事業單位檔案管理效率提升的路徑研究

摘要：效率是事業單位檔案管理追求的重要價值目標。本文分析事業單位檔案管理效率外在、內在和本質張力，從制度、人員及技術三個方面分析影響檔案管理效率的因素，提出了基于閉環管理理論的提升檔案管理效率的路徑和方法，對提升新時代事業單位檔案管理效率具有參考價值。

關鍵詞：檔案管理;效率;事業單位;路徑

事業單位檔案是由事業單位在日常工作過程中形成的具有保存價值的信息記錄，隨之而來的便是檔案管理工作。事業單位肩負著教科文衛等重要的基礎性工作，管理著龐大而豐富的檔案信息資源[1]。檔案管理集將檔案收集、整合、評價、檢索、統計、應用于一體的服務性、系統性和綜合性工作。做好檔案管理工作，可將凌亂、分散、孤立的檔案資料進行系統整合，使其滿足檔案管理的標準和要求，同時，通過信息技術等手段，滿足檔案利用者的檔案信息需求。無論是內部管理，還是外部管理，效率都是其中一項重要的價值目標追求[2]。“管理效率”是一種運用投入產出分析工具研究管理現狀的科學方法。保持較高效率，是事業單位檔案管理的基本要求，也是選擇適當的檔案管理模式的根本標準。從某種角度看，效率自身充滿矛盾，體現于效益與速度、質量與數量、目的與手段等沖突之中，需要通過資源整合、模式轉變、方法選擇等，不斷提升檔案管理效率，更好地發揮事業單位檔案的價值。

1事業單位檔案管理效率的張力

1.1外在：速度與效益的博弈

事業單位檔案管理效率的外在張力，其實就是速度與效益之間的博弈。檔案管理效率實際就是在檔案管理的過程中，預期與實際的物質得失、價值多少、時間消耗等之間的比率。其中，速度是指完成事業單位檔案管理中的某一事項（如收集、整理、查詢、統計、利用等）所用的時間，用時越短，表示速度越快。而效益，則是指在現有事業單位檔案管理制度安排及特定目標設計下，單位時間內最終檔案管理實際成果所得與投入差，并與實際投入之比值。可見，事業單位檔案管理存在速度與效益二者之間巨大張力。一方面，事業單位檔案管理需要最大程度地減少時間和物質方面的管理成本;另一方面，需要實現管理效益的最大化，效果的最優化。這就需要處理好“速度”與“效益”、“好”與“快”之間的關系，既要重視事業單位檔案管理的速度，也要重視檔案管理所付出的成本，通過速度、質量、效益的有機結合，實現檔案管理速度與效益的統一。

1.2內在：目的與手段的選擇

事業單位檔案管理效率除了外在的速度與效益之間的博弈外，還存在內部管理目的與手段的選擇。事業單位檔案管理的目的是約束、調節和控制相關活動的自覺動因，往往決定檔案管理的方式及性質。而手段則是實現事業單位檔案管理目的的途徑和方法。目的與手段外延至事業單位檔案管理工作中，其中的手段相當于技術、制度、規則等，目的則是由此產生的價值和效益。事業單位檔案管理的目的，就是要踐行事業單位作為檔案資源公共產品的供給者、優質服務的提供者的角色擔當和使命。而手段則要始終圍繞這一目的。

1.3本質：質量與數量的統一

事業單位檔案管理的張力本質上是質量與數量的統一。但檔案管理的數量與質量之間的不對稱性直接構成了檔案管理效率的本質張力。即，事業單位檔案管理效益產出與物質、時間等投入的數量之間的張力。從事業單位檔案管理效率的層次來看，要求獲得更多的與管理效果、效用相匹配的結果，質與量要兼顧并實現有機統一[3]。應協調處理好事業單位檔案管理中質的優選性與量的規定性二者之間的關系，突出檔案管理活動價值性及管理活動結果的可獲得性。

2事業單位檔案管理效率的影響因素

2.1制度因素

一是工作制度。事業單位檔案管理制度包括檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計制度等，涉及檔案管理的基本要求、機構設置、流程等內容，是事業單位檔案管理的重要基礎和保障，對檔案管理及有關人員起著重要的約束、規范作用。如果事業單位檔案管理缺乏規章制度，就會導致檔案管理工作的隨意性，不易維護正常的工作秩序。二是機構設置。事業單位檔案管理機構設置，以及部門和管理人員職責是否清晰，也會影響到檔案管理效率。事業單位檔案管理部門設置關系到單位內部崗位配套及工作分工，職能部門權責不清或重復，往往存在重復管理、多頭管理等問題，影響工作落實和效率。三是管理流程。過于繁瑣冗長或復雜的檔案管理流程，耗時不說，也容易造成檔案管理信息失真，影響檔案管理效率。

