大數據時代檔案管理中新媒體與傳統紙媒的融合研究

李波

關鍵詞：大數據;檔案管理;新媒體;傳統紙媒;融合策略

中圖分類號：G270.7;G206文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2022）05 — 0127 — 03

引言：

檔案管理工作是企業和政務部門非常重要的一項工作，能夠有效地為事務決策、目標制定、人力管理、資源分配、崗位調動提供了信息支撐，因此需要得到高度重視。本文就大數據時代背景下，新媒體與傳統紙媒的融合優勢展開分析，提出有效的融合策略，充分發揮傳統紙媒與新媒體各自的優勢，以期為檔案管理的科學發展做出貢獻。

一、大數據時代背景下加強檔案管理的必要性

在遠古時代，古人記錄重大事件的方式基本是用繩子，隨著文字的產生及應用，人們便開始用文字來進行記錄，它也成為事件記錄的基本材料。自宋代開始，紙張被研發出來，事件記錄更加清晰全面，國家重大政治事件、歷史事件等均使用紙張進行記錄，這些檔案在當代被成為史書。到了如今，信息時代的到來，互聯網、大數據成為熱點詞匯，它們的應運而生讓人們感受到信息記錄與傳播的便捷性和時效性。而要真正發揮它們的眾多優勢，就要思考如何將其運用到檔案管理中去。近年來，很多專家學者都在研究提升管理綜合效益的方法，這些光靠傳統紙媒當然是無法滿足企業現代化發展的需求，因此要結合新媒體平臺，使兩者相輔相成，共同作用。

自中國加入世貿組織之后，就在努力追趕世界的腳步，以發達國家為目標，不管是經濟、政治、文化還是軍事，都得到了飛躍式提升。伴隨著信息化時代的來臨，大數據映入眼簾。所謂大數據，是指以計算機為存儲的工具，采取信息技術來記錄、存儲、輸出一些關鍵數據。大數據的記憶力很強，可以將令人眼花繚亂的數據分類存放，便于人們瀏覽和使用，因此應用范圍非常廣泛。它可以用于記錄企業的財務狀況、國家的GDP增長情況等，甚至還可以精確到某一年某一時間段的某一事件，詳細記錄事件的發生時間、過程及影響。同時它還可以用于政府管理，以便更高效地處理民眾適宜。大數據還擁有備份功能，這樣可以提升信息數據存儲的安全性，打破了紙媒單一存儲、容易損毀的限制，只需管理好磁盤，便不用再擔心數據丟失。相較于以紙媒為主的檔案管理模式，大數據的運用可以最大程度地減少因人為失誤或自然因素導致的檔案損失、遺漏等情況。

對于檔案管理者來說，要懂得利用大數據的優勢，把大數據技術運用到檔案管理中去，改變傳統管理理念，意識到新媒體與傳統媒體融合的必然趨勢，以完善的知識體系去迎接檔案工作的改革。不僅如此，企業也要進一步健全檔案信息化管理的相關規則和管理制度，確保檔案管理朝著規范化、科學化、信息化的方向發展，方便使用者查找相關檔案信息，減少人工管理和查找檔案所花費的時間，做到毫無遺漏，避免意外。

二、大數據時代新媒體與傳統紙媒融合的重要性

（一）加速擴充信息資源

傳統紙媒與新媒體的融合既是大數據時代企業競爭力的主要體現，也是規范檔案信息資源存儲工作的有效措施。在以傳統紙媒為主的時代，檔案存儲的對象為卷、件，受到空間、時間、人員、環境等因素的影響，容易發生案卷遺失、更新不及時等問題，管理效果不佳。其次，一些占用空間較大、數據邏輯關系不明確的檔案資源無法保證存儲的完整性和安全性。在大數據為時代下，檔案管理人員不再局限于紙質檔案的記錄，而是利用計算機的海量存儲空間，更新數據管理的對象，將紙質轉變為數據，優化了資源的配置，這樣才能滿足和提高檔案安全管理的相關要求。就目前的檔案改革現狀來看，新媒體檔案管理模式基本可以消除紙媒管理的弊端，所形成的數據庫還可實現云系統共享，加深了管理者與用戶的良好互動，加快轉變了檔案存儲主體的轉換，促進了檔案工作的長遠發展。

