信息技術在醫院檔案管理工作中的運用探究

摘 要：隨著互聯網技術的快速發展，信息技術在我國各行業領域都得到了廣泛運用，為很多行業的發展提供了動力與便利性。醫院檔案管理工作是確保整個醫院有序運轉的重要部門，而信息技術在醫院檔案管理工作中的有效運用，給醫院檔案管理工作注入了活力與動力，從而推進了醫院檔案管理工作效率的穩健提升。在傳統的醫院檔案管理模式下主要是以辦公紙質化模式來開展，但是隨著綠色環保理念的不斷深入，當下無紙化辦公才是檔案管理工作的未來發展趨勢。

關鍵詞：信息技術;醫院檔案管理;運用策略;探究

醫院作為人們身體健康的重要保障組織機構，可以向人們提供種類復雜且多樣化的醫療救治服務，同時人們還可以在醫生的合理指導下保持良好的生活習慣。醫院檔案管理工作雖然不直接參與患者的醫療救治服務，但是其作為保存患者醫療救治記錄的部門，其作用與價值是不可估量也不可忽視的。當無紙化辦公與醫院檔案管理工作相結合時，信息技術的合理運用能夠為醫院檔案管理工作帶來很大的便利性。本文立足于信息技術的角度，通過研究其在醫院檔案管理工作中發揮的重要作用，及其在融入醫院檔案管理工作中所遇到的問題，淺談信息技術在醫院檔案管理工作中的有效運用策略。

一、信息技術在醫院檔案管理工作中發揮的重要作用

1.利于保護檔案且便于患者的調閱

醫院檔案作為有效連接醫院與患者之間的重要橋梁，要想了解檔案管理工作是否可以向患者提供更加人性化、合理化的檔案管理服務，在患者查閱病歷檔案的時候就可以很直觀地體現出來。在傳統醫院檔案管理工作進行時，患者想要查閱相關病例需要親自到醫院的檔案管理部門，現場調檔，以及復印相關的病例。這種病例的調閱模式非常煩瑣，給外地無法親自到現場的患者帶來很多的不便利。

除此之外，紙質病例由于長期保存、反復借閱和復印，導致很容易出現破損的情況，極大影響了紙質檔案的長期保存與管理。隨著信息技術在檔案管理中的有效應用，促使電子病例檔案的大范圍應用，可以很好解決紙質病例檔案不利于長時間保存的問題，而患者想要借調病例檔案時，只需在互聯網上提交借閱申請就可以，等到申請通過醫院就可以與患者進行電子病例檔案的信息交接了。這種無紙化的辦公方式極大方便了患者，同時也有效提升了檔案管理工作的效率，為更長久的保存檔案奠定了良好基礎。

2.提升歸檔效率，規范化檔案管理

醫院檔案管理工作涵蓋的內容與種類多且雜，所以在檔案歸檔過程中，由于人為不當操作或者是檔案管理人員的能力有限，很容易產生檔案歸檔錯亂的現象，就算后期發現錯誤的存在，但是想要將檔案歸檔到正確的類目卻是非常困難的事情，并且需要浪費大量的時間去糾正之前所犯的錯誤，導致整個醫院檔案管理工作的效率大幅度降低。通過運用信息技術建立醫院檔案管理信息化系統，將所有醫院檔案形成電子化，可以有效實現排序以及查找功能，極大程度上解決了紙質檔案管理混亂的問題。檔案管理人員想要查找病例檔案時，只需要將關鍵詞或關鍵字輸入搜索欄當中，就可以馬上獲取自己需要的信息，而針對檔案歸檔的問題也可以通過信息技術實現快速歸屬，檔案管理人員可以通過搜索或者是查找檔案類目表，從而實現快速查找功能等。信息技術在醫院檔案管理工作中的有效應用，極大減輕了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理工作效率，推動醫院檔案管理工作以更加規范化、合理化以及有效化的形式展現出來。

3.檔案管理更精細且避免重復存檔

醫院想要穩定正常的運轉需要各個部門之間的相互協作，在醫院的日常運轉過程中每個科室都發揮了特有的作用，并且都具備獨有的特色以及相同的流程，這些都會在醫院檔案信息中有著非常清晰地展現。針對這些重復性的檔案資源怎樣開展匯總與歸檔工作，其實對于檔案管理人員的專業能力有很高的要求。此前的紙質檔案由于是人工操作，所很容易產生重復性的工作，檔案管理人員在數量龐大的檔案信息中無法有效挑選出重復的檔案。信息技術是以大數據、互聯網為依托的先進技術，將信息技術應用于醫院檔案管理工作中，檔案管理人員只需將檔案的關鍵詞輸入搜索欄中就可以進行快速查找，系統則會根據關鍵詞識別保存過的檔案，在檔案的詳細信息中則會顯示其上次的修改時間、檔案名稱等一系列信息，極大降低了檔案信息的重復率。

