論不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題與解決辦法

王榮

摘要：關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題是信息化結(jié)合度不夠。當(dāng)然，也不排除一些落后地方，在開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作時(shí)，仍舊沿用老舊的紙質(zhì)化管理模式，未能構(gòu)建信息化管理機(jī)制，導(dǎo)致信息化管理手段缺失。本文認(rèn)為，我國(guó)堅(jiān)定不移地走不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理道路，是行業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨;未來(lái)全國(guó)均需統(tǒng)一步調(diào)，落實(shí)信息化平臺(tái)的構(gòu)建與應(yīng)用，促國(guó)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作高效化、安全化發(fā)展。希望能夠?yàn)樽x者在相關(guān)領(lǐng)域的研究與工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案;信息化;問(wèn)題

21世紀(jì)是信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的新時(shí)代，各行各業(yè)均憑借著融合信息化元素，實(shí)現(xiàn)了自身的飛速增長(zhǎng)與突破。行政事業(yè)單位作為公益性的社會(huì)服務(wù)部門(mén)，發(fā)展的核心宗旨即如何更好地“為人民服務(wù)”。不動(dòng)產(chǎn)登記中心作為登記不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬的重要行政事業(yè)單位，每日工作量大，這也從另一層面意味著不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的基數(shù)在不斷增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效、安全開(kāi)展的訴求早已迫在眉睫。“不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理”這一概念的提出，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純?nèi)肆Φ墓芾砟Ｊ接瓉?lái)新的發(fā)展機(jī)遇。國(guó)內(nèi)學(xué)者研究發(fā)現(xiàn)[1]，開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作，將有助于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作整體效能提升。本次研究，旨在探討該項(xiàng)改革過(guò)程中可能面臨的問(wèn)題，并提出一些解決辦法，以饗同道。

1開(kāi)展信息化管理的意義

1.1有助于管理效能的提升

既往不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作繁重，需要頻繁處理檔案利用相關(guān)事務(wù);一旦遇到人手不充足的情況，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作開(kāi)展效能將進(jìn)一步下降。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息朝著信息化的方向發(fā)展，借助互聯(lián)網(wǎng)消息傳遞及時(shí)性，以及信息化平臺(tái)半自動(dòng)化辦公能力的支持，能夠有效改善檔案管理部門(mén)的整體辦公效率，至少在檔案的歸檔提醒、審核、借調(diào)上更加便捷，可以實(shí)現(xiàn)原地一鍵操作，有效釋放工作精力，從而更好地應(yīng)對(duì)其他不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作。

1.2有助于管理資本的節(jié)省

以消息傳遞及時(shí)性舉例，當(dāng)檔案管理部門(mén)需要就工作問(wèn)題請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，而領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法決策，需要進(jìn)一步請(qǐng)示上級(jí)主管部門(mén)時(shí)，通過(guò)信息化平臺(tái)能夠更好地將問(wèn)題打包發(fā)送至主管部門(mén)，避免路途上的時(shí)間成本與經(jīng)濟(jì)資本浪費(fèi)問(wèn)題。同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息由既往的紙質(zhì)化管理，全面轉(zhuǎn)向電子化管理，有效節(jié)省了紙張費(fèi)用、打印費(fèi)用、庫(kù)存費(fèi)用乃至甚至人力成本，大大節(jié)省了單位管理資本[2]。未來(lái)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理平臺(tái)內(nèi)一些新的功能將在遵循便捷性、規(guī)范性、全面性的原則上陸續(xù)開(kāi)發(fā)，關(guān)于信息化平臺(tái)節(jié)省不動(dòng)產(chǎn)登記中心管理資本的優(yōu)勢(shì)，還將被進(jìn)一步放大。

