智慧校園視角下高校教學檔案管理提升路徑思考

摘要：智慧校園建設是高校開展各項工作的重要基礎，也是高校教學檔案管理數字化、智能化發展的重要保障。當前我國高校教學檔案管理機制在建立和實施方面均存在不足之處，還需要借助先進的信息技術來提高教學檔案管理的信息化和智能化水平。因此，本文基于智慧校園視角，就如何提升高校教學檔案管理水平進行分析與闡述，并提出針對管理體系、培訓提升、安全保障、創新應用等方面進行優化完善，為智慧校園背景下的教學檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理;智慧校園;高校;檔案工作

隨著科學技術迅猛發展，智慧校園應運而生，并于2016年被列為教育信息化的重要內容[1]。智慧校園借助人工智能等新一代信息技術，快速提升高校的數字化建設水平，為教學、管理提速增效提供新的思路。國內不少高校都已積極開展智慧校園建設，逐漸形成智慧校園建設浪潮。而教學檔案管理作為高校管理的重要一環，相比其他管理工作，對于檔案管理人員的耐心和細心程度要求更高，工作內容也更加枯燥。智慧校園的建設為高校教學檔案管理的數字化和智能化發展奠定基礎，并有望促進高校教學檔案管理實現質的飛躍。

1智慧校園理論基礎

1.1智慧校園的定義

智慧校園指的是在校園建設和管理過程中，充分應用物聯網、云計算、人工智能等新一代信息技術，構建新一代智慧教育、智能管理、工作學習和生活服務集成平臺，促進各類信息數據采集、匯聚、治理、共享和利用全流程數字化、智能化轉型，進一步提高高校管理效率和水平[2]。在智慧校園支撐下，高校教育理念和方式朝著現代化的方向闊步邁進，高校的管理、教學和發展模式等也逐漸發生改變：網絡學習與科研無處不在，校務管理與治理透明高效，校園文化與生活豐富多彩，對建設“安全、穩定、環保、節能”[3]的校園具有重大作用。

1.2智慧校園對教學檔案工作的提升作用傳統檔案工作場景下，信息數據以紙質化載體進行傳遞和存儲。從時效性視角看，具有較強的滯后性;從信息共享與利用視角看，利用程度不足、可共享水平較差，且各單位之間缺乏有效的溝通渠道和工具，導致高校整體檔案工作效率不高[4]。隨著智慧校園的建設，校內信息基礎設施逐步完善，促進檔案資料與數據通過高度集成的系統平臺進行快速、高效的流轉與共享，提高檔案管理相關部門之間的協同合作能力。在智慧校園的基礎上，高校教學檔案管理工作有望在以下方面實現提升：

1.2.1檔案信息規模提升[5]。檔案信息共享數據庫的鋪設，將有效連通高校教學、科研、管理以及校園生活服務等環節，進而促進更多信息數據的產生，為檔案工作積累更多結構化、可利用的信息數據，從而使檔案館成為為智慧校園提供檔案信息服務的信息資源中心。

1.2.2檔案共享效率提升[6]。借助平臺電子預歸檔手段，能夠在程序合法、合規、合理的前提下，快速傳遞共享相關檔案信息資料，校內工作人員也能夠實時通過移動終端進行查閱，有助于提升檔案工作的效率，減少失誤和遺漏。同時，可改善往屆畢業生利用成績單、論文評閱書等相關檔案時必須親自返校辦理的情況，為校外利用人提供了大大的便利。

1.2.3檔案存儲空間提升[7]。傳統教學檔案工作以紙質文件進行存儲，對空間資源和存儲環境的要求較高。在智慧校園的建設下，紙質檔案可以數字化為電子檔案進行存儲，節約檔案存儲空間和成本。

1.2.4檔案管理模式優化[8]。傳統的檔案工作往往獨立于其他校園管理工作之外，且工作模式也比較固化和單一。而隨著智慧校園的建設與發展，現行的檔案管理系統與教務管理系統等接軌，形成協同發展。

