地方高校圖書館采編部業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)

段佳慧

摘 要：以太原師范學(xué)院圖書館采編部為分析對(duì)象，從原有的采訪、加工、編目、典藏工作職責(zé)，以及實(shí)際工作的現(xiàn)狀，分析采編業(yè)務(wù)工作中存在的問題和原因，通過研究國內(nèi)前沿相關(guān)理論和方法，從全新的角度去探討現(xiàn)代高校圖書館采編部采編業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和重組。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;采編部;工作職責(zé);外包

一、引言

圖書館采編工作是圖書館各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，所謂采編，是對(duì)文獻(xiàn)信息資源的采訪和編目，采編部也一直是圖書館業(yè)界公認(rèn)的最為重要、最為核心的部門。

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步，圖書館事業(yè)迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，采編的工作方式也隨之不斷改變。然而，圖書館專業(yè)人才的不足及職責(zé)、制度的過時(shí)，使很多圖書館無法較好地保證館藏文獻(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量。因此，優(yōu)化和重組工作流程成了采編工作的當(dāng)務(wù)之急，下文將結(jié)合太原師范學(xué)院圖書館采編部業(yè)務(wù)工作流程的改進(jìn)進(jìn)行分析和探討。

二、高校圖書館采編工作模式的變化

1.采訪工作的變化

高校圖書館采訪工作隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化發(fā)生巨大的變化，從傳統(tǒng)零星采購到如今的招標(biāo)采購，無論從采訪模式、采訪環(huán)境，還是采訪工具都有所變化。

（1）采購方式的變化

在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)普及之前，圖書館文獻(xiàn)采訪工作主要依靠采訪人員從《新華書目報(bào)》《社科新書目》《科技新書目》《圖書館報(bào)》《全國新書目》等專業(yè)圖書出版信息類報(bào)刊中了解文獻(xiàn)信息，再根據(jù)本館實(shí)際情況和需求挑選出適合館藏的圖書，通過書店預(yù)訂、接受贈(zèng)送、郵購等方式最終納入館藏。

圖書供應(yīng)商的興起打破傳統(tǒng)的采訪方式，他們提供比書店更低的折扣和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使得圖書館逐步開始依賴圖書供應(yīng)商。圖書供應(yīng)商可以直接為圖書館提供更適合他們的書目信息，采訪人員可以更為便利地挑選圖書，并且到書周期和到書率都有大幅度提升。

為消除圖書采購過程中的“不正之風(fēng)”，政府決心推行圖書招標(biāo)采購。隨著政府招標(biāo)采購方式介入，圖書館無法自主選擇圖書供應(yīng)商，招標(biāo)采購方式看似公正透明，但不乏一些圖書供應(yīng)商為中標(biāo)而惡意抬高折扣，服務(wù)好、供貨好的供應(yīng)商可能無法中標(biāo)，而一旦一些靠高折扣的供應(yīng)商中標(biāo)后，采訪人員自主預(yù)訂的圖書無法供貨，而供應(yīng)商提供的書目又大多“又舊又爛”，或者勉強(qiáng)供貨合格的圖書，卻無法保證后續(xù)的完整服務(wù)，致使圖書館不能采購到符合自己館藏的圖書。

招標(biāo)采購在運(yùn)行的幾年中，圖書館也在不斷推陳出新，招標(biāo)過程中設(shè)置一些打分項(xiàng)，提出供應(yīng)商需要有可供采訪人員現(xiàn)場(chǎng)采購的圖書批銷中心、有能力帶領(lǐng)采訪人員參加的大型書市、有網(wǎng)上選書平臺(tái)等條件，最重要的是投標(biāo)書商需要有較高的信譽(yù)，這些條件的設(shè)置很大程度上提升了供應(yīng)商的服務(wù)能力和服務(wù)水平，達(dá)到了圖書館和供應(yīng)商在購書業(yè)務(wù)上的雙贏。

近幾年，出版社直接與采訪人員聯(lián)系的采書模式也逐漸興起。大多數(shù)圖書館由于采訪任務(wù)緊迫和采訪人員主動(dòng)獲取文獻(xiàn)信息的來源比較有限，很多時(shí)候約束在了供應(yīng)商提供的書目中，而與出版社直接聯(lián)系可以獲取到該社最新、最暢銷并且最適合館藏的書目信息。采訪人員經(jīng)過篩選后直接下單給圖書供應(yīng)商進(jìn)行采購。

近幾年，很多圖書館還采用設(shè)置“館中館”的模式進(jìn)行采購。由供應(yīng)商提供圖書，圖書館設(shè)立單獨(dú)的閱覽空間，讀者可以在其中選擇適合自己的圖書，經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)簡(jiǎn)單加工后即可借閱，履行了借閱手續(xù)的圖書即視為圖書館下單購買的圖書。

（2）采訪環(huán)境的變化

傳統(tǒng)的采訪模式限制其采訪環(huán)境，采訪人員只能夠在辦公室勾選出報(bào)刊中的書目，再進(jìn)行整理，再通過郵寄或通過書店預(yù)訂，或去書店挑選合適書目，如有大型書市，也只能是本館自行組織人員前往采選。

有圖書供應(yīng)商后，采訪人員的主要采購環(huán)境切換為供應(yīng)商的批銷中心，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購。

隨著計(jì)算機(jī)普及后，采訪人員的采購環(huán)境又轉(zhuǎn)換為供應(yīng)商批銷中心現(xiàn)場(chǎng)采購和使用計(jì)算機(jī)勾選書目采購。

