招投標工作中商務工作的重要性及措施

高苗苗

(甘肅省水利水電工程局有限責任公司，甘肅 蘭州 730030)

隨著社會的發展，水利工程建設規模的擴大，為保證水利工程項目管理質量，需要做好招投標工作。當前，工程施工招標基本實現全面市場化，各業主對招投標文件的商務資料要求也逐漸提高，因此，需要重視商務工作。但是，當前我國水利工程項目招投標工作容易受到外部因素影響，導致水利工程項目招投標出現一些問題，進而對項目管理產生了影響。對此，水利工程項目招投標時需要重視商務工作，把控好商務資料質量，確保招投標文件真實、準確、合理、完整，進而有效規范項目招投標工作，避免招投標工作出現問題，提高招投標命中率。

1 招投標工作中商務工作重要性

水利工程項目招投標階段需要重視商務工作開展，其對于工程項目進行十分重要。水利工程項目招投標工作涉及的資料較多，相關工作人員需要根據項目招投標工作要求以及文件資料具體表現形式進行相應的商務工作，這就需要工作人與能夠全面了解項目招投標過程中涉及的文件資料以及數據信息。水利工程項目招投標工作若是對招標文件有任何疑問，工作人員需要在商務工作基礎上面向業主以及代理商提出紙質資料，代理商給予澄清函，使業主和代理商了解工作情況，進而保障招投標工作能夠順利進行。此外，水利工程項目招投標工作中，商務工作也涉及了各種文件資料收集、裝訂、密封、提交等，文件編制時需要確保資料處理銜接好，以便管理人員可以在短期內找到招投標時所需資料，進而更好開展招投標工作。

招投標中的商務資料主要是為了中標而編制的，因此需要既能夠體現招投標單位財務、設備情況，還需要體現人員配備、施工經驗等，涉及的一些施工內容、報價可以讓招標單位更了解投標單位。招標單位可以通過商務資料評估投標單位，進而明確投標單位是否有相應能力承擔該項目建設。因此，商務工作可以評判招投標企業綜合能力。此外，招標單位要想投資項目會先編制資格預審文件審查投標單位資質，若是未通過審查則失去參與機會，而招標單位主要通過對方的商務工作能力判斷，全面了解投標單位，進而確定投標資質，預審后，招標單位需要評審投標文件，評審分數影響著投標總分。商務工作對于投標工作十分重要。

相對于其他項目而言，水利工程項目商務工作更具有專業性，組織也更為復雜。但是，商務工作技術含量比較低，管理人員在進行招投標工作時并不注重商務工作，導致招投標工作實施效果受到影響。因此，在項目管理開始前，需要保證招投標商務工作科學合理，并制定規范的文件格式，使招投標工作人員可以清晰認識到商務文件具體組成及其作用效果，體現項目招投標中商務文件的實際作用。若是水利工程項目招投標過程中商務工作持續問題會導致整個招投標工作難度增加，中標機率下降，對企業發展產生不良影響。因此，水利工程項目招投標工作中，需要注重商務工作，提高商務文件編制質量，使商務工作中的文件資料充分發揮優勢。

2 招投標工作中商務工作問題及其解決措施

當前，招投標工作時間相對緊湊，導致工作人員需要在短期內完成大量的工作。因此，需要提前準備相關工作，不可因為時間過短而減少工作流程，繼而導致投標單位中標率受到影響，進而產生嚴重后果。在整理投標商務資料時，需要收集商務原件，保證企業證件在有效期內，企業人員情況需要符合檔案和業績資料，這些資料直接影響著投標單位競標成功率。

2.1 資料不一致

招標單位工作人員中，項目經理是主要人員，其對工程監督調控十分重要。實際施工過程中，很多項目單位由于一些原因時常更換項目經理，導致實際資料與中標通知書人員名單有所偏差，進而導致業績評分評定受到直接影響。

因此，在商務工作時，項目經理需要保證資料準確，若是變更項目經理要及時辦理響應手續，并更新人員資料信息，整理歸檔，確保后續工程驗收信息一致，這就需要項目經理施工時及時變動，根據規章制度執行，保證業績評分不會受到影響。

2.2 合同把控不到位

有些招標單位只重視施工合同條款，并不重視一些細小條款，若是施工合同出現問題，雙方難以有效制約，項目工程無法有效開展，進而導致資金損失。有些建設單位施工時，因為一些原因導致建筑單位信息有所變化，合同協議書以及中標通知書不相符合，對最終評分產生影響。有些建筑單位盡管變更相關信息，但是只能夠采取簡單方式變更，無法采取有效的法律措施，導致變更沒有備案，即時有備案也是一種形式，不具有顯著作用。

