合同管理在企業內控中的常見問題及改進措施

戴娟

摘 要：隨著我國經濟的快速健康發展，我國的企業如雨后春筍般不斷發展壯大，企業之間的市場競爭逐漸不斷增大，而企業合同管理工作是企業持續發展壯大過程中最為重要的競爭關鍵因素之一，并且能夠在市場競爭中是具有非常重要的推動作用，合同管理對于企業內控的發展與改革有著重要的影響作用，因此為了不斷提升企業內控的質量，需要對企業內控的合同管理工作中所存在的問題進行分析這些問題，不斷對合同管理機制進行完善，能夠更加良好的控制合同管理工作當中所存在的風險，充分發揮合同管理工作對于提升企業內控質量的重要作用，提升企業管理水平有效帶動企業的良好發展。

關鍵詞：合同管理;內控;問題;措施

一、合同管理概述

（一）合同管理的內涵

當前企業所進行的合同管理主要是指企業對企業作為當事人而制定的合同所進行的訂立、審查、監督、控制等相關行為的總稱，隨著社會的不斷發展，當前在經濟活動當中活動管理越來越重要，它推動著企業的改革轉型也越來越成為企業內部管理公司當中的重要組成部分，通過進行較為完善的合同管理工作，能夠保證企業經濟活動的順利進行，也是企業在進行內部控制工作當中的重要核心內容。

（二）合同管理的重要性

當前企業與企業之間所開展的經濟活動當中，企業在進行經濟往來時主要是通過共同制定合同，以能夠通過運用這些合同來規范各個企業之間所需要開展的業務，從而良好的維護企業之間的經濟利益，以及推動整個經營活動的順利進行，因此在企業經濟發展過程當中，合同管理有著重要的影響作用，在某一種程度上，合同管理也會影響企業的發展方向及發展態勢。而企業通過不斷加強合同管理工作，對企業在進行業務來往過程當中所需要簽訂的合同進行全方位的分析，以能夠在維護本企業的利益基礎之上，設定出更加合理的條例，從而良好的維護本企業的權益，使得整個經濟業務的開展更加具有法律效應。或進行較為全面的合同管理工作，也能夠有效降低企業在經濟發展過程當中所存在的活動風險，良好的保障企業經濟活動的順利開展，增強企業核心實力，推動企業的良好發展。是在企業不在經營發展過程當中，企業的管理工作越來越成為企業發展的重要影響因素，而在企業管理當中，合同管理是企業管理的核心內容，對企業內部的穩定運轉產生一定的影響。

二、合同管理在企業內控中的常見問題

（一）合同簽訂前期準備工作不充分

為了能避免日后容易出現投資合同糾紛，在投資合同正式簽訂之前，合同企業甲方首先應對投資合同企業乙方的長期履約業務能力、資格等條件做仔細進行調查，若在日后雙方簽訂合同，并在履約的過程中，乙方不按事先合同約定按期履行，最終可能會給合資企業甲方造成難以得到挽回的直接經濟損失。

（二）合同管理不夠規范

《合同法》規定了15種有名合同。《合同法》之所以如此詳細地規定，旨在防止約定或者約定不明時能依法處理。因此，在合同的簽訂時，一定要明確地確定合同的名稱，以防糾紛發生時不知道如何適用合同中的相關條款。企業為了避免糾紛、防止約定不明確，常常使用格式化的合同，因為這樣的合同條款相對而言條款比較全面，因此，建議盡量采用此類合同。隨著企業所開展的業務內容不斷增多，企業所簽訂的合同也逐漸增加，企業為了能夠更加良好的保證企業內部的經濟效益，逐漸加強了合同管理工作，但在實際進行合同管理工作當中所簽訂的合同并沒有進行較為完善的分析，因此也就導致所簽訂的合同文本的整體法律效用不強，這種現象的出現是因為當前企業內部的合同管理規范不夠完善，沒有設置出專門的合同管理部門，對企業所開展的合同工作進行相應的分析，也就使得企業內部所擬定的整個合同條例不夠完善，而使得相應合同內容在實際運行過程當中，無法充分的維護企業的經濟效益，使企業產生一定的經濟損失。出現合同管理體系不完善的原因是，企業沒有能夠對企業當前的運營狀況進行全方位分析，也沒有充分認識到合同管理工作對于企業內控的重要影響作用，導致了企業內部所開展的各種合同管理工作規范性不足。

