人事檔案在人力資源管理中的作用

[ 作者簡介 ]

姜萍，女，山東海陽人，煙臺肺科醫院，館員，工會主席，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

人事檔案在公立醫院的人力資源管理工作中具有重要作用。公立醫院在進行人力資源管理工作時，以科學的角度合理有效地開發和利用人事檔案信息，可以促使公立醫院在現行的市場經濟狀態下不斷調動各方面的積極因素，可以根據人事檔案的信息內容進行科學管理和決策，從而激發醫院的內在活力和競爭力，保持公立醫院的良性發展。

[ 關鍵詞 ]

公立醫院;人事檔案;人力資源管理;作用

中圖分類號：G27? 文獻標識碼：A? DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.10.015

在公立醫院的人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的工作內容。傳統的管理模式中，人事檔案的形成多采用手寫記錄方式，以紙質檔案為主，這種類型的檔案具有一定的管理難度，主要體現在檔案的保存方面。在對紙質檔案進行管理時，需要對其采取一定的保護措施，如防蟲、防火和防潮等。期間稍有不慎，就會導致人事檔案丟失或損壞，進一步增加人力資源管理的難度，導致其工作效率的下降，從而給醫院造成較大的損失。由此可見，傳統的人事檔案管理工作存在管理性能方面的不足，已無法滿足現代人力資源管理工作的要求，亟待優化。目前，我國無論是經濟發展水平還是科技水平，均處于世界領先地位，互聯網技術快速發展且普及度很高。[1]人力資源管理中，對于電子人事檔案的應用愈加廣泛，因其優勢和發揮的作用被廣泛認可而備受青睞。在實際應用中，相關信息的記錄主要采用電子版形式，具有一定的便利性，不僅促進了檔案管理工作的穩定性，還提高了其安全性，對人力資源管理工作效率的提高有著重要作用;而且電子檔案還可以作為公立醫院人才優選的主要依據，促進醫院健康穩定的發展。

1? ? 人事檔案管理體制機制創新的必要性

現階段，公立醫院應該清楚認識到人事檔案管理的重要性，這對當前市場經濟背景下穩步開展公立醫院的人力資源管理工作具有重要影響。在目前重要的社會轉型期，人才的作用日漸體現，人事檔案管理工作承擔著十分艱巨的任務，需要通過更為完善的體制機制推動相關工作的開展，以發揮出人事檔案資源的最大效用。首先，相關體制機制的建立可以體現出激勵性，尤其是在公立醫院的績效考核和成果表現等多個管理目標的實現階段。其次，體制機制的創新發展還能強化個人對人事檔案的監督，對于充分體現人事檔案的基本利用價值具有積極影響。最后，在實踐中創新公立醫院人事檔案管理體制機制，可以更好地適應網絡社會的基本發展需要，同時保證檔案規范化管理成果更加顯著。綜上所述，公立醫院需要認可人事檔案管理體制機制創新的意義，理清當前公立醫院人事檔案創新改革的思路，采取一切行動推進相關工作。[2]

2? ? 加強人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1? 加強對人事檔案管理的重視

任何一所公立醫院都需要重視檔案管理工作，管理者首先要轉變觀念，從而帶動其他管理人員的積極性。人事檔案管理工作表面看是相對輕松的工作，實際上比較考驗管理者的耐心和責任心，否則工作人員很容易消極怠工。因此，作為公立醫院的領導者，需要運用機制、方法等措施激發檔案管理人員的積極性。第一，定時進行培訓。檔案管理人員應學習文案整理知識、財務知識和人力資源知識，提高自身素質，將自己打造成一種復合型人才。第二，鍛煉查找檔案的能力，當需要相關信息時能在第一時間找到合適的資料。第三，注重定期考核。定期檢驗本單位的檔案管理人員的個人素質，確保符合新時期事業單位發展的要求。

