提高公文寫作能力的方法

羅鵬

內(nèi)容摘要：擬寫公文是機關(guān)干部的一項重要工作，也是檢驗機關(guān)干部素質(zhì)能力的重要標準。機關(guān)公文質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量和效益，關(guān)系到機關(guān)的威信和形象。因此，機關(guān)干部擬寫公文，應著力在“意圖要摸準、材料要充實、結(jié)構(gòu)要嚴謹、思路要清晰、起草要迅速、觀點材料要統(tǒng)一、語言要準確、文字要簡明、格式要規(guī)范、修改要認真”十個方面下功夫，不斷提高公文質(zhì)量和寫作水平。

關(guān)鍵詞：公務員 公文寫作 方法途徑

公文是機關(guān)的重要辦事工具，是機關(guān)行使職能的重要手段，也是檢驗機關(guān)干部素質(zhì)能力的重要標準。有人形象地比喻說，公文是機關(guān)的“耳目”“喉舌”“紐帶”。機關(guān)通過公文可以加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，聯(lián)系工作，商洽問題，通報情況。公文尤如一條紐帶，可以把上下級之間、不同隸屬關(guān)系的機關(guān)之間、平行機關(guān)之間聯(lián)系在一起。因此，學習公文寫作知識，會寫、能寫、寫好公文，提高公文寫作能力，是機關(guān)干部的必修課、基礎(chǔ)課、必備技能，也是機關(guān)干部做好一切工作的基礎(chǔ)和基本要求。

一.意圖要摸準

中國傳統(tǒng)文論有一句名言，叫“意在筆先”。所謂“意”就是意圖、宗旨，或者叫中心思想。寫公文“意在筆先”，就是擬寫者接受任務后，首要的是把領(lǐng)導意圖搞清楚。領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，常見的方法有以下三種：一是面對面地詢問意圖。接受任務后，擬寫者應該主動請示領(lǐng)導抽時間，談一些初步想法，最好采用對話的方式，作者問，講者答，有針對性地探討一些問題。對領(lǐng)導的意見，要句句分析研究，理解精神，理出頭緒，考慮提綱。二是擬出提綱打探意圖。就是在領(lǐng)導抽不出時間的情況下，可以根據(jù)上級的有關(guān)精神，領(lǐng)導的原則意見，下面的實際情況，擬定一個比較詳細的提綱。三是寫出草稿引出意圖，或叫“拋磚引玉”。擬寫者以對黨的事業(yè)極端負責的精神，充分發(fā)揮自己的聰明才智，先寫出草稿，呈送有關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)部門，廣泛征求意見。這樣可以引出比較具體的、多向的、深層次的意圖，有利于集中眾人智慧，確立公文主旨。

二.材料要充實

占有豐富的材料，是公文寫作的基礎(chǔ)。俗話說：“巧婦難為無米之炊”。材料不充分，公文是寫不好的。當前機關(guān)公文質(zhì)量一般化問題比較普遍，很重要的是材料不充分，不準確，缺乏代表性、指導性和操作性造成的，這些問題如不及時糾正，必將極大地影響、制約公文的質(zhì)量。所以，在公文寫作實踐中，材料的收集、使用要突出材料的豐富性，即占有豐富的材料。占有材料要突出一個“多”字。“多”不僅指數(shù)量，還要有較大的覆蓋面，包括正面的，反面的;縱向的，橫向的;歷史的，現(xiàn)實的等等。占有材料就好比搭建材料倉庫，貨物要多，品種要全，這樣到用的時候，就可以信手拈來，游刃有余。著名作家冰心也說過，占有材料對寫作來說，就好比個人在銀行里的存款，存得越多，用起來就越方便。選材的前提是占有材料，要“以十當一”，這叫博采。從時間角度看，既要占有現(xiàn)實的，又要占有歷史的材料。從性質(zhì)角度看，既要占有正面的，又要占有反面的材料。從類別角度看，既要占有典型的，又要占有面上的材料。從來源角度看，既要占有直接的，又要占有間接的材料。占有材料，不能靠突擊，要靠平時觀察積累，要做到腦勤、眼勤、腿勤、嘴勤、手勤。作為機關(guān)干部，要養(yǎng)成平時積累資料的習慣，做積累資料的有心人和實干家。

