財務軟件核算的“巧勁”探討

摘要：近年在從事審計工作過程中，發現一些單位在使用財務軟件進行會計核算時，通常只是簡單按照軟件自設的基本功能，循規蹈矩地進行各項會計業務的核算，提供的會計信息比較繁雜，查詢和使用都不太方便，會計人員也覺得工作比較繁重，疲于應對；會計核算和項目管理不能很好地結合，資料查找困難，造成信息孤島；記賬憑證的編制好像比較“省事”，一張記賬憑證包含很多內容，賬簿數據分析起來卻比較困難等諸如此類的問題。因此結合自己的工作經驗，探討一下關于使用財務軟件進行會計核算的方法技巧，希望可以借助于一些“巧勁”，化繁重為輕便，變復雜為簡單，達到高效進行會計核算的目的。

關鍵詞：財務軟件；專項資金；記賬憑證

中圖分類號：F23文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.065

0引言

實際工作中，一些單位的會計核算效果不太理想。雖然使用財務軟件進行會計核算，但卻像背著一個沉重的包袱，效率不高。比如一個單位建立很多套賬進行核算，查詢數據費時費力；查找一筆專項資金的收入和使用情況要在一大堆記賬憑證里面大海撈針一般地尋找；一個記賬憑證編制幾十條會計分錄，多借多貸，搞不清楚科目對應關系等。因此，本文就來談談這方面的問題，探索一些方法，借助于一些技巧的“杠桿”來撬動會計信息系統這個“地球”。

1專項資金的核算

1.1在一套賬中單獨中核算專項資金

一些行政事業單位和國有企業在進行專項資金核算的時候，沒有在同一套賬里進行核算，而是單獨建了一套賬。這可能是沿襲了原來的基建會計制度的要求單獨建賬，但也有可能是沒有去探索更好的方法。現在國家已經取消了基建項目單獨建賬的要求，因此一個獨立核算的單位只需要建一套賬就可以了。有的單位不涉及基建，但也建了多套賬進行會計核算，比如政府部門撥付的專項資金單獨設賬進行核算。行政事業單位通常會有較多的專項資金，并且政府有文件規定要求專賬核算，有些企業單位也會涉及專項資金的收支。現在拋開專項資金的性質不談，來探討一下如何進行專項資金的核算。

實踐中單位通常按兩種方式進行專項資金的核算，一種是在一套賬中核算，但專項資金和其他項目的賬做在一起，查找的時候要到大量的記賬憑證中去翻閱，像大海撈針一樣；另一種是另建一套賬核算，造成一家單位有多套賬，這種情況下難以一目了然地了解單位的全部賬目信息，并且編制財務報表手續比較繁瑣。

有沒有更好的辦法呢？筆者認為結合財務軟件中的記賬憑證分類和項目核算的功能，可以實現更好的核算效果。

以用友T3財務軟件標準版為例說明：

（1）在記賬憑證類別下單獨設置專項資金記賬憑證類別，如“專”，“Z”或是文字和字母的組合，同時輸入專項資金的名稱作為記賬憑證的名稱，簡單設置即可。可以設置多個記賬憑證類別。

（2）在項目菜單項下新建項目大類，大類名稱為專項資金。然后可以根據實際需要設置多級項目分類，再根據專項資金的不同種類分別建立各個專項資金的名稱，也就是項目檔案。選中相應的項目分類，保存數據，這樣就建立起專項資金的項目檔案。項目檔案建好后，就可以在會計科目設置界面將專項資金核算涉及的會計科目勾選相應的項目核算，最好在會計科目下增設一個明細科目進行項目核算，這樣便于和其他的核算內容區分。這樣就建立起會計科目和項目檔案的連接關系，在填制記賬憑證時，可以同時進行專項資金的項目核算。

（3）記賬憑證制單的時候，根據不同的專項資金，選擇不同的記賬憑證類別，選擇會計科目時，會自動彈出項目輸入選擇窗口，輸入相應的專項資金名稱，完整填寫憑證其他內容保存。這樣就實現了專項資金專賬核算的目的了。如果專項資金的業務比較簡單，為簡化核算，可以不使用專門的記賬憑證類別。