（三）合同管理缺少完善的規章制度，企業法治觀念淡薄，合同法律意識差

企業為了發展尋求持續發展，制訂和推出的企業政策措施過于嚴苛，可操作性相對不強，缺乏實際政策執行中的效力。有時企業雙方間的交易也僅憑直接對方的聯系電話、傳真、發貨單等通知單就可以開展了，這樣的交易做法給企業合同書的履行過程帶來很大的經濟安全隱患。合同管理即使不需要專人負責，也應當分工明確。既然《合同法》規定了表見代理，就應當加強委托授權的管理。因授權不明而承擔民事責任的情況比比皆是。在實際工作中常常發現授權委托不明、委托期限沒有或者不詳以及合同專用章到處亂放的現象，這是法律意識淡薄造成的。《合同法》規定，合同的簽定有書面形式及口頭等其他形式，除即時履行者外合同雙方在簽定合同時最好應當采用書面的形式。盲目親信“口頭承諾”的協議，一旦一方失去信譽便糾纏不清引發不必要的糾紛。

（四）相關人員專業素養有待提高

企業內部所開展的合同管理工作，對于企業內控有著重要的影響作用，但是由于企業的合同管理工作所涉及的專業性，內容相對較強，需要相關人員掌握充足的法律以及經濟知識，并且要能夠對企業內部的運營狀況進行充分的了解，才能夠保證整個合同管理工作的科學性和有效性，但是由于當前企業內部的合同管理工作人員并沒有進行專業的培訓，而且這些人員所進行合同管理的經驗不夠充分，同時又受到企業內部整個合同管理體系不夠完善的影響，沒有能夠明確出企業所需要開展的合同管理工作的具體內容，使得企業合同管理工作人員在開展工作時缺乏規范性，同時企業內部沒有針對企業合同管理工作人員制定相對應的培訓方案，也就使得這些人員無法獲得到充足的發展機會。當前企業沒有能夠對合同管理工作制定較為完善的工作體系，使得企業內部工作人員在借閱合同時不能夠自主進行登記或者不按期歸還，使得企業內部合同檔案丟失，由于企業內部合同管理工作人員掌握的信息不夠充足，影響了企業內部合同管理工作的順利開展。

（五）缺乏健全的合同風險管控體系

企業內控的合同管理，工作當中合同風險的管控工作，對于企業合同管理工作水平的提升有著重要的影響作用，但是當前企業內部缺乏較為完善的合同風險管控體系，也就使得當前企業在進行合同管理工作當中存在著較多的風險，使得企業的整體合同管理質量較差。現在這種因素的原因，一是因為企業內部合同管理工作人員的風險防范意識不夠充足，沒有能夠根據當前企業所開展的各種合同管理工作構建出以一個較為完善的合同風險管控體系，同時也是因為相關工作人員對于企業運營狀況的掌握程度不夠充分，在合同制定過程當中缺乏對于各項因素的考慮，而導致了整個合同條例設置的不夠完善，從而對企業的經營產生一定的威脅。

三、合同管理在企業內控中的改進措施

（一）構建科學完善管理規范

為了不斷加強企業內控工作，在進行合同管理過程當中，要能夠構建更加完善的合同管理規范，以能夠根據企業的發展需要構建出符合企業發展和內控管理的合同管理機制，增加科學的規范和管理企業的合同行為，有效的減少企業的經營發展過程當中所存在的法律風險，促使企業的經濟效益最大化，也有效的減弱企業的經營發展過程當中所存在的風險。需要企業在進行合同管理工作當中，要能夠疏通整個管理流程，以及對在合同管理工作當中所存在的風險進行分析，從而針對風險構建出較為完善的風險防范措施，并對以往在進行合同管理工作當中的缺陷問題進行分析，從而不斷對整個合同管理體系進行彌補，保證整個合同管理體系能夠按照內控要求，而不斷進行完善，使得合同管理流程能夠更加詳細和全面，在企業進行合同管理當中，要能夠明確整個合同管理的程序，明確出對于活動管理的會簽審批制度，從而不斷加強對于整個合同全過程的管理工作。

（二）加強相關人員專業素養的提升

人才是各個領域想要發展的一個非常重要的推動因素，如果沒有人才的推動，很多事情很難深入科學的開展，相反如果有了人才的推動，面臨的各種事情也會得到有效的解決。因此企業要想提高合同管理水平，防范風險，必須要重視人才的培養，將一批人才培養成技術嫻熟的優秀從業者，既可以有效的解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現因為工作人員不專業而出現的問題。隨著當前經濟的良好發展，企業之間所進行的業務往來逐漸增多，因此企業之間合同法律關系的復雜性逐漸提升，也就使得企業合同管理工作的難度在不斷增強，而合同管理對于企業內控的影響力度也逐漸提高，這也就使得內控對于合同管理的要求在相應提升。為了不斷提升在企業內控中合同管理的工作水平也需要能夠加強整個合同管理團隊的建設工作，培養出一支業務水平相對較高，工作能力較強的合同管理隊伍，以能夠更加科學地完成企業所需要開展的合同管理工作，在合同管理工作當中需要相應的工作人員，具有較強的法律和經濟專業知識，并且對企業內部經營情況較為熟悉，因此就需要不斷加強相關人員的培訓培養工作，聘請專業性的人員，對合同管理人才隊伍成員進行專業的培訓引導其學習法律和經濟專業知識，并且帶領這些人員熟悉企業內部的經營狀況，使其能夠更加全面地掌握企業的各項信息，運用企業的信息以及所學習的專業知識進行合同管理，從而不斷加強企業內控工作，提升企業的競爭能力。能夠不斷激勵合同管理人員進行提升，也需要健全相應的績效考核制度，以能夠通過定期的對相關工作人員進行專業素養的考核，從而根據考核結果設計出更加具有針對性的培訓指導方案，帶領企業管理工作人員不斷進行學習和提升，同時為了保證企業所開展的合同管理工作的科學性，也需要能夠聘請相關專業的律師或者專家，對企業所開展的合同管理工作進行一定的評價和分析，有效推動企業內部合同管理工作的改善和優化，從而充分發揮企業合同管理工作對于企業內控的重要推動作用，有效提升企業內部控制質量。

