文書檔案管理效率的提升路徑分析

秦亮

摘 要：在事業單位的管理工作中，一個重要的項目就是文書檔案管理。這項工作的開展情況與其他的工作有著密切關聯，會直接影響到事業單位各項工作的進度和效率。因此，必須要強調文書檔案管理的高效落實，明確其所具有的重要價值和意義。本文分析了文書檔案管理的重要性，論述了在當前事業單位文書檔案管理工作中所存在的問題和不足，并提出了文書檔案管理效率提升的有效路徑，以供參考。

關鍵詞：文書檔案;管理;效率;提升路徑

文書檔案收集和整理了事業單位原始的工作記錄，為各項工作的開展，提供強有力的依據。現階段，面臨著事業單位的深化改革，因此文書檔案管理工作環境也發生了明顯變化。為了符合現代文書檔案的管理需要，就要根據當前的管理現狀，采取科學的、可行性的管理措施，通過創新管理方式和手段，實現高效率文書檔案管理工作的開展，促進事業單位檔案管理質量水平的提升。

一、文書檔案管理的重要性

文書檔案就是在事業單位發展的過程中形成的各種資料，囊括了事業單位各項發展數據，而且還具有多種類型，其中包括會議記錄、通知、總結、通告、信函等。對文書檔案所開展的管理工作，就是在分類整理文書的基礎之上，通過科學的方法，按照相關的標準和規定，從系統性的角度劃分文書檔案，并做好后續的文書檔案保管工作。因此，事業單位的發展時間越長，發展歷史越悠久。也就具有更加龐大數量的文書檔案，進一步提高了檔案管理的復雜程度。所以在實際管理工作落實的過程中，面對大量的文書檔案管理任務，會產生巨額時間和精力的消耗，同時還容易出現失誤和紕漏。

從本質上來看，文書檔案管理工作具有書面記錄的特點，以事業單位的發展進程和各項活動作為記錄內容，涉及廣泛的工作內容，如會議材料、工作計劃、文書報告等。在事業單位的日常工作中，會產生各種各樣的文字信息，對于其中具有價值的信息資源，通過固有的模式，做好文字的整理和記錄，并且在具體的規定與要求的基礎上，對于所形成的文書檔案進行系統排列，做好存放和管理工作，便于隨時查取。在事業單位的檔案建設中，以文書檔案作為核心內容，其有著較高的參考價值。經過科學、有序的文書檔案管理工作，能夠針對一些重要的、價值高的檔案信息，進行長期保存，從而實現重要文件的循環利用，有助于日后檔案資源開發利用。只有在文書檔案管理中，投入充足的人力、物力資源，加強對于其科學管理，這樣在需要的時候，才能夠快捷查找和使用，有利于事業單位各項決策的精準性提升。文書檔案管理不僅是提供信息服務的基本保障，同時其所提供的憑證，還具有一定的法律效力。在文書檔案的內容中，會對事業單位的發展歷程進行詳細記錄，具有一定的真實性，因此決定了文書檔案具有法律效力。一旦發生意外情況，通過文書檔案的有關記錄，能夠提供強有力的證據，從而對于各種事件的處理和判定，提供具有法律效力的憑證。由此可見，在事業單位的發展過程中，文書檔案管理發揮著重要的作用，將會對單位的各項決策造成直接的影響。因此，應設置專職人員負責文書檔案管理工作，并且提高人們對于該項工作的重視力度。通過強化文書檔案管理，做好整理工作，從而提高信息服務的水平，確保最大程度發揮檔案資源價值。

另外，在文書檔案工作中，通過先進的數字化、自動化技術應用，也能大大提高管理效率，降低管理人員的工作量，同時還能夠實現數據共享，節約數據的檢索時間，提高信息查詢的效率，便于對檔案信息進行循環開發和運用。

二、事業單位文書檔案管理工作存在的問題

隨著事業單位的發展，在各項工作、活動的開展中，會留下大量的文書檔案。因此，面對冗雜的信息資源，要想提高對其開發利用的科學性和合理性，促進各個工作流程順利開展，就要確保文書檔案管理工作的高效推進，不斷提高管理質量。但是，當前在事業單位中，針對檔案管理方面的工作，在實際的開展過程中，依然存在一定的問題和缺陷，不利于管理水平的提升。

1.缺乏對文書檔案管理的認識

現階段，很多事業單位并未高度重視檔案管理工作，沒有意識到該項工作的重要性和價值。甚至在一些單位，沒有針對檔案管理設置專職的部門，而是由各部門自行管理。因此，在具體操作中，由于負責檔案管理的人員不具有較高的專業性，檔案管理理念認識不到位，因此管理工作規范性不足，都會影響到文書檔案的完整性和有效性。