因此，在簽訂合同前，需要把控好相關問題，保證施工合同按章程進行，對單位信息、價格、規模等進行仔細審查，若是合同發生變更需要及時進行處理，同時歸檔備案變更證明。

2.3 驗收內容有差異

工程驗收資料中涉及了相關人員、設計方案等資料，這些資料若是施工時發生變化會導致其與中標通知書不符現象，進而影響最后評標，產生巨大損失。

因此，需要保證工程人員資料、設計方案等驗收資料準確，確保驗收資料與合同、中標通知書保持一致并執行相關內容，進而保證業績認定評分、資料與合同有效。

3 招投標工作中商務工作優化保障措施

3.1 組織保障

編制投標文件時，需要明確規定三大部分人員，其中商務負責人以及各標段的商務工作人員的含金量要求并不高，只需要保證工作認真、仔細、嚴謹且具有奉獻精神即可。編制文件過程中，商務人員需要認真做好每項工作，了解一般規定以及習慣寫法，日常多收集分析以往投標項目面臨的失誤，避免出現類似錯誤。商務人員還需要具備較強的溝通交流能力，與項目多溝通交流，明確項目相關信息，對比水利工程施工中可能面臨的一些問題，掌握重要信息，這對于商務人員工作而言十分重要。投標項目商務負責人需要了解招標文件，仔細審核投標文件，并幫助商務人員解決可能遇到的問題，提出指導意見。通過逐級審查符合標書文件提高其質量。

3.2 掌握文件

招標文件編制期間，文件資料是重要依據，需要完整準確分析并把控招標文件內容和要求才能夠提交符合要求的招標文件，防止招投標過程中出現不必要損失。

各省市招標文件是基于我國標準施工招標文件規范進行編制的，其中對于文件條包內容、格式等方面要求不同。各省市特點不同，商務工作人員需要仔細把握招標文件，不可用經驗思維應對不同省市要求下的招標文件。此外，隨著我國水利工程建設市場信息管理系統的完善，有些省市需要投標文件中能夠體現商務人員的工作簡歷、業績以及財務情況，并展示企業信譽情況，明確其與全國市場信用管理系統的填報信息是否相同，若是不同會導致廢標。對此，商務人員需要在全國市場信用信息管理系統中將招標文件所需資料提前整理、填報好，防止投標工作出現問題。

3.3 注意格式

從商務工作層面來講，需要保證水利工程項目投標過程中，各項文件資料格式科學合理，確保招投標雙方在短期內可以把控各種文件資料，同時按照投標文件資料中的規章條例以及數據信息對工程項目施工單位與承包單位要求的復合程度進行判斷，若是水利工程項目中投標文件所應用的格式不合理，會導致投標失常，進而對水利工程項目施工效果產生影響。通常情況下，水利工程項目投標所用文件資料中包括封面、招標書、附錄、授權書、人員簡歷、企業業績、財務報表等內容，嚴格按照給定格式編寫，準確要求內容、文字、數字、標點符號等書寫方式，避免出錯，并注意公證部分，這就需要商務人員根據規范流程編制水利工程項目的投標 文件，確保投標穩健、準確，避免出現錯誤，這樣才能夠利用投標文件將項目建設施工單位的綜合實力體現出來，為承包單位施工提供準確的投標數據。另外，編制水利工程項目投標文件前，需要組織商務人員參與培訓，使其能夠根據規定格式編制標準的投標文件，避免水利工程投標時，商務工作出現問題，確保文件資料能夠在水利工程項目投標期間發揮最大價值。

3.4 修改缺陷

商務工作人員完成招標文件編制后，需要根據商務要求審核，若是文件資料存在異議或矛盾，商務人員和項目管理人員要在相互合作的情況下對投標文件潛在問題進行修改，但是要注意避免擅自主張修改，及時將問題和修改意見澄清給業主，同時與商務負責人展開溝通，共同修改投標文件。例如投標人需要了解工程名稱與封面名稱可能不符，有些甚至并未明確標明，這些問題盡管不大但是若是出現問題會產生嚴重問題，需要及時向業主澄清。因此，若是出現問題需要及時澄清并共同修改，這種做法既能夠降低商務文件出錯率，同時也能夠提高管理人員的帶頭指導作用，進而提高商務人員工作積極性，降低投標商務工作問題發生機率。投標文件中的錯誤需要商務人員從施工現狀入手對商務文件進行重新編制，進而為水利工程投標商務工作奠定基礎。