2智慧校園視角下高校教學檔案管理存在的問題

智慧校園作為21世紀校園發展的遠景目標，當前仍處在前期建設當中，各地市建設水平也參差不齊。少數經濟發達、教育理念先進的區域已率先完成智慧校園的頂層設計和實施部署，而大多數地區還處在項目構想和計劃階段。從智慧校園的視角出發，可以發現高校教學檔案管理還存在不足之處有待完善。

2.1高校教學檔案管理缺乏規范制度體系傳統高校教學檔案管理工作流程中，經過長期的運行，對于各類檔案資料的管理、流轉和保存，已經形成了比較完善的管理標準體系。但隨著檔案管理工作由線下逐步轉到線上，由于智慧校園的建設本身還處于摸索階段，且不同地區之間建設進展也不盡相同，導致難以通過規范化的標準體系去作約束限制[9]。但是就高校教學檔案管理工作而言，離不開規范化的標準和限制。各高校可以根據本校智慧校園平臺建設概況，對教學檔案流轉與共享、檔案存儲與管理、數據治理與利用等方面的相關制度進行明確和完善。

2.2高校教學檔案管理智慧化水平不高

充分提高高校現代化教學與管理水平是發展智慧校園建設的主要出發點。但當聚焦于具體的高校教學檔案管理實施細節，會發現教學檔案產生過程中，部分材料，如畢業生論文評議書等并未完全實施電子化管理，難以適應完全以信息化手段產生檔案的方式，不可避免地導致工作脫節和效率低下的問題，繼而造成教學檔案難以實現無紙化、電子化發展，影響教學檔案的智慧化管理。校內各單位使用的系統設計之初缺乏全局性統籌，OA、教務管理系統、檔案管理系統等終端各成信息孤島，無法實現信息共享聯通管理。而在重科研的高校環境下，很難拿出大額經費單單為了檔案管理對已建成的系統進行相應的整改。總而言之，短期內難以實現教學檔案資源擴充、技術升級以及服務優化的愿景[10]。

3智慧校園視角下高校教學檔案管理提升路徑

3.1以教學為根本，打造高效智能管理體系

教學管理作為現代化治理體系的基礎環節和要素，對于高校能否正常運營起到決定性作用。從治理能力的角度觀之，教學活動是高校立足于世的根本，而服務師生是高校管理的初衷和最終目標，高校應當從戰略高度重視教學檔案管理，在整體智慧校園頂層設計之初，將教學檔案智慧化管理納入架構，從網絡化基礎設施支撐、數字化和信息化建設等角度，貫徹落實教學檔案管理的理念，保障其運作機制。圍繞“教學-檔案”這一主線，促進學校、教務處、學院與教師之間的多維合作，最大化教學檔案管理效能[11]。

3.2以信息化為依托，完善各項制度規范

要實現數字化歸檔，為智慧化檔案管理打下基礎，首先要轉變傳統理念，重視檔案信息化工作，將信息化建設納入學校的整體規劃中，建設覆蓋全校范圍的完整檔案管理體系，要根據學校實際情況發展建立健全相關的規章制度和管理辦法，促進教學檔案的網絡化、信息化，確保無紙化檔案流轉能夠科學而全面地開展。同時也要建立詳細的電子檔案歸檔制度。

3.3以培訓為抓手，提升教學檔案管理水平

通過對工作人員進行教學檔案管理培訓，實現繼續教育和績效考核雙驅動[12]，是提升教學檔案管理水平的重要抓手。一方面，建議在新員工入職時就對其進行教學檔案管理相關理論基礎和實用技能培訓，幫助其明確崗位職責，促進其對教學檔案數字化以及數字化管理系統等應用的理解與掌握，同時對重要崗位人員進行輪崗培訓。另一方面，考慮通過績效考核的方式來確保培訓的有效性，制定較為完善的教學檔案管理績效考核指標體系，并借助教學檔案管理相關活動和知識競賽來促進教職工進行教學檔案管理的積極性和主動性。

