電子采購在企業采購中的應用

摘 要：隨著互聯網的迅速發展，一些傳統的企業作業已經無法適應當前經濟的發展需要。電子采購是目前使用較為廣泛的，通過這種采購方式，可以快速地實現信息的互通與共享。通過這種方式，企業可以通過電子采購實現網絡的遠程訂單處理，有利于企業整個產品的采集和處理，提高企業的采購速度，增強企業的核心競爭力。企業中電子采購比傳統采購有更加明顯的優勢，越來越多的企業認識到了電子采購的重要性。本文以社會發展的大環境為研究背景，分析電子采購的優勢，并探究企業在電子采購中存在的問題。針對這些問題給出相應的解決策略。幫助企業在世界經濟發展的浪潮中穩健發展，不斷進步。

關鍵詞：電子采購;企業采購

一、電子采購的定義及意義

1.電子采購的定義

電子采購指的是貨物和服務的電子購買過程，包括從確定采購要求到支付購買貸款的整個過程，以及諸如合同管理，供應商管理和開發等延遲付款等活動。采購是購買者發起的一種購買行為，是一種不符合的在線交易，如在線招標，在線談判等。電子采購有時被稱為“供應商交換”。一般而言，電子采購網站允許合格的注冊用戶查詢買方和賣方的商品和服務。通過這種方式，買方和賣方可以設定價格或出價，并完成交易。

2.電子采購的意義

（1） 提高了采購效率

電子采購是將傳統的采購方式電子化、數字化。首先，電子采購通過把網絡平臺的信息充分流動，把不同平臺的主體匯集到一個平臺上，能夠實現網絡辦公沖破時空的限制。保證了信息交易過程中的準確性和及時性。其次電子采購相對于傳統采購來說減少了合同和文件之間的往來和運輸，操作起來更加的快速和方便。

（2） 降低了采購成本

市場信息公開化避免了市場壟斷。整個市場公開詢價就能夠找到更加優質的供應商。不僅如此還因為減少了中間商，買賣雙方能夠直接交易減少了很多潛在成本。與傳統的采購相比，電子采購防止中間商賺差價。在這種新的商業模式，買方和賣方可以在一個平臺進行直接的交流，讓自己的優勢顯現出來。而且節省了大量的時間，它只需要短短的時間就可以確定交易。節省了大量的采購成本。購買者通過電子采購交易平臺購買可以使競爭更加完整和充分。從而使采購方企業獲得更為合理并且低廉的價格，這大大節省了企業的采購費用。買方可以通過網絡平臺尋找優質的供應商，促進供應商之間的良性競爭。實現市場的精準匹配，物有所值的采購效益。有效地實現企業的資源配置，把企業的效益最大化。

（3） 采購公開透明

電子采購通過網絡平臺公開的面向每一家企業，突破了時間、空間和行業之間的限制，滿足了不同行業的需求。交易行為更加的智能化、公開化和透明化，避免了一些人為因素的干擾。由于對供應商的要求比較嚴格，對一些濫竽充數的企業就會自動的刪選，在強大的網絡數據的支持下能夠發掘更多的優質供應商。進一步豐富采購公司的供應商資源和情報，進一步了解相關材料和產品的市場供需情況;在此基礎上，供應商資源可以根據供應商的信用進行整合。這些將使市場中的供需關系更加清晰。實現了陽光采購，提高了采購的效率。

（4） 便于統一管理

統一的電子采購平臺能夠幫助企業統一的進行管理和監督。企業之間采購平臺采購方式的統一，能夠確保信息的及時共享，采購流程的追溯。網絡平臺的采購報價、詢價和競價，能夠保證電子采購流程的規范透明。

（5） 信息共享

電子采購可以實現信息共享。不同的企業，包括各種供應商，可以共享信息，不僅可以了解當時的采購和招標的細節。您還可以查詢過去交易活動的記錄，包括中標，交割，履行等，以幫助買家充分了解供應商，幫助賣家更清楚地掌握市場需求和企業的成敗。在這些交易中企業雙方都可以積累經驗增長見識。總而言之，利用網絡技術，通過公開交易信息平臺，采購和招投標已經變得更快，更高效，更比以往任何時候更加公平。一般采購，通過一個交易平臺，縮小了空間，也縮短了時間。它是在傳統的采購不可想象的。同時，它節省了大量的人力和大量采購所需的間接資本投資。這是傳統的采購方式所不能夠想象和達到的，同時節省了大量的人力和財力這也避免了不公正是難以采購和人們直接參與投標完全消除。公司可以更專注于自身產品的技術含量和質量。

二、電子采購存在的問題

電子采購就是通過電子技術進行商務交易，它是通過網絡，利用信息處理工具和電子這種載體，把交易雙方的信息，主要包括商務信息，產品信息、銷售信息等進行交換和共享。盡管電子采購有很多的優勢，但是在企業的管理過程中還是存在一些問題。