2.2人員因素

事業單位檔案管理效率中的人員影響因素，主要包括人員的管理理念、角色定位和管理能力。一是檔案管理理念落后，影響事業單位檔案管理創新。事業單位檔案管理邁入了新時代，需要從理念、行為等多方面變革，以適應這種形勢變化和現實需要。這就需要克服傳統的思維慣性，突破固有模式。二是檔案管理角色定位偏差，影響事業單位檔案管理的積極性。明確檔案管理角色定位，就是要了解檔案崗位職責、任務，明確服務對象。由于事業單位編制、財力等因素影響，從事檔案管理的人員較少，不同程度存在辦公室或其他部門人員兼職現象，極易造成管理人員角色定位模糊，影響檔案管理工作的積極性、主動性和創造性。三是檔案管理能力不足，影響檔案管理的有效性。檔案管理人員的管理能力和水平是影響事業單位檔案管理有效性的重要因素，無論是檔案專業知識，還是相應的管理知識，以及相應的組織協調能力，都會影響事業單位檔案管理決策及實施的科學性、協調性，以及工作成果的有效性等[4]。

2.3技術因素

隨著信息技術的快速發展，現代化檔案管理技術和手段能顯著提升檔案管理效率。網絡信息技術的深入應用，深刻地改變著檔案的存儲、傳輸和查詢利用，突破了時間與空間的限制，使其不再受到傳統檔案管理的局限[5]。如電子文檔可直接進行歸檔;海量檔案信息存儲于數據庫;互聯網技術實現了隨時隨地查詢檔案，突破傳統時空限制，打破信息孤島等。

3事業單位檔案管理效率提升路徑—基于閉環管理視角

閉環管理是一種綜合閉環系統、管理的封閉原理、管理控制及信息系統等原理而形成的一種管理方法。閉環管理應用于事業單位檔案管理，即將“收集—鑒別—整理—歸檔—保管—檢索—編研—利用—統計”管理過程作為一個閉環系統，并將該系統中的各項專業管理（檔案、人員、質量、安全等）作為閉環子系統，使閉環系統與閉環子系統構成連續封閉的回路，并在持續的進程中實現平衡。在此過程中通過信息反饋，做出相應調整，及時解決遇到的問題，決策、控制、反饋、再決策、再控制、再反饋，周而復始、循環往復，不斷提升事業單位檔案管理效率。將閉環管理運用于事業單位檔案管理，其主要程序為：首先是確立質量標準;其次是明確糾錯手段，消除偏離質量標準情形;再次是評估成效。以歸檔為例，探討基于流程跟蹤分析，突破檔案管理部門單方面主動，推出開放式檔案接收，設計閉環接口，從而達到進一步提升檔案管理效率的預期效果。

3.1設計檔案閉環管理接口

以文書檔案為例，從文件起草到最終成為檔案，需要經歷一套完整的流轉程序。在上一個任務完成到下一個任務開始前，設立歸檔接口，從而完成其從文件到檔案的流程。而流程的接口設置，應嵌入至文件歸檔接收閉環管理接口。通過該接口實現從文件到歸檔全部流程的完成。反之，則將其視作待歸檔鑒定的文件。凡是處于待歸檔鑒定環節且未通過該節點流程事務的，不得開啟下一項任務的操作。在辦公OA系統應用的現實情景下，將該接口設計為接收通過確認的流程處理。如合同檔案的歸檔接口時間，通常應設在財務部門履行合同付款前，紙質合同質量不規范或未歸檔，在檔案管理部門未確認歸檔的，財務部門不得進行收/付款。再如，文書檔案歸檔接口時間，則主要設計在辦理完畢節點。

3.2完善檔案閉環管理機制

根據歸檔流程設計，檔案在歸檔環節涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協作，例如辦公室、財務室、人事科等，需要進一步完善歸檔機制，密切部門職責分工，暢通部門間溝通聯系，以健全的檔案管理機制，保障其閉環管理的高效運行。應建立相應的信息反饋機制，及時收集檔案管理過程中的各方意見和建議，用以改進和推動后續檔案管理。以建設項目檔案管理為例，在項目建設伊始需要征求檔案管理人員意見，明確項目檔案歸檔范圍、內容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實現自動管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環節，均需建立相應的閉環管理機制，滿足機制中規定的標準和要求，便可進入下一環節，提升檔案管理各環節效率[6]。