（二）提高收集利用效率

傳統媒體和新媒體的融合能夠推動檔案管理技術的創新發展。紙質檔案不管是在記錄、存儲還是傳輸上都表現的非常滯后，容易讓檔案管理變得被動，即檔案利用、管理的主動權無法順利運行，都保留在檔案管理者手中，使用者需要親自到檔案管理室調取資料。這種滯后性顯然降低了檔案利用的效率，延緩了利用時間，造成人力、物力的浪費。新媒體則在這一情況下進行了優化，云計算技術可以實現檔案信息的在線處理、轉換和收集，達到勒一體化應用的效果。檔案管理的最終目標就是科學配置信息資源，為使用者提供良好的服務。在新媒體的驅動下，服務模式走向了智能化、多元化。管理人員可以按照使用者的信息需求提供個性化服務，從單向傳播轉變為多向傳播。與此同時，管理人員還可以依據大數據技術的使用原則和規范，做好前置預測工作與信息統計分析，細致劃分內容。利用全數據處理對象，生成完整的檔案服務鏈條，借助互聯網實現信息碎片化瀏覽和篩選，拓寬了檔案管理的途徑。

三、新媒體與傳統紙媒的融合實況

（一）融合現狀

通過調研數據可以看出，雖然當下傳統紙媒與新媒體共同存在，但隨著互聯網的普及，網絡用戶注冊數量急劇增長，新媒體單獨具有的適配性、便捷性更加受到大眾的喜愛。傳統紙媒在攜帶、獲取方面存在困難，受眾群體不斷縮減。加之在技術、政策、制度的影響下，傳統紙媒的生存空間被不斷壓縮，久而久之，傳統紙媒的生存空間將會越來越少。而且電子檔案中對光盤、U盤及云端存儲平臺的應用也越來越普遍，凸顯了傳統紙媒的弊端，推動新媒體與紙媒的融合發展迫在眉睫。

（二）融合角度

要消除紙媒與新媒體融合過程中存在的間隙，就要找準融合的角度，在意識、技術、功能等方面進行研究。在功能上，要改變信息存儲的方式。傳統紙媒受限于存儲空間、人力資源、自然環境等因素，可以借此來豐富資源存儲的渠道，打造數字化管理平臺。這不僅增加了信息存儲量，還便于查詢與獲取，提高了溝通效率。要充分發揮智能化信息交換、定位識別、追蹤識別等功能，讓內部檔案信息的記錄、見證、查閱更加智能。在意識上，社會主流意識的轉變為新舊媒體的融合創造了一個寬廣的平臺，拓寬了管理人員的眼界，豐富了精神內涵。當然，多種意識形態的融合也使得企業所處的輿論環境更加復雜，意味著檔案管理工作必須解放思想，更新工作思維，在認知上重新梳理。在技術融合上，充分利用互聯網、大數據、云計算等技術，發展新媒體憑條，確保需求一致。檔案管理者要借助精密的儀器和存儲設施整理檔案，靈活操作便可實現強大的數據訪問與分析處理操作。要充分挖掘數字化檔案，以前瞻式預測促使業務訪問的融合。

四、新媒體與傳統紙媒的融合策略

（一）拓寬意識融合

在多種輿論思潮的影響下，新媒體與傳統紙媒的融合趨勢開創了一個廣闊的融媒體時代。企業檔案管理工作要搭乘上“融媒體”發展的快車，就要遵循媒體融合的原則，首先對檔案管理人員、檔案使用人員的思想意識進行拓展和更新。企業要高度重視檔案創新管理工作，積極推進智能化、電子化管理進程。目前，新媒體平臺已經成為傳播時政信息、表達改革觀點的重要途徑。各個單位基本開通了獨立新媒體平臺，以實現檔案的現代化管理。對此，檔案管理人員要從新的發展平臺中捕捉工作方法，具備主流意識，全面把握企業的生產、品牌宣傳、社會問題等信息。通過新媒體平臺，加強收集職工的意見，了解他們的思想動態，利用抖音、快手、微視等平臺，促進職工與檔案管理人員的溝通交流，及時發布檔案管理的最新規范和使用規定。將信息熱點融入到檔案管理中去，解決傳統管理方式的滯后問題，擴大普通人利用檔案的意識范圍。

（二）提高識別效率

新媒體與傳統紙媒在實施融合的過程中，需要先建立以數據為主的系統化、整體化意識，通過增設大聚類識別功能，增強信息甄別的效率。具體來說，便是在當今時代，電子設備的可存儲空間不斷擴大，信息容量不斷拓展，很多碎片化信息能夠被集中存儲，減少了紙質記錄的過程。但是要對這些碎片化信息進行有效管理是存在一定難度的。由此可以發揮新媒體所具備的數據處理、分析與檢索優勢，完成價值數據的篩選工作。電子計算機可以自動定位和識別相關數據模型，在海量的檔案資料庫中進行歸類并分級處理，生成一幅檔案地圖。這樣一來，即使面對成千上萬的檔案資料，也能通過按圖索引的方式，快速查找，避免資料過于離散的問題。

