中型化工制造企業建設傳統財務共享服務中心實例探索

黃子珈　楊宏　陶功浩

【摘? 要】財務共享中心已在大型企業集團中得到較為廣泛的應用，而中型化工企業在銷售市場擴大、分支機構增加的情況下，建立財務共享中心并實現一體化的會計信息管理平臺的需求也在增加。同時，社會的多元需求也導致制造業個性化、定制化發展，因此，制造業企業需要建立嵌入BOM產品信息ERP信息系統，同時整合財務共享服務以提高管理效率。論文以漆之彩化工企業作為實踐案例探索中型化工制造企業如何建立融合ERP與財務共享服務的企業信息化管理體系，以期能夠為相關企業提高財務信息化的建設水平、促進業財融合提供有益參考。

【關鍵詞】財務共享服務;會計信息化;BOM;成本核算與管理;流程再造

【中圖分類號】F426;F406.7?【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）05-0157-04

1 財務共享服務在中型企業集團應用的必然性

早在2005年中興通訊公司開始采用財務共享服務至目前中國已有超過1 000家企業使用財務共享服務對企業集團進行管理。這是中國經濟在世界各國經濟增長中名列前茅的重要影響因素。2020年以來疫情不時發生，各地此起彼伏，對我國經濟造成較大沖擊，但是這種影響終究是短期外在的。經濟穩中求進，產業轉型升級，企業謀求高質量發展的大勢并沒有改變。根據工業和信息化部等四部委定義[1]，營業收入規模在2 000萬以上，且從業人數在300人以上的工業企業屬于中型企業。中型企業通常經歷了幾十年的發展歷程，在地方和行業扎根多年，擁有穩定的客戶和工作團隊，戰略規模上的不斷擴張及分支機構的增加也給其自身發展帶來了不少問題。在這種情況下，企業對采購、生產、銷售、服務等業務進行一體化集團化的管理是必然的路徑，這包括采購、生產集中化和智能化，銷售的分散化與財務共享，以此有效降低管理成本、提升管理效率、擴展銷售渠道、擴大銷售規模。

2 財務共享服務的含義及特點

財務共享服務（FSS）是指企業集團在組織內部進行的一項財務管理變革，旨在將分散在集團內分子公司財務處理職能集中到財務共享中心，使各分子公司共享財務服務，以促進企業集團降低成本、提高效率、保證質量、加強管控。因為財務工作業務量大、分散化、重復性高、業務標準化程度高，財務共享服務可以有效地減少重復性工作，從而提高工作效率。財務共享服務同時也是對企業集團內部組織的一種變革，涉及企業組織結構的調整和業務流程再造，適合于跨國、跨地區的企業集團。財務共享服務不同于財務集中，強調財務人員物理地集中在獨立財務共享中心完成企業集團的會計核算工作，這樣的變革促使組織機構、人員配置、處理流程、信息系統都會發生變化。財務共享服務按實現的信息技術路徑可以分為傳統財務共享服務和新型財務共享服務，均屬企業會計信息和職能的集中，而二者最大的區別在于是否在實體的財務共享服務中心。傳統的財務共享服務中心需要選址在人力、租金成本低的地方，依靠掃描和影像系統解決會計憑證異地傳遞的問題，是早期建立財務共享服務的基礎模式。財務共享服務的范圍主要包括：應收業務、應付業務、資產業務、費用業務、總賬業務、財務報告六大模塊[2]。

3 財務共享服務與ERP、BOM

財務共享服務的實施與企業資源計劃ERP管理信息系統的實施密不可分。ERP包括了生產資料計劃、制造、財務、銷售、采購、質量管理、實驗室管理、業務流程管理、產品數據管理、存貨管理、分銷與運輸管理、人力資源管理和定期報告等子系統。通過打通不同的部門信息，提升業務端到財務端的自動化處理程度，形成業務驅動的財務自動化處理。而BOM物料清單（Bill of Material）是定義產品結構的技術文件，用于表示產品的結構信息，描述產品和零部件以及零部件間的結構關系和數量關系[3]，是制造業企業的DNA，又稱為產品結構表或產品結構樹[4]。BOM對于大型制造、個性化產品品種多、產品鏈長的制造企業來說，是存儲和制定產品材料和制造標準、產品結構信息的重要系統，對接供產銷，也是成本核算的依據。BOM物料管理通常是獨立的并且是嵌入ERP中進行使用的系統，并且因為BOM信息錯誤而ERP運行失敗的損失是巨大的。近十年的研究中，BOM能支持整個產品的早期規劃與設計、工程試制、生產制造、售后服務的全生命周期的BOM管理體系[5]，也就是說，進行生產集中化的品種繁多和工藝、零件復雜的產品生產、跨地區銷售的企業，適用嵌入BOM系統的ERP與財務共享服務職能相結合的信息系統。

