溝通協調能力在高校教學秘書工作中的運用

徐萌

摘 ?要：高校教學秘書肩負管理與服務的雙重使命，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。在教學管理中，教學秘書需要協調處理好教師、學生以及領導之間的關系。提升教學秘書的溝通能力，有利于促進教學管理溝通的有效性。本文從溝通協調能力的內涵入手，對高校教學管理人員的溝通能力進行了分析，同時提出了教學秘書提升溝通協調能力的方法，為保證教學正常運行、高校教學質量提高和人才培養目標提供保障。

關鍵詞：溝通協調能力;教學秘書;教學管理

一、教學秘書溝通協調能力概述

（一）溝通協調的內涵分析

溝通是指在社會組織中，管理者在履行管理職責時，為了實現既定目標，在各部門之間、層次之間、人員之間，利用媒介、語言、載體，進行觀點、思想、信息、情感的傳遞和交流的行為過程。溝通包含語言溝通和非語言溝通，在管理學中占有重要的地位，甚至可以作為管理的基礎和前提。通過溝通，人與人之間交流了思想，傳達了情感和意見，并通過相互了解、團結合作，進而完成工作任務。協調能力是指管理者為了實現組織目標，在與人交往的過程中，運用溝通等方式調整各方的利益和關系，使各個環節結合起來，使之分工協作、互相配合，繼而完成既定目標。

溝通協調能力， 包括溝通和協調兩種能力，是一個事物有機聯系的兩個方面。協調是目的，溝通是方法，兩者互相影響。溝通是相互交流、相互理解，協調是和諧一致、配合得當，兩者之間是相輔相成、密不可分的。協調的目的主要通過溝通來實現，而積極主動的溝通就是協調。

高校的教學秘書作為院系教學管理工作的基層管理者，是保證系部教學工作正常運轉和教務管理工作有效完成的重要角色。他們的工作瑣碎而復雜，包括協助領導進行教學常規事務管理、落實教學方案、實施教學計劃、進行教學總結和反饋，是服務師生的重要力量。教學秘書作為教學管理工作的溝通者與協調者，要對自己的工作進行完整的定位，做到服務于教學、服務于教師、服務于學生，起到橋梁和紐帶的作用。因此，教學秘書要構建全方位的、各層次的協調關系，更應該努力提升溝通協調能力。

（二）教學秘書溝通協調的對象研究

教學秘書的溝通對象主要包括：領導、教師、學生及相關職能部門人員。

第一，與領導溝通

教學秘書與領導的溝通包括與學院領導、系部領導的溝通。教學秘書要了解全局，及時收集、整理各類信息，發揮參謀助手作用，圍繞工作重點，發揮主觀能動性，按時完成領導交辦的任務。教學秘書要樹立信息意識，提高收集、分析、處理信息的能力，并將重要的信息及時反饋給領導，并要抓住重點，分清主次，便于領導決策。教學秘書與領導的溝通方式多種多樣，無論是口頭的、書面的，還是電子形式的，都需要措辭準確、謙虛有禮貌，尤其是語氣要平和，注意溝通的態度和方式。

第二，與教師溝通

教師是教學工作的主體，教學秘書在與教師的日常交流與溝通中，要體現尊重、民主平等的原則，在第一時間及時了解掌握教師的教學、科研等情況，并把教師的有關信息提供給領導及相關部門。要加強信息化工具的應用，比如建立微信群等，為信息傳達提供相應的便利。對于教學反饋的信息，教學秘書要做好相應的匯總處理工作，及時向校領導反饋教師反映的問題，并善于傾聽教師的可行性建議和意見，對搞好教學管理工作將起到推動作用，從而保證教學與管理工作的順利進行。

第三，與學生溝通

在學生管理中，教學秘書作為與學生最密切的接觸者，扮演著極其重要的角色。教學秘書的思想觀念，也對學生的管理產生重要的影響。教學秘書要樹立全新的管理理念，強化自身的服務意識，給學生以正確的引導，使學生樹立正確的人生觀，從而達到教書育人的教育目標。教學秘書要尊重學生的意見和建議，傾聽學生的困難煩惱，及時與學生溝通，進而增進師生之間的感情。教學秘書要及時傳達上級教學管理部門的相關文件信息，維護學生的知情權，善于征求學生的意見和想法，實現對學生的全方位、全過程服務。

第四，與相關職能部門人員溝通

教學秘書作為學院與學校機關處室的聯絡人，經常打交道的相關職能部門主要包括教務處、科研處、人事處、學生處等。職能部門布置的具體任務都要由教學秘書去落實。教學秘書要經常與各職能部門保持密切聯系，協調好與各職能部門的關系，及時收集信息、反饋信息，從而保證教學秩序的正常運轉和教學管理工作的順利完成。

（三）提高教學秘書溝通協調能力的意義

首先，有效的溝通協調可以提高教學管理工作效率。在教學管理工作中，有效的溝通協調能夠明確任務目標，理順工作流程。教學秘書對自己的工作目標越清楚、對工作環境越熟悉，工作就會越有效。有效溝通協調能夠及時消除學校各個管理部門之間由于缺乏溝通造成的協調性問題，進而增進部門之間團結協作的能力，提高工作效率。