4.簡化工作量，利于檔案長期保存

醫院的檔案管理時長必須嚴格遵照國家的相關檔案管理條件來執行，而醫院檔案管理又屬于特殊職業的檔案管理，其管理期限往往會從患者的首次就診至患者的最末次就診之間相隔數年，這種情況的出現極大提升了檔案管理工作的任務量。醫院每天都有大量的患者進行就診，如果檔案管理人員依然沿用傳統的方法手工錄入病歷，是無法根據患者的每次就診時間來為患者病例的存檔工作，因為這樣的工作量是非常大的。但是，將信息技術應用于醫院檔案管理工作中，可以實現實時的檔案管理目標，很好解決以上的困難與弊端。值得關注的是，只要患者所持的證件信息不變，那么檔案管理人員就可以根據患者的證件信息進行入檔，這樣在患者下次就診時可以通過搜索患者的證件查閱到檔案信息。這樣有利于醫生了解患者上次的就診時間以及病例了解患者的既往病史，為患者的有效就診提供便利條件，同時也為醫生提供了重要的病例數據信息，極大推進了醫院就診工作效率，為我國的醫療事業有序發展奠定有利基礎。

二、信息技術在融入醫院檔案管理工作中遇到的問題

1.信息技術與醫院檔案管理模式不匹配

信息技術在醫院檔案管理工作中的有效應用，可以起到優化和簡便檔案管理流程的作用，極大增強了檔案管理人員的工作效率。但是，由于我國幅員遼闊，地區經濟發展不均衡、不充分，發展滯后地區的醫院檔案管理工作手段還停留在傳統階段，也就表現出了信息技術與醫院檔案管理模式不相匹配的現象，最終極大影響了信息技術發揮出真正的實力與作用。

此外，一些私立性質的醫院把更多的關注點放在了盈利上，忽視了提升醫院信息化管理技術，阻礙了醫院的良好發展，對醫院的可持續發展造成了諸多不良影響。紙質檔案管理過程中檔案管理人員只需要針對紙質資料進行保存、審核、歸檔等一系列操作即可，但是電子檔案的有效管理是建立在檔案管理人員的辦公自動化專業能力上，因此對檔案管理人員有一定的專業能力要求。要知道，電子檔案管理系統不是短時間內就能全面掌握的，醫院既要高度重視檔案管理的技術更新，同時更要重視檔案管理人員專業素養的提升，針對軟件人才方面的建設工作需要引起高度重視。信息技術在醫院檔案管理工作方面展現出了突出的優勢與作用，想要做好醫院檔案管理工作不僅需要依靠信息技術，還需要行之有效的管理模式與專業化的人才團隊加持，信息技術才能發揮其真正的作用與效果。

2.醫院檔案管理人員對信息技術認識不足

要知道，不論是新政策還是新技術的運用與落實，往往都會遇到諸多的阻礙與困難。最主要的原因就是人們的惰性心理，由于熟悉了此前的工作流程與方法，如果實施全新的政策或者技術，工作人員需要重新學習或者適應，從而加大了工作量，導致工作人員很難接受全新的流程與方法。

想要充分發揮信息技術在醫院檔案管理工作中的真正作用與價值，檔案管理人員應對信息技術有深入地認識，要有效打破這些思想壁壘和觀念禁錮，就需要從醫院領導至基礎醫護人員都深入地認識信息技術，在思想觀念上有所轉變。此外，醫院檔案屬于特殊的機密性資料，有些人并沒有對它的保密性給予相應關注，但是要知道患者的病例其實是具有保密性的。而在電子檔案系統中每個檔案管理人員都有一個獨立的賬號，每個人都用自己獨有的賬號進去查閱患者的病例檔案，并且只有檔案管理人員才有權限查閱和抽調患者的病例信息。而為了進一步保障患者檔案的機密性，同時，也為了網絡安全，檔案管理人員可以對電子檔案系統進行加密處理，也可以通過安全設定來保證檔案的機密性。但是，很多醫院管理層對檔案管理工作并沒有很強的保密意識，所以在系統平臺的安全設置方面存在很大的漏洞，這樣很容易由于網絡安全問題導致患者病例、敏感信息等重要資料被盜取。

3.信息技術檔案管理不具備完善管理制度

想要推進醫院檔案管理工作的有效開展，那么必須基于以健全的管理制度為指導，當信息技術在醫院檔案管理工作中有效運用，醫院檔案管理制度也應該做出相應的調整與完善，這一問題在數據資料提取環節表現得更為明顯。如何可以在確保檔案信息安全的基礎之上，讓整個檔案管理工作的流程銜接得更通暢，則是當下電子檔案管理工作中最優先考慮的問題。不過，雖然很多醫院為了順應時代發展、為了積極響應醫療事業改革，選擇應用信息技術于醫院檔案管理工作中，但是醫院卻并沒有針對全新技術而在管理制度方面進行相應的調整，所以導致先進的檔案管理技術與管理體制不相符，從而致使在實際的檔案管理工作中容易產生信息誤差的情況。

