高校收費工作信息化建設研究

李 棟

(北部灣大學 審計處，廣西 欽州 535000)

隨著互聯網+時代的來臨，我國各行各業掀起了信息化建設的高潮，特別是高校作為科技文化的制高點，財務收費工作更加注重信息化建設，但是高校的擴招和社會化培訓與日俱增，對高校收費工作提出了更高的要求。近年來，業界對高校收費工作的關注度不斷提高，在信息孤島、業財融合、提高學生交費意識、加強教育宣傳等方面開展了深入研究。筆者結合多年工作實踐經驗及當前的相關研究成果，提出了采用信息化手段與科學管理相結合的方法來解決高校收費存在的問題，以期使高校收費管理真正實現管理的一體化、多樣化、信息化，提高學校收費管理的工作效率，使收費管理體系更加科學合理。

1 高校學生收費管理現狀及存在的問題

目前，高校學生收費管理存在的問題集中體現在以下5個方面。

1.1 學籍變動、學費減免、宿舍收費等跟不上管理要求

①隨著學校規模的不斷擴大，學校收費面對全日制專本科生、研究生、留學生、成人高考自考生、校外臨時培訓生等多種類型，收費管理復雜，并且由于多種原因存在學生學籍異動頻繁變動情況，而學籍變動與收費系統數據不聯通，呈現為各部門信息聯動性差[1]。②隨著國家對貧困生助學政策的普及，貧困生的助學貸款統計、助學貸款的沖減學費、學費減免等工作變得日益繁重。③宿舍的頻繁更換，不同宿舍的收費標準差異,也給收費管理工作帶來了很多負擔。轉專業、保留學籍、休學、轉學等業務都給收費管理操作增加不少難度[2]。

1.2 各部門之間缺乏信息共享

高校各部門管理的信息孤島現象比較嚴重。在經濟業務的處理過程中，各部門各自為政，相互割裂，每個部門的制度建設及工作流程都僅是為滿足本部門的需求，不能與其他相關部門形成統一和協調的管理。財務部門內部的收費系統與賬務系統因為軟件公司競爭和排斥原因缺乏兼容性，造成會計科需手工錄入收費系統收費業務號等信息，在財務系統發放學生補助時不能直接調用收費系統的學生信息和銀行賬號，帶來諸多不便。特別是各部門管理軟件只考慮本部門，而很難與其他部門軟件兼容，例如教務處重修費數據、學工部門系統的助學貸款學生數據、宿管系統的住宿信息不能通過系統通道讓財務系統直接調用，用人工方法處理傳遞這些數據不僅不方便，而且出錯概率較高。

1.3 催收學費管理方法相對落后

有很多學校還用二級學院和輔導員人力催收學費。遇到二級學院催收人員責任心不強或者學校沒有催收學費績效考核制度作為支撐，則催收學費工作很難達到預期的效果。

1.4 收費系統和其他系統模塊集成化程度不高和兼容性不強

很多學校學生交費要上財務部門官網輸入賬號和密碼，學生另外要查成績還需要登錄教務處官網輸入一次賬號和密碼，離校系統、迎新系統也有自己的登錄界面，缺乏一站式服務意識和學校大局觀。

1.5 現有財務收費軟件也很難滿足收費多元化的需求

現在各個高校都有創收項目，利用學校的師資、教室和實驗室等資源面向社會舉辦短期培訓。培訓班的學員很多是初次來校培訓，學校管理系統中沒有學員的學籍信息，不能像教務系統那樣直接用財務系統調用其學籍數據進行管理，要財務人員將學員信息手動導入收費系統進行管理。另外財務人員還要登陸稅務局開票系統逐筆手動打印發票，操作過程繁瑣，效率低下。

