高校財務網上報賬系統問題及對策研究

李博文

天津中醫(yī)藥大學財務處 天津

一、網上報賬系統介紹

網上報賬系統是一種可以實現報賬師生和財務制單人員不需面對面，就可以辦理報銷業(yè)務的系統，實現網上填報—自助投遞的模式。具體方法是師生按照不同報銷事項，將原始附件呈魚鱗狀粘在報銷粘貼單上，登錄財務綜合服務平臺，選擇網上報賬系統模塊，可以看到名下的所有項目以及被項目負責人授權的項目。根據報銷業(yè)務的不同類型，選擇網上報賬系統模塊進行預約填報，包括“日常報銷”“國內差旅費”“借款”“項目內部轉賬”等模塊。對于發(fā)放校內、校外及學生勞務費，則選擇財務網上綜合服務平臺的網上申報管理系統。網上報賬系統使用的前提是經辦人有對應項目進行管理或經辦的權限，項目負責人默認為唯一經辦人，項目負責人可將網上報賬系統的權限授予他人，授權時間與授權金額可根據工作需要進行設定。

網上報賬系統使報賬人不再受時間和空間的限制，在報銷模塊中選擇支出項目，查看有額度的可報銷類目，填寫具體報銷信息，包括關鍵字摘要、金額等，選擇支付方式，包括對公、對私和沖借款三種，點擊提交后打印出帶有二維碼的預約報銷單。報賬師生持預約報銷單和原始票據找經費負責人簽字審批，然后將報銷單據裝入財務處定制的投遞專用袋中，投遞至財務處設置在教學樓、行政樓的自助投遞機內。財務人員每日前往各個自助投遞機取回報銷單據，由專人采用物流分單系統將單據掃描后分給制單人員，制單人員審核項目負責人簽字和原始票據完整性后，在財務核算管理系統憑證錄入中點擊“網上報銷制單”，用掃描器掃描報銷單上的二維碼，就可以生成記賬憑證。經復核人員復核，由出納人員在網銀系統上付款。報賬師生可以在網上報賬系統—我的項目中，查看已填報的單據，包括待修改業(yè)務、待提交業(yè)務、已提交業(yè)務、已完成業(yè)務及失敗業(yè)務，以便于全面掌握報銷單據的狀態(tài)。

二、網上報賬系統的優(yōu)點

1.解決現場排隊問題，節(jié)約報賬時間

在傳統的柜臺報賬模式中，報賬師生受時間和空間的限制，必須在財務處上班的時間段，手拿報銷單據到財務報賬大廳窗口進行審核報銷。一到項目經費收回前、寒暑假以及年末這種節(jié)點，就會出現排長隊報銷的現象，極大地耗費師生的學習和工作時間，師生叫苦不迭。而財務網上報賬系統則將報賬人從排隊報賬的痛苦中解脫出來，師生可以在任何時間將帶有二維碼的預約報銷單和原始票據，掃描后投遞到行政樓或者教學樓的自助投遞機中，然后在物流跟蹤系統或者網上報賬系統里查看報銷進度，如分單到哪個制單人員、是否已制單、復核和出納是否已付款。這樣師生可以把更多的精力放到學習、科研和工作中，節(jié)約報賬人的時間。

2.減輕制單人員壓力，提高工作效率

之前的現場報賬模式，財務制單人員需要與報賬人面對面，現場審核項目負責人簽字是否齊全，票據是否符合規(guī)定，金額大小寫是否正確，制單時需尋找項目編號，手工錄入分錄及匯款信息，經常出現走串項目以及單位名稱、銀行賬號、開戶行錯誤而退回的情況，極大地浪費前臺制單人員的時間，增加制單人員的工作壓力。財務網上報賬系統則利用電子信息化手段調整報銷流程，將分錄和匯款信息錄入工作提前化，制單人員只需掃描報銷單上的二維碼就能獲取完整的憑證分錄信息，解決制單人員直面報賬人員焦急等待的困擾，使制單人員能在安靜的工作環(huán)境下合理安排自己的業(yè)務順序，既保障匯款信息的準確性，又提高制單人員的工作效率。

3.避免報銷單填寫不規(guī)范，減少返工率

傳統的報銷憑單需要報賬人手填部門和姓名、支出項目、報銷用途、大小寫金額、轉賬信息等，然后找項目負責人簽字，但由于老師教學和科研工作繁忙，沒有主動完整學習財務報銷的相關規(guī)定，或老師將課題經費交給學生辦理，經常會出現因報銷單填寫不符合規(guī)定而被財務人員退回的情況。有時會因大小寫金額填寫錯誤而退回，如大寫“貳”經常寫錯，而大小寫的金額不允許修改，若填寫錯誤就要退回單子，重新填寫報銷單，重新找負責人簽字審批，耽誤師生報銷進度。而網上報賬系統只需師生在網上錄入金額及報賬信息，就避免手寫大小寫金額錯誤等情況的發(fā)生，從而減少返工率。