其次，有效的溝通協調能使管理決策更加合理和有效。信息時代的到來，意味著高校管理者要依據信息做出決策。而管理者的決策過程就是把信息變成行動的過程。在這個過程中，需要管理者及時地進行溝通，收集、處理、傳遞信息，做出科學高效的決策。如果校內教學管理人員之間、與校外與社會之間缺乏交流，那將導致信息的閉塞，不利于學校管理者做出決策。

最后，加強溝通協調能穩定教職工的思想情緒。有效的溝通能夠讓教育管理者對學校的狀況有所了解，盡快讓管理者熟悉工作。當管理工作產生困難或者誤會的時候，主動的溝通協調能夠讓大家分析原因、找出對策、化解矛盾，使人與人之間在感情上相互信任，改善其人際關系網絡質量，使大家在價值觀念上實現統一，增強管理團隊的向心力和凝聚力，進而保證教學管理工作有序、高效的進行。

二、促進高校教學秘書提升溝通協調能力的具體對策

提升教學秘書的溝通協調能力，采用科學的溝通協調方法和藝術，有利于提升教學管理效果。

（一）轉變教學管理人員的管理理念

高校管理者想要全面提升高校的管理水平及管理效率，就必須轉變思想觀念，樹立以人為本、服務為本的管理理念，樹立管理就是服務、服務就是管理的思想理念。教學秘書要把自己作為服務師生的對象，認真做好教學服務工作。在服務過程中，要加強溝通，把有效的溝通作為服務工作的前提。只要通過有效的溝通，才能了解老師和學生們的需求，才能更好地進行教學管理，提高服務和管理的水平。當出現一些難以溝通的問題的時候，教學秘書老師更要樹立溝通意識，并積極運用一些溝通技巧，耐心細致地做好溝通工作，讓溝通到達一個更深的層次，讓師生心悅誠服。

（二）相互尊重與換位思考

在溝通中，溝通的雙方都應在互相尊重的基礎上，進行換位思考，使溝通效果達到預期目標。高效的領導、教學秘書、教師、學生，都是教學管理工作的重要組成部分。各個群體的地位都是平等的。所以，教學秘書在溝通的過程中，更應努力調整好自己的心態，在尊重的前提下，溝通對象深入的理解，確保溝通的有效性，也有利于營造良好的校園環境氛圍。

（三）提高教學管理人員的專業素質

加強對教學管理人員管理能力的培養，可以提高教學管理人員的專業素質。首先，教學秘書要增強教育管理方面的專業知識，運用現代教育管理理論知識去處理管理過程中出現的問題和難題，將自身的工作職責履行到位;其次，在處理教師之間人際關系方面，要把握好雙重原則，即把管理和服務的原則充分發揮出來，在溝通過程中，多了解對方的想法、需求，學會換位思考，再次，在與學生進行溝通過程中，也把握地位平等的原則，拉近與學生之間的距離，保持良好的師生關系，正確處理好人、物、與環境之間的關系。

（四）為教學秘書提供多樣化的培訓機會

高校應多為教學秘書人員提供培訓機會，提高教學秘書的專業素養。首先，高校可以定期組織和安排教學秘書去專業機構開展進修學習，加強教學管理專業知識、教學軟件、溝通能力等方面的學習;其次，教學秘書老師可以到其他高校進行訪問、參觀、學習，學習借鑒其他高校的做法和經驗，對自身的工作進行相應的調整和改進;再次，可以開展專家講堂，聘請專家、教授等有經驗的前輩，開展相應的專家講座，對本校教學管理情況進行指導，提升教學管理工作水平。

（五）充分發揮激勵作用

高校應建構科學合理的教職工考核機制，充分運用激勵機制的作用，將教學秘書的工作職責、工作成績、工作能力、工作態度等多種因素綜合起來進行考慮，并與崗位薪資掛鉤，形成完善的考核評價指標體系。對于做出突出貢獻的教學秘書，可以物質獎勵和精神獎勵相結合，最大程度地激發教學秘書的工作積極性、主動性;反之，如果出現重大錯誤的教學秘書，要給予一定的處罰，嚴格規范和約束教學秘書的行為。

（六）重復溝通，加強反饋

重復就是通過不同的渠道，反復地發送相同的信息。在工作中，大部分的溝通中都存在著不同程度的信息失真和理解偏差，重復溝通則可以降低溝通失誤的可能性。在教學秘書發送的信息傳遞到接受者之后，可以根據溝通信息和對象的不同，采取不同的方式進行反饋，這樣既可以避免因為理解不同造成的溝通障礙，又可以確保溝通的有效性，增強了信息的被接受和理解的程度。

（七）善于利用非語言溝通

在溝通的過程中，除了語言溝通之外，還可以運用非語言溝通，這包括肢體語言、輔助語言、空間關系等。大多數非語言溝通都是在不經意間表達出來的，能起到強化溝通有效性的作用。在溝通過程中，教學秘書要合理解讀對方的身體信號，正確地使用態勢語。比如，多給予對方微笑，將這種好的情緒帶給對方;重視眼神的交流，關注交流對象，和對方建立信任感。正確運用態勢語有利于教學秘書開展服務工作，使溝通在愉快的氣氛中展開，取得良好的效果。

參考文獻

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