針對上述問題，結合高校收費管理相關研究，提出如下策略與建議。

2 高校收費管理問題的對策與建議

2.1 收費日常管理工作改進策略

2.1.1 各部門學籍系統統一管理，提高學籍系統兼容財務系統程度。各部門在學籍管理方面，教務處管理普高生、繼續教育學院管理成高自考生、研究生學院管理研究生、國際教育學院管理留學生，每個部門各用一種軟件管理學籍不利于兼容財務系統管理。可考慮如下應對措施：①升級學籍軟件全校統一管理。學校應統一采購一家功能全面的學籍管理軟件，升級或私人訂制軟件功能滿足各部門學籍管理的不同需求，各部門用統一的軟件管理學籍，兼容性強，統一維護和后期升級方便。財務收費系統與各部門學籍系統無縫對接后，財務人員用財務收費系統，不但隨時能查詢也能提取全校學生的班級、學號、休學、退學、保留學籍等信息。②借助大數據分析管理學籍數據異常。可通過大數據分析系統(需要學校建立一個獨立的大數據分析軟件平臺)在同一時點分別從財務收費系統與學籍系統數據庫提取學籍數據并核對差異，發現其他部門和財務部門系統中學生的學籍信息不一致，并列舉差異數據，提示差異數據有效幫助兩部門核對差錯，解決部門間的數據不一致和查找難的問題。財務人員借助大數據分析軟件可以減輕工作負擔，大幅提升工作效率。

2.1.2 通過助學貸款申報系統與財務系統端口對接，提升對助學貸款生收費管理的準確性和高效性。學生申請助學貸款的時間是每年秋季學期初，申請助學貸款學生名單提交財務部門越早，越有利于財務人員對有貸款學生進行核減應交學費住宿費的計算。學工助學貸款申報系統與財務收費系統的升級和對接，財務收費系統可從助學貸款申報系統提取每一個有貸款學生的申報貸款數，財務收費系統依據申報貸款數(虛擬貸款數)核減應交學費，待學生貸款確實到學校賬號并核對無誤后，財務人員可將虛擬貸款數清零，重新導入系統真實貸款數，達到精準計算收費的目標。

2.1.3 實現學校宿舍管理軟件系統與收費系統端口的連通對接。傳統高校手工計算住宿費，多是先預交住宿費，待畢業時再多退少補，既不準確又效率低下。通過財務收費系統與宿管系統的軟件端口對接，學生到宿管辦理退宿或入住手續，宿管人員在管理系統上做相關操作，待數據同步到財務系統后財務系統立即生成住宿費價格。維持住宿費收費系統科學有效的運行需要注意以下問題。①積極培訓宿管人員的業務能力。加強操作人員宿管系統使用能力，以確保學生實際住宿收費標準與宿管系統內住宿標準的一致性。同時學校應建立一套完善的宿舍管理制度，約束學生要及時辦理入住退宿手續，強化規定宿管人員及時錄入宿管軟件信息，確保財務系統住宿費計量的準確性。②明確財務部門工作職責。財務部門主要負責對宿管系統推送住宿費的復核。宿管部門首先要提供每棟宿舍和不同房間的收費標準價格給財務部門備案，作為復核住宿費收費的依據。財務部門要做到定期復核收費系統的住宿費，定期向宿管部門推送住宿費異常數據信息。財務部門可借助大數據分析軟件對系統數據與實際備案住宿費標準進行差錯比對篩查，查出二者數據庫的差異，及時將差異性數據提交宿管部門進行核實排除差錯。特別在新的對接工作實施期間，財務人員要定期檢查財務收費系統中出現的異常住宿費，一旦發現問題要盡快推送給宿管部門，避免人為工作失誤的發生。系統漏洞造成的住宿費異常，要督促系統工程師及時對系統進行維護和修復軟件漏洞。應不斷摸索和總結經驗教訓，簡化完善住宿費系統收費流程,提高業務效率，減輕工作負荷。③強化兩系統軟件數據信息交換管理。提高宿管系統向財務系統推送數據頻率和財務系統接收數據刷新頻率，盡量達到兩系統信息數據信息實時同步。確保做到學生在宿管部門辦完退宿手續后即可結算實際的住宿費。

