社會保險檔案管理規范化的思考分析

連彥燕

（新疆維吾爾自治區昌吉州奇臺縣社會保險管理局，新疆 昌吉 831800）

隨著全球經濟一體化發展速度的加快，深化社會保險改革的速度也隨之增速，社會保險面向的人員也逐漸增多，每個人在人力資源市場上可以選擇的就業崗位也是多種多樣，因此可以參保的人數和參保范圍也一定會向更大的市場規模發展。在就業、繳費、參保、檔案轉移、續交等業務的變更，信息錄入處理的任務也增多了起來。目前我們的社保檔案管理辦法還相對處于低水平階段，社會保險業務的高速發展已經與現行的檔案管理工作匹配不均。所以加強檔案管理規范化進程迫在眉睫，作者認為在檔案管理過程中，應當在很多環節認真把控。

一、社會保險檔案管理目前存在的問題

1.檔案管理的相關制度還不盡完善

目前我國社會保險檔案管理的制度還沒有做到十全十美，這種結果導致了在工作中沒有很強的規范管理化的需求和針對特殊情況的解決辦法。例如，因目前社會上工作崗位的多種多樣，參保人員的數量也是以驚人的速度增加，參保人員的維權意識也逐步增強。筆者所在的地區已建立了規范的社保檔案管理標準，但還需要完善的地方也有很多。我國其他各地區在面對這一問題上都有相應的規章制度，但整體上把控社會檔案管理制度上還有待考量。

2.對檔案保管的管理意識還需要增強

目前，我國的檔案管理水平較為落后，較與日俱增的現代化社會發展的需求已經無法被適應，能出現這種情況的主因有兩部分，一是檔案保管人沒有管理意識所導致的，大部分的檔案管理人員將社會保險的效益作為首要關注點，而忽視了社會保險企業檔案管理工作，甚至很多人認為社會保險的檔案管理是沒有意義的存在。因此，在面對檔案管理制度和向大眾宣傳檔案管理制度的時候，就起到了不盡如人意的作用。再者說，因為大家對檔案管理意識的薄弱，也會直接影響到工作效率，最后導致工作結果也造成影響。二是領導層面還需加強對檔案管理的重視，加大檔案管理資金的投入，積極推進檔案管理電子化進程。

3.科學的管理方式比較落后

目前，在社會保險檔案管理的實際工作中，多頭管理仍然是相當大的一個問題。因為社會檔案的內容及保管形式十分的繁雜，所以我們個人去參加社保和企業參加社保都需要大量的文件信息支撐，而參加保險的人員個人信息往往是要很多的機關部門去管理和封存的，所以，參加社會保障的人員想去查閱自己的文檔時，就需要跑很多的部門才能將自己的檔案看全，這會給投保人帶來很大的麻煩與不便。這種情況就會導致絕大部分人因為麻煩而不去投保，認為后期處理起來太麻煩。再者，也是因為資金和存放設備的問題，很多的地區、機構沒法實現電子信息化的一個管理，一些經濟條件較差的地區更是還在用紙質版檔案去管理社會保險文件。

4.檔案管理人員的人均素質需要提升

想要更規范化地去做社會保險檔案管理，不能僅僅需要完善的管理制度，更應該有高素質、高教育的檔案管理人員去操作。擁有高素質、高能力的操作者能提高社會保險檔案管理的水平。目前部分社會保險檔案管理人員綜合能力較低，更是有的人還兼職著數項工作，側面也說明了對檔案管理工作的不重視。沒辦法使檔案管理人員全身心地投入到檔案管理中去，這就會大大降低了社會保險檔案管理的效率和成效，因此加強檔案管理人員培訓業務能力及檔案安全知識，是目前解決此問題的有效手段。

二、提高社保檔案管理水平的方法

1.擬定社會保險檔案的管理辦法

隨著人力資源和社會保障部和國家檔案局制定的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，應該將社會保險檔案工作歸屬于規范化管理[1]。《規定》針對社保管理的年限時長，管理檔案人需要做的職責歸屬，社保管理的種類，養老保險、工傷保險、失業保險繳納方式都作出了詳細的解釋，這讓我國社保檔案的管理做到了有法可依。

