事業單位檔案的規范化與標準化探討

楊曉露

摘 ?要：本文主要從檔案規范化、標準化的價值和意義，當前事業單位檔案管理的局限性這兩方面入手，對事業單位檔案規范化、標準化管理的必要性進行分析，并結合事業單位檔案管理現狀提出檔案規范化、標準化管理的相關策略，希望充分發揮檔案的作用，提高事業單位整體管理水平，促使其可持續發展。

關鍵詞：事業單位;檔案;規范化;標準化

引言

檔案管理作為事業單位管理中不可或缺的一項管理工作，其管理水平，可以直接反映出事業單位整體管理水平。在當前新形勢下，檔案管理規范化、標準化作為衡量事業單位管理水平的重要指標，為了提高事業單位管理水平，要求檔案管理工作朝著標準化、規范化方向改進，對檔案管理工作模式、流程及方法等進行優化，充分發揮檔案在推動事業單位后期發展、管理中的作用，降低決策方面的失誤，確保事業單位各項管理工作朝著精細化的方向發展。

1.事業單位檔案規范化、標準化管理的必要性分析

1.1檔案規范化、標準化的價值和意義

（1）為單位相關決策、發展計劃的制定提供依據

檔案所記錄的工作進展、單位發展歷程等內容具有一定的法律效應，像當事人的錄音和錄像、手稿及合同等原始標記，能夠客觀、真實對已發生的事件進行還原，具有歷史憑證的價值[1]。此外，事業單位檔案中所記錄的研究成果、經驗教訓等內容，可以作為單位后期發展規劃、相關決策的制定提供參考依據，提高決策的正確性。

（2）為事業單位管理、業務處理等提供查考憑證

檔案是事業單位在生產經營實踐、行政管理實踐過程中形成的，能夠反映出單位真實、專業的工作內容，是對單位發展歷程的真實記錄，比如單位所制定的業務拓展計劃、長期發展計劃，能夠為事業單位管理、業務處理提供查考憑證，為單位活動的組織、員工前期工作總結等提供指導。

1.2事業單位檔案管理的局限性

（1）對檔案管理規范化、標準化重視度不夠

檔案管理對事業單位各項工作實施、后期發展等方面發揮著重要作用，規范化、標準化檔案管理工作，可以為人事調配、人事管理等工作提供參考依據。而實際部分事業單位領導認為這項基礎性工作與單位核心業務關聯性不強，對內部檔案管理規范化、標準化重視度不夠，為該項管理工作投入的人力、資金及設備等有限，導致檔案管理工作效率比較低，與規范化、標準化管理標準還存在一定的距離。

（2）規范化制度缺失

事業單位檔案管理工作規范化、標準化的實施，需相應管理制度的支持。而實際事業單位檔案管理制度不夠完善和規范，比如所設置的檔案目錄不夠科學，管理流程不夠簡化，且未設置調閱、查詢等功能，容易出現檔案遺失、查找難等問題，弱化了檔案自身所具備的功能。

（3）檔案管理信息化程度低

在當前信息化時代環境下，信息技術被應用于各行業中，紙質文件逐漸被電子版文件所替代，便于查閱、保存。而部分事業單位在開展檔案管理工作時，未及時更新軟硬件設備，依舊采取傳統的檔案錄入、管理方式，以紙質檔案作為檔案管理的對象，容易出現信息錄入錯誤、檔案丟失等問題，并且在檔案使用、查詢中，需到特定地點來查詢所需的檔案資料，查詢效率比較低，會造成檔案使用成本增加。

2.事業單位檔案的規范化、標準化管理對策

2.1重視檔案規范化、標準化管理

為了達到檔案規范化、標準化管理目標，首先需思想上認識到該項管理工作實施的價值和意義，即事業單位全體員工應認識到檔案管理規范化、標準化的重要性，通過教育、宣傳等方式提高其檔案管理的意識，比如事業單位可以組織專項主題活動，或者開展專家講座活動，使全體員工認識到檔案的規范化、標準化對單位業務處理、決策和計劃制定的作用，了解該項管理工作的管理要求、基本流程等，使各部門積極配合、參與到檔案管理規范化、標準化建設中[2]。在此基礎上，事業單位應結合檔案管理現狀、信息化建設需求等，適當地加大資金、設備、人力等方面投入的力度，為檔案的規范化、標準化管理提供物質基礎，確保該項管理工作高效、規范地實施。

2.2完善、改進檔案管理相關制度

科學、合理且完善的管理制度是確保各項管理工作實施的先決條件，事業單位檔案管理規范化、標準化工作的進行，也需要相關制度的保障，所以，事業單位應根據檔案管理現狀、規范化和標準化的要求及工作內容等，對現有的檔案管理制度進行改進、完善，一方面合理劃分檔案管理責任、權力，形成運行流暢、管控高效及分工明確的檔案管理機制，對于違法檔案管理制度的行為進行糾正、處理，確保檔案管理工作朝著規范化、標準化的方向發展。另一方面需對現有的監管機制進行完善和優化，比如在參考監管機制的基礎上，對檔案管理制度監管形式進行創新。

2.3借助信息技術實現檔案規范、標準化建設

基于信息化時代環境下，信息技術在事業單位檔案管理工作中應用，是檔案管理方式改革的必然趨勢。因此，事業單位在開展規范化、標準化檔案管理工作時，應充分利用信息技術便捷、規范及標準等特點，根據信息化建設要求、檔案管理現狀，進行檔案的規范化、標準化建設，即按照檔案管理信息化建設要求，根據檔案管理流程，建立規范化、標準化的系統，便于檔案管理人員按照統一標準進行操作，使檔案信息處理方式更加簡便、高效，達到檔案資料統一化管理的目的，間接性提高檔案管理水平，比如，在檔案信息采集環節應用信息技術，對有用的資料進行采集、整理、儲存分類;在查詢應用環節，利用計算機技術便于快速檢索到所需的資料內容，不僅可以節約信息查詢時間，而且便于獲取更加全面、詳實的資料。

3.結束語

綜上所述，檔案管理作為事業單位管理工作中的一部分，規范化、標準化檔案管理是事業單位發展、開展各項工作的必然要求。對于事業單位而言，應根據檔案管理現狀、規范化和標準化管理要求對管理理念、制度及方法等進行優化，尤其在當前信息化環境下，可充分利用標準、規范的信息化平臺，促使事業單位檔案管理工作朝著標準、規范的方向發展，為事業單位可持續發展打下基礎。

參考文獻：

[1]劉強，李麒.檔案工作標準化的現狀分析[J].蘭臺世界， 2020，（04）：34-37.

[2]付佳.事業單位檔案的規范化與標準化建設路徑[J].黑龍江檔案，2021（04）：72-73.