有效提升管理效率

云冬玲

摘 要：隨著數字化時代的發展，數據信息化對檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，社會各界也逐漸 重視綜合檔案的信息化管理，合理利用綜合檔案資源能夠為社會各類工作和活動的開展提供有效的基 礎信息資源。社會各界的綜合檔案采用信息化管理方式，能夠為社會的發展建設提供有力保障，而社 會各界要想使綜合檔案資源的管理更加科學、有效、規范，就必須在數字化時代的發展背景下，加強 對社會各界綜合檔案管理信息化的建設。

關鍵詞：檔案管理;有效管理;信息化管理;精準管理

隨著社會的快速發展，當前各種高新技術開始被 應用在單位的日常工作中，為單位更 加高效地提供社會服務奠定了良好基礎。作為日常管理 工作的重要組成部分，檔案管理工作是非常重要的一項 內容。將信息化技術融入單位檔案管理中，能夠起 到輔助管理工作、提升管理效率的積極作用，是當前事 業單位中的重要建設內容。因此，為了將信息化建設準 確地落實到實際中，需要對建設過程中遇到的阻礙和問 題進行分析，并且提出與之相適應的解決措施。通過完 善信息化建設，提升信息化水平，為更好地開展檔案管 理工作提供支持，促使單位能夠更好地發展。

一、單位檔案管理信息化建設的意義

（一）優化檔案存放環境

依照當前單位開展的檔案管理工作來說，大部 分單位依然采用紙質的方式存放和管理檔案，這種 方式雖然也能確保檔案管理工作的有效開展，但是在實 際操作過程中，非常容易出現檔案缺頁、破損等問題， 對于檔案的完整性非常不利。而通過積極開展信息化建 設工作，結合各項技術和設備管理檔案，不斷提升檔案 管理工作的整體信息化水平，能夠在很大程度上降低傳 統檔案管理工作對環境提出的要求。同時，信息化建設 的準確落實，不僅能夠提升檔案的保存質量和效率，對 現有的檔案存儲環境進行優化，還能夠通過降低紙張的 使用數量，起到保護環境的積極作用。此外，隨著信息 化建設的不斷進步，單位中的檔案逐漸由紙質檔案 變成電子檔案，此舉為檔案存儲提供了大量空間，解決了以往需要大量存放空間，以及對空間濕度、溫度要求 高等問題，大大降低了工作人員的工作量，實現了對空 間資源的高效利用。只需要有較小的空間，就能夠實現 對檔案資料的高效管理。

（二）提供便捷檢索服務

以往在實際檔案管理中，檔案信息的使用效率較 低，這不僅由于檔案自身信息的應用價值問題，也是因 為其在使用過程中受到了一定的阻礙，如檔案數量大， 查找比較費時費力;重要檔案信息沒有做出特殊標注， 查找工作難以進行等。隨著信息技術的快速發展，人們 獲取信息的途徑越來越多，并且獲取的過程也越來越便 捷，與以往的翻看、查找紙質檔案方式相比，信息化檔 案管理工作大大提升了信息的獲取效率和質量。在計算 機的輔助下，以往的紙質檔案內容能夠直接展現在系統 中，通過搜索關鍵詞，即能夠在幾秒內找到相關的檔案 信息，這有效縮短了檔案查找的時間，節省了時間成 本。同時，利用計算機系統還能夠實現對重要檔案的加 密處理，在保證檔案信息自身安全性的同時，確保重要 檔案信息被更加有效地管理。這樣不僅能夠實現檔案的 高效分類保存，還可以在一定程度上確保重要檔案信息 的安全性，彌補以往檔案管理中存在的不足，為提升檔 案管理工作的質量和效率提供有力支持。

二、數字化時代檔案管理信息化建設的分析策略

（一）對傳統紙質綜合檔案內容的信息化建設

在對社會各界綜合檔案管理信息化的建設過程中，首先要將傳統的紙質綜合檔案資源轉化為數字化的綜合 檔案資源，將紙質版內容“復制”到信息化系統中，并 對這些資源進行整理和歸納，并且在后期收集和整理綜 合檔案的過程中，采用電子信息化記錄方式代替紙質記 錄方式，使綜合檔案資源能被人們快速、準確、有效地 查詢。例如，在綜合檔案信息化系統中，按照規范要求 搜索某位群眾的財產收支單，能夠快速又高效地查詢到 該人員在某段時間各項賬戶的收支數據。

（二）提高建設人員的信息化建設意識

在社會各界的綜合檔案管理信息化建設中，提高管 理人員的信息化建設意識極為重要，只有管理人員的信 息化建設意識得到提高，社會各界的綜合檔案管理信息 化建設工作才能夠順利開展，并持續向前發展。促進管 理人員綜合檔案管理理念的轉變，使他們能夠從傳統的 綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉變，從 而實現社會綜合檔案管理的信息化建設目標。

（三）加強對信息化技術人才的培養和聘用

社會各團體或組織在推動檔案管理的信息化建設工 作時，加大對信息化技術人才的培養和聘用力度非常重 要。檔案信息化建設工作的必備要素就是信息化技術 人才，具備優秀且充足的信息化技術人才是成功建設 檔案信息化網絡的基礎。因此，社會各組織或團體在 建設過程中，應該加強對社會各團體或組織中綜合檔 案管理人員信息化技術的培訓，或者加大對專業信息 化技術人才聘用，以推動社會綜合檔案管理工作的發 展，從而組建一支具備專業知識和技能的綜合性檔案 管理團隊。

（四）滿足社會組織或團體檔案管理信息化建設的資金需求

社會組織或團體在進行檔案管理信息化建設工作時，需要充足的資金支持，只有具備充足的資金，才能 夠保證社會組織或團體檔案管理信息化建設工作的順利 開展，保證基礎設施的建設，為更新信息化網絡系統 提供支持，從而提高數字化時代背景下檔案管理信息 化建設的成效，提高社會各界的現代化檔案管理信息 化水平。

三、結論

綜上所述，我國信息化時代的發展勢頭越來越強 勁，在此背景下，社會各組織或團體的檔案管理信息化 應運而生，利用信息化建設開展檔案管理工作，使得檔 案管理的方式出現了根本性的變革——由紙質化轉為電子 信息化。在數字化時代推動檔案管理的信息化建設工作 中，人們或許會遇到許多問題，如基礎設施不完善、專 業技術人員短缺等，但我們應當根據建設中遇到的這些 問題有針對性地探討有效的解決措施，從而推動數字化 時代檔案管理信息化建設工作的順利進行。

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