1.采購貨物信息失真

網絡環境下，買方和賣方都是通過網絡平臺進行信息搜索和信息傳遞，買賣雙方都是通過文字和圖片進行交流，盡管可以通過圖片對產品有相關了解，但是對于產品的大小、顏色和材質等還是沒有實際的認知。有一些賣方盡管文字描述符合買方的相關要求，但是實際的貨物可能沒有辦法滿足買方的要求，這就是電子采購過程中存在的很重要的問題。這樣就會對后續的生產、銷售等一系列的工作造成很多的問題，可能會延誤交期甚至停產。

2.信息資源缺乏共享

企業在電子采購過程中，會通過網絡平臺進行資源的搜索和選擇。但是有些企業會為了安全對一些信息進行保留和隱藏，這就會導致出現信息的不對稱情況的發生。如果買方在搜索的時候正好需要企業隱藏的信息的時候，就無法看見相應的信息。就會選擇其他的供應商，這樣就會導致企業錯過更加適合自己的買方。這樣就會導致買賣雙方無形中增加了不必要的人力和物力成本。

3.采購制度不完善

我國現有的采購制度的法律法規都是相關部門和相應區域自己實施和出臺的。對于整個采購市場是沒有完善的采購制度可以遵循的。由于對整個采購市場沒有明確統一的法律法規進行規范，就很容易發生一些不正當的采購行為。有些商家為了利益，偷法律的空子。在采購過程中進行欺詐和刻意的隱瞞，給買方造成很大的損失，對整個電子采購市場都造成不良的影響。

4.采購環節不被重視

傳統的采購流程是通過實際的看貨、驗收，合格后進行交易。這樣的采購模式安全系數較高，但是在交易過程中需要大量的時間和金錢。不僅如此還可能發生在規定的交期內產品沒有達到買方的要求，需要重新進行生產和審核，這樣就增加了買賣的時間。企業的領導在對生產進度進行審核的時候，不會關系采購過程中發生的具體事情。企業的領導更多的會認為，采購就是企業花錢買到需要的東西的一種過程。其實不然，采購是非常重要的一個環節。不僅需要采購企業所需要的產品，對整個生產過程中有著承上啟下的作用。傳統的采購模式已經深入人心，新型的電子采購模式還不能像傳統的采購一樣給人足夠的信息。主要是因為電子采購還沒有形成完整的模式，需要不斷地發展和創新。

5.企業采購方式選擇不合理、缺乏創新

目前我國電子采購模式還都是國外傳統的采購模式的模仿，沒有自己的特色，缺乏創新力。電子采購模式如果不能結合企業自身的發展經營模式來制定的話，就無法幫助企業創造價值。只是按照國外標準的發展模式來經營企業，必然會導致企業不斷地沒落衰敗下去。

三、采購問題的應對措施

信息快速發展的環境下，電子采購模式應該大膽嘗試，勇于創新。為企業在購買原材料的過程中節省時間和成本，創造更多的效益。同時我們需要對采購過程中存在的問題進行研究和控制。不斷探索出更加完善的采購模式，為企業更好的服務。下面我們針對采購過程中存在的問題提出幾點建議。

1.交易前確定樣本

在買賣雙方正式簽訂合同確定合作之前，買方需要對買方所提供的產品進行深入的了解和判斷，確定沒有問題以后再進行進一步的合作。電子采購把傳統的實物交換的方式換成了文字交流。這樣雖然更加的方便和快速，但是買方還是需要在正式下單之前做好前期工作。對買方的企業信息進行深入了解，確保賣方的公司實力沒有問題以后，要求供應商把樣品寄來。再把樣品給到生產部門進行測試和對比。因為企業在選擇供應商的時候是從全國各地不同城市進行選擇，企業不可能去到每一個城市進行樣品選擇。可以通過快遞樣品的方式這樣就給企業節約了很多的成本和時間。為了保證產品的質量，可以在采購合同中明確標記賣方需要以樣品作為標準進行生產，實際交貨的產品的質量必須大于或等于樣品的質量。這樣就能夠為企業在電子采購過程中避免很多不必要的風險，為企業提供更多的保障。

2.加強信息共享

采購信息的不對稱會讓企業選擇錯誤的供應商或者錯過最佳的供應商。所以想要深入地了解供應商的企業情況，就需要多方面的進行信息的搜集，不僅需要網上信息的采集，還可以在同行業之間進行探討研究。可以相互之間問一下哪些企業能夠在提供質量保證的同時還有信譽保障，產品的樣式和質量，這些信息都會在經營活動中不斷地積累和行業間的傳播。這樣一段時間以后，優質的供應商就會在行業之間有一定的知名度和信譽度。不僅需要和同行業之間的企業建立良好的關系以外，還需要與優質的供應商建立長期的合作關系，相互之間提供最好的產品和最優的價格，使雙方的利益最大化。這樣長期穩定的合作，能夠幫助買賣雙方把一般的合作關系上升到戰略合作伙伴的關系上來。當雙方的規模都不斷壯大的時候，就能夠形成采購的供應鏈，買方可以直接向賣方提需求。在不斷的合作過程中，買賣雙方還需要不斷地進行信息的共享和加強，這樣就能夠更好地節約成本和時間，把更多的精力和財力用來提高企業的核心競爭力。

