外貿企業零庫存管理的意義和策略探討

聶 蓓

據海關統計數據，2020 年全國進出口總額為32.16萬億美元，外貿規模再創歷史新高，中國采購在全球貿易的地位日益增長。由于國內外市場競爭激烈，外貿企業需要提高各方面的管理水平，逐步從規模增長走向質量增長。另外外貿企業普遍為輕資產企業，傳統的庫存管理模式已難以應對復雜的經濟環境，如果存貨周轉慢，會造成外貿企業資產負債率高、成本加大,提高存貨管理能力就顯得尤為重要。做好存貨管理不僅能提高資金使用效益，節約成本，還能反映外貿企業真實的財務狀況。“零庫存”管理模式作為外貿企業供應鏈運營中的一個重要環節，具有重要的發展潛力。

一、零庫存管理理念的概述

日本豐田公司的“杜絕一切浪費”的JIT 生產方式是零庫存管理實踐最早的成功范例。日本豐田的成功是將零配件供應商的倉庫安排在企業附近，并有完善的物流配送體系，在保持連續、高節奏的大批量生產時，使自身庫存保持最小數量；拉夫勞倫的成功是根據需求為特色產品購買大量面料，并減少訂單的數量，同時為網上訂單提供高效服務，采購的目標就是在降低成本的同時保證質量。

現在零庫存管理已經成為一種思維方式、一種管理理念，而不是具體的研究和運作實施方法，是為了改善庫存的管理水平，提高企業供應鏈效率的管理理念。外貿企業可以參考這些成功企業的經驗，但不能照搬這些模式。可以在考慮自身實際情況的基礎上，將零庫存管理的各個方面靈活調整，充分發揮創新能力，通過特定的庫存控制策略，使企業的庫存數量最合理。

二、外貿企業實現零庫存管理的意義

（一）降低外貿企業運營成本

零庫存管理并不是指外貿企業庫存存儲總數為零，而是通過上下游企業協同計劃，使商品在采購、銷售、配送的整個流程中，快速周轉，實現庫存最小化。同時合理規劃控制倉庫儲存形式的物品數量，使得企業的庫存規模盡可能縮減，同時改善庫存的合理性和安全性。庫存占用資金減少，規避了企業經營風險，也使企業在發展當中具有更多的運營資金，同時資金周轉速度加快，減少資金短缺帶來的財務風險。這樣可以使庫存成本、費用最小化，降低企業流動性壓力，控制了企業的財務風險；降低營運成本，降低資產負債率，提高了競爭力。

（二）減少外貿企業商品積壓風險

由于商品滯銷、淘汰會造成外貿企業資金壓力增大，成本費用增加。積累到一定程度時，甚至會影響外貿企業的資金鏈的良性運轉。庫存不僅僅是影響資金鏈的正常運轉，最主要的是會形成很多的壞賬。現在由于技術進步和市場競爭越來越激烈，很多的商品更新很快，一旦商品過了生命周期，就會變得滯銷，商品積壓滯銷無人購買，最后出路就只有大幅降價，造成企業虧損。零庫存管理的關鍵在于決策商品存儲數量和存儲還是周轉的狀態。這種決策對于控制經營風險，規避市場的變化以及產品更新換代的風險非常重要。避免了存貨過量囤積，避免重大經營事故的發生。

（三）提高外貿企業管理水平和創新能力

當前外貿企業提高管理模式、產品、服務等競爭力是應對各種風險的方式。零庫存管理模式是將庫存管理由傳統的、單一的、低效的模式，向信息化、標準化、智能化的創新模式轉變，改變以往信息管理系統不完善，信息化水平無法滿足企業需求的舊模式，打造更準確的采購銷售庫存數據處理新平臺，實現信息共享和協作共贏。外貿企業需要有高素質的核心業務管理團隊，在管理方面不斷探索創新，要關注政治經濟環境、所處的行業的發展情況以及供應鏈建設水平,并結合企業自身的情況來合理布局戰略儲備庫存,采購周期長的庫存,為了規模效益,最佳生產批量或最佳訂貨批量權衡后形成的庫存數量及品種。將具體的業務流程和智能部門相結合，協調各企業之間及企業內部的戰略行動，從而提高改善企業的績效和競爭力。此外管理團隊還需建立科學完善的供應商及客戶的選擇和評估體系，并做好雙向反饋和預警機制，以此對外貿企業具體的零庫存模式實施效果起到積極的改進和監督作用。用最優化的管理方式最大程度的節約資金成本，提高企業的盈利能力。