而在疫情期間和后疫情時(shí)代，很多供應(yīng)商對(duì)自己網(wǎng)上采購平臺(tái)進(jìn)行大幅優(yōu)化，采訪人員在任何有互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，使用手機(jī)、平板電腦或計(jì)算機(jī)等終端均可進(jìn)行采購。

（1）采訪工具的變化

隨著采訪環(huán)境的變化，采訪工具也發(fā)生了翻天覆地的變化，從最初的報(bào)紙、雜志勾選，變?yōu)閳D書數(shù)字采集器采購，后又混合計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)選購，再到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)采購，每一次的轉(zhuǎn)變也揭示了科技的進(jìn)步。

2.加工、編目工作的變化

在圖書館使用計(jì)算機(jī)編目之前，大部分圖書館的加工、編目模式是：圖書到館拆包驗(yàn)收——貼條碼、貼磁條、加蓋館藏章——分類、主題標(biāo)引——查詢、分配排架號(hào)——打登錄號(hào)——編目——打印目錄卡片——卡片裝袋——貼書標(biāo)和保護(hù)膜——典藏——入庫。這種流水式的加工、編目、典藏工作模式使得圖書館需要給采編部門配備大量的工作人員。

而隨著圖書供應(yīng)商的介入和圖書館工作人員編制的減少，加工、編目模式發(fā)生了改變，尤其是加工環(huán)節(jié)，加工環(huán)節(jié)大部分工作都由書商來提供服務(wù)。

聯(lián)機(jī)編目的出現(xiàn)使很多圖書館加入聯(lián)機(jī)編目組織，從傳統(tǒng)手工編目轉(zhuǎn)為現(xiàn)代自動(dòng)化、社會(huì)化，打破地域的限制，提高編目的效率和實(shí)效性，為編目工作節(jié)約很大的人力和物力。但是，圖書館真正的編目專業(yè)人員卻在不斷減少，圖書館不得不選擇把編目業(yè)務(wù)也外包給供應(yīng)商，因此，現(xiàn)在大多圖書館的加工、編目模式是：供應(yīng)商加工、提供MARC數(shù)據(jù)——圖書到館拆包驗(yàn)收——編目數(shù)據(jù)核對(duì)——典藏——入庫。

三、采編業(yè)務(wù)的重組和優(yōu)化

1.采編業(yè)務(wù)重組和優(yōu)化策略

（1）業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程一般是指為完成組織特定目標(biāo)而進(jìn)行一系列邏輯相關(guān)活動(dòng)的有序組合，它服務(wù)于組織的發(fā)展戰(zhàn)略，也為用戶提供服務(wù)。

從采訪、加工、編目工作的不斷變化可以看出，采編工作不再是一個(gè)流水式的工作，不再需要每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)立不同的工作人員，而是可以“身兼數(shù)職”。

以筆者所在的地方高校圖書館——太原師范學(xué)院圖書館為例，近幾年采編部經(jīng)過不斷總結(jié)和探索，每個(gè)館員都可以變身為采訪員、驗(yàn)收員、編目員，但為了更高效地完成工作任務(wù)，需要根據(jù)采編部現(xiàn)有的工作任務(wù)和現(xiàn)有工作人員，重組并優(yōu)化工作流程，重組后的流程是：查重——采購——書商負(fù)責(zé)加工——到館分組驗(yàn)收（多人同時(shí)進(jìn)行）——分組核對(duì)編目數(shù)據(jù)——編目典藏——入庫。

（2）重組后的崗位職責(zé)

流程重組后，過去的崗位職責(zé)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)有的流程。因此，為保證重組后的流程暢通，落實(shí)崗位職責(zé)，必須要重新梳理崗位職責(zé)，制定適合重組流程后的崗位職責(zé)。

根據(jù)太原師范學(xué)院圖書館采編部現(xiàn)有人員，設(shè)立部主任崗、文獻(xiàn)采訪崗、文獻(xiàn)總驗(yàn)、審校崗、文獻(xiàn)驗(yàn)收、編目崗、具體崗位職責(zé)如下表。

2.采編業(yè)務(wù)重組后的優(yōu)點(diǎn)

流程重組后，發(fā)現(xiàn)了許多優(yōu)點(diǎn)：

①采編流程重組后，層次豐富的采訪方式有利于文獻(xiàn)資源的采集更具針對(duì)性，更能滿足廣大師生讀者的科研學(xué)習(xí)需求。

②工作人員各司其職，彼此有獨(dú)立工作任務(wù)，互不影響，即提高采編工作效率，同時(shí)新書的流通速度又有大幅度提升。

③任務(wù)分配更加平均，各個(gè)工作人員之間的工作少有交叉點(diǎn)，工作任務(wù)好安排，館員之間也鮮少產(chǎn)生矛盾。

④流程中加入審校環(huán)節(jié)，可以及時(shí)向書商反饋加工及數(shù)據(jù)中的各種問題，提高編目加工的質(zhì)量。

⑤年底的量化考核更加方便，也更有效激勵(lì)館員創(chuàng)新工作方法。

四、結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，為圖書館事業(yè)的變革提出新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其處在疫情當(dāng)下和后疫情時(shí)期的地方高校圖書館，需要館員不斷轉(zhuǎn)變觀念，提升自己業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，變革和優(yōu)化舊有的業(yè)務(wù)流程，利用現(xiàn)代化技術(shù)提高管理水平和服務(wù)水平，進(jìn)一步發(fā)揮自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化在采編過程中的作用，將采編業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改進(jìn)作為一個(gè)可持續(xù)化的過程，從而更好地為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：太原師范學(xué)院圖書館）