合同檔案規(guī)范化管理的探索與思考

賀笑文

摘要：在新形勢下，針對合同檔案管理工作而言，需要進一步有效規(guī)范和完善，在合同的收集、整理等一系列相關(guān)方面都要不斷的強化和優(yōu)化，進一步體現(xiàn)出應(yīng)有的管理質(zhì)量和管理效率，為合同檔案管理工作取得更加良好的進展提供必要保障。基于此，本文重點分析合同檔案規(guī)范化管理策略等相關(guān)內(nèi)容，希望本文的分析能夠為合同檔案管理工作取得更加良好的成效提供一定參考。

關(guān)鍵詞：合同檔案;規(guī)范化管理;策略

引言

當(dāng)前市場主體法制觀念進一步增強，市場交易行為也日益增多，在這樣的情況下使得合同檔案數(shù)量呈現(xiàn)出與日俱增的趨勢。因此，要從根本上有效做好合同檔案的規(guī)范化管理工作，具體來說，合同檔案規(guī)范化管理的策略主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1 合同檔案的規(guī)范化收集

1.1 有效明確相對應(yīng)的合同檔案收集時間。針對合同檔案來說，在實際的發(fā)展過程中有自身的形成和運動規(guī)律，有的合同是在幾天或者幾周內(nèi)履行完相關(guān)事項就宣告結(jié)束，例如，針對辦公用品的采購合同來說就是典型的代表。也有的合同履行時間相對來說比較長，甚至達(dá)到幾年的時間，例如，重大工程建設(shè)類項目合同，這些特點決定著合同檔案的收集時間有著十分顯著的不同，因此，在規(guī)范化管理過程中要充分把握合同檔案的具體時間，按照實事求是的基本原則，不能等到合同全部履行完畢之后再歸檔。為確保一個歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，針對具體的收集時間，可以有效落實。

1.2 充分明確合同檔案的具體收集內(nèi)容。針對合同檔案進行規(guī)范化管理的過程中，要充分明確檔案的具體內(nèi)容主要包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，在實際的管理過程中要突破合同本身的限制，要盡可能充分確保合同檔案的內(nèi)容全面性，完整性，沒有相對應(yīng)的遺漏。在具體的操作過程中，要注重把握以下三方面內(nèi)容：

1.2.1合同審批階段的文件材料。包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價報告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料。在這個階段所涉及的資料內(nèi)容主要涉及法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。

1.2.3 合同履行階段的文件材料。這個階段的合同檔案涉及的內(nèi)容主要有合同變更、補充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 要進一步有效規(guī)范合同的收集方式。在合同檔案的具體收集整理過程中，要充分結(jié)合合同檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)來有效明確，同時要從根本上做好源頭和過程的控制，進而充分確保合同檔案收集更加系統(tǒng)完整。

1.3.1 針對合同的具體內(nèi)容進行系統(tǒng)完善的收集。在針對合同內(nèi)容進行收集的過程中，要構(gòu)造相對應(yīng)的合同管理系統(tǒng)，并且進行審簽，要充分確保合同檔案可以及時有效的歸檔，在審批流程過程中，進一步加大監(jiān)督管理力度，確認(rèn)各類歸檔信息。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集。在合同檔案的具體管理過程中，針對傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外的合同，在簽字蓋章的過程中，要通過負(fù)責(zé)人牽頭收集整理，然后加蓋合同章。

2 對合同檔案進行規(guī)范的整理

2.1 對于合同檔案進行科學(xué)合理的分類。對于現(xiàn)行的合同檔案分類方案來說，要把合同檔案作為一個獨立的類目進行整理，在具體的整理過程中要分屬不同的類別，實現(xiàn)科學(xué)合理的分類，要設(shè)置更加規(guī)范有序的合同檔案模塊，并且把合同檔案歸入到不同的類別之中，實現(xiàn)檔案分類大綱制定和完善，按照具體的機構(gòu)或者問題納入不同的類目，不能單獨的審核，要維護檔案分類和檔案方案的完整性和規(guī)范性。同時在分類的過程中，也要更有效的進行合同檔案的日常管理和開發(fā)利用。

2.2有針對性的劃分合同檔案保管期限，在針對合同檔案保管期限進行明確的過程中，要以合同本身的價值為參考，并且融合各類影響因素，使得合同檔案的保管期限能夠得到充分的明確，并實現(xiàn)針對性可行性的劃分。首先針對不同合同檔案的類型而言，所涉及的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)也有著十分顯著的差異。例如，文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是十分重要的指標(biāo)，在合同條款規(guī)定的期限范圍之內(nèi)為合同的答案包括期限的劃分，提供必要的支持。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，充分結(jié)合設(shè)備的更新?lián)Q代情況，使合同檔案的保管期限能夠得到有效延長。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。

2.3變更、續(xù)簽合同的歸屬。對合同檔案來說，在合同變更的過程中，要充分明確相對應(yīng)的法律法規(guī)和變更的具體內(nèi)容，要把握合同歸檔的年度單位，對于跨年度的合同簽訂變更或者補充協(xié)議，不能集中存放，要充分確保合同備考表中注明相對應(yīng)的合同檔案的編號和具體的存放位置。

2.4科學(xué)合理的編寫合同檔案歸檔文件目錄

首先在文件編號方面要進行科學(xué)合理的編寫針對不同單位的合同簽訂而言，都有獨立的合同審批流程，因此要編制與之相對應(yīng)的符合規(guī)則的合同號，在針對具體編號進行填寫的時候要把本單位的合同號作為基本標(biāo)準(zhǔn)。其次針對責(zé)任者來說也要充分明確，因為合同檔案的簽訂方是雙方或者多方，因此所涉及的法定責(zé)任人是兩個或者兩個以上，因此在歸檔工作中要進行及時有效的歸檔和整理，有相對應(yīng)的檢索目錄，在合同檔案責(zé)任者方面要填寫責(zé)任他方，這樣可以更有效的進行查詢和管理。第三要更有效的明確成文的日期。合同成文日期的確定與聯(lián)合行文是類似的，要把最后的合法簽訂人簽署的日期當(dāng)做基本的標(biāo)準(zhǔn)，要充分確保合同檔案的各個方面能夠簽字蓋章之后才能形成相對應(yīng)的法律效力。

3結(jié)語

通過上面的分析，可以充分看出，在當(dāng)前的合同檔案的管理過程中，需要進一步有效規(guī)范完善的推動，針對各項細(xì)節(jié)之處都要進行嚴(yán)格的把關(guān)，在實踐的過程中要進一步研究和應(yīng)用更系統(tǒng)完善的檔案管理模式和方法，實現(xiàn)規(guī)范化信息化建設(shè)，進而推動企業(yè)的合同檔案管理工作能夠取得更加良好的發(fā)展，使管理水平得到顯著提升，進而推動企業(yè)實現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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