4.增加項目經費安全性，保證額度可控

報賬人在網上報賬系統中只能看到并使用自己負責和被授權的項目經費，無權查看他人經費，保證項目經費的安全性。另外，報賬人在報賬系統中可查看項目不同業(yè)務類型的額度，根據不同事項選擇各自的經濟分類，填寫金額時受額度控制。如果報賬金額超過項目預算額度，系統會彈出消息，顯示剩余額度、超支額度及其他單據占用額度，無法進行下一步的提交，避免出現在傳統報銷模式中，報銷金額超過項目余額導致憑證無法保存的問題。項目負責人可以在網上報賬系統內查詢自己各項目的使用及結余情況，方便報賬人員按照項目預算進行下一步支出或者調整工作，財務數據更加透明。

三、網上報賬系統的問題

1.退單率偏高

實行網上報賬系統以后，報賬人員的報賬模式，由拿著單據現場排隊交財務人員審核，變?yōu)橥哆f單據后再等財務人員審核，這樣在財務人員取到投遞單后，才發(fā)現報銷單據不符合審核手續(xù)，造成退單。采用現場柜臺報賬模式時，如果報銷附件存在問題，制單人員和報賬人可以當面溝通解決，如試劑耗材等出庫單未簽字，可以現場由經辦人簽字。又如，關于差旅費交通補助及伙食補助問題可以當面詢問報賬人，但是在網上預約報賬模式下，會計人員只有在報賬人投遞完成，拿到原始票據以后才會發(fā)現報銷單中的問題，然后再打電話與報賬人溝通，要求其來取回報銷單據重新修改或者補充簽字，耗費師生及會計人員的時間和精力。

2.報銷單據簽審緩慢

高等院校的各項經費都有不同的簽字審批要求，大部分經費都需要項目負責人和管理部門負責人雙重簽字，如科研項目必須由項目負責人和科研處長簽字，人才項目必須由項目負責人和人事處長簽字，教研室經費由經費負責人及院長簽字。實行網上報賬系統后，報賬師生仍需打印出帶有二維碼的紙質報銷憑單，附上原始票據后找各個負責人現場簽字審批，然后才能投遞到自助投遞機中。而有的負責人往往身兼數職、辦公地點不固定，導致必須單據簽審流程緩慢，報賬師生面簽審批極大地受時間和空間的制約。

3.退單管理不規(guī)范

在實行網上預約報賬后，制單人員發(fā)現有問題的單據后，會電話通知報銷經辦人，但有時會因一個報賬人投遞的單據過多或者一個單據上出現的錯誤過多，導致制單人員在電話中對退單問題的描述不夠準確和全面，而通過電話溝通也容易產生誤解，導致制單人員和報賬人員出現溝通信息不對稱的問題，增加報銷時間成本，降低報賬雙方的工作效率。另外，如果報賬師生未在學校或者忘記而未取回有問題的報銷單據，這些單子就會積壓在制單人員手中，容易造成丟失或損壞。

四、網上報賬系統問題的原因

1.退單率高的原因

一是財務處缺少具體報銷規(guī)定或報銷政策更新緩慢，有些報銷政策靠財務人員與報賬人員口口相傳，無據可依，各財務人員掌握的標準不同，給報賬人造成困擾。二是報賬人員不熟悉報銷規(guī)定，不了解各類業(yè)務所需附件，而報賬人員不夠穩(wěn)定，大多課題組都是由學生報賬，待熟悉報賬流程和所需資料的學生畢業(yè)后，下一屆學生又要重新學習報賬資料，容易遺漏附件。三是報銷單據缺少財務人員的初審環(huán)節(jié)，由報賬人員直接投遞至報賬機。

2.報銷單據簽審緩慢的原因

報銷單據簽審緩慢的主要原因是未形成影像化資料，負責人網上審簽功能不能實現。同時未形成影像化資料也會造成項目審計查賬的不便，事務所對項目中期或結項審計時，師生需要在項目管理系統中導出項目支出的所有憑證號，去憑證檔案室找出項目的每一筆支出憑證，將每一張記賬憑證和原始憑證拍照后進行打印，極大耗費師生的時間。另外，未形成影像化資料也造成財務人員無法進行網絡預審，審核報賬材料環(huán)節(jié)仍然停留在報賬人投遞后，若報銷單據存在問題，需要經辦人前來報賬大廳修改或者取回單據。

3.退單管理不規(guī)范的原因

一是未形成退單問題庫，財務人員遇到有問題的報銷單據時，對問題描述不夠全面，可能造成報賬人多次往返財務處。二是缺少對財務人員的系統培訓。網上報賬系統對制單人員的整體素質要求比較高，既包括會計專業(yè)知識也包括信息化水平及人際溝通能力。財務人員對業(yè)務知識比較了解，但是可能在網上報賬系統使用上存在問題，如不了解掛起或退單功能的使用方法。

