地方高校圖書館采編工作中的問題及對策

摘 要：采編工作一直是圖書館比較重要、核心的工作內(nèi)容之一，采編工作的優(yōu)劣直接關(guān)乎圖書館信息資源的利用率，直接影響圖書館的服務質(zhì)量。針對太原師范學院圖書館采編工作中存在的一些問題，如圖書外包中的加工、編目環(huán)節(jié)，以及采編部工作人員責任心、圖書采訪等提出了建設(shè)性解決方案，有效提升了采編工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：地方高校圖書館;采編工作;圖書加工;著者號;解決方案

對于目前地方高校圖書館的現(xiàn)狀，采編部門依然是圖書館文獻采集和文獻加工的中心，采編工作的好壞直接影響高校圖書館的服務質(zhì)量。以太原師范學院圖書館為例，分析采編工作中存在的一些問題，并提出相應的解決方案，希望能進一步規(guī)范采編工作，提高工作效率。

一、太原師范學院圖書館采編工作問題分析

1.采編業(yè)務外包環(huán)節(jié)存在較多問題

太原師范學院圖書館的采編業(yè)務工作大部分外包給了供書商，雖然這種方式為圖書館的業(yè)務運行帶來了極大便利，但是也存在很多問題。一是圖書的分類工作。編目外包只是供書商為了取得訂單而承諾提供的一項服務，其招聘的編目人員學歷大多不高，經(jīng)過簡單培訓即可上崗工作，對著錄、分類、標引并無深刻認識，工作時也幾乎不查閱《中圖法》，分類往往是從其得到的書目數(shù)據(jù)690字段或者圖書在版編目（CPI）直接照抄，對于本館的一些分類要求更是置之不理，導致圖書到館后存在大量分類錯誤的問題需要采編人員修改;二是招標參數(shù)中的一些約束條款也因為執(zhí)行困難，如加工或數(shù)據(jù)有誤扣款的條約，實際卻很難精確統(tǒng)計具體錯誤條目，圖書館也無法實際行使扣款權(quán)利，因此并不能有效約束此類問題的發(fā)生。

太原師范學院圖書館排架號使用《通用著者號碼表》手冊，很多網(wǎng)絡(luò)作者的筆名未在該手冊中出現(xiàn)，多音字也需要翻閱手冊后再給出，但供書商只使用軟件生成，并不多費時間去查閱，缺失字也不與采購方確認具體取號，導致缺失字或多音字給出的著者號不能和館藏數(shù)據(jù)保持一致，如著者“賈平凹”，使用軟件生成的著者號是J243，凹字取了“ao”的讀音，其實正確的著者號應該是J245，凹字應取“wa”的讀音。再如，對于作者“貓膩”的取號，“貓”在《著者號碼表》中屬于缺失字，供書商提供的數(shù)據(jù)和標簽取號為M326.91（取號軟件生成號碼），而本館按照歷史沿革作者“貓膩”應取號M351。類似出現(xiàn)這樣的問題，圖書到館后還需要采編工作人員逐一修改。

2.歷史遺留問題較多

太原師范學院新校區(qū)圖書館現(xiàn)有館藏圖書大致分為近幾年采購圖書、原太原師范學院圖書館藏書、原太原師范高等專科學校圖書館藏書和原山西省教育學院圖書館藏書。由于三校合并前各校使用的圖書管理系統(tǒng)不一樣，各校分類標準、著錄規(guī)則等也有所不同，導致三館圖書管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)對接時，很多數(shù)據(jù)無法歸并甚至無法正確導入，只能強行灌入系統(tǒng)，導致館藏數(shù)據(jù)存在著各種各樣的錯誤。比如，同一種書的索書號不同、歷史加工原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)中條碼號與圖書實際粘貼條碼號無法對應、數(shù)據(jù)中錯別字較多、使用標點符號不規(guī)范導致數(shù)據(jù)打開亂碼等問題。這些歷史遺留問題導致很多圖書無法正常借閱，系統(tǒng)中檢索到的圖書又無法找到實物等問題。