三.結(jié)構(gòu)要嚴謹

公文的結(jié)構(gòu)，就是作者根據(jù)主題的需要，按照公文寫作要求，對材料進行科學的組織與安排。簡單地講，就是公文的組織、構(gòu)造。公文結(jié)構(gòu)的內(nèi)容與要求是：開頭與結(jié)尾——要首尾相連，首尾相應。層次與段落——要層次清楚，段落分明。過渡與照應——層段之間，要互相銜接，前后聯(lián)系;全篇貫通，形成整體。詳寫與略寫——要區(qū)分主次，詳略得當。重點問題詳寫，寫得細致、具體;一般問題略寫，寫得概括、簡略。撰寫內(nèi)容多、篇幅比較長且比較重要的公文，一般在動筆之前，應先編寫好提綱，這一步對起草文稿至關(guān)重要。提綱有兩方面作用：一是有利于方便起草文稿，因為提綱是對公文內(nèi)容層次的總體設(shè)計，是公文寫作的框架，也可以說是公文邏輯結(jié)構(gòu)的藍圖，是寫作的路標。編寫提綱的過程，就是事先構(gòu)思、妥善安排公文觀點、材料的過程。在編寫提綱過程中，如果發(fā)現(xiàn)有問題，修改起來也比較容易，否則，不寫提綱，直接起草文稿，出現(xiàn)問題就可能要動大手術(shù)。因此，從表面上看，寫提綱似乎多了一道工序，添了麻煩，其實麻煩在前，順利在后。經(jīng)常寫公文的同志都有這樣的體會，把提綱搞好了，等于公文寫了一半。二是用來征求意見。重要的公文要多方面征求意見，常常是要經(jīng)過多次審查修改，一般情況下，在動筆起草前，首先要把提綱送給領(lǐng)導或有關(guān)方面征求意見。以免少走彎路，提高公文寫作效率。

四.思路要清晰

寫作思路總的講三句話：梳辮子，戴帽子，填肚子。梳辮子，就是對占在的材料進行分類。具體步驟是：第一步按結(jié)構(gòu)內(nèi)容區(qū)分大類。也就是按照情況性質(zhì)進行區(qū)分，如把成績方面的情況歸納到一起，做法這方面的情況概括到一塊，把問題方面的情況概括到一起。第二步按照情況特征具體分類。如做法的情況很多，屬于組織領(lǐng)導的放到一塊，屬于落實規(guī)章制度的放到制度類，屬于改革方法的放到改革類，屬于評比競賽的放到評比類，等等。戴帽子，就是提煉觀點。提煉觀點是個難點，觀點的產(chǎn)生既依賴于客觀情況，又取決于作者的主觀能動性，同樣的情況，由于作者的水平差異，提煉的觀點就大不一樣，有的從形式到文字都比較好，有的則拖泥帶水，不概括，不簡明，叫人看了不舒服，缺乏吸引力。填肚子，就是用材料來說明觀點。觀點確定以后，下面的文章就是如何運用充分的材料來論述和證明觀點，形成觀點牢固的支撐基礎(chǔ)，從而說明作者對事物的看法是正確的、客觀的，而不是主觀想象的、虛構(gòu)的，以此達到有較強說服力的目的。

五.行文要快捷

起草文稿是把構(gòu)思好的內(nèi)容用書面文字寫成公文形式的初稿。草稿的質(zhì)量如何，對定稿有潛在的影響。所以，起草文稿不能草率、馬虎。從構(gòu)思、動筆到完成初稿，從內(nèi)容到形式，都必須一絲不茍，認真寫作，為核稿提供合格的“正品”，減少“次品”，把“廢品率”降到最低限度。如何起草文稿？總的要求是：按照提綱，疾書莫間斷，迅速完成。“疾書”莫間斷，就是快寫，一口氣寫下去，一氣呵成。這是針對有的人，起草文稿時，寫一段，感到不滿意，撕了再寫，寫了又撕，邊寫邊改，時間到了，只好草草寫就。因為寫寫停停，停停寫寫，容易出現(xiàn)全篇不貫通，轉(zhuǎn)換不自然。這些都是不好的習慣，或者說沒有掌握起草公文的規(guī)律。中國有一句話，叫“行文有機”，這里的“機”就是寫作中的“靈感”，唯物主義認為，寫作過程中，隨著構(gòu)思、思維不斷深化，大腦即呈現(xiàn)一種興奮狀態(tài)，表現(xiàn)出特別的寫作熱情，這就是“機”，即“靈感”。靈感有人叫做直覺思維，這是一種“無意識的本能”“是由無意識的精神中放射出來的”“一種不知不覺的出自內(nèi)心的力量”。在寫作學上，靈感被視為一種寫作心境，在這種心境下，作者的思維活動尤為活躍，注意力完全沉浸在寫作對象上，意識處于十分清晰和敏銳的狀態(tài)，思如泉涌。文學創(chuàng)作離不開靈感，甚至說沒有靈感就沒有文學。公文寫作同樣需要“靈感”的力量。