4 財務共享服務的大規模個性化生產應用實例

早在2008年起創辦第一家涂料服務直營公司起，到2014年正式成立佛山市漆之彩化工有限公司（下面簡稱漆之彩）之前，公司主營汽車油漆貿易及零售、汽車噴漆保養等油漆化工產業下游服務。在代理銷售產品中獲取了油漆生產加工技術，銷售渠道擴充，2016年集團整合資源打通產業鏈逐漸向一體化發展，成立了生產油漆的子公司，產品包括36種色母以及為客戶定制的以30多種不同工藝制作的上萬種色漆，色漆類別也從汽車專用到廣告外墻、家居家裝等專用漆。發展至目前已經建成全國一站式涂料生產服務平臺，已有遍布全國20個省市的共32個服務點，12個全資子公司，涵蓋了從油漆化工生產到銷售和下游客戶噴漆服務的較長產業鏈。2018年起多次獲得廣東省標識行業“杰出貢獻獎”“中國標識產業優秀供應商”等，也成為貴州、浙江等省份標識行業會員單位，產品社會認可度高，具有一定的市場份額。根據管理需要，為了提高管理效率和水平，漆之彩在佛山總部設立了財務共享服務中心，逐步地集中管理集團會計核算、財務運營、工商稅務業務、投融資等業務。企業還采用了BOM系統對色母、定制漆從訂單到生產過程進行管理，BOM協同產品早期研發、成本、采購等部門工作，并將BOM接入企業金蝶ERP系統。

將財務共享服務中心選址在佛山不僅因為公司早期貿易集中在此，更加在于考慮交通便利、地處廣東珠三角區域經濟發展較快、人力成本較一二線城市低。財務共享服務中心主要集中核算，制定統一的財務制度，在此基礎上對各服務點進行管理。公司應用財務共享服務能致力于解決以下問題。

4.1 簡化各服務點會計核算，做到精于業務

漆之彩發展早期便采用財務集中方式對集團服務點進行管理，即在佛山總部對各服務點實行資金的集中管理，統一財務管理制度、會計核算政策。集團總部采用財務人員委派制度，對財務人員進行定期集中培訓，以貫徹集團公司的整體戰略方針。但是對于部分服務點，存在會計人員需要兼任出納人員等崗位不能相互分離的問題，其中存在的控制風險是管理層難以監管的。因此，財務集中逐步轉變為財務共享的關鍵點，就是將服務點的會計核算工作集中到總部，服務點則不再設立會計崗位。

以銷售流程為例，在財務集中階段，由各服務點對接客戶訂單、批準賒銷信用，并向總部申請發運憑證和發貨后，向總部提出開票申請?？偛扛鶕牧瞎に嚳們r為客戶開具銷售發票和記錄銷售，若有銷售退回及銷售折讓則由服務點向總部申請辦理。同時，銷售與收款業務往往業務數量大、重復度高，以及企業對客戶分類管理和應用賬款管理的內部控制要求，決定了銷售和收款業務在集團范圍內采用財務共享服務模式，能使集團節約人力、物力成本，提高管理效率，降低風險。

具體做法是，服務點或者分子公司前期在當地開展銷售業務，包括客戶的評估、銷售業務的洽談和合同的簽訂。合同簽訂是起點，也是數據建立的基礎。合同簽訂后分子公司業務人員在報賬系統中先后提交開票申請與收入確認單，填寫相關內容經由總部業務部門經理審批確認。收入會計對開票金額確認審核，審核通過的單據通過系統連接生成和制定記賬憑證。在這個過程中，分子公司財務人員只需保留出納和業務人員，會計核算工作經由分子公司業務員將原始憑證掃描并傳遞到財務共享服務中心系統即可完成。