3.采購制度的完善

對于電子采購過程中存在問題，我國的政府還沒有相對完整和完善的法律法規來應對。對于這一問題，政府的相關部門應該迅速建立并完善相應的法律法規，政府應該重視并加大扶持力度。在建立相應制度的同時，相關部門還需要建立一系列的協調機制，為電子采購創造一個健康、公平公正的網絡平臺和環境政策。這樣能夠幫助企業在網絡環境交易中有更多的安全感和信任感。不僅需要國家出臺相應的法律法規進行保護，企業之間也需要遵循電子商務的規章祝福，保證電子采購能夠健康穩定地運行。這樣能夠幫助企業快速穩定的增長，節約生產的時間。對于整個市場環境都有很良好的效果。

4.重視采購方式

隨著采購方式的改變，企業在享受電子采購帶來的好處的同時也需要注意電子采購存在的潛在風險。電子采購是社會發展的衍生物，電子采購是新興的商務交易方式。企業為了更好地適應商務模式發展，企業領導應該把更多的精力放到采購部門。對于采購部門的采購效果和成果進行細致的評估和審核。采購是企業生產的第一步，只有企業足夠的重視，邁好第一步才能順利地開展接下來的工作。同時企業領導應該對采購過程中的影響因素高度重視起來，采取各種措施應對。比如不斷地進行培訓，把國外的成功案例進行研究和探討。讓領導知道采購對于企業運行的重要作用。

5.選擇適合企業自己的采購模式

一般來說，電子采購模式主要分外三大類：賣方一對多模式、買方一對多模式和市場模式。

賣方一對多模式就是供應商在網絡平臺對自己的信息進行發布，采購部門按照自己的需求進行網絡搜索，找到適合自己的產品，進行網絡采購行為。這種采購模式需要供應商投入大量的人力和物力來維護自己網站上的相關信息。這樣就會給買方提供很多的便捷來迅速地找到自己所需要的產品并進行下單。但是如果買方搜索到很多的供應商信息，就需要花費很長的時間成本來進行篩選和對比。這種采購模式的優點是方便訪問而且沒有過多的投資成本，但是缺點就是很難控制采購支出。一般在中小企業中采用得比較多。

買方一對多模式則是購買方在網絡平臺發布自己所需要產品的信息和要求。供應商在買方的網絡平臺上填寫自己企業的相關產品信息。采購方通過對這些信息的搜集和對比來進行采購的一種電子采購模式。這樣采購方就需要投入大量的人力、物力來維護自己的網站，無形中給采購方增加了很多的采購成本。這樣也會帶來一些好處，采購方可以隨時關注和控制整個采購的進度和情況。這種采購模式更加適合大型企業使用，大企業有足夠的資金支持來維護和建立自己的網站，并實時更新相關內容。

市場模式則是買方和賣方通過第三方來進行網絡交易的一種采購模式。供應商把自己企業的產品信息發布在由第三方提供的網絡平臺上，采購方也登錄第三方的網絡平臺對這些供應商發布的產品信息進行選擇和評估，最終下單完成交易。第三方對交易雙方收取相應的服務費，這種模式下買方和賣方都能降低采購的成本和時間。

總而言之，不管選擇哪一個采購模式都有其自身的優勢和劣勢，企業應該結合自身的實際情況選擇適合自己的采購模式。

四、結論

電子采購是經濟發展的未來趨勢，也是企業之間進行商務往來的重要方式。電子采購不僅是技術上的改變更重要的是電子采購改變了傳統采購的操作流程。電子采購提高了采購的流程，減少了時間的浪費，間接地降低了成本。

通過電子目錄企業可以快速找到更多供應商;根據供應商的歷史購買電子數據企業可以選擇最佳的貨源。通過電子招標，電子競爭的采購方式。通過網絡的平臺來采購，減少了采購的時間，降低了采購的成本，使電子采購在采購的領域里占領絕對的優勢，增加電子采購的競爭力。而且通過電子采購避免人工操作，也可以降低人工操作所帶來的人工錯誤。而且通過電子方面也可以直接和供應商進行溝通，減少了采購的一些不必要的中間環節，降低了采購的成本，而且也可以根據市場的環境和情況，制定科學的，適合自己的采購管理模式。電子采購對企業的發展是非常重要的，所以國家要鼓勵企業大力地發展電子商務的使用。電子采購是電子商務的重要組成部分。在當今社會的發展趨勢來看，互聯網是未來的發展趨勢，所以企業想要走得更高更遠，電子采購是必不可少的。企業的強大才能帶動社會的進步。才能使中國的經濟越來越好，在世界的經濟環境下占領領先的地位。

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作者簡介：黃巖珂（1989- ），女，漢族，河南人，研究生，助教，研究方向：工商管理