2.提升社會保險檔案管理意識

想要將社會保險檔案的管理模式變得更加規范有序化，首先需要做的就是對社會保險檔案管理人員服務意識的提升，同時，還應該加強人們對自身的社會保險檔案管理的意識。因此，各地區的社會保險檔案管理機構和相關部門需要大力宣傳檔案管理的重要性，做好宣傳工作的同時，還可以定期舉辦檔案管理相關的宣講或講座，在活動中可以聘請一些在社會保險檔案管理崗位工作多年的優秀員工介紹此行業的發展過程，行業發展為民生帶來的便利條件等。讓人們深刻的認識到社會保險檔案管理的重要性，在這個過程中讓社會保險檔案管理服務人員對自身工作的重要性也有了全新的認識。在日常的檔案管理工作中，各個不同層級的管理部門應該加強溝通，這樣才能讓社會保險檔案管理工作進行順暢，為此行業的發展提供力量。

3.建立計算機化的管理方式，著力開發信息化建設

因為目前社會保險的業務量逐漸增多，利用計算機化的管理方法是社保檔案管理的大勢所趨，社會保障部門都應該推行這種管理理念。根據世貿組織所需求的，我們更應該購置先進的計算機系統運用在檔案室，統一型號，也是為管理系統的聯網，及全國保險檔案的聯網起到關鍵的作用。社會上更是應該大力開發檔案管理軟件，實現檔案自動化編目，自動檢索目錄和簡易搜索的目標，這樣能進行快速統計、查閱，加快檔案管理工作效率。此外，我們還要按照各個不同區域的規范化、標準化進程，從資料收集、類別區分、保管時限、組織裝訂、文件編號、制作搜索工具，全程按標準化的管理，保證檔案的準確性、統一性[2]。

4.做好人員能力培訓，堅持提高社會保險檔案管理人員的技能

社會保險檔案工作需要工作人員兼具解讀政策的能力，需要熟知社保法律性條文和業務政策知識，更是需要對計算機的實際操作能力[3]。為此，社保部門與檔案行政管理部門必須有著緊密的聯系，應及時讓社保檔案的管理人員參與業務培訓、法律知識培訓等，提高業務水平。同時，也要不斷加強檔案管理人員的思想建設、工作作風建設，形成一個業務技能扎實、工作作風過硬的社會保險檔案管理團隊。

5.嚴格把控資料保管期限

社會保險檔案的保管期限需要我們根據多方位因素去考慮，例如個人維權的需要、保護他人隱私、方便群眾檢索等。對于參與社會保險的人員，社會保險提供的待遇事關個人經濟利益。社會保障部門也提出了“記錄一生、保障一生、服務一生”的理念[4]，所以在創建社會保險檔案時，個人申請的賬戶必須以賬戶登記的時間作為保管期限的起始點。賬戶注銷有兩種可能，第一是參保人死亡，第二種是參保人停止投保了。同樣，單位類的參保也一定要從其賬戶登記后才能開始計算保管期限。社保稽核類的保險，應當從案件結束時開始計算。目前社保檔案管理根據業務性質，已經明確規定了各類業務檔案保管期限、流程、內容。檔案管理人員要嚴格按照檔案管理標準化要求歸集檔案，確保社保檔案的完整、準確、真實。

三、社會保險電子檔案的管理

電子檔案的管理指的就是通過對所有歸檔資料進行影像化處理，根據特有邏輯分出系統性的類別。目前利用計算機歸檔，沒法將無限的文件放在一個文件夾中，所以就需要我們按類別將其分類。在一些計算機文件管理系統中，我們可以利用已經形成的目錄或者結構去對相應的文件加設密碼，可以將文件種類進行分別組盤。一是可以將單位內部文件以時間、組織部門、保管期限作為名稱進行保存，二是將社會保險參保人員用特定文件格式，或者掃描成影像文件進行儲存，這樣既方便了文件的傳遞，也方便了在網絡上的批注及更改。電子文件的歸檔現在已經實現了業務與檔案的一體化，就是當在辦理相關的業務時對辦理文件進行實時掃描，當業務辦理結束后，檔案影像化資料會實時上傳，業務科室要定期地對上傳的電子檔案進行歸檔、整理、審核、移交，最后轉入檔案管理科室，該科室要對上傳的電子檔案進行審核、接收和存儲。

電子檔案的界定和紙質版檔案的界定是一樣的，是對其保存價值的提前預知。電子檔案的監測是在電子文件的基礎上進行的。我們要根據文件的價值、儲存的時間長短、內容，去判斷這份文件應該使用的儲存環境。這樣做的目的就是針對一些可以被刪除的文件及時銷毀，優化儲存環境，能更方便查找所需要的文件。

電子檔案的保管是多樣性的。因為電子檔案是可以采取脫機的方式進行儲存，在實際使用時，我們一般會將檔案儲存在光盤、U盤這種外部儲存器械上。這些器械都有著良好的抗干擾能力，同時比電子網絡更加的穩定，是非常適合長期文件的儲存及轉移的，電子檔案的儲存，除了能像紙質檔案儲存的一般要求外，還需要根據外部器材的特點，采用一些特殊的儲存方式。