3.館員的素質(zhì)與責任心問題

高校的工作環(huán)境比較輕松，長期在輕松的環(huán)境中工作會使人失去積極性，產(chǎn)生惰性心理，責任心也隨之降低，繼而會影響工作質(zhì)量和效率。尤其近年來圖書館業(yè)務的外包使采編人員產(chǎn)生強烈的依賴心理，并且館員老齡化嚴重，長時間面對計算機工作使其身心都有很大損傷，這些館員已無法長時間低頭加工和面對計算機從事編目、校改等工作。同時，地方高校圖書館也缺少培養(yǎng)館員的經(jīng)費，采編部館員學習機會少，學習渠道有限，有的館員由于專業(yè)知識匱乏，面對出現(xiàn)的問題有心卻無力糾正，長此以往直接影響了采編工作質(zhì)量。從人才結(jié)構(gòu)上來看，由于地方高校圖書館館員的待遇普遍不高，很難吸引高學歷的專業(yè)性人才，因此圖書館整體缺乏高學歷的圖書情報專業(yè)人員，采編人員專業(yè)知識不足也導致其在工作中不能做到積極、主動。

4.圖書采訪工作的不足

地方高校圖書館紙質(zhì)圖書采購經(jīng)費一直以來是少之甚少，每年購書經(jīng)費的額度也不確定，有時甚至會出現(xiàn)連續(xù)幾年不下?lián)軋D書采購經(jīng)費的情況。近年來，地方高校由于評估、申碩、申博、學院更名大學、專業(yè)認證等工作，對館藏圖書總冊數(shù)及生均年進書量等的指標要求，經(jīng)費才偶有增多，但也是由于館藏圖書數(shù)量缺口太大，無法達到評估指標才增加了一些經(jīng)費。這些經(jīng)費實際也遠遠達不到生均年進書量4冊的標準，以太原師范學院現(xiàn)有學生人數(shù)來看，圖書館每年需采購圖書約10萬冊，平均每冊按60元碼洋計算，則需要600萬碼洋，按照近幾年的平均中標折扣60%計算，經(jīng)費至少下?lián)?60萬才能基本滿足此項標準，實際卻相差甚遠。經(jīng)筆者調(diào)查，與此相類似的地方高校大多經(jīng)費還遠不如太原師范學院。由于經(jīng)費的不確定性，采訪人員制訂的采訪計劃很難真正落實，采訪過程大多是在諸多不確定情況下進行的，經(jīng)費下?lián)苤埃稍L人員處于焦慮狀態(tài)，擔心錢多花不完，錢少又無法完成采購計劃。

經(jīng)費劃撥后，從校領(lǐng)導層面來說，他們更多的是關(guān)心今年圖書采購冊數(shù)的多少，而采訪人員則更想依據(jù)學科設(shè)置、重點專業(yè)、圖書質(zhì)量等方面來采購圖書，但由于時間緊、任務重，采訪人員太少等原因，往往很難達到采購圖書種類、質(zhì)量、冊數(shù)之間的平衡。再加之目前大部分高校只能通過政府公開招標采購來確定圖書采購供應商，書商為了中標而故意壓低折扣，有時還會出現(xiàn)惡意競爭的小公司中標，使得圖書館無法招到合適的書商和可以提供優(yōu)質(zhì)圖書的折扣，書商可提供的書目質(zhì)量無法保證，采訪人員自主下單的圖書配貨率又極低，同時校領(lǐng)導、館領(lǐng)導急于催促完成當年任務。采訪工作可謂步履維艱。

5.捐贈圖書管理不到位

接收捐贈圖書也是當前大多數(shù)圖書館擴充館藏資源的重要渠道之一，但就目前現(xiàn)狀，我國高校圖書館的捐贈工作不甚理想。大多問題出現(xiàn)在以下幾個方面：第一，雖然各高校圖書館都有自己的捐贈圖書管理辦法或條例，但很少有贈書者去仔細閱讀這些捐贈政策，捐贈的圖書質(zhì)量參差不齊，有的涂畫較多，有的多卷圖書只捐贈了其中一卷或幾卷，有的把使用過的教材等資料作為捐贈圖書，甚至有的贈書不是正式出版物。采編部接收捐贈的工作人員往往由于不好意思明確拒絕而接受捐贈，雖然也告知了捐贈者這些書可能不能上架流通，但也造成了存放空間的浪費;第二，部分外地捐贈者想要通過郵寄方式捐贈圖書，要求圖書館承擔郵寄費用，但如太原師范學院圖書館沒有報銷郵寄費用的經(jīng)費與能力，從而錯失了部分優(yōu)質(zhì)圖書;第三，接收贈書后的工作流程不規(guī)范，由于采編部門人員緊缺，無法指派專人負責捐贈圖書的系列工作，往往是誰在崗，誰接收，接收后登記造冊、發(fā)放捐贈證書、加工、編目、典藏等工作無法連續(xù)進行，有時登記造冊、發(fā)放證書后就束之高閣，長此以往造成大量捐贈的圖書堆積無法分清捐贈者，需要再次核對捐贈明細，造成工作的困難。7612A10C-3560-484F-A9D5-36A7367A9416