4.信息技術檔案管理服務單一

當前醫院檔案存在的價值更體現在內部資料調取上，這也就意味著大量的檔案處于被保管狀態，并沒有充分發揮其應用價值。隨著信息技術的普及應用，醫院檔案管理也逐步運用信息技術進行管理，但其管理服務項目單一，在設置檔案模塊時存在片面性和局限性特點，沒有充分發揮檔案資源的作用。

三、信息技術在醫院檔案管理工作中有效運用的策略

1.信息技術與病例服務建立緊密聯系

醫院與患者之間唯一的聯系就是就診病例，而就診病例也是患者在醫院就診留下的最重要的資料信息，醫生可以通過病例切實了解患者的病史，所以由此可以看出病例檔案管理工作不論是對于醫院還是對于醫生和患者來講，都有著非常重要的作用與意義。以前的醫院檔案管理工作都以紙質形式進行，所以患者的病例也都是紙質的，但是這種檔案形式在記錄的時候會浪費大量的時間，從而極大地降低了相關工作人員的工作效率。此外，紙質的病例還非常容易破損或者是丟失，在保存方面也需要提供很大的空間，給檔案管理工作帶來了諸多不便。隨著信息技術在醫院檔案管理工作中的應用，有效地減少了醫生由于填寫病例而浪費的時間，并且以互聯網為依托，病例來回傳閱也變得非常便捷，這樣給外地患者查閱病例提供了極大的方便。采用電子檔案模式，即使患者更換了醫院或是醫生，都可以讓新接手的醫生全面了解患者的病情，這樣有利于醫生之間信息無障礙溝通。

2.進一步增強檔案管理人員綜合素養

信息技術在醫院檔案管理工作中全面實施，想要保證信息技術發揮其真實的作用與意義，同時為了保障信息化醫院檔案管理工作的高效與高質量，就應該進一步增強檔案管理人員的綜合素養。醫院通過組織開展相應的信息化檔案管理工作培訓與教育，讓檔案管理人員切實了解相關的信息與技能，才有利于信息化檔案管理工作的順利實施。除此之外，醫院檔案管理人員不僅僅只是管理患者病例這么簡單，更是全面掌握醫院內部信息的重要部門，所以，檔案管理人員不應該只掌握患者病例的管理技能，更應該對于醫院各部門的工作職能與業務有深入的了解，然后再依據自己工作的具體情況最終將這些內部信息以檔案的形式進行記錄，從而有效地展現醫院檔案信息化管理的真正價值與作用。

3.建立健全信息技術檔案管理制度標準

隨著我國醫療事業的全面改革與深化，各醫院想要保持穩定的發展趨勢，就必須以發展的眼光進行戰略部署，而建立健全信息技術檔案管理制度標準，這是推進醫院向著更好的方向發展的前提和基礎。從當下我國醫院檔案管理工作的現狀來看，立足于醫院檔案管理實際，從而配置相匹配的信息設備、組織建設專業的管理團隊，給醫院檔案管理工作營造良好的環境與條件，才是當下急需解決的問題。除此之外，醫院的各個科室在記錄檔案信息的時候都應該以信息化技術的規范與標準來執行，而醫院檔案管理人員必須切實將建檔標準與規范落到實處，有效地將這些信息給予立卷歸檔處理。最終為全面實現信息化醫院檔案管理模式奠定基礎。

4.信息技術使檔案服務更系統化

醫院檔案資源并不是片面的醫院資源，應在社會發展中充分發揮其應有價值和作用。檔案管理工作不僅是保管患者病例，更是進行醫學研究的有利資源。利用信息技術將患者病例進行歸檔整理，建立多個管理模塊，形成系統化管理模式，設計不同管理權限，以便于不同職能部門的工作人員都能根據自身擁有的權限進行檔案的調取與查看，從而使檔案資源充分發揮其作用價值。檔案信息管理系統的建立，不僅要從模塊設置上進行綜合考慮，對訪問權限進行設置，還需要重視進行定期的維護與管理，盡可能地滿足不同工作人員的工作需求。

四、總結

我國的信息技術正在突飛猛進地發展，隨著信息技術與越來越多產業的結合和無紙化辦公理念的愈加深入，在醫院檔案管理工作中有效運用信息技術，已經成為醫院檔案管理工作未來的發展趨勢。信息技術的無紙化辦公替代了紙質檔案辦公模式，從而極大地提升了檔案查閱的效率，進一步地提升了醫院檔案的使用率，有效減少了檔案的重復率，推進醫院檔案管理工作向著科學化、合理性以及規范化發展。雖然，當下信息技術在醫院檔案管理工作中遇到了一些問題，但是通過采取行之有效的方法與策略，最終會推進信息技術與醫院檔案管理工作的有效結合。

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（作者單位：德州市中醫院）

作者簡介：左天普（1984—），男，漢族，山東德州人，研究生，中級，研究方向：檔案管理，黨建，宣傳方面的研究。