2.2? 創新管理體制

全面推進干部人事檔案管理科學化。首先，始終堅持黨管干部原則。事業單位干部人事檔案管理工作應堅定黨管干部原則，作為事業單位的公立醫院下屬的人事檔案管理部門，更應該主動接受單位黨委（黨組）對干部人事檔案工作的領導和監督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下營造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。其次，始終堅持以人為本原則[3]。公立醫院干部大部分是事業編制，事業單位干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長期以來不為外界所熟悉。為此，可借鑒國外發達國家的先進經驗，大力推進干部人事檔案透明度改革，牢固樹立“以人為本、立黨為民”的理念，在保護個人隱私基礎上，進一步擴大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發揮其在薪酬調整、轉正定級、干部入職中的重要作用，保障職工權益。第三，始終堅持“一盤棋”管理原則。公立醫院內設科室多、職能多、人員多，傳統的薪酬管理模式難以調動員工的積極性。因此，可在公立醫院內部實行檔案管理“一盤棋”，設立專門的檔案管理機構或部門統一管理，統一檔案管理標準和要求，根據黨管干部的原則，根據其事業編制、派遣聘用制、臨時聘用等不同身份，采取對應的統一管理、分類施策模式，建立更為精細、科學的人事檔案管理模式。

2.3? 健全人事檔案管理制度

傳統管理模式對人事檔案管理有一定的阻礙，需要通過制度建設引領來推動人事檔案管理的改革。首先，根據對目前應用的人事檔案管理制度的了解實施改革和完善，完成對管理制度中存在的不合理問題的改進，讓目前使用的人事檔案管理制度能夠滿足現如今社會情況的各項需求，并且要對各項制度實施動態管理，及時進行更新，從而發現檔案中的不足之處，并完成對不足之處的查漏補缺，進一步實現對人事檔案的完善，提高檔案的實時性特征。其次，要對人事檔案管理制度進行創新。為了解決目前常見的一些管理問題，公立醫院要實施社會化的人事檔案管理，將現代化信息技術的作用充分發揮出來，讓人事檔案管理的各項特征能夠得到充分體現，例如現代化、透明化和社會化等，確保人力資源管理工作能夠順利進行，進一步提高工作人員的積極性，幫助公立醫院創造更多的社會效益和經濟利益。

2.4 對人力資源檔案管理人員的素質進行全面提升

目前，人力資源管理工作在社會高速發展的過程中發生了較大的變化，想要使其符合新形勢下公立醫院的發展要求，就必須對管理工作加以完善，尤其是相關資料的整理和歸納，要保證其完整性[4]。同時，在人事檔案管理的過程中要做好人才信息的完善統計，并做好相關記錄，加以分析后為其安排合理的工作崗位。從事人力資源管理工作的相關人員是保證該項工作質量提高的重要基礎，因此，公立醫院及其主管部門應該重視檔案管理人才隊伍的建設。公立醫院及其主管部門應該定期組織人力資源管理工作人員參加相關培訓，重點培養檔案管理人員及相關工作人員的專業水平，使其綜合素質得到顯著提高，從而實現復合型人才的培養，保證新形勢下電子人事檔案在人力資源管理工作中更加完善。另外，提高工作人員的專業素質還要注重工作人員對電子檔案管理工作流程進行充分的掌握，并熟練應用計算機技術，從而在檔案的登記、修改以及信息傳輸中發揮作用，使該項工作的開展更加順利，提高各項操作環節的效率。工作人員能夠熟練掌握計算機操作技術及安全操作規則，是保證上述工作質量的重要基礎，所以，工作人員必須通過培訓全面了解相關知識，并能夠在日常工作中合理應用，從而保證人力資源管理工作中電子人事檔案管理能夠及時完善，保證其穩定性。想要提高人力資源管理的有效性，促進電子檔案資料的利用率，就必須重視人力資源管理人才隊伍的建設，并采用合理的管理方法。所以，除了定期組織檔案管理相關培訓外，工作人員還可自由選擇時間進行培訓，并自主決定培訓的內容，從而對檔案管理人員工作的欠缺之處，加以補充和完善。為了進一步吸納人才，可以在招聘的過程中選擇復合型人才，將其安排在人力資源人事檔案管理崗位，完善人力資源檔案人才隊伍的建設。與此同時，鼓勵從事人力資源人事檔案管理的工作人員與其他崗位人員互相交流，學會取長補短，使其不斷提高對自己的要求，以符合人力資源管理崗位的要求，促進電子人事檔案的完善性，使其電子化效果更加突出。

