煙草企業(yè)矩陣式標準管理體系構(gòu)建

時艷霞 王孜 曹淵

[摘 要]2019年行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)場會指出，行業(yè)各單位要扎實推進貫標工作，全面提高內(nèi)部控制能力，同時還要始終把貫標作為夯實基礎管理、提升核心競爭力的有效抓手和重要載體。除此之外，還需要用精益管理的理念、目標，為系統(tǒng)建設注入新的活力和動力，進一步強化以制度標準管人管事的規(guī)范意識。不僅要做好“廢、改、立”的標準化工作，還要嚴格執(zhí)行制度標準，樹立制度權(quán)威，減少人為因素，切實提高企業(yè)的規(guī)范運作能力。因此在新時代背景下構(gòu)建更加標準化的管理體系十分必要，文章將以漯河卷煙廠的基本情況對構(gòu)建矩陣式標準管理體系提出幾點構(gòu)想。

[關鍵詞]煙草企業(yè)；矩陣式；標準管理體系

中圖分類號：F721 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）07-0037-03

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟競爭愈發(fā)激烈的背景下，煙草企業(yè)唯有通過構(gòu)建更加完善的內(nèi)部管理體系才能提升整體的核心競爭力。同時在新時代背景下突出重點、防范風險、提升水平，深化工作內(nèi)涵、提升工作標準、創(chuàng)新工作方式，集中精力和資源，加強過程管控，加大培訓力度，強化風險管理，不斷增強標準化管理的針對性和有效性也將成為煙草企業(yè)需要重點執(zhí)行和落實的內(nèi)容，以下將從漯河卷煙廠的基本情況以及構(gòu)建矩陣式標準管理體系的必要性提出具體的實踐路徑[1]。

漯河XX廠建于1946年，是河南某工業(yè)有限責任公司下屬的卷煙生產(chǎn)企業(yè)。近年來，企業(yè)生產(chǎn)制造呈現(xiàn)穩(wěn)中向好、經(jīng)濟運行穩(wěn)中有進、轉(zhuǎn)型升級穩(wěn)中提質(zhì)的良好局面。但在新時代背景下，漯河卷煙廠在內(nèi)部標準化建設的過程中依然存在以下問題。

一是標準與崗位、人員的對接機制有待建立，自2015版質(zhì)量管理體系換版以來，漯河廠持續(xù)強化學標、貫標工作，構(gòu)建了較為完備的技術、管理、工作制度體系，但職工經(jīng)常反映標準文件數(shù)量較多，缺少標準與崗位的對應機制，對應該掌握、執(zhí)行哪些標準仍沒有較為清晰的認識和了解[2]。

二是標準執(zhí)行率有待進一步提升，近三年的廠級內(nèi)審報告顯示，漯河管理標準執(zhí)行率依次為94.2%、95.6%、96.7%，呈穩(wěn)步提升態(tài)勢，但與《漯煙？2020》基礎管理升級目標中提出的文件執(zhí)行率力爭達到100%，以及省內(nèi)兄弟廠2020年內(nèi)審結(jié)論97.8%相比，仍有差距；同時，在實際工作中，依規(guī)開展工作的主動性、自覺性有待提升，習慣于依靠經(jīng)驗開展工作，對一些新制修訂的標準規(guī)范執(zhí)行有效性不夠[3]。

三是漯河廠缺乏成型的標準化工作管理模式，未能實現(xiàn)對ISO9000要求的有效轉(zhuǎn)化和落地實施，制度制修訂、審查、評價的要求和方法未固化，未能有效融入精益管理方法，無法為各部門提供有效指導[4]。

從此層面來看，漯河XX廠構(gòu)建更加完善的矩陣式標準管理體系是十分必要的。

漯河廠基于矩陣式組織理論，在原本的部門、崗位、人員垂直縱向管理條線的基礎上，增加了與技術、管理、工作三類標準的橫向?qū)P系，將矩陣式標準管理系統(tǒng)定義為“標準與部門、崗位、人員三方面相結(jié)合，技術、管理、工作三類標準相統(tǒng)一”，即“三結(jié)合、三統(tǒng)一”[5]，以下將對具體做法進行分析。

