[4]。

（四）對檔案數據使用的挑戰

傳統檔案管理工作一般會使用紙質檔案來提供查詢服務，而大數據時代下這一查詢服務缺乏效率，已經變為原始的服務方式，難以滿足用戶的實際需求。現階段，高校檔案管理工作更應該重視檔案數據的制作、傳播和加工，加強對多樣化功能的開發，借助大數據技術來提升檔案管理的現代化水平，以此來深入挖掘檔案數據的價值，有利于提升檔案管理工作的整體質量。

（五）對管理人才的挑戰

傳統檔案管理模式的運用下，一般需要檔案管理人員具備專業的能力和知識技能，并且要有積極、認真的工作態度，而大數據時代對檔案人員提出了更高的要求，不僅要具備豐富的管理經驗，還要加強對計算機技術的掌握，確保具有一定的計算機基礎，這樣才能為高校檔案管理工作提供有力的支持。所以說，大數據時代下高校檔案管理正面臨著檔案人才匱乏的挑戰，只有培養出更多復合型人才才能滿足檔案管理工作的實際需求，因此要重視對檔案專業管理人才的培養，目的是滿足大數據時代下檔案管理的需求[5]。

四、大數據時代下高校檔案管理模式的變革

（一）轉變管理觀念

對于檔案管理人員來說，應該及時轉變管理觀念，從傳統管理意識中脫離出來，這樣才能建立起大數據的思想意識，進而緊跟時代潮流，有利于推動高校檔案管理工作朝著電子化的方向發展。

對此，需要加大先進管理觀念的宣傳，不斷激發管理人員的大數據意識，使其能夠創新傳統檔案管理意識，積極轉變檔案管理的方向，加強對先進技術的應用，不斷提升檔案管理工作的智能化水平，以此來實現檔案數據管理的二次轉變。

（二）統籌協調

檔案數據的存儲、應用與高校多個部門有著密切關系，為了能夠充分發揮出檔案數據的價值，避免產生因溝通不及時而導致檔案管理工作質量下降的情況出現，所以高校應該建立統一的協調機制，以此來為檔案存儲和使用提供有力的支撐。對此，高校需要成立專門的檔案管理部門，并與學校人事處、學生處和財務處等建立協調機制，目的是提升資源的管理水平，真正實現資源共享，有利于提升部門之間的溝通效率，從而為高校檔案管理工作帶來積極影響。

（三）制定檔案大數據戰略

在高校檔案管理工作中，檔案數據加工占據著重要位置。而對于檔案數據的加工，應該重視其工作的開展質量和效率，這對高校發展有著重要意義。對此，高校需要結合實際情況來制定檔案大數據戰略，確保檔案數據具有利用價值，這樣才能實現對檔案數據的二次使用，減少檔案資源浪費的情況發生，從而為發揮高校檔案管理作用帶來技術上的優勢[6]。

（四）檔案大數據采集、分析處理

對于高校檔案管理工作來說，應該做好檔案大數據采集、分析和處理工作，這樣才能確保檔案管理工作的開展質量。首先，應該實現高校各部門數據的電子化處理，當整理之后再進行保存。其次，還要將不規范、有錯誤的數據信息進行去除，仔細分辨信息的真偽，有利于提升數據信息的存儲價值。最后，加強對專業技術的應用，借助專業技術來分析數據，例如，聚類分析法就是專業的數據軟件，符合當前時期下對數據分析的需求。

（五）數據歸檔和保存

檔案數據的歸檔需要著重注意數據信息的分類，并且要考慮檔案數據的使用期限，在確保無誤后進行保存，從而為數據歸檔及時提供保障。同時，在選擇數據保存時可以運用電子存儲介質，保證數據存儲安全、穩定，如云存儲技術的使用，以此來減少檔案管理工作上的失誤，避免產生檔案信息泄露、損壞的情況，這樣才能達到新時期下檔案管理工作的要求。

五、優化策略

（一）建立現代化檔案管理理念

現階段，檔案管理模式發生了很大的變革，為了能夠更好地適應時代變化，需要及時創新檔案管理理念，通過建立現代化檔案管理理念來落實相關工作，以此來更好地配合工作改革。首先，高校應該做好宣傳工作，加大對現代化檔案管理的宣傳力度，重點是對大數據時代下檔案管理工作的開展進行宣傳，使更多人能夠認識到高校檔案管理模式優化的重要性。其次，還要普及現代化檔案管理理念，針對當前檔案管理工作面臨的挑戰積極應對，并結合實際工作的情況來制定管理方案，確保管理計劃科學、合理，從而為高校檔案管理工作的開展提供有力支持。