此外，負責檔案管理的人員要完成兼職檔案管理工作，還要確保完成本職工作，在這種情況下，不僅會造成其本職工作效率低下，還難以有足夠的時間和精力開展好文書檔案管理，使得檔案管理的質量無法保證。由于這種兼職工作性質，導致檔案管理人員工作責任感不強，不利于管理效率的提高。長期下去，就會造成檔案管理和單位的發展存在脫節現象，不利于事業單位的順利發展。

2.缺少規范的管理制度

在事業單位中，對于文書檔案管理并未確立明確且規范的制度，所開展的管理工作具有較為明顯的盲目性和隨意性，從而導致管理工作混亂。文書檔案管理工作具有綜合性、系統性的特點，如果在工作開展中沒有嚴格的制度約束和規范，就會使各項操作缺乏專業性，影響工作效率。一旦在具體的管理工作中出現問題。容易出現責任推諉的現象。并且由于缺少制度的保障，也會使得實際分工不明確，增加文書檔案管理工作的開展難度。另外，由于各項制度的缺失，沒有健全的獎懲制度，也難以對檔案管理人員起到良好的激勵效果。長期下去，不僅會影響檔案管理人員工作的積極性，同時還會導致人才流失，造成檔案管理崗位的空缺。

3.管理人員專業素質有待加強

在檔案管理中，工作人員是各項操作的執行者，因此人員作為一個關鍵要素，其專業素質會對檔案管理工作的效率和質量造成直接的影響。現階段，在事業單位，文書檔案管理工作缺乏健全的人員組織結構，人員、崗位安排混亂，限制了管理效率的提升。由于事業單位對于檔案管理工作的重視程度不足，往往對該項工作沒有配備足夠的人員，而且人員的專業性和業務能力都有所欠缺。管理人員對檔案管理的內容和規范要求缺乏明確的認識和了解，常常會出現各種工作失誤，造成管理混亂。由于人員的工作能力不足，只能做好基礎的檔案收集和整理工作，難以結合事業單位的發展現狀，開展相關檔案信息的課題調研。很多檔案管理人員在進行檔案資源的開發和運用時，不能夠熟練運用信息技術，大大降低了檔案管理的信息化水平，不利于檔案管理效果的實現。

4.管理技術手段落后

隨著信息技術的飛速發展，各種信息資源呈現爆炸式的增長，因此也對檔案管理作出了全新的要求。但是，一些事業單位的檔案管理工作信息化程度不足，各種網絡基礎設施建設具有滯后性，缺少足夠的資金和技術支持，導致檔案信息化建設進展緩慢。很多事業單位開展的檔案管理工作缺少創新意識和理念，依然采用以人工為主的傳統檔案處理方式，無法實現對檔案的高效整理和分析，使得整個工作效率低下，也不利于信息化檔案管理的推進。由于用于檔案管理的資金有限，因此在技術更新和升級方面往往存在資金匱乏的問題，從而使得檔案管理工作的信息化水平不高，加劇了管理人員的工作難度和強度，無法符合當前社會對于檔案管理的多元需求，難以提供優質的信息服務。

三、文書檔案管理效率的提升路徑

1.提高檔案管理認識水平

為了確保檔案管理工作的順利開展，前提就是確保管理人員對該工作具有正確的認識，這樣才能夠從思想層面上讓人員具有端正的工作態度，認識到檔案管理工作的重要價值和意義，促進管理效率和質量的不斷提升，在實際工作中，嚴格按照各項規章制度，有序開展管理工作。檔案管理人員要提高管理行為的規范性，樹立起高度的責任感，同時還要積極進行思想觀念的革新與轉變，確保管理責任的落實，促進檔案管理工作的持續性開展。各個部門的領導人員要充分發揮模范帶頭作用，對于檔案管理工作具有正確的態度。為了加大對于該項工作的重視力度，在事業單位內部應進行獨立部門的設置，專門負責文書檔案的管理，并安排專業人員開展科學管理，防止由于兼職情況造成管理混亂。

