房地產檔案管理的網絡信息化及開發利用研究

關鍵詞：房地產;檔案管理;網絡信息化;開發

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

1引言

隨著時代的不斷發展和我國經濟效益的不斷提升，相關部門逐漸提高了對房地產業的關注度。在此背景下，房地產業為保證自身經濟效益，須增加對檔案管理工作的重視，加強網絡信息技術的應用，著眼于計算機技術，利用網絡環境調閱自己所需信息，確定內部管理方式，為工作人員樹立正確的檔案管理觀念，進而達到房地產檔案管理信息的開發和利用目的。

2房地產檔案網絡信息化管理的意義及所需遵循的規則

2.1房地產檔案網絡信息化管理的意義

國內房地產業的數量與日俱增，房地產的經營活動也日益頻繁，這使房地產的檔案資料更加豐富。在此基礎上，房產登記方式也存在細微差距，合資、外資性質的房屋在長久運行后易出現經濟適用性質的改變，房屋產權模式也會產生一定變化，這會給國內房地產檔案管理部門帶來更大的影響[1]。因此，可增加網絡信息化技術的應用，在傳統紙質化檔案管理的基礎上進行升級。利用先進的信息技術實現對房屋整體測量，節省工作期間的人力、物力以及資源，確保各項測量、登記以及記錄工作的完整性，便于信息整理及歸納。

2.2房地產檔案網絡信息化管理所需遵循的規則

（1）系統性

房地產檔案網絡信息化管理的工作內容主要包括產權登記、檔案管理兩個方面。我們可根據網絡信息化管理工作的走向進行分析，加強檔案管理工作的建設力度，保證管理系統在網絡環境下的全方位運行，實現房地產檔案管理與產權登記工作的結合。為確保計算機網絡技術發揮貫穿作用，可運用檢索、分類、調閱以及二次審核的方式創建完整的房地產檔案管理平臺，實現對房地產企業內部檔案的系統化管理[2]。

（2）便捷性

在房地產市場的活躍度增強的情況下，房地產檔案管理工作量大為增加。為方便房地產業查閱市場內的各方面信息，可利用網絡設備查找相關內容，秉承便捷、方便的基礎原則，確保各項工作滿足受眾需求，進而提高房地產檔案管理能力。

（3）安全性

為加強對房地產檔案管理工作的了解，可通過完整的責任制度來設置相應的內部安全防護措施[3]。為房地產檔案管理工作制定安全保密方案，通過區分不同層級員工的權限，可健全房地產檔案管理工作制度，實施分級管理。另外，需根據房地產業檔案管理期間的安全性要求，增加網絡防火墻的設置，避免不法分子入侵數據庫盜取用戶信息，可將檔案信息進行備份，以提高內部系統的病毒防治能力，從而增強房地產檔案管理工作的安全性。

3房地產檔案網絡信息化管理的重要性

3.1實現房地產檔案管理資源共享

由于房地產檔案管理工作具有一定的特殊性，各項目之間的聯系不夠密切，存在不同項目分布距離較遠的問題。若工作人員通過傳統的房地產檔案管理方式，無法在第一時間掌握全部信息[4]。因此，需增加網絡信息技術的利用，實時調閱及借取檔案資料，利用“一鍵分類”功能將信息儲存在數據庫內，根據案卷等級、文件等級進行分類，無須單途徑的管理工作，僅需管理人員制定房地產檔案應用方案，員工按照上級下達指令進行整合，便于后續隨機項目信息借閱工作的開展。

另外，可建設方案信息共享平臺，便于各個項目在執行期間進行信息借閱，利用平臺的導航功能對所需信息進行檢索，一來展現出房地產檔案管理工作的系統化、整體化特點，二來可實施檔案信息共享，展現出科學系統的運行意義，通過房地產檔案管理、檔案信息化檢索的方式來保證各部門所執行工作的完整性。穩定房地產檔案信息的運行狀態，滿足此工作的開放性要求，運用無紙化辦公方式提高房地產檔案管理工作的效率，進而更改以往的信息檢索方式，彌補傳統房地產檔案管理工作中的不足，適當優化房地產檔案管理系統，促進房地產業得到更好的發展。