五、對策及建議

1.加強報銷制度宣傳，發(fā)放報銷手冊

從科研項目和非科研項目兩個角度編印財務報銷手冊，按照經濟分類列出具體報銷所需材料及注意事項。根據上級主管部門政策及時調整差旅費、會議費、因公出國等管理辦法。通過線上與線下相結合的方式，加大對網上報賬系統操作及財務報銷制度的宣傳培訓。線上可以通過高校財務處微信公眾號、辦公OA系統以及財務處官網推送報銷相關文章及視頻，建立通訊群組織財務人員及時回復師生報銷問題；線下可以發(fā)放財務報銷手冊，定期對師生開展財務報銷培訓，現場回答師生提問。培訓具體內容可以包括最新報銷政策，如差旅費、會議費管理辦法，網上預約報賬系統的操作流程，自助投遞機的使用方法，網上報賬系統里報賬進度查詢，基本報銷須知，如票據合規(guī)性，報銷單分類及結算方式等，各類經濟業(yè)務所需附件與注意事項等。建議各部門設置專門報賬人員，如科研助理或管理助理，定期對他們進行培訓。

2.增加形成影像化資料，開發(fā)網上審批系統

報賬人填寫報銷單，將原始憑證附件拍照上傳至網上報賬系統，形成影像化資料。報賬師生在系統中提交報銷單據，根據財務處項目管理科設置的項目負責人向審簽人發(fā)起審批，審批發(fā)起后，項目審簽人在任何時間和地點，通過手機就可以在待審批通知中看到需要簽字的報銷單據，然后進行電子簽名。負責人審簽完成后，網上報賬系統會向報賬人發(fā)送短信，若審簽通過，報賬人可以將報銷單打印出來，附在原始單據上面。待會計人員制單完成后，報賬人員直接在網上報賬系統調出憑證與原始單據，方便項目審計與查賬。增加影像化資料后，財務人員也可以安排專門人員在網上報賬系統里對報銷原始附件預審，預審簽字及附件沒有問題的，短信通知報賬人打印報銷單，與原始憑證一起投遞。如果單子有問題，報賬人會收到短信，登錄網上報賬系統查看單據，待修改完成后再次提交財務預審。如下圖1所示。

圖1 增加影像化資料后網上報銷流程圖

3.規(guī)范退單管理，完善網上報賬系統的數據分析

制單人員要學會運用在網上報賬系統內退單或者掛起功能，建立和完善問題庫，將單據問題編號排序，遇到有問題的報銷單據時點擊退單或掛起，在問題描述模塊中，制單人員判斷完問題輸入序號即可提取詳細問題說明。如果是金額錯誤，財務人員點擊退回，報賬人刪除或修改單據；若是需取回補充材料，財務人員需點擊掛起，報銷師生在網上報賬系統的失敗業(yè)務中查看具體問題，待需要補充的材料補充完成后提交至對應報銷窗口。對于有些需要師生取回的報銷單，高校財務部門需購置自助退單柜，制單人員將需退回的報銷單據放到自助退單柜，系統會發(fā)短信通知報銷師生，從退單柜取走有問題的單據。財務人員可對退單原因進行數據分析，找到在報銷中存在的問題，是否因為師生對財務報銷政策不了解。對于這些常見的退單問題，可以做個高頻退單問題解答的專題在財務處公眾號推送，并在財務報銷培訓中進行著重強調。

4.建立原始單據“首審責任制”，加強對財務人員的培訓

高校財務處應建立原始單據的“首審責任制”，報賬人員將單據投遞到報賬機后，財務人員將其取出并進行分單，第一個接到單子進行審核的制單人員，應該對該份單據的報銷全程負責。若此份單據存在問題，制單人員應一次性將問題告知報賬人，待報賬人修改完成，還是繼續(xù)找首次接單審核的制單人員報銷，不再涉及其他未接觸此業(yè)務的制單人員，以提高報賬效率。高校財務處應該有針對性地對財務制單人員進行報銷政策及操作系統的培訓，財務處可定期邀請專家來講座，講解上級主管部門出臺的最新財務政策，加深財務人員對政策的理解。也可安排財務人員外出交流學習，向其他高校財務處學習報賬系統使用經驗，找到還存在哪些未了解的功能模塊。還要加強對財務人員服務意識和責任意識的培養(yǎng)，與報賬人溝通時保持平和心態(tài)，以嚴謹認真的態(tài)度宣傳報銷政策，耐心解答報賬人的問題，提高服務質量。

六、結語

網上報賬系統的應用不僅可以節(jié)約報賬師生的時間，還可以提高財務制單人員的工作效率，但也存在一些退單率高、報銷單據審簽緩慢以及退單管理不規(guī)范的問題。通過加強宣傳、增加影像化資料、規(guī)范退單管理、建立首審責任制等方法，可以實現讓財務信息多跑路、讓報賬師生少跑路的目標，實現網上報賬系統價值最大化，更好地為師生服務。