2.確立完善的管理制度

事業單位要結合當前的發展現狀，進行文書檔案管理制度的確立和完善，確保其符合單位檔案管理的需求，能夠適應現階段的發展特點。為了提高制度科學性、合理性，要充分貫徹以人為本的理念，進行各項規章制度的制定，確保實現對檔案管理工作現狀的改善，充分調動管理人員的工作熱情，讓其更加積極地做好管理工作。在制度的制定和落實過程中，也要不斷滲透檔案管理的現實需求，做到持續健全和完善，從而讓所設置的各項制度在實施的過程中具有較高的合理性和可行性。如果在制度落實的過程中，存在一定的問題和缺陷，也要及時做出相應調整，確保文檔管理工作的順利開展。同時，還要重視對獎懲制度的設置，促進檔案管理部門的優化，針對工作表現良好、工作態度認真的人員，要適當對其給予一定獎勵，不斷增強人員的工作信心，調動其工作積極性。而針對工作態度不端正、消極怠工的人員，也要按照制度對其采取相應的懲罰，從而起到警示的作用。

3.提高管理人員的專業素質

現階段，文檔管理工作人員在專業素質上還有較大的提升和改善空間。因此，事業單位要重視對文檔管理人員的培訓教育，通過定期開展培訓工作，確保其理念和工作方式都能夠做到與時俱進，豐富他們的文檔管理知識，提高管理技能。要想促進培訓質量和效率的提升，事業單位要善于把握契機，確保所開展的培訓能夠更易于員工接受和理解，確保培訓效果的實現。針對文檔管理人員所開展的培訓教育，不僅要重視專業理論知識的教育，同時還要強調思政內容，通過思政教育的推進，從整體上提高人員的思想認識水平，端正管理人員的工作態度，使其更加積極主動地做好檔案管理工作，提高服務水平。除了要落實好培訓工作，還要做好人員的招聘，確保所招聘的文檔管理人員具備扎實的專業知識，能夠熟練運用各種管理技術和軟件。在人員上崗以后，要定期開展工作考核，采取多樣化的考核方式，確保考核結果的公正性和合理性。創新傳統的考核手段，在考核工作中融入互動性的考核方法，并且將考核結果和員工的薪酬福利掛鉤，確保考核成效的實現，從而激勵員工不斷進行自我工作能力的完善和提升。

4.構建信息化管理平臺

隨著科技水平的提升，在當前的文檔管理中也不斷滲透和融合了各項信息技術的運用。在信息化建設進程不斷推進的過程中，一項重要的內容就是信息化平臺的構建。事業單位的領導人員要對檔案管理信息化建設具有高度的認識，加強對檔案部門的各項基礎設施的建設，通過軟硬件設備的引進和應用，為信息化平臺建設提供技術和設備的支持。通過現代化信息技術在檔案管理中的運用，能夠提高檔案處理的效率，并可借助信息化管理平臺，更加便捷地進行檔案資源的利用。

因此，事業單位要在完善有關機制的基礎上，重視管理人員信息素養的提升，強化信息技術的培訓教育，從而推進信息化平臺的構建，更好地服務于文檔管理工作。管理人員通過信息技術的培訓，能夠熟練操作和運用信息平臺，提高檔案管理工作的自動化水平，促進紙質文檔資源朝數字化資源的發展和轉型。依靠大數據技術的運用，能夠以事業單位的各項工作為中心，加強檔案管理課題研究，將文檔的價值和作用發揮出來。

5.優化文檔管理流程

對于文檔管理來說，這項工作不是獨立開展的，而是和其他部門的工作具有緊密的聯系，因此為了實現文檔管理效率的提升，就要在實際工作中加強和各個部門之間的溝通與協調，這樣才能夠獲得各部門的支持。檔案管理部門也要積極聽取其他部門的意見，對自身的工作進行改進和優化，提高文檔管理的精細化程度，修正其中存在的不合理問題。同時，還要主動學習與借鑒其他單位開展檔案管理工作的優秀經驗和案例，結合本單位的工作實際，對優秀經驗選擇性吸收，從而促進自身管理流程的不斷完善，避免出現管理問題和失誤，對之后的檔案利用與開發，打下良好的基礎。

6.創新管理方法

在網絡信息技術不斷進步發展的背景下，檔案信息訴求也變得更加多樣化。因此，檔案管理部門也要緊跟時代的發展腳步，不僅要積極更新管理思想和理念，還要促進管理方法的創新，確立起大數據思維，在數據庫中收納數字信息資源，確保對于檔案信息的使用，能夠提供遠程服務。

另外，也要加強對信息技術的更新和升級，確保采用先進的技術手段，促進文書檔案管理工作的改革，實現工作水平的持續提升。

四、總結

綜上所述，在事業單位的管理工作中，文書檔案管理占據著重要地位，因此為了改善當前的文檔管理現狀，就要打破傳統工作模式的局限，立足于實際情況，促進文檔管理方式的轉變，完善管理制度，提升人員的專業素質水平，加強對于文檔管理的信息化建設。

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（作者單位：福建省邵武市環境衛生服務中心）