（二）加快檔案管理信息化建設

為了應對大數據時代的挑戰，高校應該加快檔案管理信息化建設，并且還要不斷提升信息化建設的水平，以此來適應當前形勢的變化。一方面，高校需要加大資金技術方面的投入，不斷完善檔案管理的信息化建設，并加強對先進技術的引入，所以高校要重視檔案管理模式的優化，尤其是做好預算管理，及時更新檔案管理的相關設備，從而為推動高校檔案管理模式的優化提供保障。另一方面，高校要積極建設檔案的信息源，保證高校檔案管理的信息化水平有所提升，進而落實好檔案信息管理工作。

除此之外，高校應該注重檔案服務端的信息化建設，做好檔案資料的二次加工，這對高校檔案管理工作的開展有著積極意義。

（三）落實檔案管理標準化建設

對于高校檔案管理工作來說，應該認識到檔案標準化和電子化是關鍵內容，通過提升檔案管理的電子化和標準化來達到優化檔案管理工作的目的。首先，高校應該制定標準的管理制度，不管是檔案歸檔、接收，還是電子信息的交換、存儲、查詢等都需要標準的制度作支持，以此來提升高校檔案管理工作的現代化水平。其次，高校還應該制定電子化的檔案源，根據高校的實際情況來制定相關標準，并加大對檔案管理工作的宣傳，注重培訓檔案管理工作人員，從而更好地實施現代化檔案管理工作。

（四）建立現代化檔案安全保障系統

對于檔案管理工作來說，最為重要的就是安全保障，因此要建立現代化檔案安全保障系統，避免檔案管理工作受到各種因素的影響。大數據時代下，檔案管理工作面臨著新的安全挑戰，這就需要為檔案管理提供安全保障，所以高校要及時建立現代化的檔案安全保障系統。第一，高校還要繼續重視物理安全保障，雖然傳統檔案管理方式已經不適用，但仍存在人為損害的行為，致使高校檔案信息面臨著安全風險。通過實體、有形的安全保障，高校可以減少檔案管理工作開展過程中有意或無意的人為破壞，從而提升檔案管理的安全性。第二，加強檔案管理的網絡安全保障，這是為了應對電子化的檔案管理形式，借助網絡安全軟件來達到這一目的，有助于降低黑客攻擊或病毒侵襲的可能性。第三，重視檔案服務端的網絡安全，高校需要可以加強管理保障，通過成立專門的監管部門、使用專門的安全管理軟件等，一旦監管人員發現問題就可以及時上報，進而將安全風險發生的可能性降到最低。

（五）做好檔案人才隊伍建設

在大數據檔案管理工作中，人才資源是非常重要的，所以要做好檔案人才隊伍建設工作。現階段，高校面臨著專業管理人才匱乏的情況，尤其是網絡技術人才，致使檔案管理工作無法得到人才資源作支持，嚴重影響了檔案信息管理的質量。根據高校檔案管理工作的開展情況來看：一方面，原有的檔案管理人才面臨著新的挑戰，即知識結構方面，而另一方面，高校檔案管理部門也需要吸收更多年輕的專業人才，從而為檔案管理工作提供充足的人才資源作支撐。對此，高校應該注重對原有管理人員的培養，使其能夠轉變傳統的管理觀念，加強對計算機知識的學習，以此來提升檔案管理工作的現代化程度。需要引入專業的計算機人才，確保檔案管理隊伍具有專業的知識技能，這樣對挖掘數據信息的價值有著積極影響。另外，檔案管理工作還需要展開及時的交流，各部門之間應該注重合作、溝通，并依照實際情況來制定適合的管理計劃，進而為提升檔案管理水平帶來有力支持。

六、結束語

在大數據時代下，高校檔案管理工作迎來了新的挑戰和發展機遇，但同時也面臨著巨大的挑戰。在這一時代背景下，應該積極創新檔案管理工作的理念，并制定嚴格的管理制度，這樣才能減少檔案管理問題發生，從而有效提高檔案管理服務的整體質量。現階段，高校普遍存在缺乏管理人才、管理觀念落后等問題，這些問題都為檔案管理工作的開展帶來了阻礙，難以滿足新時期下檔案管理工作的開展需求。對此，應該及時采取有效的措施來進行優化，利用大數據技術的優勢來提升檔案管理工作的水平，不斷增強檔案信息的利用價值，同時要加快高校檔案管理工作的變革，這樣才能推動高校教育的進一步發展。

作者單位：莫剛" " 岳蓓寧夏大學信息工程學院

參" 考" 文" 獻

[1]周向東.大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國管理信息化，2018，21（07）.

[2]張群.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革與優化[J].赤峰學院學報（自然科學版），2021，37（07）.

[3]劉暢.大數據時代高校檔案管理模式的變革和創新研究[J].產業與科技論壇，2019，18（23）.

[4]潘虹.大數據時代高校檔案管理模式的應用淺析[J].蘭臺內外，2020（20）.

[5]曾小輝.大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2019（07）.

[6]柴艷賓.大數據時代高校檔案管理模式的應用[J].中外企業家，2019（30）.