（4）月末裝訂記賬憑證的時候，由于專項資金的憑證是單獨的憑證類別，所以編號是連續的，可以單獨裝訂在一起。根據專項資金記賬憑證數量的多少決定是分開裝訂還是統一裝訂，達到快速查找專項資金憑證的目的。如果專項資金記賬憑證數量少，平時可以不裝訂，用夾子夾著，等匯集成冊時裝訂或按年裝訂。

（5）賬簿查詢的時候，點擊項目菜單下面的項目總賬子菜單，就可以查詢當前期間的專項資金的總體信息。點擊項目總賬中的相關科目，查詢到資金的明細賬，可以查看資金的使用情況。

（6）根據項目總賬和項目明細賬，導出Excel數據，就可以編制相關專項資金的報表了。如果對編程和SQL語句比較熟悉，也可以編制相應的取數工具，直接自動得到專項資金總賬，明細賬和報表數據。

縱觀以上步驟，設置不復雜，使用起來也比較簡便，但卻實現了專項資金憑證、賬簿、報表一體化管理，可以通過賬簿記錄快速地查找相關記賬憑證。又不用建立多套賬，并且一套賬的數據又可自動匯總生成本單位完整的賬簿和報表，管理的效率得到有效提高，起到了事半功倍的效果。如果單位采用的是其他的財務軟件，也可以比照這個方法進行專項資金的核算，方法大同小異。這個方法可以概括為“記賬憑證分類加項目核算”。

1.2對會計業務進行分類核算

在單位不需要進行專項資金專賬核算的情況下，也可以對會計業務進行分類核算，如按“收，付，轉”記賬憑證類別或是其他的記賬憑證類別進行會計核算。關鍵是把頻繁發生的，類似的業務歸為一類，這樣平時會計核算會更清晰，可以針對同一類別的記賬憑證采用一致的，標準的方法進行編制，可以提高核算的效率。相同類別的記賬憑證統一編號并裝訂在一起，可以便于以后查找相關憑證。

1.3一套賬核算多個單位的業務

按照上面的思路，作一些變通性的應用，可以實現在一套賬中進行多個單位的會計核算。像總公司-分公司這種組織機構的單位，由總公司核算所有的分支機構的會計業務，需要分別反映各個分支機構的財務會計信息，又需要總括地反映整個單位的財務狀況，均可通過“記賬憑證分類加項目核算”這一方法實現一套賬核算。方法是為每個不同的分支機構設置記賬憑證類別，同時按分支機構名稱在財務軟件中設置部門檔案，同一套會計科目設置成按部門與項目二個維度進行核算，就實現了各分支機構數據既相互獨立，又可以在一套賬中得到完整反映的效果。如果還要單獨核算各個分支機構的利潤的話，還可以分別編制各個分支機構的結轉損益憑證，當然要實現自動生成結轉憑證的話，現有軟件可能不支持，可能需要借助于二次開發的軟件工具。這樣實際上實現了在一套賬中獨立核算多個單位的業務了。

1.4一套賬核算多個基建項目

有一些做基本建設業務的公司，可能會涉及多個基建項目的核算，一些工程方面的公司也會涉及多個項目，筆者在審計實踐中發現有的單位在這種情況下也使用多套賬進行核算。為什么筆者不建議多套賬核算呢，因為在這種情況下，基建或工程項目并不是獨立的，它只是一個單位內部的一部分業務，并不是一個完整的會計主體，這樣單獨建賬會導致一個單位的業務被人為地割裂開來，各套賬之間會存在不必要的重復核算，每套賬都不能完整地反映單位的財務信息的全貌，還需要對各套賬進行匯總，降低了核算的效率，其實不如一套賬核算更簡潔高效。這些單位都可以采用“記賬憑證分類加項目核算”的方法實現多項目一套賬核算。

1.5改進不合理的項目核算

在進行專項資金的核算時，有的單位雖然運用了項目核算的方法，但存在項目核算的方法不合理的問題。比如有的單位在會計核算時，把資金文號作為項目進行核算。這樣造成一個后果是，當一個建設項目涉及多筆專項資金時（使用多個資金文號），不能一次查詢出這個項目的資金使用情況，需要對涉及的資金文號分別查詢，然后再匯總在一起，手續比較繁瑣。筆者認為可以把資金文號作為會計科目的自定義項進行設置（用友財務軟件具有此項功能），會計科目按建設項目進行核算，錄入記賬憑證的時候分別輸入資金文號（自定義項）和建設項目（項目核算）。就可以在軟件的項目查詢功能中按建設項目一次性查詢項目資金使用情況并顯示該項目的資金來源情況（各個資金文號）。

