新時代醫院醫療設備檔案信息化管理現狀與對策探析

李燕

摘 要：醫療設備是醫院治療中必不可少的工具，對于設備的采購、維修、管理等需要及時記錄在檔案中。隨著科學技術的進步，醫療設備檔案的管理方式也更加智能化、信息化。新時代，醫療設備管理工作的重要性也日漸凸顯，對其檔案信息化管理手段也更加嚴格和豐富。本文簡要介紹了醫療設備檔案的主要內容和信息化管理的價值及原則，通過分析目前醫院中存在的醫療設備檔案信息化管理工作的問題，提出了有關的解決對策。

關鍵詞：新時代;醫療設備;檔案信息化;管理工作

隨著我國醫療水平的進步，醫療設備也在不斷更新換代。醫療設備是正常開展醫療工作的輔助工具，對設備檔案的信息化管理也成了醫院管理工作的重要組成部分。加強并規范相關管理工作，是促進醫院設備設施維護與保存、提升醫療綜合管理水平的必要途徑。

一、醫療設備檔案管理的主要內容

醫療設備檔案管理涉及的內容非常廣泛，包括設備的采購、使用、維護、報廢等。對于醫院的管理工作來說，對設備的各流程環節進行歸檔處理是必須的。相關管理人員應在結合醫療設備檔案管理要求的基礎上，實事求是，如實記錄設備的動態：一是設備的申購檔案管理，該部分檔案包括設備采購的申請書、采購合同、發票票據、賬務往來記錄、操作說明、安裝驗收報告書等，進口設備還需進口的合格檢驗證明、海關免稅證明等，大型設備的采購如果涉及招標，檔案內容需要包括招投標書、招標協議、簽訂合同等。二是設備使用過程中形成的檔案管理，包括設備流轉使用情況、醫療科室的申請說明、設備效益分析報告等。三是設備的維修檔案管理，包含設備的維修合同、質保材料、期限說明書、設備報廢情況等。這些檔案資料均由醫院設立專門的檔案室保存，派專人管理并整理歸檔。在實現檔案信息化后，管理人員可以線上登記或拍照記錄，將相關資料以電子方式留存。

二、醫院醫療設備檔案信息化管理的意義和原則

1.重要意義

在傳統的設備檔案管理方式中，是以紙質文件進行收集和保存，不僅管理效率低下，還容易丟失，在需要查閱時也不方便。新時代的發展，使得檔案管理方式在先進互聯網技術和多媒體平臺的支持下轉為信息化、電子化方式，大大提高了檔案整理的效率和留存的時效性，也便于隨時查看，減輕了檔案管理人員的工作壓力，增強了檔案管理水平，給醫院的管理工作提供了極大的便利，符合醫療實際需求。在對具體的設備材料文件進行歸檔時，工作人員應充分利用信息化手段，在檔案管理系統輸入設備的關鍵信息，系統會自動識別并整理，保存在特定的數據庫中，從而提高了設備檔案信息記錄的準確性。檔案管理系統還設置了一定的查閱權限，以維護設備檔案信息的私密性。

2.管理原則

醫療設備檔案管理在醫院管理工作中占有重要的地位，因此醫院需重點關注設備的檔案管理環節，制定合理的管理制度規范管理過程。其中，對于醫療設備檔案管理，應遵循如下幾個原則：一是集中管理原則。對醫院內部現行的所有醫療設備進行分類，統一歸檔管理，確保設備信息的完整性;二是周期管理原則。醫療設備的采購、安裝、運行、維修、報廢等過程均涉及大量的檔案資料，往往需要較長的歸檔時間，所以有必要根據醫療設備的特點和利用過程分階段歸檔管理;三是分類管理原則。醫療設備因采購方式、使用途徑、所屬科室不同，其包含的相關材料也有著不小的區別。因此，為了便于區分和查閱，應按照醫院的檔案管理制度對醫療設備檔案分類別存放和管理。

三、醫院醫療設備檔案信息化管理現狀

1.醫療設備檔案管理意識不強

在醫院的管理工作中，設備檔案管理屬于較為邊緣性的工作，并不與醫院的盈利直接掛鉤，且醫療設備只是作為醫療過程中使用的工具，有關管理人員對設備檔案管理意識不強，很多時候會忘記對其資料進行存檔，沒有及時形成檔案記錄。在一些檔案管理人員眼中，醫療設備的檔案管理并不是必要的工作，將精力放在其他項目的檔案管理上，使得設備檔案管理存在漏洞。由于沒有端正工作態度，這些檔案管理人員在進行醫療設備檔案管理時難免容易出現差錯，出現歸檔不及時、資料不完整等情況，給醫院的醫療工作帶來麻煩。