商務負責人既要保證商務工作準確無誤，同時還需要協調好商務、施工和報價等環節。投標文件編制時，需要注意投標函的重要性，投標報價數字大小需要反復審核，保證字體一致，在審核期間需要與報價人員和編制人員站會計機構同，明確組織機構框圖配置的副經理、工期、人員配置、文明施工目標等，確保商務、施組以及報價等環節一致，并注意格式和商務資料一致，尤其是投標最終報價需要及時與商務人員展開核對，負責人要承擔自身責任，發揮主觀能動作用。水利工程投標前，施組工期若是有所調整，需要及時修改標書中的工期，避免開標時工期不符合要求，進而導致廢標。

4 招投標工作中商務工作注意事項

4.1 提出疑問

通過對招標文件進行仔細研究，商務人員需要提出做好問題澄清工作，特備是技術分冊、排版、裝訂等問題，如果暗標需要明確封面要求，提出所有問題，并確定疑問，明確具體頁碼和行數，清除告知對方得到準確答案。此外，投標文件中，需要明確表明水利工程工程量，利用行數計算工程量，匯總計算相應材料（表1所示），以便單位了解工程量具體情況。

表1 材料用量計算

4.2 檢查文件和資料

根據招標文件規定明確文整要求，主要指的是技術分冊中的用紙、紙型、頁邊距、標題、正文字體和字號等要求。招標文件中若是存在不清楚的地方不可擅作主張，向業主澄清，請示投標負責人進行修訂。臨投標之前，大量修改部位需要提醒編制人員與審核人員注意格式規范性，商務人員也要做好自檢工作，避免出現差錯，進而導致廢標。

人員履歷需要符合投標項目要求，滿足招標文件中的人員資質、專業等要求，所附文件需要保證齊全，尤其是專業資格證的文件要求。

根據招標文件所提要求審查單位資質、業績等，并由單位提前提供證明文件。文件需要符合項目特征，具有針對性業績，盡可能將單位實力、信譽體現出來，及時補充資質審查中的不足部分。

投標文件裝訂時，需要注意單獨裝訂技術內容弄成冊，裝訂后要注意保護文件封面整潔，并在裝訂期間把握好裝訂方法，一般最后裝訂技術內容，避免修改期間影響表述質量。此外，裝訂工作簽，需要充分準備好工作，防止出現不必要問題，對投標工作產生影響。裝訂檢查作為投標文件最后工作，也是投標文件編制最主要環節，在檢查投標文件時，需要檢查授權書填寫的被授權人是否與簽署人是相同的，并將多余投標書去除掉，盡可能減少投標書。最后，需要逐頁清點投標文件，避免缺頁少頁現象出現。

4.3 注意人員和企業素質

在選擇商務工作人員時，需要注意對人員履歷、證件、工作年限、業務能力等進行仔細審核，確保人員證件治療配置齊全。同時，還需要編制、審查畢業時間、支撐，附帶證書齊全，尤其是特殊要求下需要保證證書真實有效。

對于企業而言，需要根據招標文件要求，仔細審核企業資質、業績等資料，并準備證明資料。對此，商務人員要重點收集整理相關資質治療、已完成工程業績資料、在建工程業績資料以及履約信譽治療等。與此同時，根據工程特征將企業經營業績反應出來，盡可能將企業良好企業形象、業績展示出來。

4.4 做好其他工作

一方面，招標文件密封鉛需要根據要求逐一檢查所提交的文件，確認標段符合度，文件齊全性，是否需要密封等。投標文件密封要根據招標文件要求落實好，其中包括了份數足夠程度、正副本章、內外封面標志、文件內部書寫情況等。

另一方面，投標文件授權書裝訂完成后，還需要在投標時準備好齊全的授權書，為遞交標書以及開標工作做好檢查。若是業主需要核驗，需要準備好所有原件，以供檢驗。當前，很多招標文件擬定的項目經理需要進入開標現場進行開標，授權也是項目經理，對此，商務人員要仔細閱讀招標文件中的要求。

5 結語

綜上所述，本文主要研究了水利工程項目招標時商務工作相關內容。商務工作是投標文件編制和提交的重要部分，注意事項較多，本文闡述方面較少，研究不夠深入，需要進一步深入。同時，隨著建設單位要求變更資料，招標文件也隨之變化，商務工作人員需要認證嚴謹對待企業的要求，重視投標工作，掌握規范的招標文件編制方法和要求，憑借豐富的經驗消除差錯，保證投標文件正確規范，避免廢標現象出現。