“互聯網+”聯合PDCA循環在醫院檔案管理中的應用

摘 要：在“互聯網+”時代背景下，醫院檔案管理工作中工作技術和載體出現了變化，如何探索“互聯網+”技術在檔案管理工作中的有效應用、促進全新檔案管理模式的構建成為熱點研究課題。本文從“互聯網+”聯合PDCA循環的角度，對醫院檔案管理工作中“互聯網+”聯合PDCA循環的實踐應用措施進行了探究，旨在充分發揮“互聯網+”聯合PDCA循環的重要作用，構建全新的醫院檔案管理工作體系，助力醫院檔案資源的全面應用。

關鍵詞：“互聯網+”;PDCA循環;醫院;檔案管理

醫院檔案資源是在醫院各科室業務工作中逐漸形成的，醫院檔案本身具有考察、保存和利用方面的價值，主要內容涉及黨群管理檔案、行政管理檔案、醫學科研檔案、醫療管理檔案、基礎建設檔案、財會工作檔案、統計工作檔案等。檔案資源的內容體系相對復雜，整體容量較大，創新醫院檔案管理工作，有助于全面促進檔案管理工作科學化開展，有利于推動檔案資源的高效化利用。鑒于此，新時代在“互聯網+”技術廣泛應用于檔案管理的情況下，醫院在開展檔案管理改革的過程中可以針對“互聯網+”聯合PDCA循環在檔案管理工作中的應用進行探究，促進全新檔案管理體系的構建，為醫院檔案資源的系統化整合利用創造便利。

一、PDCA循環理論內涵

PDCA循環理論是在美國質量統計控制專家休哈特所提出的PDS理論基礎上發展和衍生出來的，在我國經過國家質量管理專家戴明進行改進后形成了PDCA循環理論，因此該理論在實踐應用方面也被稱之為“戴明環”。PDCA循環是針對質量管理提出的管理理念，認為可以將質量管理劃分為四個主要的階段，即P（Plan）——計劃階段、D（Do）——實施階段、C（Check）——檢查階段、A（Action）——處理階段的四個主要過程，這四個過程所構成的循環系統就是PDCA循環。在質量管理工作中，探索PDCA循環理論的有效應用，能促進全面質量管理工作的貫徹落實，可以在開展質量管理工作的過程中形成從計劃到處理，再從處理到計劃的全過程管理系統，在不斷實踐、總結和改進中，對管理體系進行建設和完善，取長補短，促進質量管理效率和水平的不斷提升，從而形成最優化的管理模式。在醫院檔案管理工作中，結合“互聯網+”技術的支持積極探索PDCA循環的有效應用，能在循環系統中促進管理工作的開展，有助于將“互聯網+”管理技術融入質量管理循環系統中，從而構建全過程、全方位的檔案管理質量體系，有效促進醫院檔案管理系統的全面創新，為醫院檔案管理資源的高效化利用與醫院綜合管理服務體系的全面創新提供支持。

二、醫院檔案管理工作中“互聯網+”聯合PDCA循環的實踐應用

醫院檔案管理工作開展需要全新的技術和模式作為支撐，新時期把握“互聯網+”信息技術的應用，重點從PDCA循環的應用角度對檔案管理工作的創新規劃進行探究，可以進一步彰顯PDCA循環聯合“互聯網+”應用的優勢，從而提高醫院檔案管理工作的整體發展效能。下面就結合互聯網技術的支撐對聯合PDCA循環開展醫院檔案管理工作的具體實踐方法進行探究。

1.P——計劃階段（Plan）

按照國家檔案局制定的檔案管理方面的法律法規以及醫院檔案管理工作中的具體工作制度，分析互聯網時代的影響，對醫院檔案管理制度進行修訂和完善，可以重點對《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案數據庫建設制度》《檔案信息資源共享制度》等進行建設、修訂和完善，為檔案管理工作的開展提供相應的支持。在此基礎上，把握“互聯網+”時代醫院檔案管理信息化建設的需求和醫院醫療服務工作改革發展的現實需要，組織醫院檔案管理工作人員或者兼職人員加強對“互聯網+”檔案管理技術的全面學習和系統創新，引導他們了解互聯網信息技術在檔案管理工作中的合理化應用，對工作人員的檔案資源數據庫歸檔工作、檔案資源在線共享工作等能力進行強化訓練，從而確保檔案管理人員能把握“互聯網+”時代的影響，對檔案管理工作的開展進行準確的定位分析，在明確各方面工作人員崗位職責和分工的基礎上，保障各項建設工作的穩定推進，有效促進醫院檔案建設工作實現高質量和高效化發展的目標。通過對于檔案管理工作的精確分析，檔案管理工作人員可以做好預案，為全面開展相關工作奠定堅實基礎。