（一）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”矩陣式關系建立

1.建立標準文件清單

從企業(yè)標準化系統(tǒng)中整理最新版本標準，匯總形成包含標準編號、名稱、版本、性質(zhì)、起草部門等信息的《漯河廠已發(fā)布標準清單》，由企業(yè)管理部匯總后交由各部門體系管理員審閱，并根據(jù)反饋的修改意見，對清單進行優(yōu)化完善和發(fā)布。

2.建立部門-標準對應關系

從各標準正文中明確需要學標、貫標的部門，同時根據(jù)關聯(lián)程度和范圍將標準分為部門主責、部門關聯(lián)、全廠管理人員通用三種類型，形成《標準-部門對應清單》，并將其前后邏輯關系互換，轉(zhuǎn)化為《部門-標準對應清單》，經(jīng)各部門審核同意后予以發(fā)布，使各部門清楚標準的責任和范圍。

主責、關聯(lián)、通用三種類型標準劃分原則：

（1）符合下列條件之一，即定為主責標準：起草的標準；對標準有歸口管理權(quán)（部分標準有兩個歸口部門，例如《標識與可追溯性管理辦法》中，生產(chǎn)管理部負責標識和可追溯性的統(tǒng)一歸口管理，工藝質(zhì)量部負責產(chǎn)品檢驗狀態(tài)標識的歸口管理）；對標準有修改權(quán)。

（2）關聯(lián)標準：標準中有一項或多項內(nèi)容，部門（崗位）有執(zhí)行的必要，且對標準無修改權(quán)，僅可提出修改意見。

（3）全廠管理人員通用標準：標準中有一項或多項內(nèi)容，每一名管理人員均有執(zhí)行的必要。

3.建立部門-崗位-人員-標準對應關系

由各部門負責，根據(jù)《部門-標準對應清單》中涉及標準，結(jié)合部門工作標準和實際工作分工，以部門目前崗位為準，將部門、崗位、人員與部門主責、部門關聯(lián)、通用標準進行一一對應，形成并發(fā)布包含主責、關聯(lián)、全廠管理人員通用三類標準的《部門-崗位-人員-標準結(jié)合清單》。

（二）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”制度評審

制度評審體現(xiàn)了以下三個提前：

1.提前建立關聯(lián)關系

在制度制定、修訂前，提前建立新制度的“三結(jié)合、三統(tǒng)一”關聯(lián)，明確制度的主責、關聯(lián)與通用部門、崗位、人員，建立單個制度的《部門-崗位-人員-標準結(jié)合清單》草稿。

2.提前開展集中評審

在啟動標準化系統(tǒng)發(fā)布流程前，提前對制度進行集中評審，根據(jù)清單草稿邀請相關人員參加，從管理層、業(yè)務層、執(zhí)行層考慮，對制度的符合性、適宜性、充分性、有效性等方面進行全方位評審。

3.提前固化關聯(lián)關系

在制度修訂完成后、開展制度培訓前，提前將“三結(jié)合、三統(tǒng)一”關系固化到清單中，并將其作為制度制修訂的最后一個必要步驟，制度起草部門可參與培訓的部門，也使各相關部門清楚培訓的內(nèi)容與要求。同時課題組設計Excel宏運算代碼，將“部門、崗位、人員”發(fā)生變化的“標準”對接設置為“一鍵”更新。

（三）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”培訓宣貫

為使職工快速、高效地了解、掌握主責、關聯(lián)、通用標準，漯河廠構(gòu)建了“1+N”制度宣貫機制。

1.“1”——一次集中培訓

因是首次建立“三結(jié)合、三統(tǒng)一”關聯(lián)關系，需使職工盡快清楚相關標準，故采取網(wǎng)上學習和線下培訓相結(jié)合的方式，利用一個月的時間，從網(wǎng)上自學、部門集中培訓、職能部門專項培訓三方面，對三類標準進行集中宣貫培訓。