1.3有助于檔案長(zhǎng)久保存

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息全面轉(zhuǎn)向電子化，不僅是擺脫實(shí)體儲(chǔ)存管理對(duì)人力資源的占用問(wèn)題，更是直接解決了紙質(zhì)文件的空間占用問(wèn)題。電子化檔案的出現(xiàn)，徹底解決了既往紙質(zhì)檔案容易被蟲(chóng)蛀、霉變、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。只要儲(chǔ)存得當(dāng)、備份科學(xué)，借助信息化平臺(tái)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，理論上就能實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的永久保存期望[3]。另外一點(diǎn)重要意義在于，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保存有效性還體現(xiàn)在檔案的“真實(shí)性”上—既往紙質(zhì)檔案在利用過(guò)程中，不法分子有大量機(jī)會(huì)篡改檔案信息，導(dǎo)致檔案最終的真實(shí)性欠佳;通過(guò)信息化平臺(tái)開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存儲(chǔ)工作，可以通過(guò)設(shè)立權(quán)限的方式，限制借閱人員的修改權(quán)限，即使有修改需求，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案也會(huì)永久保留修改信息，便于后期信息找回。簡(jiǎn)言之，利用信息化技術(shù)存儲(chǔ)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，能夠保障檔案真實(shí)性，進(jìn)而滿足檔案的長(zhǎng)久、安全保存需求[4]。

2現(xiàn)存問(wèn)題

2.1信息化開(kāi)展不到位

目前國(guó)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的開(kāi)展，多數(shù)仍舊集中于老舊的紙質(zhì)化管理模式。還有部分單位雖然落實(shí)了信息化改革工作，但執(zhí)行不到位，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的開(kāi)展始終處于“半自動(dòng)化”的狀態(tài)。總而言之，信息化工作開(kāi)展不到位，將極大程度上制約我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的深入推進(jìn)[5]。

2.2后期管理不達(dá)預(yù)期

即使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化平臺(tái)的搭建符合預(yù)期，但作為平臺(tái)的實(shí)際操作者與管理者，若后期人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)跟不上，出現(xiàn)人員整體信息化水平不達(dá)預(yù)期的問(wèn)題，同樣會(huì)制約不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的開(kāi)展[6]。

2.3平臺(tái)安全維護(hù)機(jī)制欠缺

近年來(lái)，我國(guó)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)工作上，將更多的精力與資本投入在了平臺(tái)建設(shè)當(dāng)中，受人員認(rèn)識(shí)等因素的影響，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化平臺(tái)配套的安全與維護(hù)機(jī)制缺失，將一定程度上制約不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的開(kāi)展。

安全機(jī)制“看不見(jiàn)摸不著”，因此易被相關(guān)崗位工作人員忽視。目前國(guó)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)安全機(jī)制建設(shè)不足的表現(xiàn)在于：（1）安全機(jī)制缺失，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，未搭建對(duì)非法操作的攔截與報(bào)警程序;（2）安全機(jī)制使用不充分，人員為避免硬件端的操作卡頓，經(jīng)常性地手動(dòng)關(guān)閉安全防火墻軟件，同時(shí)缺乏安全意識(shí)，在關(guān)閉防火墻的情況下，隨意使用未建立信任的外接硬件，或登錄不信任的網(wǎng)址，導(dǎo)致病毒接入，平臺(tái)信息受到威脅[7]。

維護(hù)機(jī)制屬于具體工作，但仍舊存在一些問(wèn)題：（1）平臺(tái)管理者為避免麻煩，不按照規(guī)定對(duì)硬件與軟件進(jìn)行基礎(chǔ)維護(hù)，且使用上存在不規(guī)范行為;（2）不動(dòng)產(chǎn)登記中心未能建立健全平臺(tái)維護(hù)機(jī)制，維護(hù)工作主要由一方，如操作者承擔(dān)，這種維護(hù)機(jī)制下，既無(wú)法保障平臺(tái)的全生命周期維護(hù)，也無(wú)法保障維護(hù)的權(quán)威性;（3）維護(hù)機(jī)制缺失，從領(lǐng)導(dǎo)到基層職工從不關(guān)注對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化平臺(tái)軟硬件的維護(hù)[8]。

3原因分析

3.1缺乏認(rèn)識(shí)

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作中，由于人員缺乏相關(guān)認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致對(duì)具體工作開(kāi)展的重視度不夠，引發(fā)工作流于形式的問(wèn)題。因認(rèn)識(shí)不足，即使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理各項(xiàng)制度均已建立健全，但人員依制而行的動(dòng)力不足，同樣會(huì)使得具體工作的開(kāi)展欠規(guī)范，引發(fā)信息化工作落實(shí)不到位、后期管理不達(dá)預(yù)期等問(wèn)題。

3.2缺乏人才

人才匱乏，使得信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)不合預(yù)期，極有可能出現(xiàn)平臺(tái)安全機(jī)制與維護(hù)機(jī)制欠健全的問(wèn)題，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的開(kāi)展停滯不前。又因缺乏人才，后期平臺(tái)的使用同樣面臨規(guī)范性欠佳的不足。人才隊(duì)伍的組建是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)且長(zhǎng)期的過(guò)程，為保障該項(xiàng)工作理想落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者與人事部門(mén)的相關(guān)認(rèn)識(shí)需端正。