3? ? 優化人事檔案管理頂層設計

在公立醫院的人事檔案管理工作中，應該重點考慮人事檔案管理的規范性，使相關條理清晰、可行。首先，緊隨時代步伐，明確信息化管理理念在公立醫院人事檔案管理中的應用優勢和價值，真正運用信息化管理方式讓頂層設計趨向現代化、科學化、智能化。人事檔案工作人員應該在日常管理中轉變思想，根據現代化人事檔案管理需要扭轉格局，促使新時期公立醫院人事檔案管理工作更上一層樓。其次，在管理階段還需優化服務，不斷強化人事檔案相關管理者的責任意識，以此提升檔案管理水平。人事檔案工作人員日常的實際工作必須在遵循規章制度的前提下加以執行，以提升效率，實現精準無誤的目標。相關工作部署階段，需對醫院內部的檔案管理條例、制度等進行細致劃分，確保權責清晰，確保人事檔案管理工作高效運作。綜上所述，只有將頂層設計進一步完善，才能為后續工作的開展提供支持，讓人事檔案管理工作擁有可靠保障，為公立醫院的運行發展提供高效服務[5]。

3.1? 構建現代化管理系統，加大數字化投入

公立醫院應建立現代管理制度，確保數字人事檔案工作能夠更好地開展，有效地調整各種資源[6]。公立醫院可以借助信息化建設的各種配套設施做好安全防護工作，不僅要做好檔案管理系統內部網絡入口的管理，還要定期檢查存在的安全隱患，同時注重內部系統的權限設置，對重要人事檔案進行加密，讓檔案的儲存及應用更加安全[7]。此外，檔案數字化管理需要投入大量的人力和物力，因此，公立醫院需要投入足夠的資金，引進科學的現代化管理模式，提升現代化管理水平，切實提高檔案管理的效率。

3.2? 完善人事檔案信息管理系統

數字信息化的發展對人事檔案管理工作來說，既是機遇又是挑戰，公立醫院應抓住這一契機，迎難而上，充分建立起人事檔案信息化管理系統[8]。具體來說，首先，建立一個公立醫院內部的信息化人事檔案數據庫，主要用于存儲、分析、整合職工的檔案信息。其次，利用先進的信息化技術手段，針對人事檔案數據庫里的信息進行數字化的篩選、甄別和有效處理，從而提高人事檔案管理的準確性和時效性，有效地提升檔案管理的效率。最后，在公立醫院內建立專屬內部局域網的檔案管理，實現檔案信息在現代醫院內部的共享。

綜上所述，在我國經濟和科技水平高速發展的背景下，公立醫院的人力資源管理工作逐漸向信息化的方向發展，并取得了一些成就，這大大提高了公立醫院人力資源管理工作的質量。公立醫院檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的重要組成部分，尤其是人事檔案的管理更是重中之重，需要加強重視。依據新形勢下公立醫院發展的具體要求，對人事檔案進行創新，積極融入電子人事檔案的應用;依據公立醫院的發展需求及人才要求，通過電子人事檔案的檢索和分析，為公立醫院發展選擇合適的人才，并通過各種合理方式提高電子人事檔案的作用，從而使人力資源管理工作符合新形勢的要求，為公立醫院的發展提供堅實的保障。

參考文獻

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[8]王馳.基于人力資源管理的企業人事檔案利用問題探究[D].武漢：湖北大學，2015.