一是網(wǎng)上自學。由各崗位人員自行登錄企業(yè)標準化系統(tǒng)，通過標準名稱、編號等信息，查找并自學個人主責、關聯(lián)、通用的全部標準。二是部門集中培訓。各部門在本部門范圍內(nèi)，選取不少于五項“全廠管理人員通用標準”開展集中宣貫培訓，形成并保留《體系培訓記錄》。三是職能部門專項培訓。由職能部門結(jié)合當前工作重點、標準執(zhí)行薄弱環(huán)節(jié)等因素，各選取1～2項主責標準，制定培訓計劃上報企業(yè)管理部，由企業(yè)管理部統(tǒng)一組織人員，開展集中培訓。

2.“N”——多次持續(xù)宣貫

漯河卷煙廠建立了制度培訓的長效機制，要求各部門依據(jù)《部門-崗位-人員-標準結(jié)合清單》中主責、關聯(lián)、通用制度制定年度制度培訓計劃，每月開展至少一期體系培訓，由部門負責人、制度起草人走上講臺，摘錄與工作緊密相關的制度條款進行講授。在此基礎上，將標準中的各項通用條款納入到每季度的管理人員能力水平測試中，由人力資源部組織，廠級領導監(jiān)考，進行閉卷考試集中測驗，考試成績與部門領導、職工評優(yōu)評先直接掛鉤，達到以考促學的目的。

（四）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”制度審查

根據(jù)各部門主責、關聯(lián)、通用三類標準，明確審查責任分工，規(guī)定審查頻次要求，逐步建立起“3+2”，即三級審查、兩類整改的制度審查機制。

1.部門自查

要求漯河卷煙廠各部門每月針對主責標準開展一次制度自查，每年將全部主責制度自查一輪，覆蓋全面。在此基礎上，依據(jù)ISO9001標準要求，總結(jié)自查經(jīng)驗，將相關技巧編制為制式的表格，規(guī)定各部門需從格式規(guī)范性、適宜充分有效性、符合性、內(nèi)容缺失四個方面進行自查，使各部門制度自查有的放矢，拉高整體自查質(zhì)量。每季度組織開展自查工作交流會，由各部門體系管理員現(xiàn)場相互點評、傳授經(jīng)驗，指出突出問題、明確工作思路，在提升工作質(zhì)量的同時，形成漯河廠質(zhì)量管理體系的組織合力、專家合力。

2.月度點檢

每月定期組織體系管理員開展為期一周的月度點檢，引入主責和關聯(lián)標準“全過程”審核，重點關注公司與廠、廠內(nèi)主責與業(yè)務關聯(lián)之間流程節(jié)點的順暢程度，確保上承下接。要求審核員提前對制度進行研讀，結(jié)合內(nèi)審檢查表和以往審核經(jīng)驗，舍棄了對“出錯概率較小的流程節(jié)點”的檢查（例如一些上系統(tǒng)的業(yè)務流程），討論并記錄制度中運行風險較大的流程節(jié)點，制定點檢清單，精確實施審核，達到明確點檢目標、提高查找深度、提升過程效率的目的。

3.集中內(nèi)審

同樣采用“全過程”審核的方法，將內(nèi)審工作與管理診斷融合，充分發(fā)揮管理診斷把脈問診、開方抓藥的職能作用，不僅對標準的符合性、有效性進行考量，同時對標準體系是否滿足上級法律法規(guī)、適應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求、各項條款描述清晰和充分等進行綜合測評，使內(nèi)審工作效果實現(xiàn)質(zhì)的升級。

4.兩類整改

根據(jù)三級審查發(fā)現(xiàn)的問題，將問題分為內(nèi)部整改和跨部門整改兩類，指定不同的牽頭部門（內(nèi)部整改由部門自行整改；跨部門整改提報企業(yè)管理部，指定制度主責部門牽頭整改），采取不同的改進措施（內(nèi)部整改由部門制定措施；跨部門整改由企業(yè)管理部提出整改意見），規(guī)定不同的整改時限（規(guī)定內(nèi)部整改在15天內(nèi)完成；跨部門整改在30天內(nèi)完成），運用“查堵防”精益管理特色工具從問題深入查擺和風險預防管控兩條路徑，制定切實可行的系統(tǒng)性整改措施，避免同類問題的重復發(fā)生。同時采取銷號制度，規(guī)定所有問題需在OA主頁公布臺賬，實現(xiàn)“群眾監(jiān)督”，嚴格跟蹤落實，從有效性和落實率兩方面確保問題整改取得實效、確保審核工作取得實效、確保制度優(yōu)化取得實效。