二、太原師范學院圖書館采編部工作優(yōu)化措施

1.書目加工、編目質(zhì)量控制策略

大量研究編目外包質(zhì)量的文章都停留在如何讓圖書供應商來提高圖書加工、編目的質(zhì)量，而筆者認為，圖書館采編部應承擔最主要的質(zhì)量控制任務——分類標引和給定排架號工作，并不需要將編目業(yè)務全部外包。

按照《普通高等學校基本辦學條件指標（試行）》規(guī)定，地方高校生均年進書量為4冊，以太原師范學院為例，在校生大約為25000名，每年應采購約10萬冊（按復本量為3計算約3.33萬種）圖書即達到辦學條件。現(xiàn)太原師范學院圖書館采編部共有5名工作人員校改新書，按人均每天分類70種的工作量，一年按9個月計算，每月按20個工作日計算，總工作量約為5×20×9×70=63000種。如果把編目外包中常出錯的排架號（太原師范學院圖書館采用著者號）也由圖書館自己給出，按人均每天分類、給定排架號40種的工作量，總工作量約為5×20×9×40=36000種。如此看來，圖書館采編部有足夠的能力完成分類和給定排架號的工作任務。

由圖書館采編工作人員主導完成分類標引和給定排架號的工作優(yōu)勢有，一是采編工作人員較為熟悉本館的一些分類要求和排架標準，一些圖書的分類號和排架號需要根據(jù)歷史沿革給出。太原師范學院圖書館采用《通用著者號碼表》給定排架號，一些缺失字可以統(tǒng)一給定號碼，如果再次遇到此缺失字時可以給定一致的號碼，工作人員在一起工作也可以對一些共性或特性問題進行歸納總結(jié);二是圖書到館后再做校改工作也更加節(jié)約時間和人力，因為目前大部分由采編工作人員校改的內(nèi)容是分類號和排架號的錯誤，不僅需要修改MARC數(shù)據(jù)中的錯誤，還需要找到實物圖書修改標簽。所以，分類標引和給定排架號的工作由采編自行承擔可以很好保證書目加工和編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.及時修改歷史遺留問題

太原師范學院采編部在實際過程中發(fā)現(xiàn)很多歷史遺留問題，有些是數(shù)據(jù)對接時導入出現(xiàn)的錯誤，有些是過往的編目員粗心輸入的錯誤，這些問題都導致一些圖書無法借閱。

針對歷史遺留問題，雖“舊書”無法一本本去核對修改數(shù)據(jù)、修改加工，但也應遇到問題及時進行修改，保證圖書管理系統(tǒng)中書目數(shù)據(jù)和圖書實物上標簽、登錄號、條碼號的一致。對于發(fā)現(xiàn)分類號等錯誤時，應在所有書庫中找到所有單冊，將數(shù)據(jù)和標簽一并修改，如果只修改書目數(shù)據(jù)而不修改圖書標簽，或者只修改其中幾冊，容易造成“死書”現(xiàn)象。采編人員也需與流通部多進行有效溝通，敦促流通部在進行整架掃描過程中如發(fā)現(xiàn)無數(shù)據(jù)、無條碼、無標簽圖書，應及時下架送到采編部進行錯誤訂正。

3.提高采編人員素質(zhì)