2.2 高校各部門管理信息孤島問題的解決方案

2.2.1 解決財務系統內的孤島現象。即便是在財務部門內部各軟件系統也是各自為政很難兼容，各財務軟件供應商在不同領域各有專長，相互之間很難互相取代，因此財務內部要使用不同的系統軟件。軟件供應商的相互競爭日益明顯，他們之間不愿意互相開放源代碼和對接接口。作為軟件的使用方，學校要了解其內在競爭關系，在買方市場的前提下為了能更好地為學校服務，學校要求二者互相開放對接端口或在簽訂軟件采購合同前要求供貨商無條件提供兼容其他任何軟件的條款，實現收費系統與財務其他系統的資源全共享。

2.2.2 實現各教學部門與財務收費系統數據共享。很多高校收費工作已經做到教務系統的學籍信息共享到財務收費系統中，但重修費網上收費有不少高校仍需人工計算應交金額和手動導入應交金額。打通收費系統與教務系統的重修費兼容端口后，學生在二級學院的教務系統上進行重修報名，二級學院和教務處審核無誤后將重修數據推送到財務部門，財務人員只需錄入初始年級、專業、重修費收費標準，系統便可自動計算出重修費。此方法不但節省人工，還能提高準確率。

2.2.3 解決職能部門與財務收費系統的信息孤島問題。宿管系統、學工部門的助學貸款申報系統、迎新系統、離校系統都為財務收費系統相互開放端口，資源共享。以學校整體層面統一管理各個部門，搭建智慧校園平臺，各軟件系統實現有機統一，收費系統將效能最大化。

2.3 加強催收學費信息化管理工作

目前，學生欠費主要有以下情形：①貧困生，這在學生可通過申請助學貸款或者辦理緩交學費的方法解決交學費問題；②不是貧困生，學生發現學校催收不嚴，將家長給的學費挪作他用。催收學費是個系統工程，催收對象主要針對的是第二類學生，二級學院和輔導員催收學費的力量很有限，用“系統管控”催收學費力度和效果會更佳。以教務選課系統與財務收費系統端口對接為前提，學生在選課環節若欠費就無法登錄教務選課系統，可促使學生主動交費。但選課管控系統的局限性是僅對大一到大三的學生有效，臨畢業學生基本上理論課已經學完，這種方法鞭長莫及，因此需引入畢業論文設計“系統管控”的方法。也就是說將畢業論文設計系統與財務收費系統端口對接，實現在欠費的情況下畢業生無法登錄畢業論文設計系統，欠費不繳的結果是推遲畢業。這種方法與教務選課“系統管控”組合后會使“系統管控”有效覆蓋學生學習的全過程，催收學費可事半功倍。另外用大數據軟件分析的方法可以統計學生在校內所有食堂網點的消費記錄，捕捉到學生月均消費金額，可查證貧困生的真假身份，達到精準催收學費的效果。

2.4 提升一站式服務，搭建智慧校園平臺

目前，學生交學費需登錄財務部門官網交費，查考試成績需登錄到教務處官網，查詢助學貸款需要登錄學工部門官網。提升信息化建設水平，通過智慧校園“一站式”服務平臺的搭建，把每個部門的軟件系統以模塊化方式整合到校園網的智慧平臺上，只需一次性輸入學生或用戶賬號和密碼即可登錄整個平臺，登錄平臺內每個模塊都不用重復輸入密碼。解決了學生交費通道不好找，密碼設置容易忘的問題，極大地方便了廣大師生。另外管理部門可根據工作需要調用智慧校園上學生個人基本信息，作為管理判斷依據。特別是學生在辦理報到、選課、畢業離校、圖書管理、評獎、評優時，各職能部門可在其管理權限內通過智慧校園信息查詢，直接清晰地查看學生的各項信息，提取所需數據，減少了繁瑣的手續，節約了各項資源，更好地為學生服務[3]。平臺實現了方便用戶、變革教學、協助科研、支撐管理等職能。建設智慧化校園平臺的特點及實現目標。

