中小企業內控信息化建設要點

李淑湘

中小企業是我國國民經濟的重要組成部分，具有機制靈活、對市場變化適應能力強的優點，但管理方式相對傳統，抵御風險的能力差。隨著我國經濟的騰飛，越來越多的中小企業抓住時代機遇，加大升級轉型力度，在勇于突破自身發展瓶頸的同時，也為企業內部控制增加了新的風險點。因此，中小企業依托標準數據、互聯互通的現代化技術，以提升企業經濟效益和行業競爭力為目標，開展內部控制信息化建設迫在眉睫。同時，中小企業內部控制信息化建設不可照搬大型企業，應從實際出發精準定位，發揮自身行業優勢，按照統一規劃，分期建設的原則，逐個擊破現實困難，逐步實現內部控制信息化。

優化組織架構，組建人才隊伍

優化內控組織架構是開展信息化建設的首要條件，企業內控組織架構按照決策、執行和監督相分離的原則，可分為決策機構、執行機構和監督機構。對于中小企業而言，若設置專職的內控機構成本過高，可嘗試以領導小組、工作小組的形式開展相關工作。一方面，人員選擇范圍更為廣泛，有助于組建成一支綜合素質更強、配合度更高的內控建設人才隊伍;另一方面，企業內部各部門的協調合作有助于突破固有思維，建立業務、財務、內控人員協同的新工作模式，實現人才隊伍的聯動推進、良性促進。

重塑業務流程，明確責任主體

重塑業務流程是實現內控信息化建設的重要環節，在各項業務流程中分級授予權力、層層落實責任，從而實現經濟活動決策、控制、分析和監督的科學化、規范化。以采購業務流程為例，職能部門提出采購需求交采購小組，再由采購小組根據權限指派具體工作人員采購，財務部門及行政部門分別進行費用審批及合同審批，最終由采購小組組織驗收后交需求部門使用。重新梳理采購業務流程的管理權限與職權范圍，在保證內部控制互相制衡的同時又提高了工作效率。同理，中小企業內部資產管理、合同管理等也可按照內控的要求，遵照不相容崗位分離的原則，重新梳理流程，確定各業務關鍵控制節點，為內部控制信息化工作奠定基礎。

合理利用資源，避免重復建設

中小企業內部控制信息化的預算有限，應最大程度整合現有資源，建設集中化、標準化、高效率的內控信息化平臺，避免重復建設。在目前的應用中，許多中小企業更多的是將信息系統作為事后記錄與核算的工具，既無事前的風險控制也無事后的監督分析，更重要的是各類信息化系統形成一個個信息孤島，無法串聯在一起，造成數據浪費。因此，中小企業在內部控制信息化建設工作中應重點梳理已有信息資源，本著節約成本的原則，最大程度打通現有信息化產品接口，實現信息的自動有效流轉。尤其是資金不足的中小企業，他們的信息化建設工作不可能一蹴而就，在分期建設的進程中更要預留將來升級連通的接口，為下一步建設做好準備，避免資源浪費與重復建設。

重點實現模塊間的協調聯動，

打造“1+N” 綜合信息平臺

中小企業在內部控制信息化建設過程中主要是實現業務與財務相關模塊的“破壁”聯動，各企業可以采用“1 個財務基礎平臺+N個經濟業務模塊”的綜合信息平臺模式，即以財務一體化平臺為依托，搭載采購管理、合同管理、資產管理等經濟業務版塊，完成 “1個管控平臺+1個數據中心+1套管理規程”的建設。通過綜合信息管理平臺的搭建，逐步形成“經濟活動管理控制節點突出、歸口管理規范、業務流程清晰”的內部控制信息化管理機制。在建設執行階段，中小企業通過打造“1+N” 綜合信息平臺將企業內部各業務的流程節點、各崗位的職責配置、各環節的控制措施等整合固化到內控信息系統中，減少人為因素影響，以財務約束業務行為，以業務驅動財務管理，逐步打破業務與財務分散隔離的狀態。

加強統計分析模塊建設，

挖掘數據背后真正意義

中小企業管理者以往是通過查看報表等傳統手段才能事后了解各業務部門的運轉情況，此類信息流轉方式局限于數字本身、效率偏低且滯后。中小企業應以內部控制信息化建設為契機，以現代信息技術手段抓取各業務流程數據，實現業務信息橫向貫通及上下級部門數據自動統計匯總，使企業內部數據統計工作更加規范化、科學化，為管理層決策提供更有力的數據支撐。另外，應注重“統計分析”模塊的信息化建設工作，挖掘數據背后的意義，讓數據真正“活”起來，加強企業財務分析與預測，通過信息化的手段將財務與業務數據自動匹配，為各級管理人員提供標準化、多樣化的分析數據。例如：可搭載“預算績效評價”“內控監督與評價”等財務管理衍生模塊，推進財務工作重心從傳統會計核算向管理監督轉變，真正建立以信息化為手段，以“業”“財”互為支撐、高效聯動的內部控制管理機制。

建立評價反饋機制，

及時自我更新與調整

中小企業內部控制信息化建設工作由于其自身的特殊性與復雜性不可能一蹴而就，其在實際建設過程以及后期的運營中存在不確定性。因此各中小企業在內控信息化建設進程中應基于自身行業特性與實際規模，遵循內控工作四項原則，建立評價反饋機制，定期對信息化系統下內部控制合理性和有效性進行評價，并根據反饋結果及時調整，保障中小企業內部控制信息化工作平穩推進。

中小企業所處行業、地區分布廣泛，經營規模不一，面臨的市場競爭環境各有差異，實現內部控制信息化的迫切程度也不盡相同。因此，各中小企業未來應基于行業特性與自身規模，合理利用有限預算資金，依托“大數據”“人工智能”等各類先進的現代化信息技術手段，統一規劃，分階段建設，優先選擇對最需要的業務領域實現信息化，并不斷根據管理環境優化建設方案，抵御風險，最終實現企業經濟效益與競爭力的提升。

（作者單位：南京市金陵圖書館）