四、加強社保電子化檔案推進的思考

1.加強社保檔案管理人員的綜合素質

管理社保檔案的人員素質的提升是這項問題最關鍵的一環，工作人員最終能影響的不僅僅是工作效率的高低，同時也影響著檔案管理在社會應用效果的顯現。在素質提升上比較關鍵的一點就是信息安全的意識。如今這個互聯網盛行的年代，個人信息的外漏有著多渠道、多方式的風險，電子檔案的特點就是這樣，相比于老式的紙質版檔案的不流通性，管理難度更大。如果檔案工作人員缺乏這方面的意識和經驗，就會發生這種問題。因此，一定要向檔案工作人員傳遞好保護信息安全的這種意識，加強社保檔案管理人員的信息技術的學習。

2.使用“前端控制”管理和運作電子檔案

根據傳統檔案的管理方法，檔案的管理和文件的管理應該分開進行。電子文件有著流通性大，發送接收便利的特點，我國檔案管理人員研究發現，在電子文件管理中用“前端控制”，是符合檔案管理工作要求的，它經常被運用在文件管理的開始階段。日常工作中電子文件產生后，及時地發送到歸檔管理文件中，再直接傳送給負責社保對接的一家公司來負責檔案管理的運行。在電子文件的產生、記錄、歸檔等過程中，及時地去備份，還有設備環境的備份都能保證電子文件的歸檔質量。長期留存的電子文件，也應該準備好相應的紙質版文件，共同歸檔，這樣便確保了電子文件的準確性和有效性。利用網絡定期的檢查并把電子文件傳輸到不同的電腦中，來確保文件不會丟失。也可以傳送到類似于U盤這種可儲存的載體上，現實中與文件一同保存。一些特殊的電子檔案需要加密的，則需要特殊處理，做一些保密措施，來確保電子文件的安全。

3.增加辦公室的自動化系統運用，做好電子文件保護工作

增加辦公室的自動化系統的運用和做好電子文件保護工作，一是要學會電腦外的信息儲存載體的運用，尤其是磁性載體，不能因長期不用消磁導致了信息的丟失。所以定期地對電子社會保險檔案的拷貝，是能避免磁性載體消磁的可靠辦法。一定要保證電子文件的材料質量，經常拷貝去保證它的壽命，為了做到讓文件長期儲備而努力。二是保證計算機網絡環境的安全可靠性，可以設置開機密碼、文件安全密碼、文件查看權限等。一定要定期地對計算機服務器做檢查，防止設備老舊造成檔案的丟失。三是做好數據備份的工作。四是防止病毒危害，要定期對儲存文件的電腦做消毒消殺的處理，網絡環境是多變的，尤其是社會保險檔案的特殊性，不能隨意用外來的U盤、磁盤等，必須定期做病毒檢測，確認安全后才能開啟文件。

4.加強電子檔案安全保管并且及時備份的操作

因為一些不可抗力因素的干擾，例如自然災害，人為戰爭等因素，為了保證社會保險文件的安全性，建議一些條件較好的地區采用電子檔案材料的異地備份保存，我們可以將電子檔案儲存在外部設備里，由專門的人統一做規劃、分類、儲存。一個地方出了問題，我們也不會丟失重要的數據，這樣能大大加強對重要信息的保護力度，但異地儲存也會有相應的風險，我們同樣需要加強安保的措施來保證數據的安全。

結語

總而言之，在現代社會高速發展的今天，我國的社保體系也在不斷變得完整，社會保險檔案管理也在不斷提升，傳統的社會保險檔案管理方法已經不能被應用如今這個發展迅速的現代化社會中了。因此，需要運用并創建計算機電子化管理方法，加深利用好信息資源的整合，提升社會保險檔案的管理意義，通過這種信息化的方式，去更新社會保險檔案的各項功能，利用好電子檔案的特性，用較少的投入就能得到更多的產出和效益，用既規范又簡單的整理方式，這樣既減少了檔案盒的使用，又裝載了更多的可靠安全性的電子檔案，最終目的也是為了更好的管理、保管、整合不同類型的檔案。同時，也不能忘了對工作人員的專業培訓，提升業務素質及能力。只有這樣才能增強社會保險檔案管理規范化的發展，讓它在我國在世界中的檔案資源建設方面占據絕對的領導地位，充分發揮我們的價值及作用。