3.3缺乏培訓(xùn)

缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致相關(guān)人員綜合業(yè)務(wù)水平難有提升。信息技術(shù)人員技術(shù)滯后，導(dǎo)致信息化平臺(tái)的構(gòu)建不合預(yù)期要求;信息化管理基層崗位人員水平不足，可能導(dǎo)致信息平臺(tái)的使用質(zhì)量不高，或具體業(yè)務(wù)的開(kāi)展水平不足。

3.4缺乏經(jīng)費(fèi)

欠缺經(jīng)費(fèi)將嚴(yán)重制約信息化平臺(tái)的建設(shè)，同時(shí)不利于人才培養(yǎng)與人才招聘工作，進(jìn)而使得后期管理面臨高端人力資源緊缺的問(wèn)題。

4辦法

4.1提升認(rèn)識(shí)

提升人員認(rèn)識(shí)的主要對(duì)策，是要建立健全相關(guān)管理制度，保障制度的搭建科學(xué)、合理，并以制度約束相關(guān)人員工作行為，規(guī)范其工作內(nèi)容，從而避免不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展流于形式。而為了提高相關(guān)崗位業(yè)務(wù)人員依制而行的積極性，可以開(kāi)展配套的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，做到優(yōu)績(jī)優(yōu)酬、賞罰分明，從而不斷提升相關(guān)人員依從制度規(guī)范開(kāi)展工作的積極性。另外，還可以通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部專題培訓(xùn)的方式，提升有關(guān)人員對(duì)科學(xué)構(gòu)建、使用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理平臺(tái)的認(rèn)識(shí);或者在不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)加強(qiáng)相關(guān)氛圍的營(yíng)造，從改變工作環(huán)境入手，潛移默化地調(diào)整職工工作認(rèn)識(shí)，例如通過(guò)張貼橫幅的方式，強(qiáng)調(diào)平臺(tái)使用需要基于安全防火墻軟件保護(hù)的基礎(chǔ)下運(yùn)行，禁止私自關(guān)閉安全軟件，最終培養(yǎng)職工在此方面的正確認(rèn)識(shí)等[9]。

4.2建設(shè)人才梯隊(duì)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的高效開(kāi)展，需要依托人才積累。首先，不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部需要構(gòu)建常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，可以通過(guò)由單位內(nèi)部高年資骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師、邀請(qǐng)外界專業(yè)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)蒞臨指導(dǎo)、邀請(qǐng)兄弟單位專家學(xué)者蒞臨開(kāi)辦講座等方式，不斷健全培訓(xùn)機(jī)制。同時(shí)，要貫徹落實(shí)配套的考核標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果納入?yún)⑴c培訓(xùn)人員的績(jī)效考評(píng)結(jié)果中，不斷提高人員的學(xué)習(xí)積極性。通過(guò)長(zhǎng)期投入培訓(xùn)精力，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才。另外，不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要通過(guò)優(yōu)化崗位配置、加強(qiáng)福利待遇等手段，吸納外界優(yōu)秀人才。通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)積累人才，解決遠(yuǎn)期人才短缺的不足;通過(guò)招聘，吸收新人，解決近期人才資源匱乏的問(wèn)題;綜合開(kāi)展工作，才能保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作的高效開(kāi)展，推動(dòng)我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平的發(fā)展[10]。

4.3完善培訓(xùn)機(jī)制

不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部要建立一套長(zhǎng)期培訓(xùn)機(jī)制，需要涵蓋的崗位不僅要包括平臺(tái)使用人員，還應(yīng)包括維護(hù)人員。關(guān)于使用者的培訓(xùn)，可由中心維護(hù)人員在經(jīng)廠家培訓(xùn)后承擔(dān)任教責(zé)任，負(fù)責(zé)平臺(tái)使用者規(guī)范使用平臺(tái)、了解平臺(tái)更新功能等培訓(xùn)教育，并試圖在培訓(xùn)中提升平臺(tái)操作者基礎(chǔ)平臺(tái)維護(hù)技能，例如軟件緩存的清理、硬件的簡(jiǎn)單除塵與工作溫濕度監(jiān)測(cè)等。關(guān)于維護(hù)人員的培訓(xùn)，需要由平臺(tái)的軟件設(shè)計(jì)商與硬件制造商擔(dān)任教員，向維護(hù)人員系統(tǒng)展示不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理平臺(tái)軟硬件維護(hù)操作的注意事項(xiàng)，便于后續(xù)分級(jí)運(yùn)維機(jī)制的成立[11]。

