“互聯網+”時代檔案工作改革的幾點思考

【摘? 要】隨著“互聯網+”時代的到來，檔案工作將面臨更多的新要求?！盎ヂ摼W+”理念在檔案管理工作中的有效應用，不僅豐富了檔案信息資源，轉變了檔案信息屬性，而且促進了檔案信息量的不斷增長，這些變化為檔案工作帶來了新的挑戰。因此，加速推動檔案工作改革已成為當前“互聯網+”理念與檔案工作有效融合的必然趨勢。基于此，論文闡述了“互聯網+”的含義，論述了“互聯網+”時代對檔案工作帶來的影響，并就如何實現檔案工作改革提出了一些可行性建議。

【關鍵詞】“互聯網+”;檔案工作;改革

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）05-0127-03

1 引言

在信息化時代背景下，“互聯網+”理念可以與各個領域有機融合，可以利用自身優勢和特點對傳統產業進行升級或者改造，使傳統產業能夠適應并滿足新時代的發展要求。現階段，我國在建設數字檔案館、提供檔案移動服務和電子文件檔案管理方面取得了一些成果，這有利于“互聯網+檔案”工作模式的進一步應用和發展。由此可見，有效促進“互聯網+”與檔案工作的深度融合與創新應用，已成為檔案部門刻不容緩的研究熱點與工作主題。

2 “互聯網+”概述

在國內，“互聯網+”這一概念的提出最早可以追溯到2012年11月于揚在易觀第五屆移動互聯網博覽會的發言，他提出：“‘互聯網+模式應被廣泛應用于所有行業的產品與服務之中。”2014年11月，在世界互聯網大會上，李克強總理指出：“互聯網是大眾創業、萬眾創新的新工具?！边@一提法使得普通“大眾”成為“互聯網+”的參與主體，并且將“互聯網+”的服務宗旨定位為創新創業服務的“新工具”[1]。馬化騰在2015年3月舉行的全國兩會上提出議案：“‘互聯網+通過互聯網平臺與信息通信技術將互聯網與各行各業結合在一起，從而在新領域創造出一種新生態?！边@一議案闡明了“跨界融合”這一思想主題。2015年7月，國務院印發《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，將“互聯網+”定義為把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。

對于“互聯網+”的含義，雖然有很多不同的理解，但是具體可以歸納為以下幾點：

第一，“互聯網+”既是技術層面的“+”，也是思想、理念以及模式上的“+”;第二，互聯網已經成為促進國民經濟發展的中堅力量;第三，“互聯網+”中的“+”可以提升傳統行業的競爭力，對于實現產業升級發揮促進作用;第四，“互聯網+”具有“跨界融合”“創新驅動”“重塑結構”“尊重人性”“開放生態”以及“連接一切”的特點。

由此可見，“互聯網+”是一個比較豐富的概念，擁有極其豐富的內涵。近年來，在網絡技術快速發展的背景下，檔案管理工作與網絡技術手段實現了有機結合，而將檔案工作互聯網化，并不是簡單地將紙質檔案錄入電腦當中，而是各個環節與互聯網的有機融合。隨著檔案工作的互聯網化，檔案數據的信息化推動了檔案組織的變革。

3 “互聯網+”時代對檔案工作的影響

3.1 對管理模式的影響

從以往的管理工作情況來看，所謂檔案管理，是指在一定時間內直接接收有關部門的檔案和電子數據，在整理過程中，對這些檔案和資料進行分類、編輯和編目，最終對其進行編研與利用。在“互聯網+”時代，辦公軟件已成為大多數檔案機構獲取信息的主要手段，大多數檔案資料以電子數據的形式出現，在產生之初就已生成一定的文件號與目錄。換言之，在“互聯網+”時代，為了獲取符合要求的檔案數據，檔案管理中心需要在數據生成之前接入業務系統，實現檔案管理軟件與業務數據的對接，從而完成自動化歸檔。

3.2 對管理流程的影響

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理流程發生了一系列改變，電子數據在不同的系統中生成，然后檔案管理系統將這些電子數據歸檔，在檔案的接收、管理、分類和利用方面，計算機歸檔已完全取代了人工歸檔，同時，文件管理、文件查詢等主要由計算機通過具體操作完成。現階段，許多公開信息可以直接在網絡上搜索和獲取，不再需要通過管理部門獲取。在這種新的管理流程的影響下，一方面，檔案管理部門的工作量逐漸減少;另一方面，在一定程度上弱化了管理部門的地位，甚至有人認為檔案部門不再具有價值，這對檔案工作的原有地位產生了很大的沖擊。