3.2提高房地產檔案管理工作質量

國內房地產檔案管理工作中存在很多不足之處，具體體現在檔案管理工作和信息化建設力度不足兩方面。因此，為跟上國家經濟發展的步伐，必須借助網絡信息技術，一改房地產檔案管理滯后的局面，保證大數據技術、數字化技術、物聯網技術、計算機技術等現代技術應用在房地產檔案管理中，使其朝著現代化、科學化以及標準化的方向發展[5]。

4房地產檔案管理的網絡信息化風險

4.1技術風險

在房地產檔案管理中，技術風險主要體現在檔案管理技術引進方面，若工作人員自身專業知識能力不足，則可在科目核算、總賬開設、余額核算等方面增加技術要求，規避檔案管理的運行風險。若在房地產檔案應用環節出現偏差，則會導致新引進的技術難以發揮出真正作用。所以，可通過創建內部檔案管理系統的方式，定向增強系統內的軟件功能。同時，由于在房地產檔案管理各環節引進高端技術種類較多，內部缺少復合型人才，管理工作易出現紕漏，無法對員工的操作進行監管。

4.2投資風險

各部門根據自身所需引進設備、技術以及相關資源，增加內部專業技術人員數量，以此為房地產檔案管理工作提供技術支持。同時，為規避突發風險產生，需根據內部員工的實際工作狀況，制定預制管理方案，加強檔案信息備份，降低數據丟失問題所帶來的影響。基于此，上述活動皆需花費大量資金，一旦某環節出現紕漏，則會增加投資風險。

4.3個人財產及身份隱私風險

隨著網絡時代的到來，人們對個人財產及身份隱私問題更加關注。因此，在房地產檔案管理中，各部門所執行工作皆涉及個人財產及身份隱私問題，若產權人資料管理不當，則會增加資料外泄的風險。另外，若房地產檔案管理部門的技術要求不達標，則難以避免不法分子入侵數據庫的問題，使用戶個人隱私被侵犯，對其個人財產及身份隱私帶來影響。所以，房地產檔案管理工作需結合上述三方面進行分析，利用法律制度，保證房地產檔案管理制度的完善，降低社會中不穩定因素對房地產檔案管理工作帶來的影響，以達到規避房地產檔案管理風險的目的。

5房地產檔案管理的網絡信息化開發利用手段

5.1制定網絡信息化開發利用方案

（1）管理方案

結合目前房地產檔案管理工作進行思考，由此可知具體的管理方案，這是檔案管理網絡信息化及開發利用工作的主要依據，所以應當重視管理方案的編制，以確保管理方案能夠滿足當前檔案管理的需求，指導工作者能夠更加準確、高效地完成檔案管理網絡信息化開發利用工作。首先，需明確管理工作針對對象，打破以往紙質檔案管理思路定式，將信息化的管理思想融入方案編制中，由此明確信息化的管理方向，避免由于傳統管理模式而限制使用者執行各項工作。例如，在管理中，傳統模式強調分類、存儲等管理程序的依次開展，導致管理流程復雜、操作效率低，因此在編制方案時，需轉變管理理念，將一體化的管理模式引入管理方案編制中，并確立基于檔案管理信息系統的一體化管理方式，由此讓管理者可以直接通過簡單的操作系統，完成存儲、分類等管理工作，提高管理效率。其次，可利用網絡系統將房地產檔案資源進行統計、優化及整理，避免在信息化檔案管理中出現差錯，同時簡化員工的操作方式，并通過數字通信、聯結網絡的方式，使房地產資料被高效利用，健全房地產內部數據庫，統一房地產信息收集、存儲工作的開展，為工作人員營造出良好的工作環境，輔助后續檔案信息管理工作的開展。

