大數據在事業單位檔案管理中的應用研究

吉永莉

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理

檔案管理在事業單位中屬于重要組成部分運行好壞影響事業單位發展的快慢，檔案管理工作是一項專業性比較強的工作，應用大數據技術有助于提高檔案管理質量，為事業單位的管理和服務工作提供更有力的檔案信息支持。這些單位有必要掌握時代發展的趨勢，用大數據技術做好檔案管理模式的創新研究，真正凸顯大數據背景下事業單位檔案管理的優勢，增強事業單位當前的發展水平。

一、打造數據共享中心，提供數據共享服務

將數據快速整合是“互聯網+檔案管理”工作的重點，將數據資源進行共享才能體現“互聯網+檔案管理”的優勢。數字化檔案管理體系的核心是共享數據平臺，數據共享平臺能夠提供數據交互、共享、傳輸等服務功能，面向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務，能夠有效提高檔案數據處理的時效性和準確性。數據共享中心應當設置不同的管理模塊和數據庫，匹配不同部門的數據處理需求，分級管理模塊根據檔案性質的不同進行科學歸類，制定編目規則。事業單位可以建設動態化的數據追蹤、監管機制，對大數據技術的應用以及檔案信息管理工作進行監督，及時對變動數據進行登記、覆蓋，對平臺的服務功能進行調整、完善，對決策提供信息和數據支持。檔案管理部門的工作人員應該與數據開發技術人員一道參與檔案管理數據中心的開發工作中，優化數據中心的頂層設計，使檔案信息化管理最大限度上滿足實際的檔案管理工作需求，提高檔案信息化管理的價值。

二、應用大數據技術提高檔案信息資源利用率

“互聯網+”環境下，事業單位必須要著力解決檔案信息資源利用率低的問題。首先，事業單位應該構建一個完善的檔案信息管理平臺，做好軟硬件基礎設施建設，同時對各類檔案信息資源進行整合與歸納，進而形成一個較為完善的組織架構。之后事業單位有必要采取多元措施，提高對檔案信息資源的利用率，具體來說，可以從檔案管理、用戶和新媒體運營方三個角度切入，提高對檔案信息的利用率。和新媒體運營方進行合作，有效抓取網絡數據，并對網絡數據用戶的數據使用行為進行分析，分析其數據使用行為的特點，進而更準確地為用戶提供檔案服務。事業單位還要不要將紙質檔案管理與信息化檔案管理進行結合，首先結合單位實際及時地將紙質資料錄入到計算機系統之中，然后再借助于計算機技術進行合理的分類、設置服務窗口，這樣查找和使用檔案信息就更加方便快捷，讓檔案管理的價值充分的顯現出來。

三、做好檔案安全防范工作

檔案安全防范工作是檔案信息化管理工作的基礎。要保證檔案信息的安全，事業單位首先要樹立安全管理意識。將信息安全教育滲透在日常工作中，提高檔案管理人員保密意識，并且制定出管理規范，提高檔案管理人員的工作能力，規范使用檔案信息化管理系統。其次，事業單位還有必要加強對信息資料的審查，做好殺毒和備份工作。最后還要嚴格規范工作人員的信息系統使用行為，嚴禁他們瀏覽不正常的網頁，并通過安全軟件和技術，如秘鑰、防火墻技術等提升檔案安全防范效果。

具體而言，檔案安全管理需要做好以下幾點：（1）訪問控制。訪問控制能夠將非法用戶以及非法訪問行為進行攔截。另外，還可以對特許用戶入網時間進行控制，這樣也能提高檔案管理安全性。（2）防火墻技術的使用。防火墻相當于在內部系統和外部系統之間構建一道墻，形成屏障作用，有效阻止非法訪問。防火墻就能對兩個方向的通信進行有效的控制，從而將不符合要求的信息及時的剔除掉，提升檔案管理安全性。（3）病毒防護。安裝必要的殺毒軟件，并及時更新系統補丁包。上述三種手段對于提高檔案安全性具有重要意義，為事業單位檔案管理創新奠定基礎。

四、結語

綜上所述，大數據技術的發展推動了各行各業的變革，在事業單位中，檔案管理工作的內容十分地重要，人工進行檔案管理工作，不僅容易造成信息泄露，還會因為人為的因素降低工作的效率，從而不利于檔案管理工作的進行。在當下，事業單位已經充分認識到大數據技術的價值，積極探索大數據技術在檔案管理工作中的應用策略，滿足市場和社會的需求，根據事業單位的具體情況創新工作模式，提高檔案管理質量，實現更加高效的發展。

參考文獻：

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