2.D——實施階段（Do）

在實際落實檔案管理制度的過程中，按照“互聯網+”時代要求修訂的醫院檔案管理制度和醫院各項業務工作的實際需求，做好各類檔案資料的搜集、整理和歸檔工作，同時積極探索電子檔案管理系統的構建和應用，有助于增強電子檔案分類管理工作的規范性和有序性，促進檔案管理效率的全面提升，為新時代背景下檔案管理工作信息化建設的有效實施奠定基礎，帶動檔案管理體系的全面創新。除此之外，醫院方面還應當加強內部管理，加強檔案管理部門與其他各部門之間的交流與溝通，避免在運行過程中出現信息孤島等現象。通過加強各部門之間的聯系以及引進最先進的互聯網技術，能夠進一步提升檔案的準確性以及檔案管理效率，也能夠進一步減輕檔案管理工作人員的壓力，為醫院適應新時期基本需求做好準備。

例如，在實施階段構建“互聯網+”醫院檔案管理模式的過程中，可以嘗試引入藍凌檔案管理系統，構建醫院全程數字化、信息化的檔案管理體系，在系統的支撐下促進檔案管理和利用效率的全面提升。在實際對檔案管理系統進行建設和實施的過程中，要重點針對傳統醫院檔案管理工作中面臨的檔案工作量大、檔案管理不規范、檔案信息檢索便利性偏低、檔案利用率較差等基本情況，從業務應用、后臺配置、第三方軟硬件集成的角度對檔案管理系統進行設計和應用，重點在檔案管理信息化系統中對檔案接收管理、檔案資源管理、檔案利用、檔案處置模塊的主要功能進行完善，促進預歸檔案和檔案庫的建設、完善，確保能在醫院檔案管理工作中，充分彰顯“互聯網+”檔案管理工作的優勢。構建智慧化的檔案管理平臺系統，形成從檔案歸集到檔案處置全過程的全生命周期數字化檔案管理體系，增強醫院檔案管理工作的綜合發展效率，從而為醫院各科室工作的開展提供相應的支持，有效促進醫院綜合服務工作、科研工作水平的全面提升。與此同時醫院方面也可以引進專項資金，加強本院的互聯網系統建設，提升互聯網系統安全系數，為全面開展檔案管理工作保駕護航。

3.C——檢查階段（Check）

在全面探索“互聯網+”聯合PDCA循環開展醫院檔案管理工作的過程中，要重視醫院檔案管理檢查工作的落實，并在檔案管理檢查工作中探索信息技術的有效應用。具體而言，在檢查階段的工作中，要重點結合檔案管理數字化服務系統的有效應用，對醫院各門類、各載體檔案資料的使用情況進行全方位監督，對檔案資料的規范性、完整性進行嚴格審查，判斷醫院檔案管理工作中檔案內容是否存在一致性、是否具備同一性，電子檔案資源是否與紙質檔案資源存在一致性。在有效檢查的基礎上，要重點針對醫院檔案管理檢查結果進行適當統計和分析，并組織開展深度討論工作，不但對醫院檔案管理工作的方法進行完善，還應切實優化醫院檔案管理工作的綜合發展效能。

在“互聯網+”時代背景下開展醫院檔案管理檢查工作的過程中，要重點結合檔案管理系統的應用，做好檔案鑒定、審批、提醒方面的工作，并且還要促進檔案盤點、檔案編研工作的系統貫徹落實，確保能發揮當前資源綜合分析、統計分析等重要作用。對醫院檔案管理進行系統的創新，在實際推進檔案管理工作的過程中降低管理難度，提高檔案管理的數字化水平，為醫院檔案資源的科學規范開展和有效利用創造便利，全方位優化檔案管理工作的綜合效果。從整體上看，在醫院檔案管理工作中，運用先進的互聯網系統對所儲存檔案進行全面檢查，有助于避免檔案管理工作出現失誤，也有助于提升使用者的滿意程度。因此醫院檔案管理部門應當高度重視，對醫院現階段互聯網系統進行全面升級，不斷提升這樣檢查效果。

4.A——處理階段（Action）

醫院檔案管理工作中，有效處理能進一步突出檔案管理工作的規范性和系統性，提高檔案管理工作的標準化程度。因此，在信息時代背景下，為了增強檔案管理工作的效果，還要對處理階段的工作進行改進和創新，重點對檔案管理工作中存在的疏漏和錯誤情況進行審查，在及時改進的基礎上總結經驗教訓，查找出現錯誤的原因，并制定更加完善的檔案管理方案，確保能促進檔案資源的優勢共享，增強管理的科學化水平。同時，在處理階段，還要對處理結果和經驗教訓進行總結，為循環系統中“計劃階段”工作的改進和創新提供相應的參考，使醫院檔案管理真正構建良性循環發展體系，為工作的改進和創新提供相應的參考，使醫院檔案管理真正構建良性循環發展體系。在構建良性循環發展體系過程中，醫院有關領導應當積極聽取一線檔案管理工作人員的意見以及建議，不斷完善相關制度。