以上是對單位使用一套賬核算時采用的一些方法技巧的探討。對于一個單位的專項資金的核算，或者是對非獨立法人的分支機構的統一核算，或者是工程公司多個項目的核算、單位基建項目的核算等情況，筆者認為采用這樣的一套賬核算效率較高。

1.6集團公司多套賬核算實現“一套賬”管理

對于一個集團公司，通常包含若干具有法人資格的子公司，這種情況下采用多套賬單獨核算較好，因為各個公司機構獨立、人員獨立、經營獨立，有不同的管理需要。但如果各單位相似度較高，對公共信息部分，如會計科目代碼和名稱等進行統一規范，會有利于賬表一體化查詢和統一匯總。即使各個分子公司業務等方面差異較大，也可以梳理相關會計基礎信息，構建集團公司統一的“一套賬”管理框架。比如說能熟悉財務軟件數據庫和編程語言，可以在軟件開發層面針對集團型公司定制一款多單位多套賬聯合查詢和統一匯總的工具軟件輔助使用，以促進集團公司的統一管理，也能實現類似一套賬管理下的統一便捷管理的功能。

2會計核算和項目管理的結合

2.1行政事業單位專項資金核算和項目管理

行政單位通常會有很多專項資金項目，除了運轉類項目不進行績效評價外，其他的項目需要進行績效目標申報，進行績效評價。這就要求單位要能夠把會計核算和項目管理結合起來，方便進行績效管理。

實際工作中筆者發現一些單位專項資金核算的記賬憑證分散在大量的其他記賬憑證之中，查詢不便。而且項目資料也比較零亂，會計核算和項目管理脫節。

由于從2019年開始實行新政府會計準則制度，行政事業單位進行“雙軌制”會計核算，導致會計人員工作量加大。如果相關人員不熟悉新制度，可能連基本的賬務處理都有問題。如果再進行記賬憑證分類，單獨核算專項資金的話，如果不能熟練掌握，可能又會產生新問題。但筆者認為這并不妨礙記賬憑證分類是一個核算專項資金的好方法。

按照上述“記賬憑證分類加項目核算”的方法進行了專項資金的核算后，可以在項目資料檔案里保存一份專項資金明細賬（用友軟件可從項目總賬點擊進入項目明細賬，然后打印出來），根據明細賬即可查詢項目資金使用相關記賬憑證，該記賬憑證為按專項資金類別單獨歸檔，所以查找方便。對項目資料建立目錄索引，其中可以包含項目資料和記賬憑證的交叉索引，項目資料按索引有序保管，根據專項資金明細賬可以快速檢索到相應的記賬憑證和項目資料，實現會計核算和項目管理規范高效，會計核算和項目管理有機結合，信息相互聯系形成一個整體。

2.2企業單位專項資金核算和項目管理

企業單位也可比照以上方法進行專項資金的“專賬核算”。并且由于沒有行政事業單位“雙軌制”核算的負擔，會計處理相對簡便。但有一點需要注意，由于進行了記賬憑證分類和項目核算，用友T3版本的財務軟件在科目余額表查詢時不能顯示科目下的各個項目的科目發生額和余額，查詢相關數據功能稍差一些。但可以通過編程語言VB和SQL查詢語句編制工具軟件，更自由和靈活地解決各種數據的查詢問題。

3記賬憑證的編制

3.1會計分錄的處理

下面再來談一下記賬憑證制單時存在的問題。一些單位的填制記賬憑證時分錄過多，多借多貸，有好幾十條分錄。這樣看似在一張記賬憑證中處理了較多的業務，節省了記賬憑證的數量。但卻存在一個問題，就是會計科目對應關系不清晰，出現差錯查找困難，并且記賬憑證難以理解，也不便于利用計算機程序語言對數據進行一些特殊的加工處理。

筆者認為記賬憑證編制的要點是分類有序，會計分錄簡潔，科目對應關系清楚。而不是把記賬憑證搞成一個大雜燴，什么內容都包括在里面，理解起來特別費力。

對這種問題筆者建議應當對記賬憑證進行分拆，把一個較大的記賬憑證拆分為多個較小的記賬憑證，避免多借多貸分錄的出現，使用一借多貸或一貸多借的方法編制記賬憑證。保持會計科目之間清晰的對應關系，這樣無論是查賬還是分析會計信息，都會更加方便。如果結合前面對記賬憑證分類的方法，就能使會計信息更加清晰明了。