2.對醫療設備檔案管理不夠重視

醫院的大部分工作是治療、問診、手術等高端技術性工作，能夠為醫院帶來直接利潤。雖然醫療設備檔案管理也是醫院管理中的內容，但是對比醫院的其他工作，給人一種看似無足輕重的感覺，檔案管理的潛在作用和隱性價值容易被忽略，得不到足夠的重視。管理層也常常忽視醫療設備檔案管理的重要性，沒有充分注重對其開展信息化建設。在部分醫院中，雖然信息化技術已經被應用于預約看診、在線咨詢等方面，但對于醫療設備的檔案信息化管理卻缺乏正確認識，認為醫療設備檔案管理對于醫療工作而言無關緊要，沒有將醫療設備信息化管理納入醫院管理工作的重點考量范圍，使得有關管理人員在這份工作中得不到足夠的認同感，容易形成散漫、低效的工作態度，影響醫療設備信息化管理的質量。

3.醫療設備檔案管理人員專業水平需要加強

檔案管理看起來是一項并不復雜、沒有太多技術含量的工作，但是由于涉及大量文件資料，檔案管理工作實際上非常煩瑣，而且較為枯燥，需要有關管理人員兼具細心和耐心，能夠及時整理和保存醫療設備檔案材料，并錄入信息管理系統。對于檔案管理人員來說，如何在諸多設備資料中迅速識別有效文件并進行正確分類統一管理，十分考驗其專業素養。當前，有些醫院的醫療設備檔案管理人員專業水平不足，表現在收集整理檔案材料完整性較低、記錄信息不夠準確、歸檔不及時等。因此，加強檔案管理人員的專業能力關系到醫療設備檔案信息化管理工作的效率。

4.醫療設備檔案信息化管理系統不完善

雖然醫療設備檔案信息化管理建設在逐步推進，也出現了各種各樣的檔案管理系統，促進了醫療設備檔案的自動化、電子化，但由于系統缺乏通用性，在不同的醫院存在一定的差異，使得在進行醫療設備信息歸檔時會有某些制約，給檔案管理工作造成不便，降低了工作效率。

此外，實施醫療設備的電子化檔案管理雖然拓展了信息存儲空間，使得信息記錄更加靈活方便，但是檔案管理系統并不完善，特別是在檔案信息的安全性和隱私性方面，系統如果缺乏有效的防范及殺毒功能，容易遭到不法分子或黑客的侵襲，通過網絡攻擊竊取、毀壞醫療設備檔案信息，引起檔案資料的泄露或損毀，給醫院醫療工作造成威脅。

四、新時代醫院醫療設備檔案信息化管理對策

1.建立健全醫療設備檔案信息化管理制度

完善的管理制度是開展醫療設備檔案信息化管理的有力保障。醫院決策層應結合醫院的實際情況和特征制定檔案管理準則。可以參考《檔案法》條款，采取統一領導和分級管理同步并行的方式，通過制度加強對醫療設備采購、維修、安裝等過程中檔案資料的規范收集和保管，在全流程中構建信息化管理網絡。

例如，醫院在采購大型醫療設備時，可以利用招標競標的方法，篩選出信用良好、品質過關的醫療設備生產企業，提高醫療設備質量的可靠性，需要將有關企業資料和合作文件在檔案管理系統中留檔。根據醫院不同科室的需要采購醫療設備，并對其中的質保條款、維修費用說明等存檔，以便日后在設備故障時進行維修管理。醫療設備安裝調試完畢后，其操作手冊和說明文書也需歸檔，以指導醫療人員順利使用該設備，并且設備的生產廠家、日期、編碼等也應做好檔案記錄，為設備管理提供便利。在醫療設備檔案管理流程中，相關人員應建立健全醫療設備檔案信息化管理制度，發揮制度的監督作用，提高管理水平。

2.提高檔案管理人員的信息化水平

在新時代醫院醫療設備檔案信息化管理工作中，檔案管理人員的專業素質對管理工作的效率產生直接影響，特別是對檔案管理系統的熟悉程度，因此必須提高管理人員的信息化水平。對于現有的檔案管理人員應加強培訓，定期組織課程或講座，傳授計算機應用知識、檔案管理方法和信息系統使用技巧，提高其檔案信息化管理能力，打造一支專業能力強、綜合素質高的檔案管理隊伍，落實好醫療設備檔案信息化管理工作。同時，醫院還可以鼓勵檔案管理人員利用業余時間充實檔案管理理論，學習國內外先進的管理方法、信息化技術等知識，促進自身專業水平的提升。醫院還可以結合實際引進高素質的檔案信息化管理人才，這類人才應具備扎實的專業基礎和豐富的技術經驗，能夠促進醫療設備檔案信息化管理工作的可持續發展。