3.3 對管理服務的影響

檔案顧名思義，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

從以上定義可以看出，國家機構和社會組織是開展檔案管理工作的主體。與國家機構和社會組織有關的活動記錄由檔案部門集中管理和使用，檔案編制人員沒有隨意開發利用的權利。換言之，檔案編制人員和管理人員的權利是分離的。在“互聯網+”時代背景下，每個人都擁有一定的信息資源，與此同時，海量數據不斷更新，檔案已經成為社會生活中最原始的生活數據記錄，記錄人們在社會生活中的各種活動，并在大數據平臺上形成個人檔案，這對檔案管理服務的內容和形式帶來了巨大變革。

4 “互聯網+”時代檔案工作改革的路徑

4.1 轉變檔案工作模式

以福建龍巖煙草工業有限責任公司為例，其創建于1951年，擁有2 000多名員工，是全國36家重點卷煙工業企業之一[2]。

近年來，福建龍巖煙草工業有限責任公司取得了突破性的發展，這對其檔案管理工作也提出了更高的要求。在福建龍巖煙草工業有限責任公司以往的檔案管理工作中，傳統的紙質檔案容易受到外部因素的影響，例如，外部管理環境中一旦出現發霉、受潮、蛀蟲現象，紙質檔案將受到諸多不利影響，給檔案管理工作帶來很多不便。同時，在傳統的檔案管理工作中，相關檔案管理人員往往依靠過去的經驗來開展檔案管理工作。從長遠來看，檔案管理人員對經驗的依賴性增強，檔案管理工作受到個人主觀意識的影響較大，因此，檔案管理工作的科學性和有效性無法得到保證。

除此之外，在新的時代背景下，原有的檔案管理模式已不能滿足時代發展的需要。在“互聯網+”時代背景下，傳統的檔案管理模式不適應檔案管理工作者當前開展的檔案管理活動。

當前，檔案管理人員更加注重工作的規范化、信息化和準確性，這就要求檔案管理人員具備較高的信息技術水平和豐富的檔案專業知識，以滿足檔案工作模式改革的需要。為適應時代的發展變革，不斷推動企業檔案管理工作的深入開展，福建龍巖煙草工業有限責任公司在工廠中開展了檔案在職教育培訓，構建了不同層次的教育培訓模式，實現了多層次、多形式、多渠道、廣覆蓋的培訓目標，從而及時轉變檔案工作模式，促進工作效率和質量的提升。

4.2 完善檔案管理制度

在“互聯網+”時代背景下，檔案信息資源不再受到紙質檔案整理與收集模式的限制。對任何人來說，他們都可以成為信息的生產者。在新的時代環境下，檔案信息更加多元化，雖然檔案管理部門存儲了大量的數據信息，但由于部分數據只有在軟件生成后才可使用，因此，相關人員無法有效及時使用存儲的信息。

由此可見，檔案管理部門應加快推進信息規范化工作，建立健全管理制度，制定統一的數據信息標準，并以此標準為基礎進行信息歸檔和管理，確保數據和信息在收集整理過程中按照一定的管理標準生成檔案信息，以完成歸檔和后續使用。

具體來說：第一，檔案管理部門在存儲信息時，可以制定和落實考核激勵機制，以此激發工作人員的積極性，強化制度的約束作用，在緊急情況下及時采取有效措施。第二，每個管理組織都需要構建一個共同的標準來實現數據的標準化、規范化管理與使用。用戶在搜索信息時，受到不同系統操作模式的影響，無法顯示所有有效資源，無法實現資源共享。由此可見，相關部門應制定統一的輸入標準，明確文件存儲目錄和格式，提高數據轉換效率，使檔案管理工作更加便利、更加快捷。

4.3 優化檔案管理平臺

在“互聯網+”時代，由于網絡數據可以自由使用，導致網絡泄密現象時有發生，個人在網絡上發布的各種信息也有被泄露的風險。在這種情況下，相關部門應該做好檔案保密工作，以促進網絡使用行為更加規范。同時，檔案管理工作可以將互聯網平臺作為依托，不斷改革和創新管理工作。例如，福建龍巖煙草工業有限責任公司的檔案管理人員在實際的檔案管理工作中，整合和優化云計算、大數據、物聯網、移動互聯網等新興技術，打造檔案創新技術服務生態圈（如圖1所示）。同時，檔案部門應該更加重視局域網的建設，從檔案和管理人員的實際情況出發，創建一個更為細致具體的網絡模塊，以提高操作的便利性，從而推動服務工作不斷向數字化方向轉型。此外，如果檔案管理人員想要確保數據信息的安全和隱私，其應該積極引入更為先進的網絡安全防護技術，在計算機系統中安裝防火墻和殺毒系統，有效防止網絡病毒入侵。同時，檔案管理部門、宣傳部門和網站運營者應共同努力，嚴格審查網絡信息，仔細審核涉密文件、專利等數據內容，并在確保不會造成信息泄露的情況下上傳網絡平臺。