（五）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”集中評價

漯河卷煙廠將上述標準化建設的工作納入標準化建設考核，根據(jù)關聯(lián)關系建立情況、講的效果、查的深度、改的質(zhì)量，制定《體系建設日常工作考核表》，每季度末進行多維度評價，并納入績效考核。同時，為了適應快速變化的環(huán)境和不斷發(fā)展的企業(yè)，每半年對廠級《體系運行考核辦法》進行一次修訂，一方面是根據(jù)公司內(nèi)審結(jié)果，結(jié)合公司體系考核制度，將相關的條款落實到廠級制度中，確保對公司各項要求的有效支撐；另一方面是根據(jù)企業(yè)標準化體系運行現(xiàn)狀，調(diào)整獎懲方向和力度，增加獎勵條款，有效評價對全廠體系工作有確實貢獻的部門；增加懲罰條款，考核體系工作推進不力的部門，充分發(fā)揮評價考核的激勵和引導作用。

（六）“三結(jié)合、三統(tǒng)一”專項提升

課題組結(jié)合企業(yè)標準化管理實際情況，針對標準化建設過程中發(fā)現(xiàn)的急需改進的短板和瓶頸問題制定改進提升措施，設定工作目標、方法、路徑，作為當月標準化重點工作，起草下發(fā)通知，按時組織驗證。以體系重點工作為“助燃劑”，可解決長久以往“機械性”的日常工作安排導致的各部門干事創(chuàng)業(yè)積極性下降的問題，大幅提高各項工作的完成質(zhì)量，逐個擊破標準化管理痛點難點。

例如，開展記錄管理專項工作，由各標準起草部門檢查核對以及更新標準化系統(tǒng)中管理標準相關記錄，核對系統(tǒng)外掛的相關記錄（標準附錄）與正文中相關記錄內(nèi)容是否一致并記錄，由企業(yè)管理部匯總、核對結(jié)果，組織各部門及時更新標準化系統(tǒng)中的錯誤記錄，同時修訂《記錄控制程序》，規(guī)范記錄使用的相關要求，明確標準化系統(tǒng)附錄為獲取體系記錄表格的唯一“渠道”，形成長效機制，確保標準記錄的規(guī)范使用，有效提升制度執(zhí)行率。

總而言之，在新時代背景下煙草企業(yè)將面臨更大的市場風險和挑戰(zhàn)，因此為了更好地確保企業(yè)內(nèi)部運行的整體穩(wěn)定性，需要基于企業(yè)內(nèi)部的基本架構(gòu)以及運行需求構(gòu)建完善的標準化體系，進而為推動企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好基礎。文章主要基于課題對漯河卷煙廠基本情況的研究，找出當前煙草企業(yè)內(nèi)部運行中存在的問題，并提出針對性的矩陣式標準管理體系構(gòu)建實踐路徑，以期能夠更好地提升煙草企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范性。

[1]柳飛，顏敬青，張建安，等.煙草標準管理體系的現(xiàn)狀分析與應用研究[J].中國標準化，2016（13）：84-86.

[2]胡鳳.完善煙草商業(yè)企業(yè)預算定額標準管理體系措施[J].財會學習，2020（30）：70-71.

[3]周曉莉.煙草企業(yè)預算定額標準體系實施及優(yōu)化探討[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2020（12）：57-58.

[4]張晶.煙草企業(yè)預算定額標準體系實施及優(yōu)化分析[J].財經(jīng)界，2021（12）：19-20.

[5]吳明山.煙草工業(yè)企業(yè)預算定額標準體系優(yōu)化研究——以河南中煙為例[J].商業(yè)會計，2019（08）：74-76.