目前，大部分高校圖書館采編部工作人員較少，無法按照具體工作流程，如采訪、加工、編目、校改、典藏等安排工作崗位，按照目前圖書館的實際情況，采編部工作人員大多身兼數(shù)職，卻又無法明確分配具體的工作任務，很多工作出現(xiàn)了能者多勞現(xiàn)象，長期的這種工作模式造成一些館員的惰性和依賴心理。改變現(xiàn)有的崗位職責也迫在眉睫，如設(shè)立驗收校改崗位，每批次圖書的分類標引、給定排架號、到館驗收、校改編目數(shù)據(jù)、典藏圖書、其他問題處理都由一人負責到底，以此提高采編人員的責任心。

雖然地方高校圖書館的經(jīng)費十分有限，但筆者認為，圖書館仍需撥出一部分經(jīng)費培養(yǎng)自己的館員，圖書館有了業(yè)務技能過硬的采編人員，才足以應對工作中出現(xiàn)的各種問題，才能真正提高采編的工作效率，圖書館也才能更好地成為學校信息資源建設(shè)的保障力量。

4.優(yōu)化采訪工作流程

圖書采購目前還是地方高校圖書館業(yè)務工作中十分重要的部分，館領(lǐng)導和校領(lǐng)導應該給予充分重視，尤其是購書經(jīng)費和招標時間的確定。由于圖書定價越來越高，購書經(jīng)費應隨之逐年增多，經(jīng)費的固定可以使采訪工作更加系統(tǒng)化。招標時間也應在每年上半年進行，大部分高校經(jīng)費僅一年內(nèi)有效，若招標時間太晚有可能無法完成當年采購項目，并且很多圖書館的采訪人員不是只擔任采訪一項工作，招標工作提前，采訪人員就會有充足的時間選書、查重、下訂單、調(diào)換破損圖書等，確保完成當年的圖書采購項目。

對于過往在圖書加工和編目數(shù)據(jù)錯誤率高的供書商，在以后的招標計劃中可以排除在外，盡可能在招投標工作中，選擇服務質(zhì)量好、業(yè)務水平高的圖書供應商，以便在最短時間內(nèi)高質(zhì)量完成采訪工作。

在圖書采購方面，采訪人員要多參加各個供書商的線上采書活動，積累書目訂單，對書商提供的書單盡量選擇國家級和高校出版社出版的圖書。還可以利用OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)微信、釘釘或電子郵箱等師生常用的軟件、系統(tǒng)將選書單發(fā)送到各院系，為師生提供參考書目。同時，教師和學生也可以將教學、科研和學習中所需要的書目上傳，作為推薦購書使用。對于師生推薦的圖書，盡量應采盡采，同時要給予書商一定的壓力優(yōu)先配送。

5.規(guī)范、細化圖書捐贈流程

接收捐贈圖書是采編部的一項長期工作，采編部只有把捐贈流程規(guī)范化、細致化，才能保證捐贈工作的穩(wěn)步進行。首先，需要安排專人負責圖書捐贈工作，這是保證捐贈工作順利開展的首要保證條件。其次，對于不適合本館的贈書要用適當?shù)姆绞骄芙^，不能一味接受，做好解釋工作，盡量獲得捐贈者的理解和支持。對于捐贈者需要郵寄贈書或郵寄捐贈證書的，圖書館應劃撥部分郵寄經(jīng)費，驗收贈書后，符合要求的贈書可報銷郵寄費用或郵寄捐贈證書。接收贈書后應第一時間加蓋捐贈章，登記造冊，盡快完成加工、編目等工作。捐贈工作的規(guī)范和細致不僅顯示了對捐贈者的尊重，也能展現(xiàn)圖書館工作的良好風貌，才能吸引更多捐贈者參與捐贈工作。

三、結(jié)語

目前，教育部對地方高校的改革趨勢越來越明顯，多校合并、民辦高校轉(zhuǎn)設(shè)的地方高校越來越多，太原師范學院圖書館采編工作中存在的問題，從一定程度上可以反映出地方高校圖書館采編工作中存在的共性問題，希望本文提出的解決方案可以有效解決這些問題，使圖書館能在高校的發(fā)展中添磚加瓦。

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（作者單位：太原師范學院圖書館）

作者簡介：段佳慧（1988—），女，漢族，山西原平人，館員，碩士研究生，研究方向：信息組織。7612A10C-3560-484F-A9D5-36A7367A9416