六.觀點材料要統(tǒng)一

觀點材料統(tǒng)一，是公文的核心要義。觀點就是對客觀實際的看法，就是人們對世界、對人生、對人生價值的看法。唯物主義世界觀，我們一般理解為四句話：世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是運動的，運動是有規(guī)律的，規(guī)律是可以掌握的。觀點是主觀與客觀相結(jié)合的產(chǎn)物，觀點提煉得好不好，涉及到撰稿人邏輯思維能力，抽象能力，概括能力，很大程度取決于撰稿人主觀能動性。因此，提煉觀點可以概括為五個方面，或十個字：即客觀、概括、簡明、新穎、協(xié)調(diào)。客觀，就是觀點產(chǎn)生不是憑空想象的、主觀臆造的，而應該是從大量材料中提煉出來的，是感性認識上升到理性認識的結(jié)果。觀點要符合客觀實際，要經(jīng)得起實踐考驗。概括，有兩層意思，第一是觀點要能概括內(nèi)容，不能以偏概全，形象地說，觀點好比人戴的帽子，既不能大，也不能小。第二是觀點不是泛泛地擺現(xiàn)象，而是要透過情況的表象，去開掘事物的本質(zhì)，要對各種情況進行加工、提煉、抽象，概括出事物的特征，揭示出事物的規(guī)律。簡明，即表達觀點的文字要簡練、明確，以最簡短的文字，表達最豐富的內(nèi)容。新穎，主要是觀點要體現(xiàn)事物發(fā)展的新情況，要有新意，不能老一套，因為情況是在不斷變化的，事物也是在不斷發(fā)展的，人們的認識也同樣是不斷提高和更新的。協(xié)調(diào)，兩個方面理解：一是觀點和表達的內(nèi)容在形式上要協(xié)調(diào)。不同形式的觀點其表達方式應該不同。二是觀點之間協(xié)調(diào)好，文字的表述應力求大體一致，表達方式也應基本一致，這樣可以大大增加文字表達的效果。

七.語言要準確

準確是公文寫作最基本的要求，是公文的生命。準確關(guān)系到文件質(zhì)量的高低，價值的大小，關(guān)系到機關(guān)的威信。準確就是公文所涉及到的內(nèi)容，無論觀點、材料，還是語言文字，甚至標點符號都應該準確無誤，尤其是事例，要有根有據(jù)，經(jīng)得住檢驗。任何一事之偏，一語之失，一字之差都可能帶來不良后果，或給公文效用帶來陰影。公文只有保證內(nèi)容的絕對真實，語言準確鮮明，才有說服力，才能維護公文的嚴肅性和權(quán)威性。準確使用漢字。中國的漢字記載著我國五千年悠久的燦爛文化，是民族團結(jié)的紐帶，是國家統(tǒng)一的橋梁。漢字是一種比較復雜的文字，是屬于表意的文字。漢字的特點有以下幾個方面：一是字數(shù)多，常用字少。1993年出版的《中華大字典》有56000多個字，是當今世界收錄漢字較多的字典。二是同音字多，同音詞多。三是少數(shù)字區(qū)別比較困難，同字不同音，同形不同義。準確把握用詞。公文無論內(nèi)容深淺或篇幅長短，都離不開一個一個的詞。如果用詞不準，同樣不能準確表達意圖，也可能帶來文中歧義。一是注意詞的感情色彩，把握好褒貶義詞的區(qū)別。二是注意詞義范圍的大小，要掌握好詞的外延。三是注意詞義的輕重，要用得恰如其分。要區(qū)別詞的不同含義，根據(jù)公文表達對象的要求，區(qū)分同義詞之間的細微差別。四是注意詞的性質(zhì)，準確區(qū)別使用。五是注意詞的規(guī)范使用，要多用書面語言，專業(yè)性強的公文要多用專業(yè)術(shù)語;忌用口頭語和地方方言。