4.4 明確檔案管理標準

在“互聯網+”時代背景下，檔案管理工作者在開展檔案管理工作的過程中，要始終堅持與時俱進，要積極轉變自身的思想觀念，全面認識檔案管理工作，樹立正確的檔案管理意識，同時，檔案管理者應全方位、多層次地學習和掌握相關專業知識。例如，對于科技檔案管理、企業檔案管理或者電子文件管理，要將相關知識和管理標準有效運用到檔案管理工作之中，對各類檔案進行科學管理。與此同時，檔案管理者要不斷強化自身責任感，樹立學習意識，重視提升檔案管理的安全性與準確性，科學合理地利用網絡信息技術。在對各類檔案信息進行科學管理的同時，檔案管理者應嚴格依據“互聯網+”時代下檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理的標準，對檔案管理工作進行全方位監督，不斷提升檔案管理工作的整體質量。除此之外，以往的檔案管理既開放又封閉，只有管理部門可以查閱檔案，用戶只有前往管理部門查詢，才能獲得所需信息，檔案工作的重點在于加強對檔案的管理與保密工作[3]。在“互聯網+”時代下，這種工作方式已經無法滿足檔案工作的實際發展需求，由此可見，檔案管理者應主動收集信息數據，對網絡中的信息資源進行匯總，標準化整合與梳理信息數據，定期開展維護工作，不斷提升檔案管理的社會地位。

4.5 加強信息技術應用

相關部門應推進“互聯網+”理念與檔案管理的有效融合，一方面，應該對紙質檔案進行數字化加工，并將其上傳或妥善保存;另一方面，通過應用大數據平臺和電子信息技術，進一步優化信息資源的存儲和分配，提高檔案數據的開放性，促進地方政府、系統開發者、檔案管理企業和社會群眾形成良好的溝通聯系，推動檔案工作向智能化方向不斷深入發展。檔案工作者應以網站為基礎，加快針對檔案信息資源的數據庫建設，促進電子文獻信息資源共享，實現檔案信息資源數字化和檔案管理自動化。例如，在實際工作過程中，福建龍巖煙草工業有限責任公司的檔案管理部門通過目錄數據管理數據庫，將部分檔案目錄在互聯網上公開，這有利于檔案的快速查詢和檢索。公司檔案宣傳部門對檔案管理工作予以有效配合，對公司在一些重大活動中形成的新聞視頻檔案進行數字化，并且及時歸檔，建立數字視頻檔案數據庫，有利于后續宣傳利用。同時，福建龍巖煙草工業有限責任公司早在2004年就將清華紫光檔案管理系統引入公司檔案管理工作，并結合公司實際發展進行了進一步升級?，F已具備海量存儲、全文檢索、圖形自動矢量化以及單點登錄等技術功能，為企業未來實現檔案數字化奠定了堅實的基礎。

5 結語

總而言之，隨著科學技術的日新月異，社會經濟的迅猛發展，“互聯網+”理念逐漸成為各個行業謀求發展的主要抓手。從政府部門發布的文件中不難看出，當前“互聯網+”理念已經深入人們的日常工作和生活當中，并且以此為基礎構建了滿足人們日常需求的大數據平臺。在“互聯網+”理念的引領下，檔案管理在逐步實現整合、創新、開放、協作發展的過程中也面臨著一些新的沖擊和挑戰。這就要求檔案管理工作者積極轉變觀念，采取科學合理的對策，有效解決新的問題，推動檔案管理工作的改革與創新。

【參考文獻】

【1】霍燕兵.淺談大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇[J].數字技術與應用，2022，40（5）：112-114.

【2】張麗梅.“互聯網+”時代如何優化檔案管理[J].檔案天地，2022（5）：55-56.

【3】巨敏蓮.“互聯網+”環境下高校檔案工作模式創新管見[J].蘭臺內外，2021（32）：73-75.

【作者簡介】吳藝慧（1977-），女，福建廈門人，檔案館員，從事檔案管理研究。