3.利用大數據技術，推動檔案管理發展

新時代背景下，大數據技術在社會生活中應用廣泛，提高了生產工作效率，給人們生活帶來了極大便利。因此，為了加強醫療設備檔案信息化管理工作，醫院應充分利用大數據技術，推動檔案管理發展。

比如，醫院可以結合管理特點和醫療設備使用狀況設立專門的數據庫，將醫療設備檔案信息保存在特定的數據庫中。因為數據庫管理具有容錯率高、存儲空間大等特征，能有效減少管理成本，提高歸檔效率，并且可以實現長期保存和隨時查閱。數據庫檔案管理方式在資源共享和快速查找方面有著得天獨厚的優勢，可以方便檔案管理人員檢索檔案資源。因此，為推進醫療設備檔案管理數字化進程，檔案管理工作人員應從系統性、全局性的角度出發，對設備的資料信息進行智能化管理。在對醫療設備檔案資料分類保存時，應針對類別建立對應的數據庫，并搭建好信息共享平臺，規范權限管理，對于公開的檔案信息可以借助網絡讓大家遠程查閱，私密檔案信息則要控制好人員的訪問權限，實現醫療設備檔案的精細化管理。

4.增強醫療設備檔案信息化建設力度

醫療設備檔案類型多樣、資料眾多，對其進行信息化管理是時代發展的必然趨勢。信息化提高了檔案管理工作的效率，實現了資料保存的無限期及便捷性。醫院應增強醫療設備檔案信息化建設力度，利用先進的信息技術方法促進檔案信息化管理水平。

醫院由于設立規模、性質級別的限制，在投入資金和現存資源方面存在差異。醫院在推進醫療設備檔案信息化建設時，必須從自身的實力出發，因地制宜、實事求是。例如，醫院可以參考現有的主流信息化管理系統，分類別或分層次疊加應用，循序漸進地增強對醫療設備的信息化存檔，擴大覆蓋范圍。醫院可以依據醫療設備檔案等級和類別實行內部管理和技術外包的手段，將重要檔案資料存放在醫院的自有信息系統，而將常規檔案信息委托給代理機構管理，以減輕醫院的檔案管理壓力，降低管理成本。

5.強化醫療設備檔案信息化管理的安全保密性

在對醫院醫療設備進行信息化檔案管理時，管理的安全性和保密性往往是關鍵。這需要醫院建立檔案安全管理制度，并設置與之協調的監督機制，加強檔案管理工作的細節管理，避免資料的泄密或竊取。檔案管理人員應樹立安全保密意識，用豐富的網絡安全、技術風險知識來武裝自己，在日常的檔案維護工作中提高信息系統的安全管理，定期更新系統防火墻或殺毒機制，強化對網絡攻擊的預防，并對調閱檔案資料的人員做好身份查驗和登記。

例如，在對醫院醫療設備進行信息化歸檔時，應校驗檔案管理人員的登錄身份，并對其錄入檔案信息的操作實施系統監控，每一步操作都在系統里留下日志痕跡。對于訪問系統的人員應進行實名認證，且根據檔案的涉密級別開放部分權限。在檔案信息管理系統內安裝可靠的防火墻和殺毒軟件，建立系統層面的安全防范機制，防止泄露檔案信息，全面增強醫療設備的信息化管理安全性。

6.開發并優化檔案信息管理系統

醫院可以聘請技術人員對檔案信息管理系統進行開發和優化，不斷升級系統的實用性和安全性。檔案信息管理系統應切合醫院醫療設備檔案的實際管理工作，雖然如今市場上有許多檔案信息管理系統，但是并不能保證其完全符合每個醫院的醫療設備檔案信息化管理，在工作的細節處存在一定的差異，如果協調不足或處理不當，容易引發檔案信息泄露、丟失等問題。

因此，醫院可以結合實際管理情況，尋找可靠的軟件開發商，制定專門的檔案信息管理系統，除了配置通用功能外，還應根據醫療設備的檔案特點和管理需求開發新的功能，并在后期的使用過程中針對不足之處逐步優化，完善檔案信息管理系統。

五、結語

綜上所述，新時代醫院醫療設備檔案管理工作逐步向信息化、智能化轉變，但是從目前的管理現狀來看，仍存在著許多不足之處。這需要醫院建立健全醫療設備檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化水平，充分利用大數據技術推動檔案管理發展，增強醫療設備檔案信息化建設力度，強化其安全保密性，并可以根據現有條件開發并優化檔案信息管理系統，以全面提高醫療設備檔案信息化管理水平。

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（作者單位：河南省駐馬店市中醫院）