機關事業單位檔案數據化缺陷及應對措施

張 燕

（山東省單縣人力資源和社會保障局，山東 單縣 274300）

數據化作為檔案現代發展的主流方向，其能實現檔案管理跨時代深化發展，并為檔案未來發展指明方向[1]。尤其在結合機關單位自身需求基礎上，還為提供個性等特異性檔案數據服務。事實上，梳理目前機關檔案數據化管理方式、流程等內容可以看出，其還存在觀念意識、制度、人員、安全等缺陷問題，影響檔案數據化效能輸出。據此，有必要探究機關事業單位檔案數據化不足及應對措施。

一、事業單位檔案數據化管理概念及價值

檔案數據化主要是指利用現代信息技術，將紙質、圖片等檔案資源數據化。簡而言之，結合數字攝影技術、掃描技術、計算機邏輯功能等打造數字化系統，然后將傳統檔案資源以掃描等方式，轉化為數據形態。同時，在利用計算機橫向、縱向流通屬性，實現檔案數據化的資源共享，具體如圖1所示。

同時，匯總分析檔案數據化表現形式、運行模式等要素，發現其相較于傳統檔案管理模式具有實現顯著的價值。

1.提升檔案效能輸出

首先，由于機關單位檔案內容一直處于動態變化狀態，傳統檔案管理處理方式為“集中、定時”處理，這樣便會直接影響檔案管理效率，直接影響檔案效益[2]。而將檔案進行數據化處理，則能利用計算機系統的邏輯程序實現檔案的動態維護、更新、補錄等，這樣不僅降低檔案管理時間和空間成本的支出，還能提升檔案工作的便捷性。其次，在現代多元信息媒體下，產生了諸如電子表格、文件、音頻以及圖片等檔案資源，利用檔案數據化模式，可讓擴容檔案信息資源收集的多樣性，繼而從根源上提升檔案資源的效能輸出。

2.降低檔案管理成本

傳統檔案管理模式需要較大的空間，需要較多的人進行登記、整理，需要較多的紙張資源。而將檔案數據化則能降低不必要的資源支出，如檔案防火、防潮維護、多人檔案整理（歸檔）以及安全管理等。究其原因，檔案數據化后，檔案可被上傳至云端儲備，大大增加了訪問的便捷性和安全性，而這便會降低空間成本和日常維修的成本支出。

3.提升檔案管理安全性

傳統檔案管理安全性受到多種因素影響，如檔案信息丟失、檔案信息作假、檔案信息篡改等。而檔案數據化技術結合區塊鏈、殺毒技術以及關聯度高的管理制度，便能有效避免這些情況，如利用區塊鏈安全技術，可避免檔案信息泄露、盜用等情況，或結合檔案數據化安全管理制度，可避免檔案數據被盜取、售賣等。

二、事業單位檔案數據管理缺陷

1.缺乏上層領導意識

上層領導意識關系單位檔案數據化建設效果，關系下層執行人員管理效果，或平臺管理質量[3]。事實上，盡管目前大部分機關事業單位領導層開始意識到檔案數據化的價值和意義，但深入剖析可以發現，還存在以下問題。第一，認知和理解偏離既定方向，如未依據自身實際需求，隨意采購相關平臺、設備、引進人才，導致部分資源閑置。第二，存在認知錯誤。部分領導層認為檔案數據化工作重要性較低，需給單位其他經營管理“讓路”，導致檔案數據化閑置。

2.缺乏完善安全體系

盡管數據化給機關事業單位檔案管理帶來了較大的便利性，但受到信息技術特性要素影響，檔案數據化仍存在一定安全隱患。而部分單位未重視這些隱患的處理工作，一是檔案易受到外界不法人員的竊取，不利于部分檔案的秘密保護。二是部分操作人員職業素養較低，如保密意識、安全操作意識等，加大了檔案信息泄露、丟失風險。三是部分單位未編制或建設相應應急體系，如斷電保護、門禁、秘密登錄等，不利于檔案安全性建設。