三、外貿企業庫存管理的現狀

（一）庫存采購數量的不合理

外貿企業是充分競爭的行業，傳統的庫存管理模式是根據對市場行情的判斷，在商品價格處于階段性低位時大量采購，待價格回升再出售，但由于大宗商品價格波動大加上在當今這樣一個買方市場，外貿企業容易出現購買前對買方需求確認不清楚；購買后買方需求發生變化、消耗速度低于估算速度；對買方需求估算不科學、使用時間估算錯誤等現象。造成了原本應該幾個月就應該銷售完成的庫存，變成幾年還沒銷售完的呆滯庫存和超儲庫存。另外價值高的電子科技產品更新換代快，也經常會產生的降價、滯銷、技術淘汰無法使用造成呆滯庫存。

（二）庫存占用金額高風險大

由于大宗商品占用資金大，貨權管理難，加上期貨交易平臺已經完全開放，交易價格波動大，一旦出現客戶違約、業務員違規或者企業風控管理不全面的情況，都將給外貿企業造成大量的庫存積壓。積壓庫存占用了高額的資金和倉庫后，企業要拓展新的業務需要采購備貨時，這種需求就會被積壓庫存耽誤、壓制，導致業務走向惡性循環。

（三）倉庫外包管理難度大

當前大多數外貿企業的倉庫都是外包，由第三方提供倉儲服務。我國地大物博，外貿企業選用的第三方倉庫一般分布在各個港口城市。這樣的第三方倉庫離企業辦公場所距離遠，出于成本方面的考慮，外貿企業無法經常派人去監督貨物的入庫、出庫和盤點，因此也很難完全掌控貨物出人庫的簽收細節和貨物的存放情況，增加了管理的難度。從人員角度來看，庫存隊伍運作效率偏低；從管理角度來看，信息系統資源缺乏，實物與信息之間反映滯后。多數的情況下，積壓一年以內的庫存很少受到重視，當被發現時，已經存在滯銷問題。積壓庫存時間久遠，造成積壓的責任人已經離崗，原因難以調查清楚，難以問責。

（四）現有供應鏈穩定性差

由于外貿企業連接國際、國內兩個市場，近年來，全球經濟形勢復雜多變，市場的需求也處在不斷變化中。外貿企業普遍規模較小，目前管理水平較低，議價能力弱，國外采購配送周期長，在應對復雜市場需求時，反應速度慢。為了保證市場的占有率，企業不得不保留數量較多的庫存，以備下游客戶的需求，導致庫存成本上升。

（五）倉儲管理費用高

外貿企業都是約定自已支付倉儲費用，主要為了嚴格控制存放在第三方倉庫中貨物的物權風險，其次是與客戶長久合作發展需要。在當買家拖延貨款或短期內無力支付貨款時，會導致存貨存儲周期延長，增加了倉儲費用；在自營敞口業務中，采購的貨物沒有及時找到買家，也會加大倉儲費用。高額的費用給企業增加了運營成本。巨大的倉庫存貨更會帶來一系列管理問題：費用、變質、損失、丟失等等。

（六）員工觀念有待改進

傳統外貿企業主要是靠價格優勢參與國際競爭，企業很少對員工系統的培訓，新知識和新技術更新緩慢。員工對零庫存管理方法不了解，現有的管理水平不能與新型管理的要求相匹配，只是機械地、被動地去做，缺乏應該具有的主動性，降低了工作效率。許多采購與銷售管理人員不具有相關的專業知識，同時也缺乏實踐經驗。實際上，零庫存生產方式的成功實施很大程度上依賴于員工的積極努力學習和提高業務水平，如果員工不參與到改善生產經營活動中去，管理中的問題就得不到暴露和解決，零庫存管理就難以推行。

四、外貿企業零庫存管理策略探討

（一）以市場需求為導向優化業務流程

由于目前經濟形勢復雜多變，大宗商品受價格多變的影響，需求和供應波動很大，因此實施零庫存管理理念必須要對相關產品價格波動敏感，并強化對市場供需的全面預測。首先在業務流程中重構加入經濟信息分析預測部門或者是委托外部咨詢公司獲得準確信息，利用各平臺的大數據和國內外大事，對可能發生的突發事件提前做出預判，并保證信息在傳遞過程中被精準傳達，企業對市場的每一個細微變化做出及時的決策，為該事件適量儲備存貨或者及時賣出存貨。其次外貿企業與銷售商共同搭建專業商品銷售協作平臺，在推廣商品品種、價格等信息的同時，最大限度的收集訂單信息。使商品的銷售在成本最低的前提下高效完成。

（二）對供應商進行分層評價篩選

外貿企業最大限度降低庫存，需要打破企業之間的界限，與供應商虛擬整合，建立全新利益合作伙伴關系。在這種關系中，企業與供應商的地位是平等并且是互相約束的，企業保證長期在該供應商處采購，供應商保證及時提供性價比高的商品，從而盡量使存貨處于周轉中，建立一個高效的管理流程。這要求外貿企業在供應商的挑選上嚴格把關，按照產品質量、供貨速度、行業地位、付款條件的標準進行考核篩選，并且通過合同等法律形式來維持這種關系，實現及時有效溝通，共同解決問題，最終形成強有力的供應鏈。