例如，在“互聯網+”時代聯合PDCA循環開展檔案管理工作的過程中，通過互聯網信息技術在檔案管理工作中的有效應用，能發揮電子檔案信息系統的重要支撐作用，針對檔案進行有效鑒別，并完善檔案觸發、鑒定方面的功能，如果醫院檔案系統中檔案資源存在即將到期的情況，則系統會自動識別、觸發，并向檔案管理人員發送預警消息，鑒定人員可以申請對檔案資源進行鑒定，按照鑒定結果重新對檔案的屬性進行設定，如果檔案在鑒定后被判斷為沒有價值，則系統會自動對其實施銷毀處理，此時在檔案銷毀數據庫中能對被銷毀的檔案進行查詢。這樣就能將信息技術融入醫院檔案處理階段，發揮“互聯網+”技術的應用優勢，促進醫院檔案管理工作的全面創新，逐步提升醫院檔案管理工作的綜合影響力。

三、“互聯網+”聯合PDCA循環應用于醫院檔案管理的成效

在“互聯網+”時代背景下開展醫院檔案管理工作的過程中，積極探索互聯網信息技術與PDCA循環的聯合應用，能充分展現“互聯網+”檔案管理的特色和PDCA循環理論的應用優勢，提高檔案管理工作的效率和效果，促進醫院檔案管理工作實現系統創新的目標。

1.有助于深化檔案功能開發，服務醫院大局

在醫院對檔案管理工作進行改革創新的過程中，將“互聯網+”聯合PDCA循環的應用作為重要的切入點，不僅能通過互聯網信息技術的應用，全面對醫院檔案管理工作機制進行改革創新，對服務模式進行優化，還能促進檔案功能的系統開發，使檔案管理工作的開展服務醫院管理工作大局。具體分析，醫院檔案本身存在信息量大、存儲時間長、檔案資源相對復雜的特點，在互聯網信息技術的支持下，在檔案管理工作中引入PDCA循環系統，能構建標準化、程序化和科學化的檔案管理模式，能有效促進檔案管理功能的系統開發，確保檔案管理工作的開展可以與醫院工作緊密聯系在一起，促進檔案資源在各部門工作中的有效應用，為信息技術支持下實現檔案管理工作的高效化發展創造條件。從整體上看，在醫院檔案管理工作中引入PDCA循環系統，對于醫院適應新時期發展需求具有積極意義，也有助于不斷提升檔案管理水平，讓檔案管理更好地為醫院正常運行服務。

2.有利于推進檔案管理創新發展，提升管理效能

在醫院開展檔案管理工作的過程中，選取“互聯網+”技術的應用作為切入點，重點針對PDCA循環的應用進行分析，在檔案管理環節進行明確的基礎上，確保檔案管理工作的開展能體現出全面性和完整性的特征，為檔案管理人員提供更加便利的管理模式，對檔案管理工作的效率和效果進行有效改進，促進醫院檔案制度化、規范化、共享化管理模式的系統構建，從而在優化創新檔案資源利用的基礎上，使全新的檔案管理模式得到設計和應用，確保醫院檔案管理工作的開展能體現出精準管理、自動化管理、高效管理、便捷管理的特色，有效促進醫院檔案管理系統的多元化發展和創新，逐步增強檔案管理工作的效率和效果。同時，PDCA循環質量管理模式在醫院檔案管理中的有效應用，還能借助互聯網信息技術的支撐，構建全新的檔案管理質量控制體系，形成全過程、全生命周期檔案管理支撐系統，在管理的全流程實施高效化的質量監控，為醫院檔案管理水平的全面提升創造條件，最大限度地彰顯檔案管理效能。

通過引入PDCA循環系統，能夠進一步激發檔案管理人員的創新潛能，也有助于提升醫院其他方面工作效率，對于醫院可持續發展具有重要現實意義。

四、結語

綜上所述，在對醫院檔案管理工作進行全面改革創新的過程中，積極探索“互聯網+”聯合PDCA循環的有效應用，能發揮PDCA循環與互聯網信息技術整合應用的優勢，為檔案管理工作的開展提供良好的支持，全面促進醫院檔案管理水平的提升。因此，新時代背景下，要注意對“互聯網+”聯合PDCA循環的檔案管理模式進行準確的定位，積極探索檔案管理體系的系統構建和全面創新，借助全流程檔案管理質量系統的構建為檔案管理工作的科學化發展奠定基礎，助力醫院檔案管理現代化發展，逐步促使醫院檔案資源實現高效化利用的目標。

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（作者單位：青島市即墨區人民醫院）

作者簡介：黃宇（1983—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理。