3.缺乏必要人才體系

受到意識觀念等因素影響，目前部分機關事業單位在檔案管理上并未重視其人才建設。一是未優化原隊伍構架，仍由原班人馬管理檔案要素，固然滿足檔案 管理基本需求，但由于其中大多數為年齡較大，其接受新理論、新技能的水平較低。二是為依據安全管理要素，動態提升管理、操作人員職業技能和素養，導致其技能不適應性，素養較低，不利于檔案數據化安全體系的建設。

4.缺乏規范制度體系

制度作為約束檔案管理、操作人員的內容，可規范自日常行為，提升其執行力，強化其工作質量。事實上，部分單位的制度體系缺陷。一是檔案不合理，如照搬其他單位的有效經驗，導致檔案管理體系不匹配自身檔案管理需求、人員約束辦法等。二是檔案系統不完善，如缺乏責任監督人、缺乏對應獎勵或處理內容等，導致制度執行效果較差。

三、事業單位檔案數據化思路分析

要想提升檔案數據化效果，保障其持續發展、穩定發展、有序發展，應重視其建設思路和維系思路。一方面，要關注其建設過程中內容，并編制有效的建設計劃。一是要有長期發展，檔案效能輸出的觀念，即要在建設檔案數據化軟件環境時，要有系統發展觀念、前后銜接意識，具體如圖2所示。二是要有綠色發展觀念，要在開源節流基礎上，以綠色建設位置中心，以檔案數據化效能輸出為依據，剔除不必要的檔案設備，如功能單一的掃描儀，故障率高的主機等。三是要有便捷應用意識，檔案數據化本身是為了提升檔案管理便捷性，因此在建設平臺時，應注意各個模塊的方便屬性，如檢索功能、自動整理功能、自動分類功能等。另一方面，有清晰的日常維護觀念，以提升檔案設備應用壽命。也就是說要有關鍵設備維護意識，要有系統日常整理、維護行為，并將其編制為可執行的操作手冊，這樣便能實現檔案數據化管理的常態化發展。

四、事業單位檔案數據化不足應對措施分析

1.強化領導層管理意識

在更加復雜的檔案數據化管理、應用環境下，領導層管理意識可提升檔案管數據化質量和效果，讓該項工作得到預期的落實[4]。由此，要改進、糾正目前部分領導層錯誤的觀念意識。第一，相關單位應讓相關領導學習上級文件精神、上級單位關于檔案管理的深化發展目標等內容，以在加深其對檔案數據化理解和認知的同時，如該項工作對單位發展的意義、對服務群眾的價值等，讓其擺正自身心態，轉變思維方式。第二，要成立黨員先鋒隊，一方面，先鋒隊通過指導領導層檔案工作方式，進一步加深其對檔案數據化的理解；另一方面，通過先鋒隊的監督作用，引導領導層制定適應性強的檔案數據化策略。第三，要加大其他渠道的宣傳力度，如制度上墻、會前優秀案例的分享、單位工作群、單位培訓活動等，這樣便能營造良好的檔案數據化管理環境。需注意，在糾正領導層管理方式、意識時，還應重視底層管理、操作人員的工作觀念優化，如可進行層層融入，讓其學習管理內容，嚴格遵守相關制度，這樣便能搭建上下一體意識體系，為檔案數據化建設、優化奠定良好的基礎。