規范、簡潔地編制記賬憑證還能起到快速分析現金流量的作用，可以在財務軟件導出的Excel憑證分錄序時簿中，使用Excel自定義函數生成每張記賬憑證“多筆數據”那一方的對方科目名稱（一借多貸的貸方和一貸多借的借方），然后對現金流量科目的對方科目進行匯總，就可以快速準確地編制出財務報表中的現金流量表。

為什么要這樣編制現金流量表呢？也許有人說不是可以根據財務報表數據分析編制嗎？筆者在實踐中發現，根據上述方法編制的現金流量表和根據財務報表數據分析編制的現金流量表數據不相等，檢查后發現是記賬憑證中存在許多非標準記賬憑證，所以按以上方法編制的現金流量表更準確。編制的現金流量表可以和填制記賬憑證時輸入的現金流量相互進行核對，保證數據的準確性，增強內部控制的有效性。如果這樣做，其實可以省去在記賬憑證中逐筆輸入現金流量的工作，節省了會計核算的工作量，提高了會計核算的工作效率，但前提是編制的記賬憑證全部是審核無誤的。對以上方法進行優化和自動化，可以根據記賬憑證數據自動生成現金流量表，就實現了財務報表生成的“全自動化”了。以前財務報表中的現金流量表需要在記賬憑證中逐筆填寫現金流量后才能生成報表，工作量大且容易出錯，生成財務報表達到了“半自動化”。

3.2憑證摘要的處理

關于記賬憑證摘要的處理。筆者在審計工作中還發現，有些單位記賬憑證摘要填制比較隨意，沒有和會計分錄的具體內容相聯系，一張憑證的會計分錄較多，摘要只有一條，如“付費用”“撥付經費”等，不能反映會計分錄的實質內容；還有的單位記賬憑證摘要和會計分錄完全脫節，“牛頭不對馬嘴”。這看似一個小問題，卻會造成以后按憑證摘要查詢會計信息功能無效，不能根據憑證摘要快速定位到所需信息，要在大量數據中去查找、篩選、匯總等，不能一次性查詢出所有相關信息。

筆者認為如果在填制記賬憑證時能夠根據會計分錄的內容分別填寫有代表特征的摘要的話（關鍵字），可以在會計信息檢索方面發揮較大作用，會給管理帶來方便，節省數據查詢的時間。可以在填制記賬憑證時根據不同的會計科目預設對應的摘要內容，填寫會計科目時自動帶入，提高輸入的速度。

這要求記賬憑證摘要的填寫既要有統一性（同樣的業務使用相同的摘要），又要具有多樣性（不同的業務要反映其個性特征）。可能開始這樣做會覺得核算工作量有所增加，但會給以后的數據查詢工作帶來很大的方便，會節省后面工作的時間，相比之下還是更有價值。可以對各項業務進行分析，在軟件中建立分類詳細的記賬憑證摘要庫，可以結合不同的記賬憑證類別分別設置，方便錄入，這樣核算工作量增加很少，信息有用性卻得到很大提高。處理信息更加井然有序，這對于提高會計核算信息的質量，會有很大幫助。

4結語

會計核算時如果能根據單位實際業務情況對財務軟件的使用進行事前規劃（也就是平常說的初始化），最好結合實際業務進行一些演練，找出核算方面存在的問題。對財務軟件的基礎信息進行合理配置，充分、合理地應用財務軟件提供的功能，必要時還可以創造出新的功能，以達到簡潔，高效進行會計核算的目的。進行會計核算時不要只是照搬教程提供的使用方法，還可以自己研究探索，結合實際情況進行創新，找到方法和技巧，“四兩撥千斤”，以較少的時間、精力、成本等的花費完成較多的工作任務。本文提出了一些方法，實際工作中可以舉一反三，靈活運用各種方法，對財務信息和業務信息的流程進行整合，輕松、高效完成會計核算，把會計核算信息質量提高到一個新的水平。

參考文獻

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作者簡介：陳向東（1974-），男，漢族，四川武勝人，成都必信會計師事務所有限公司審計項目經理，研究方向：會計電算化。