（三）建立特色化跨境電子商務平臺

傳統外貿企業基本模式主要包括出口模式、進口模式、轉口模式等，需要經過進口商、出口商、批發商、零售商多個流通環節才能將商品轉移至買方手中。而跨境電子商務平臺則省去了中間環節，能夠直接和消費者對接，增加了外貿企業利潤。隨著國家越來越重視跨境電子商務平臺對經濟發展的推動作用，陸續出臺新政加以扶持，跨境電子商務平臺的潛力被有效開發。搭建特色化跨境電子商務平臺，建設物流倉儲并積極建設保稅倉儲物流服務，建設統一的規則和標準，使之成資源、物流共享平臺。通過平臺建設外貿公司能擴大與上游緊密合作，原材料能立即供貨，并且經銷商也可以立即知道購貨方的物料消耗情況便于立即交貨。通過平臺及時了解國內外商品的生產、庫存及消耗情況，同時通過平臺上訂單收集有效降低了因商品囤積帶來的存儲成本及存貨積壓風險。與優質賣家建立牢固的合作關系，在產品性能、采購靈活性、產品優化、反應速度等方面做出調整，這樣才能最大限度滿足合作伙伴的需求。

（四）改進商品供應鏈系統

充分發揮外貿公司熟悉國內國際市場的優勢，匯集商品供應商、金融服務機構、物流供應商及企業客戶，整合全球供應鏈、產業鏈優秀資源，實現雙循環發展。為客戶提供商品供應、金融支持，技術咨詢、物流服務的四位一體的供應鏈增值服務，在創造客戶價值的同時得到多重收益，增加了企業利潤。并將原先傳統的庫存采購模式改變為“統購分銷”和“自營配送”等方式，通過統購保證采購成本最低，通過預收定金保證采購商品的銷售，貨物到港收取剩余貨款后直接送達預定客戶手中，不僅避免了價格波動的影響，而且延伸了增值服務鏈，提升貨運物流效率的經濟收益。實現貨物流、信息流和資金流互聯互通，實現供應鏈企業共贏的局面。同時要求事前做好詳細預測和計劃工作，合理確定庫存采購數量；事中做好監督執行工作，及時跟進庫存消耗狀況；事后做好分析考核工作，評價已完成的采購銷售活動，為下一次的采購提供經驗，不斷改進、優化商品供應鏈系統。

（五）選擇現代化倉儲物流系統

外貿企業采購的高價值、周轉快的商品可以選擇存放在有智能云倉管理系統的第三方倉庫中。目前配備智能云倉系統的倉庫，對商品進行可視化與數據化管理，可以實現快速出入庫，并可以隨時盤點庫存商品的數量及了解存儲狀態。解決了普通倉庫庫存管理環節存在安全風險、作業效率低、物資滯存、庫存數字情況難以掌控等棘手問題。保證庫存商品的高效傳遞，縮短了交貨的時間，提高了客戶的滿意度，從而提升綜合服務的水平。

（六）重視雙向反饋和建立庫存管理計劃與執行差異預警制度

外貿企業需要建立一個定期的雙向反饋計劃來衡量與上下游企業合作的表現，對于合作伙伴在可改進領域提出的好建議，要及時的改進并反饋。這樣一方面精準對接供需，另一方面避免了容易被忽視的錯誤。

另外必須制定一套科學的庫存管理的計劃與執行差異預警制度。定期對零庫存管理運作的各環節進行排查，盡量將對可能出現的政治環境風險、需求風險、供應風險等風險對庫存管理的影響遏制在源頭。并準備好應急解決方案。方案包括：采購計劃、配送計劃、資金計劃等各個方面，最大限度上降低損失。

（七）提高管理人員業務水平

外貿企業管理者必須熟悉業務的方方面面，更多的依靠信息分析工具，而不是依靠以往的經驗。如果相關管理人員業務素質不高，會因為一些環節處理不當造成零庫存管理模式的成本加大及供求矛盾加深。外貿企業可以進行細致規劃，通過高校、企業、社會化培訓等多種培養模式，加大管理人員的培養力度。零庫存管理模式要建立對市場快速反應的機制，這需要管理人員首先能熟練掌握計算機技術和使用分析信息化系統的能力；其次需要對零庫存管理、供應鏈模式有深入了解。通過學習和實踐，提高管理人員掌握操作和處理能力，積極思考，謹慎探索，找到適合企業自身長遠發展的最佳管理模式。

綜上所述，外貿企業可以充分發揮與國外國內市場良好溝通的能力，積極吸納國際先進的技術與管理經驗，利用大數據、云計算、物聯網、移動互聯網等新興技術，打造面向客戶智慧快速的供應鏈集成服務平臺，同時根據發展階段的要求進行調整，提高零庫存管理模式的現代化、數字化水平，控制好風險，做到精而專，為外貿企業的長遠發展打下堅實的基礎，向價值鏈的高端延伸。