4.4加大經(jīng)費(fèi)投入

不論是構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理平臺(tái)，抑或后期的人才培訓(xùn)投入等各項(xiàng)工作，均需建立在足額經(jīng)費(fèi)支持的基礎(chǔ)上。不動(dòng)產(chǎn)登記中心屬于行政事業(yè)單位，為獲取足額經(jīng)費(fèi)，本文倡議，政府部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)該領(lǐng)域的重視，投入足額經(jīng)費(fèi)，幫助不動(dòng)產(chǎn)登記中心構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，并完善各項(xiàng)內(nèi)部管理工作，確保該信息化平臺(tái)能夠高質(zhì)量投入應(yīng)用。

4.5構(gòu)建信息化平臺(tái)的安全機(jī)制與維護(hù)機(jī)制保障不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理的信息化水平安全可靠，必要的安全機(jī)制與維護(hù)機(jī)制不可或缺。但需要注意的是，不論是安全機(jī)制抑或維護(hù)機(jī)制，其核心目標(biāo)均是推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理信息化水平進(jìn)步。可以通過(guò)借鑒他人管理經(jīng)驗(yàn)的方式，或者采取德?tīng)柗品ê兊姆绞剑M(jìn)一步明確、細(xì)化安全機(jī)制與維護(hù)機(jī)制內(nèi)容，并形成制度文件，從而確保后續(xù)相關(guān)工作有制可依，人員出現(xiàn)失誤操作有責(zé)可究。

首先是安全機(jī)制，與權(quán)威的安全公司合作，打造針對(duì)性的安全防火墻，并對(duì)平臺(tái)操作者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，糾正錯(cuò)誤的平臺(tái)使用行為，并幫助中心建立健全平臺(tái)安全使用制度。還需定期為中心提供軟件升級(jí)服務(wù)，保障軟件維持最新的安全防護(hù)能力[12]。

其次是維護(hù)機(jī)制，這里建議有關(guān)部門(mén)補(bǔ)充人力資源，先壯大不動(dòng)產(chǎn)登記中心信息管理部門(mén)。以往由于不動(dòng)產(chǎn)登記中心信息化進(jìn)程滯后，內(nèi)部的信息管理部門(mén)常常面臨人手不足的情況，甚至一些不動(dòng)產(chǎn)登記中心出現(xiàn)信息管理部門(mén)缺失的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，本文提出建立三級(jí)維護(hù)機(jī)制：第一級(jí)維護(hù)由不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理平臺(tái)操作者負(fù)責(zé)，主要承擔(dān)一些簡(jiǎn)單，但需要短周期重復(fù)進(jìn)行的維護(hù)工作，例如除塵、檢查連接線情況等。二級(jí)維護(hù)由不動(dòng)產(chǎn)登記中心信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)，主要定期對(duì)硬件與軟件進(jìn)行檢測(cè)，識(shí)別問(wèn)題科學(xué)報(bào)修。同時(shí)針對(duì)一些簡(jiǎn)單的維修工作負(fù)責(zé)，例如更換硬盤(pán)、內(nèi)存、鍵鼠設(shè)備等。三級(jí)維護(hù)由廠家負(fù)責(zé)，主要承擔(dān)中心信息技術(shù)人員無(wú)法處理的更加專業(yè)的維護(hù)工作，并對(duì)信息技術(shù)人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)[13]。

5小結(jié)

本次研究主要探討了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作開(kāi)展面臨的問(wèn)題，并試圖分析對(duì)策。在研究過(guò)程中，本文肯定不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的信息化改革是行業(yè)發(fā)展的必然，但也正視時(shí)至今日，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理工作仍舊面臨問(wèn)題，工作開(kāi)展仍舊未能做到盡善盡美。本文提議，管理者與基層人員需要團(tuán)結(jié)一心，致力于發(fā)現(xiàn)工作中存在的各類問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)做好決策引導(dǎo)，基層嚴(yán)謹(jǐn)落實(shí)對(duì)策。只有這樣，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化改革才能真正走向成功。

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（作者單位：吳起縣不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心）