2.4.1 職責明確,分工協同。財務部門、業務部門(教務、后勤、黨務等)在平臺中的職能定位明晰,各司其職，分工協作。財務部門負責收費項目、收費標準的制定及資金的管控;業務部門負責日常具體業務收費項目申請及交費人員數據庫維護、費用收繳過程管理服務。

2.4.2 收費手段、收費服務和管理無死角全覆蓋。收費界面支持手機和電腦任何網絡終端，收費服務流程全覆蓋支持學生、黨員、教職工、社會用戶等所有人群的各種費用收取及管理,實現資金收繳管理、業務經營的服務閉環管理,滿足各種復雜交費服務場景的需要。

2.4.3 注重提升服務品質讓用戶少跑路,系統多運行。為用戶提供統一的一站式服務、簡單易行的交費體驗平臺。在保留傳統線下交費服務的同時,以實現快捷的移動交費服務為主,PC端交費為輔，并實現一站式用戶交費在線電子票據服務。

2.4.4 提升工作效率、經營及服務能力,加強內控管理水平。為業務部門提供符合業務發展需要的、便捷的資金收繳手段及場景,實現工作效率、經營服務能力的提升;為各級管理部門、審計部門提供所管理的資金收取及業務和財務狀況的數據監管,管理層及時掌握經營管理情況,加強內控管理。

2.4.5 建設開放的、分布式服務平臺。平臺具有開放式的系統架構，能夠有效支撐與學校其他系統的互聯互通,既能共享輸入其他平臺的相關數據，也能為其他平臺輸出相關的數據及服務，從而消除“數據孤島”“應用孤島”“硬件孤島”“資源孤島”組成的“孤島架構”,實現跨平臺的集成服務。同時平臺具備支撐可擴展的大開發服務和大數據運算能力。

2.4.6 注重平臺安全合規。利用云計算、大數據等技術實現保障平臺資金安全、數據安全、系統安全、政策合規和服務的可持續性,達到國家三級及以上的安全防護標準[4]。

2.5 培訓系統兼容收費系統

為了吸引更優秀的人才來校發展和保障教職工最大的福利，高校提升創收能力是主要發展趨勢，各種形式培訓班的收費多元化對收費工作提出了更高的要求。如社會技能培訓班的學員來自各行各業，學校現有的學籍信息庫管理系統不適用這類培訓學員的管理，學校需要專門采購一套網上報名系統與財務收費系統互相兼容。學員登陸學校官網注冊個人信息，個人信息保存后也就相當于學員個人學籍檔案的建立。學校培訓部門或財務人員將收費標準和收費時間段在系統上設置好，即可通知學員網上交費。財務收費系統不僅連接財政廳的票據系統也兼容了稅局的發票系統，當收費系統確認收費成功，系統根據學員提供的開票信息將電子發票或者財政票據發送到學員指定郵箱。整個業務流程既節省了人工操作環節，也提升了收費管理水平。

根據以上策略，可構建收費管理系統全校網絡圖，如圖1所示，以實現各部門之間的信息互通。

圖1 收費管理系統全校網絡

3 結束語

高校之間應該相互取經，不斷提高收費信息化水平，提升財務收費工作的準確性、高效性及業財融合程度，將財務人員從繁瑣的工作中解放出來。新的信息化建設也帶來新的問題，要多磨合、多試用和實踐，從問題中發現和總結整理工作方法和經驗。牽涉到部門間系統對接工作時，最好由校領導牽頭協調解決。完成部門間系統對接試運行穩定后，根據實際操作中出現的扯皮現象或部門相互推脫現象，制定符合全校大局的管理制度約束各部門管理行為。有了良好的硬件和軟件環境，收費管理工作將更加秩序化、高效化。