（三）構建新的鏈條

推進新舊媒體的融合，還需要關注檔案收集環節的鏈條化管控，構建全過程管控模式。檔案管理最終都要走向信息化、數字化、智能化的方向，新的管理鏈條涵蓋了檔案收集、檔案分析、檔案分級、檔案保管、檔案存儲、檔案加工與利用的各個環節，要優化檔案管理鏈條構建，科學控制大數據的狀態。一般而言，我們常見的客戶端數據收集技術便是HDFS、Hadoop等，這些技術能夠實時運行，讓檔案呈現動態化收集的效果，一個檔案室終端可以對接多個存儲用戶，只需將需要保管的檔案上傳至云端，便可完成第一步的檔案收集工作。而后再利用MAP、Raduc等技術，把數據上傳到中心服務器上，使檔案傳輸的效率、安全性得到提升。基于數據庫功能的研究，可以綜合監測數據庫的變化。

（四）數字檔案平臺

建設數字化檔案平臺是促進資源開發的有力舉措。數字檔案的開發需要在技術層面完成平臺協同，才能真正實現資源的整合。數字檔案平臺的建設主要分為四個方面：1.檔案部門網絡之間的整合;2.數字資源與其他文化資源的整合;3.新媒體平臺的整合;4.協同化路徑的整合。檔案室有屬于自己的門戶網站，對外提供信息咨詢服務?？梢詥为氶_辟專門的數字檔案網站門戶，公布相關信息，以便使用者可以快速查詢，或打通各級檔案網站之間的渠道，統一共建共享。要打造“數據多跑路”的服務效果，就要加強檔案館與各科室部門的合作，不能把檔案室獨立開來，包括各部門之間建立資源共享的機制，是解決數字資源檢索困難的根本途徑。

（五）優化存放規則

紙質檔案在管理中，會有特定的卷內目錄和編碼，在存儲時講究規整有序，以便更好地服務使用者，簡化辦事流程，提高利用效率。企業的檔案記錄了本部的發展史、文化傳承、人力資源管理、品牌宣傳、生產效益、財務經濟等各類信息，有的屬于開放性檔案，可供任何人查看，但有的屬于機密檔案，只供擁有瀏覽權限的人查看。這就需要檔案的記錄和保存要嚴格保密。不同的檔案涉及的內容、保管要求不同，所以要制定相應的規則，確保檔案管理的針對性。檔案管理人員應當就檔案標記的時間、卷內目錄、存放編號進行分類，分類輸入大數據中，由大數據進行整理、存放。需要備份的重要文件，也要建立相應的規范。管理人員要經過專業培訓，熟悉檔案管理規范，了解操作流程。檔案要存放到正規管理區域，避免不正當行為的發生。站在新媒體的角度來看，要提升檔案管理的質量，需要強大、復雜的文件管理系統，通過標準化管理系統來完善文件信息。

（六）多元參與途徑

傳統紙質檔案管理模式已無法適應新時代的信息檢索需求，線下人員缺乏有效的參與途徑，使得檔案開發效率低下。對此，要進一步開發新的使用群體，將原有的用戶資源有序對接到新媒體平臺，實現用戶的數字化成長。除此之外，檔案部門要推進用戶融合，以便常規信息的公開與共享。內部人員可直接使用用戶數據檢索資源，行使正當的權利與職責，增強用戶的操作體驗。要實現線下、線下檢索痕跡的同步更新，檔案部門要對用戶群體進行擴容，將線上用戶向線上引流。

四、結論

檔案管理的模式隨著時代的發展而不斷變化。在各類新技術的支撐下，各類電子產品應運而生，給管理工作帶來了極大的便捷性。在大數據時代背景下，賦予了檔案管理精確分類、無盡備份、存儲擴容、查找快速等功能，管理人員要從多個方面對檔案信息進行存儲、傳輸和保護，充分利用新媒體平臺，建立起相應規范和管理制度，合理規劃和分配數字化資源，使其發揮應有價值。新媒體與傳統紙媒在融合發展中必然會存在一些問題，這些都要以來先進的管理理念，創新管理模式，以完善的管理鏈條推動檔案工作的不斷前行。

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〔責任編輯：侯慶?！?/p>