3.4以安全為紅線，強化教學檔案安全保障

教學檔案的電子化發展也給檔案管理與保密工作帶來新的挑戰。網絡開放性較強，為加強教學檔案管理的安全保障機制，應當筑牢安全防線，對檔案管理系統進行全面監管。首先，在基礎設施層面，加強硬件和軟件的建設力度，確保其符合教學檔案管理要求。硬件包括服務器、計算機、掃描儀、打印機等，軟件涵蓋教學檔案資料存儲系統、教學檔案管理系統等，同時要注意賬號的權限和安全級別設置。其次，在完善的基礎設施之上，由專業人員將全校的各類系統，如教務系統、 OA、聲像系統、教學檔案管理系統等更新轉型，與智慧校園建設合理對接，實現信息共享，在智慧校園平臺上實現教學檔案的采集、審批、檢查、歸檔等流程，打造全新的在線電子教學檔案管理模式[13]。此外，針對可供傳閱的非機密檔案資料，則支持校內校外同時進行查詢瀏覽，在不妨礙檔案管理工作開展的前提下確保檔案資料的安全性。

3.5以賦能為目標，實現教學檔案創新應用

進行教學檔案管理不僅僅是為了記錄過去，更重要的是賦能。在智慧校園的建設下，借助大數據和人工智能技術，對教學檔案進行有效挖掘和分析，評估教學檔案的質量，為管理者提供決策支撐，并反過來推動智慧校園的建設與發展。一方面推進信息化手段，進行教學檔案的收集、歸檔、儲存工作，降低紙質檔案產生過程中大量的打印成本。另一方面，除針對在校生以外，還可以建立校友檔案系統，為校友因需返校辦理成績單、招生錄取花名冊、學籍卡等各項檔案業務時提供更便捷的服務，同時還可充分挖掘校友檔案資源的價值和有用信息，積極宣揚優秀校友案例，發揮優秀校友的榜樣效應，有助于為在校生提供更有說服力的就業指導。搭建校友-學校-在校生之間的橋梁，促進三方之間的交流與合作，提升校內實踐教學水平。

4結束語

綜上所述，智慧校園的建設與教學檔案管理相輔相成，智慧校園為教學檔案管理的信息化和智能化轉型奠定基礎，而完善的教學檔案管理機制與體系能夠推動智慧校園的建設與發展。智慧校園視角下，高校教學檔案管理工作還存在制度不完善、智慧化水平不足等問題，需要高校加大對教學檔案管理的重視程度，樹立新的教學檔案管理理念，以教學為根本、以培訓為抓手、以安全為紅線、以賦能為目標，大力推進教學檔案的信息化管理，開拓檔案管理的特色應用，提高教學檔案管理的工作效率和價值內涵，穩步實現智慧校園基礎上教學檔案管理的信息化和智能化，更好地服務師生。

參考文獻：

[1]莫文珍.智慧校園語境下高校檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2020，No.240（03）：41—42.

[2]李淑華.基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究[J].檔案管理，2020，No.243（02）：82—83.

[3]高瑛.高校智慧校園建設電子文檔管理模式分析[J].檔案管理，2013，06（6）：60.

[4]王娟.基于高校智慧校園平臺的檔案工作思考[J].有色金屬文摘，2019，034（001）：205—206.

[5]李清安.智慧校園背景下的檔案信息化[J].蘭臺內外，2018（06）：4—5.

[6]張兆紅.基于智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設[J].有色金屬文摘，2018，033（002）：194—195，198.

[7]李平.基于高校智慧校園平臺的檔案工作思考[J].辦公室業務，2019，No.324（19）：154.

[8]蔣瑋.“后評估時代”背景下的高校教學檔案管理優化路徑探析[J].檔案，2019，000（003）：56—59.

[9]劉加威.智慧校園建設對管理的促進[J].齊齊哈爾醫學院學報，2015（22）：114—115.

[10]王爽.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2019.

[11]陳文玲.高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理存在的問題及數字化建設的思考[J].辦公室業務，2020， No.350（21）：146—147.

[12]李敏，沈香韞，丁金光.信息化背景下高校教學檔案管理及開發利用[J].教育理論與實踐，2019（21）.

[13]趙加英，葉原豐.新時代背景下高等學校教學檔案管理研究[J].當代教育實踐與教學研究，2019（20）.

作者簡介：尹月（1986—），大學本科，廣東工業大學檔案館助理館員。