八.文字要簡明

公文寫作要求簡明，這里有兩層含義：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要盡可能短。因此，我們要研究如何把公文寫得實實在在，寫出有分析、有新意、有發(fā)現(xiàn)、有灼見、有辦法的公文。二是語言文字要精練，不累贅，不重復，對那些可有可無的句、詞、字，全部刪去。說明問題，干凈利落，含義準確，易懂、易讀、易記，做到言雖盡而意無窮。當然，文字簡明，不能單純理解為，篇幅越短越好，字數(shù)越少越好。“簡”和“明”是一個問題的兩個方面，應該是辯證統(tǒng)一的。文字簡練，應在準確理解的基礎(chǔ)上求簡，否則，就可能產(chǎn)生歧義。真正做到簡明，不是一件輕而易舉的事。莎士比亞說過：“簡潔是智慧的結(jié)晶”。要寫得簡明，既需要有一定的思想理論水平和對問題的分析概括能力，也需要有較高的文字修養(yǎng)。然而，這些并不是一朝一夕所能達到的。具體到某一份公文要做到簡明，應該從以下幾個方面努力：一是思路要清。要解決言之有序的問題，先寫什么，后寫什么，要盡可能列出個提綱來，事先安排好。解決好“言之有序”，就為公文的簡明打下了基礎(chǔ)。二是在寫作方法上，要開門見山，落筆點題，要寫得樸實通俗些。公文常用“根據(jù)”“為了”“關(guān)于”“遵照”等作為開頭語，直截了當?shù)靥岢鰡栴}，客套話、空話應盡量避免。三是一事一文，切忌多中心。一份文件突出一個中心，就是一事一報，一事一議，有的確需要寫在一起的，要分清主次，主要的可以展開一些，次要的一帶而過。四是要在修改上下功夫。對草稿要逐句逐字認真推敲，反復修改。對多余的字、詞、句、段要毫不吝惜地刪去。同時還要注意合并同類內(nèi)容，舍棄同樣字句，濃縮事例，選擇最佳表達方式。

九.格式要規(guī)范

公文的內(nèi)容決定公文的形式，公文的形式反映公文內(nèi)容。公文格式?jīng)Q不是可有可無的形式，而是保證公文權(quán)威性和執(zhí)行效力的必要形式。公文格式是為公文管理工作服務的。各類機關(guān)每天都要產(chǎn)生和處理大量的公文，要提高公文處理效率，就必須有統(tǒng)一、規(guī)范的公文格式。強調(diào)公文格式規(guī)范化，正是為了加強對公文的管理，提高公文的效率。我們知道，公文的權(quán)威是公文現(xiàn)行效用的需要，沒有權(quán)威，就難以發(fā)揮效用，就會成為一紙空文。公文格式就是公文的規(guī)格樣式。其內(nèi)容包括：公文的物質(zhì)載體，即公文用紙的技術(shù)標準;公文用紙幅面及版面尺寸;排版規(guī)格與印制要求;公文中各要素標識規(guī)則等。保持格式的完整性，是對公文格式的基本要求。尤其是格式的必備項，每份文件都不可缺少。如發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、秘密等級、公文標題、主送機關(guān)、正文、署名、成文日期、抄送機關(guān)、承辦單位、承辦說明等12項，在每份文件都應該有，其它項目根據(jù)需要選擇使用。格式不能自相矛盾，如發(fā)文機關(guān)與署名不一致;成文日期與通過日期矛盾;主送與抄送矛盾;文種與用語矛盾等。格式的各個項目的內(nèi)容要求必須使用明確的概念，不能使用模棱兩可之詞，要根據(jù)內(nèi)容需要，不能生搬硬套。

十.修改要認真

文章不是寫出來的，而是改出來的。所謂“出口成章”“落筆成文”“文不加點”都是對寫作水平高的人的一種贊美，是夸張的說法。其實，越是寫作水平高的人，越是“筆桿子”，越懂得修改的重要，越重視修改。按照毛澤東同志《實踐論》的觀點，人們對事物的認識，往往不可能一次完成，總要有一個逐漸完善、由淺入深的發(fā)展過程，特別是對復雜的問題及事物更是如此。公文是對公務活動的認識和表達，也不可能下筆就能達到完美境地，修改實質(zhì)上是認識不斷深化、表達不斷完善、自覺認識事物發(fā)展規(guī)律的遞進過程。正因為如此，盡管修改有多有少，有大有小，因人而異，因文而異，但一次完成，完全不改的情況幾乎是沒有的，特別重要的公文更要在修改上下功夫。修改的形式無非是增、刪、改、調(diào)，這四個方面緊密聯(lián)系，相輔相成，缺一不可。增，就是增補，把缺少的、不足的進行補充增加。凡是觀點不明確，材料不具體，以及遺漏的字、詞、句、段都要補充、增加進去。刪，即刪減，就是把繁雜多余的抹去、刪掉。凡是與表達觀點無關(guān)的材料，無關(guān)的字、詞、句、段都要毫不吝惜地刪去。改，即改正，就是把錯誤的、不正確、不準確的改對、改準。凡是內(nèi)容不正確，材料不準確，格式不恰當，以及不通、不好的句子，誤用的字、標點符號，都要把它改對改好。調(diào)，即調(diào)整，就是把次序、位置不當?shù)募右哉{(diào)動、整理。凡是語句次序不當，段落層次安排不合適的，都要進行調(diào)整，使其各歸其位，各得其所。

（作者單位：武警警官學院）