（2）系統建設方案

根據目前網絡信息的發展趨勢進行思考，將數字化建設工作融入房地產檔案管理工作中，讓數字技術成為網絡信息技術的基礎，實現對內部的自動化管理，避免在房地產檔案管理中出現過多的紕漏;轉換原本的工作執行模式，利用保密度更高、時效性更強的檔案信息整合方式，將房地產信息技術應用在收集、查詢以及整理工作中。同時，可根據內部檔案的數量，分類處理及整合并設置目錄，實現對文件掃描、終檢以及歸納，滿足用戶的各項需求，調動員工的工作積極性。

5.2應用網絡信息數據管理技術

（1）豐富數據管理技術類型

若規范員工的各項操作，讓員工嚴格遵守房地產檔案管理制度，可以保證電子文檔信息的高效利用。同時，應控制好檔案信息的運行狀態，增加大數據技術、數字技術、網絡技術的應用，實現對內部組織、授權管理以及職責分工的控制，利用系統處理相關事宜;亦可通過手機、計算機等終端設備實時查閱房產檔案信息，發揮出信息化建設工作的作用，實現房地產業務管理工作的整合。

另外，需加強內部管理團隊的培養，擴充房地產檔案管理工作中的復合型人才團隊，讓管理層能夠規范自身行為，做好技術交底工作，使初始檔案被規范使用，有利于后續檔案共享及整改工作的開展，從而將檔案信息的價值最大化。同時，可設置加密數據資源庫，加強內部系統維護并設置秘鑰，定期對數據庫資源進行更新及開放，為管理人員的各項工作給予一定的支持，實現內部信息的優化及升級，以發揮檔案管理信息化建設的全部實力。

（2）加強對管理技術的使用

在房地產業內，檔案信息內容都會存儲在數據庫內，由于檔案信息較多，一旦出現房地產檔案管理存儲能力不足的問題，則會制約房地產業的發展。因此，可提高對房地產檔案管理數據庫的重視，全方位整改內部系統，有效提高房地產數據庫存儲能力。通過分層結構的利用，設置產權、產籍業務存儲數據庫，保證各環節的影像、數據、資料等被存儲在內。例如，為加大房產檔案資源的開發力度，可通過分類儲存的方式方便工作人員借閱、檢索、調研相關資料，增加員工操作環節的便利性，使各類資源在系統內分類儲存，增加數碼相機、掃描儀、審計工具的應用，從而增加房產檔案服務環節的主動性。另外，可簡化數據庫操作頁面，運用單窗口的設計方式，利用計算機確定用戶是否具備使用權限，以降低后期維護工作難度，增加數碼成像技術的利用，實現檔案信息的共享，有利于各部門工作的開展。

5.3拓寬網絡信息服務渠道

就房地產業檔案信息服務模式來看，其處于對信息安全等方面的維護環節，部分房地產檔案信息會被加密，難以被人們直接獲取，導致檔案的利用率較低。因此，需做好信息安全建設（如防火墻、密鑰設置等），打通信息共享渠道，讓人們更加方便、快捷地獲取檔案信息，為自身的房地產交易決策提供依據。此外，須加強與其他部門的檔案管理聯動建設。加大各單位的信息技術學習力度，讓其他相關部門均可借助相應的信息共享渠道來獲取所需的檔案信息，不僅為其辦公提供便利，更可保證為使用人員提供相應的信息服務。由此，轉變具有限制性的服務方式，讓檔案服務更加靈活、便捷，可以提高檔案網絡信息化開發利用效果，以實現信息數據的自動化編撰，避免出現破壞檔案的現象。

6結論

為保證房地產業經濟效益的提升，應加強對檔案管理工作的重視，提升信息技術的利用效率，實現管理體系的革新。反之，則無法發揮房地產檔案信息的價值，更難提升管理水平。因此，我們需要不斷探索，增加網絡信息化檔案管理工作的實踐，實現優質的檔案服務，從而促進房地產業的健康、持續發展。

作者簡介：

周賢秋（1969—），本科，館員，研究方向：房地產管理。