4.2 生產成本系統化記錄，連接賬務系統

漆之彩的基礎產品主要為36種色母油漆，這些色母由集團生產子公司負責生產，生產流程工藝包括：配料、溶解、分散、研磨、檢驗及包裝。如表1所示，色母的生產過程采用人工和機器相結合的半自動化工藝流程。其中研磨工藝全自動化、包裝半自動化，其余均需要人工。每種色母材料及用量、工藝都在BOM系統里設計并記錄。當然，應用BOM前首先要將原材料、產成色母編碼定義，同時將生產清單保存到系統。生產成本的核算采用傳統的產品核算法分批法進行核算，生產過程中以BOM物料清單所制定成本進行目標成本管理。

4.3 個性化定制產品更要依靠智能化的生產與核算

油漆產業鏈的下游對應的是客戶的多元需求帶來的多工藝產品。漆之彩化工產品應用于不同場景，如家裝用漆、汽車個性化配色漆、大型工廠生產線噴漆、地鐵燈廂廣告等專用漆，這些少量專用漆是由色母通過智能化的配色機調試得到。不同的專用漆除了顏色定制，還需要結合特定工藝，不同工藝品種不同，噴漆工序也不盡相同。例如，木紋工藝，需要清潔、噴涂環氧底漆、噴2K半啞米黃底色、滾涂木紋紋路漆、噴涂啞光保護漆5個工序，但仿電拉絲工藝只需要2個工序。對于不同客戶的漆色漆面工藝要求的不同，漆之彩采用BOM實現計算機輔助企業進行大規模定制產品管理，是制造業企業產品信息的核心。例如，對于定制底漆，如圖1所示，BOM能準確地記載每種已經開發的色漆的制造原料與比例，當客戶提出需求時，可以通過比對BOM系統的標準色卡，選出合適的色漆，若不適合，也可以增加和開發新的色漆產品重新記錄到BOM系統中。

這樣通過色系比對與BOM系統數據，可以調用出產品的用量，從而用配色機少量配置或者工廠按照比例大量地調制。這樣生產定制色漆可以減少調制損耗和操作誤差，同時可以比對實際成本與BOM系統中此類色漆的標準成本的差額，進行成本管理。還有一種情況是客戶混合多品牌油漆往往不利于出現問題時的責任劃分。因此，涂料生產商會全面地生產油漆產品與各種輔助材料，產品覆蓋面廣。因此，油漆生產是一種體系式的產品生產，使用BOM系統記錄大量產品結構信息，也能通過配色機結合BOM輔助終產品的溯源。

5 應用改進空間

5.1 財務共享服務信息系統化工程需要持續升級

智能化軟件的發展、競爭帶來的成本的降低將會致使更多的中型企業使用財務共享信息系統。企業需在業務戰略規劃及現有IT架構的前提下，有選擇性地自行開發或者購買智能化財務軟件，從而實現財務共享服務中心的功能。需要注意的是，系統根據業務變化持續進行系統性升級才能實行有效的財務共享服務[6]。財務共享服務關注企業內部流程標準化、財務的專業化分工，財務共享的實現離不開ERP企業內部信息數據的流通。如圖2所示將二者深度融合，這樣ERP將采購子系統、生產子系統、BOM產品清單系統、銷售子系統、人力資源系統與財務系統能充分聯結并信息共享，實現高效的管理[7]，以此財務系統能獲得準確信息進行及時的賬務處理，才能為內部控制與審計、全面預算、財務管理提供財務報表和內部財務信息[8]，還能對外拓展鏈接銀行企業資金賬戶、納稅處理等外部信息接口。此項系統化工程升級需要分步進行，如先統一財務管理制度、明確財務共享中心職責、統一并固化業務流程，將制度嵌入業務信息系統，優化業務審批流程，才能保證集團公司的業務按照制度和流程推進[9]。