（三）合同管理方式信息化

目前我國市場上合同事務管理信息查詢系統已經十分普及，該信息系統基本涵蓋了以處理合同事務管理信息為業務重點等十個主要業務管理功能模塊。以現在市面上中石化合同管理系統樣板工程的管理方式為例子，中石化合同管理的合同信息管理服務模塊基本成功實現了企業合同信息線上線下申報、會簽登記備案等功能，但該系統還應從合同相對人的資信審查、合同示范文本、合同結算等方面不斷完善。其中特別要高度重視有關合同的履行動態變化管理，合同履行主辦主管部門一定要及時準確掌握有關合同書在履行過程中的動態變化，向有關合同履行主管部門及時反饋相關信息。對有關合同內容進行及時修改、變更、補充或解除。同時，注重合同管理的主管部門對合同的依法履行過程監督和合同結算前的管理也是非常十分必要的。

（四）建立健全有效的合同風險管控規范

在合同管理工作當中，合同風險會對整個合同管理工作產生巨大的影響，因此為了不斷提升合同管理的水平和質量，從而加強企業內部控制，保證企業在市場當中穩定發展，就需要健全有效的合同風險管控體系，能夠對企業所簽訂的合同內容進行全方位分析，將整個風險防范工作貫穿到企業合同的擬定調整準備等環節當中，從而有效的對合同管理工作當中所存在的各種法律風險進行防控，有效減少外部風險而對企業合同管理產生的影響。在整個合同風險管控體系當中，提升工作人員分管防控意識也是非常有必要的，因此在不斷對內部合同管理工作人員進行培訓時，也要注重對其風險防范意識進行相應的培養，使其能夠對整個合同條例內容進行全方位分析，剖析其中潛在的風險，從而推動整個合同條例的完善工作，以有效的減少合同當中所存在的風險問題。

（五）強化合同管理，加強合同審核

合同管理工作中要重視過程的監管，以實現管理風險的事中控制，企業與合作方建立合作關系需要保證合同能夠切實得到履行，保證合同法律效能的實現。法律顧問部門或者崗位人員對合同的履行過程進行監管和指導，是合同管理工作的重要環節，通過過程監管，洞察合同管理工作中存在的問題、企業運營及管理工作中存在的不足，對合同的履行情況進行階段性記錄，以跟蹤整個合同的執行流程，通過管控關鍵控制點的方法管理合同履行過程。當合同出現履行不到位等情況時，合同管理部門或崗位工作人員應當及時與企業其他管理部門反饋相應問題，并對管理策略的制訂提供可行參考意見。在簽訂合同之前，相關工作人員需要積極爭取起草合同文本的權利，在初步制定完成合同文本后，相關管理人員還需要組織法律顧問和專業律師對其進行嚴格審查，并提出修改意見。在此過程中，合同管理相關工作還需要以此為基礎進行科學整改。對于已經完成簽署儀式開始生效的合同，執行部門必須確保嚴格履行合同條款，嚴禁私自修改或變更，如果改動內容得到雙方許可，還需要簽訂書面補充協議。

四、結語

隨著我國經濟的不斷發展，當前企業在經營管理過程當中也越來越重視企業內部控制工作，以能夠良好的保證企業所開展的各項工作更加符合規范標準，有效減少企業在開展業務過程當中所進行的成本消耗，而在企業不斷進行內控過程當中，與合同管理的聯系較為密切，會對企業內控的質量產生一定的影響，因此為了能夠有效提升企業內控的質量，就需要對在進行合同管理工作當中所存在的問題進行分析，針對這些問題進行相應的改進，將合同管理與企業內控充分結合推動企業內控水平的提升，通過良好提升企業的質量，不斷增強企業的整體競爭實力，使其能夠在市場當中立足并獲得更加豐富的發展機遇，帶動企業的穩定發展。

參考文獻：

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