2.完善數據化檔案管理的安全體系

由于數據化檔案技術主要是結合現代計算機技術、信息技術、掃描技術等，其會在一定程度上受到常見的計算機病毒影響，或不法人員的破壞，如檔案信息偽造、檔案數據刪除等。據此，針對上述問題，需在原檔案安全管理技術上，創新檔案數據安全管理體系。第一，要充分利用云存儲技術，此技術除了能為檔案數據資源提供更多的空間，還可保障其安全管理質量，如降低數據丟失風險等。需注意，因為本技術綜合素養要求較高，如專業技能、職業素養等，因此，需要對準高標準和要求，提升從操作人員能力水平。第二，強化虛擬技術的應用。其主要是指通過虛擬化技術，建設虛擬系統運行環境。此系統能夠在保障檔案信息安全運行的同時，將需求信息存入到原物理設備中。第三，建立數據身份識別系統。事業單位因圍繞自身檔案管理體系，以操作人員級別、職能為基點，要求第三方機構設計不同的訪問身份權限，這樣便能提供檔案數據安全管理的可靠性。需注意，應嚴格要求擁有訪問身份人員將密碼復雜化，并配以專用盾，以在降低身份泄露的同時，提升系統管理的安全性。第四，強化加密技術的應用。對于不同密級的檔案內容，應設定不同的保密內容。同時，由于部分加密方式仍存在一定漏洞，即可能讓部分人員篡改檔案數據，因此對于關鍵數據檔案信息要應用身份認知技術，打造非對稱加密認證體系。第五，要動態提升操作人員職業素養。單位需圍繞檔案數據化需求，以防護、安全、保密為著力點，動態了解操作員基本情況，如思想、行為等，并以為依據培養其服務精神，操作技術、操作素養。第六，要定期進行查殺工作。要基于自身管理實際，引進效果好、效率快的防火墻、殺毒軟件[5]。

3.強化職工管理技能和素養

管理和操作職工是否擁有相應技能、素養，關系檔案數據化進度、深化發展計劃。因此，要采取相應措施，強化其技能素養。第一，要從多個角度切入，培養管理和技術人員技能水平。如圍繞檔案數據化標準、操作實際，組織各種階梯化成長的培訓體系，如系統基本維護、基本管理理念和晉升技術、基本操作流程內容等。再如，要基于成本、職工檔案數據化需求，創新人員培養方式，結合互聯網，聯動科研機構、高校教師等進行遠程線上培訓，如結合教學、互動、體驗等方式，讓技術人員直觀感受理論化實踐的具體過程。第二，要深化關鍵人員職業素養。如利用現行制度內容，或依據檔案數據管理風險，制定約束性強的制度機制。再如，編制職業素養晴雨表，動態關注關鍵人員是否能尊重職業操守，不主動泄密、主動探究提升安全等級等。此外，還應提高基層檔案管理人員待遇。待遇包括政治待遇和經濟待遇。政治待遇包括要求思想進步組織應重視，有職務提升機會也應考慮“默默無聞”的檔案崗位。經濟待遇應當不低于別的崗位，保障基層單位檔案管理工作人員穩崗。

4.完善制度體系

制度可實現檔案數據管理政策的全面落實、執行，可有效推其深化發展。據此，第一，要結合國家政策、檔案信息化建設需求等要素，完善、重構自身制度內容。要深入檔案發展實際，結合同行業有效檔案制度經驗，精準定位自身檔案管理不足。要以國家相關政策為依據，科學、合理完善自身檔案內容，如《事業單位登記管理暫行條例》《機關檔案管理規定》等。第二，要圍繞制度的執行、落實，設計能夠及時反映檔案管理制度執行的機制，如在指導單位檔案部門認真落實制度、規范的同時，整理、收集本單位制度在檔案數據管理過程中的表現，以及操作人員的有益建議，并據此優化、改進制度內容，以提升制度的適應性。第三，要完善檔案監督體系，監督相關人員是否依據制度工作，是否圍繞制度履職等。如要明確檔案數據化視野下，檔案管理的多元目的，強化檔案管理效率，完善檔案管理模式，促使各級、各人員認真履職等。要及時反饋監督情況，告知相關人員整改方向或管理不足，以實現監督的預設效果。要擴容監督渠道，如社會監督、上級監督等，形成兼容、互通性強的監督體系，以保障檔案信息建設擁有更好的效果。

結語

綜上，目前數據技術為各個行業帶來了新的發展契機，機關單位在檔案建設過程中，抓住這一機遇，依托自身實情，以實踐鑒行動，要不斷完善自身檔案建設的不足，并利用相關政策和規范文件及社會群眾實際需求，精準定位自身發展方向，糾正觀念、行為錯誤，以建設更加現代化的機關單位檔案數據體系，以對外提供更加多元、豐富、現代的檔案服務，進而促使基層檔案建設跨入更高維度。