圖2? 財務共享服務信息化工程升級圖

為順利實現財務共享服務，中心還須對分部入賬管理等業務進行流程再造。各分子公司掃描員采用OCR電子影像技術掃描原始單據，并將紙質資料定期郵寄到財務共享服務中心，中心歸檔員再將轉化后的電子信息與紙質資料稽核并歸檔。打通各子系統與財務系統的聯結，能加快信息傳遞效率，高效提供決策支持和財務管理[10]。對于銷售業務，要完善相應的資料上傳、移動審核技術與管理制度，簽訂銷售合同時將客戶的營業執照、身份證資料上傳至財務共享服務中心，這樣可以使總部加強銷售業務監管的同時，加強應收款項的監督和管理，加強審核賒銷資質并根據它進行相應的信用管理，減少壞賬風險，即使出現違約也可以快速找到債務人，從而保障企業的資金安全性與流動性。

5.2 生產方式的升級將影響成本核算內容與方式

由于油漆是易燃易爆危險品，且不宜儲存，因此也應該考慮訂單生產和銷售運送的效率。漆之彩目前采用傳統批量法對生產成本進行核算，這也是由生產方式、產品結構所決定的。但是公司正在投建億元級涂料自動化制造工廠，這使得色母的生產從人工為主與簡單機器相結合的生產方式轉變為全流程自動化生產。成本核算的方式應轉變為作業成本法，區分作業，如表1所示區分核算每個作業工序對應的機器折舊與人力成本作為此項工作的作業成本，并依據作業動因對分批產品的成本進行分配與匯總。與此同時，自動化生產過程中雖然普遍減少了人力的使用，但涉及更為重要的質檢成本和機器維護成本。機器生產可以不停歇，但是質量需要人工實時檢測。公司應加強質檢人員的質檢能力和問題產品處理能力、機器操作和維護能力。另外，可設置質量成本單獨核算，使智能自動化制造更有保障。

需要考慮質量成本核算的情況還有如對于客戶需求的個性化油漆制作過程中，規?；a前期需要先調制少量樣本比對試色。調色的人工材料等成本屬于質量成本的重要組成部分。試色能有效減少操作次數和實驗數量，從而減少大量油漆的調色出錯的現象。因為沒有調試準確而導致的色差使客戶拒收會帶來巨大的損失，這會導致退貨而產生成本損失。過去因調色不當造成內部質檢不過關和外部拒收的呆滯存貨很高，如何處理這部分的損失是企業面臨的問題。若能通過調色機自動讀取BOM表系統原調色原料數據，則可以在此基礎上通過再次調試重新得到新色漆;若不能讀取數據，只能通過人工操作重新調試或者報廢或折價處理。

以上這些核算方式、核算概念內容的改變，均會使BOM基礎產品數據產生重大變化，因此生產方式改變后應該重新核定產品制造標準構成，調整BOM基礎數據。而貫穿產品全價值鏈的BOM是ERP管理體系的重要組成部分，制造業在供應、生產、銷售、存貨、售后中均涉及BOM數據管理。因此，BOM的變更和調整應有相應的授權，并且保證在只輸入一次變更的情況下，BOM能帶著變動后的數據自動接入ERP系統，而不需要在其他環節再次輸入變更，以減少反復在子系統手工處理的接入錯誤與低效管理。

6 結論

綜上，隨著企業發展、市場份額增長、規模擴大，以及社會技術的發展，中型企業智能化制造、信息化集中決策與管理的升級要求日益增強。企業集團需要將分散的業務集中核算加強管理，財務共享服務是必經之路。建設財務共享服務中心，就要重新梳理業務財務流程并建立信息系統，通過信息平臺連接各地業務活動，減少各地財務人員的使用和成本，加強對業務的控制和監督。一體式的綜合信息系統ERP能將財務系統、供產銷及成本核算系統、BOM標準化生產信息管理系統、人力資源系統、固定資產系統等進行有效聯結、信息共享與流通，構成了財務共享服務所依賴的信息資源庫。只有不斷完善系統，做到系統與業務充分契合，設置相應的授權審批和管理制度，才能通過財務共享服務促進企業提高效率，降低成本，以優質的管理為企業基業長青、高質量發展打下堅實的基礎。

【參考文獻】

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