3.3強化檔案閉環管理能力

作為一名檔案管理人員，應不斷提升檔案管理的能力和水平，既應牢固樹立大局意識、全局意識，具有高度的敏銳性、責任感和洞察力，熟悉單位內部管理業務流程，提前規劃介入檔案管理，還應具有很強的質量和安全意識，嚴格按照規章制度執行，高效完成檔案管理各個環節任務。應熟練掌握信息技術，用以作為提升檔案管理效率的基本功。

3.4實現檔案閉環管理效果

一是提升歸檔率。根據閉環管理要求，只有在完成上一個任務后才能開啟新的閉環接口，有了閉環歸檔管控接口保障，增強了上一接口部門或人員檔案管理的主動性，增強檔案管理意識，使其主動按照檔案管理的標準和要求，做好相應工作[7]。以文書檔案為例，嚴格按照《黨政機關電子公文歸檔規范》要求起草電子文件，可有效提升文稿起草質量，滿足歸檔要求。二是提升及時性。閉環管理模式下，檔案管理不再以年度為單位，而是做到了實時動態歸檔。以合同檔案為例，在合同簽訂完成后及時移交合同，減少外部環節流轉，以完成后期收/付款，提高歸檔及時性。三是實現角色轉換。閉環管理模式下，要求檔案移交及時，否則會影響下一階段工作開展，實現由傳統的被動催繳者到主動移交者的角色轉換，增強了歸檔的主動性。

4幾點思考

新時代，我國檔案管理進入了現代化、高質量發展階段。教科文衛事業發展對包括檔案管理在內的各項管理工作提出了新的更高要求，這就要求檔案工作者積極把握可能影響檔案管理效率的因素，運用閉環管理、PDCA、6W等新的管理理念和方法，提升新時代事業單位檔案管理的效率。

4.1完善管理制度是保障

一是建立完善的管理機制。新修訂的《檔案法》明確了檔案利用、公布的標準、檔案信息化建設的要求、檔案工作監督檢查的內容，以及相應的法律責任。事業單位應嚴格執行《檔案法》，結合實際制定完善檔案管理規章制度，如檔案收集制度、借閱/歸還制度等，使日常檔案管理工作有章可循，減少隨意性。二是明確檔案管理崗位及人員職責。事業單位檔案管理部門應細化檔案管理崗位設置，明確檔案管理人員職責，深化檔案管理效能、激發檔案人員活力[8]。三是簡化檔案管理流程。事業單位檔案管理的目的是為單位、群眾提供優質高效服務，因此，檔案管理的出發點和落腳點應始終堅持以人民為中心，秉持以人為本理念，從閉環管理的要求出發，在滿足相關要求的基礎上，一次性完成檔案管理相關業務。

4.2提高人員素質是核心

一切規范、標準的執行都離不開具體的人員去操作和落實，可見，檔案管理人員的業務素質是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵機制。出臺檔案管理科學評價體系，統籌建立以效率、效果和質量為基礎的考核評價體系，將質量和效率作為其檔案管理工作的重要評價因素，以效能引導檔案管理工作，在物質和精神兩個方面給予激勵，從而充分調動其積極性[9]。二是更新思想觀念。事業單位檔案管理人員應從傳統的被動式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來，創新檔案管理模式，真正落實好為黨管檔、為國守史、為民服務職責任務。三是強化業務素能培訓。提升檔案管理效率離不開過硬的檔案管理能力，為此，應要求檔案從業者不斷加強自我學習，單位組織人員強化業務培訓，不斷豐富檔案從業者專業知識，提升專業能力，養成專業精神，提升檔案管理的能力和水平。

4.3科學技術應用是關鍵

科學技術應用是提升事業單位檔案管理效率的關鍵。事業單位應加大檔案管理經費投入力度，根據檔案管理的任務和要求，加快檔案信息化、數字化步伐。此外，建立檔案管理網上瀏覽平臺，通過身份認證等，賦予不同主體不同檔案查詢、利用權限，實現檔案查閱者自主瀏覽、下載，突破檔案管理的時空限制，不斷提升檔案管理、查閱效率，促進檔案信息資源共享。

參考文獻：

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[6]康朝陽.閉環管理對提升企業檔案管理工作效率的應用及成效[J].蘭臺內外，2019（13）：18—19

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[9]王巖.提升檔案管理效率和檔案管理質量的措施探究[J].活力，2019（5）：78，80

作者簡介：武曉艷（1981—），女，大學學歷，山西省文水縣工信局館員，主要從事檔案管理研究。